Como acompanhar pagamentos e faturas

Como acompanhar pagamentos e faturas

contabilidade, faturamento e rastreamento de pagamentos são grandes preocupações para as PME, cuja gestão de fluxo de caixa e saúde financeira se beneficiam muito de colocar os sistemas certos em prática. Examinamos os fatores a serem considerados ao escolher o software de contabilidade, bem como as melhores práticas a serem implementadas para manter o controle de pagamentos e faturas.

processos contábeis e gerenciamento de fluxo de caixa não são o que eram antes. A transformação Digital e as inovações práticas significaram que a tarefa de rastrear pagamentos e emitir faturas foi amplamente digitalizada para muitas pequenas empresas, com toda a conveniência que isso traz.

no entanto, embora a digitalização signifique que as pequenas e médias empresas (PME) podem lidar com suas entradas e saídas com maior facilidade, isso não é desculpa para complacência. Manter-se atualizado sobre pagamentos e faturas é vital para o sucesso de qualquer negócio, pois ajuda a garantir um fluxo de caixa saudável e uma melhor previsão financeira. Com programas de contabilidade modernos e recursos de rastreamento de pagamento, as empresas podem se beneficiar de maior visibilidade do que nunca, o que pode melhorar tudo, desde a eficiência operacional até as relações com fornecedores.

mas quando se trata de escolher os meios certos de rastrear pagamentos e processar o fluxo de Caixa, algumas empresas acham difícil identificar o provedor de serviços mais adequado às suas necessidades. Analisamos os critérios a serem considerados ao escolher uma solução contábil, bem como as melhores práticas a serem implementadas para garantir um gerenciamento sensato de fluxo de caixa, supervisão e rastreamento de faturas.

pagamentos, facturação e contabilidade hoje

embora os pagamentos electrónicos sejam agora considerados a norma, muitas PME continuam a transacionar através de meios mais tradicionais. Para empresas de tecnologia ou adjacentes à tecnologia, fazer pagamentos baseados em cheque ou enviar faturas em papel parece decididamente desatualizado. Para alguns, no entanto, eles permanecem comuns, com diferentes graus de prevalência de país para país. Embora a França se torne mais uma nação da UE para eliminar totalmente o faturamento em papel B2B até 2025, ela permanece onipresente em algumas partes do mundo. Os cheques de papel também mantêm uma presença considerável em alguns territórios, como os Estados Unidos, onde até 42% dos pagamentos B2B foram feitos por cheque em 2019.

para pagamentos de clientes recebidos, as transações baseadas em cheque consistem tradicionalmente na emissão de uma fatura e, em seguida, na espera do cheque do cliente para limpar, com pouca ou nenhuma visibilidade ao longo do caminho. Nos casos mais longos, os cheques nem sequer são claros antes do período contábil subsequente, o que pode complicar a reconciliação e levar a discrepâncias. Por outro lado, a natureza conveniente dos pagamentos eletrónicos é uma grande vantagem para todas as partes interessadas e, apesar do atraso assimétrico no cenário dos pagamentos eletrónicos e da facturação eletrónica, a digitalização continua. De fato, esse fenômeno só se intensificou com a pandemia Covid-19 e seus efeitos posteriores.Os programas de contabilidade contemporânea também foram moldados pela transformação digital. À medida que uma empresa cresce, o gerenciamento de fluxo de caixa se torna cada vez mais complexo e pode ser difícil acompanhar. Atendendo a essa necessidade de simplificação, uma infinidade de plataformas de contabilidade fáceis de usar agora competem pela atenção dos empresários, prometendo facilitar muito suas operações de pagamento e esforços de contabilidade por meio de recursos como:

• faturas recorrentes automatizadas.
• modelos uniformes de faturamento eletrônico.
• notificações para pagamentos atrasados de clientes.
• geração de relatórios de lucros e perdas.

estes são apenas alguns dos aspectos práticos que tornaram as soluções contábeis contemporâneas um ativo essencial até mesmo para os menores negócios. Com uma riqueza de opções para escolher, no entanto, apenas o que as PME devem olhar para fora ao escolher o que para eles?

como escolher o melhor software de contabilidade

ao automatizar certos processos reduz a tensão de fluxo de trabalho para aqueles que lidam com contas, o rastreamento de faturas e pagamentos ainda requer atenção constante e precisão laser-sharp. Claro, nem todas as plataformas e serviços são criados igualmente, com alguns oferecendo mais funcionalidades do que outros. Isso deixa os empresários tentando descobrir qual serviço ou plataforma optar, de acordo com os requisitos de seus próprios negócios.

em termos gerais, há uma série de características a ter em mente ao escolher o software de contabilidade, embora estes dependam em grande parte do tamanho do negócio e do orçamento alocado.Os proprietários de empresas devem se fazer as seguintes perguntas ao compilar uma lista restrita:

é baseado em nuvem?

• o software de contabilidade escolhido deve ser acessível remotamente.
• usar software baixado e armazenado em uma área de trabalho é impraticável, restritivo e limita a facilidade de uso.
• desenvolvimentos recentes destacaram a necessidade de acessar sistemas importantes remotamente e em todos os momentos. A contabilidade não é exceção a esta regra.

é multi-usuário acessível?

• a maioria das soluções contábeis hoje oferece a possibilidade de permitir o acesso de vários usuários.
• em grandes empresas, é útil conceder acesso a funcionários fora do Departamento de contas, dando-lhes a responsabilidade de arquivar suas próprias despesas e enviar faturas.
• isso libera largura de banda para aqueles em contas, permitindo que eles se concentrem em assuntos mais urgentes.
• configurar esse acesso é vital, no entanto. Nem todos os usuários devem ter os mesmos direitos, pois algumas informações são confidenciais e devem permanecer protegidas.

a estrutura de preços atende às suas necessidades de negócios?

• a maioria das plataformas de contabilidade contemporâneas oferece uma estrutura de preços em camadas, com diferentes planos e recursos, de “básico” e “intermediário” a “premium” e “avançado”. É importante avaliar o plano que melhor se adapta às suas necessidades de negócios.
• empresas maiores provavelmente precisarão de planos mais extensos, mas devem examinar de perto os recursos que acompanham o gasto extra. Se houver restrições excessivas ao acesso multiusuário com o plano básico, por exemplo, progredir para o nível acima pode ser aconselhável.

quais recursos ele oferece?

• o número de recursos oferecidos e suas aplicações práticas para o seu negócio são considerações cruciais. O retorno do mundo real de cada recurso deve ser justificado.
• considere o seguinte:
  • a plataforma gera automaticamente faturas recorrentes?
  • ele categoriza perfeitamente as despesas?
  • pode gerar relatórios de lucros e perdas com os dados integrados?
• estes são apenas alguns fatores a ter em conta.

quão seguro é?

• armazenar dados financeiros confidenciais requer vigilância.
• as empresas devem examinar os tipos de firewalls e criptografia que o serviço usa.
• uma boa plataforma de contabilidade tornará essas informações prontamente disponíveis.

é rentável?

• Custo-benefício não é uma questão de barato ou caro.Ao escolher um programa de Contabilidade, as empresas devem avaliar os recursos oferecidos e considerar se fornecerão benefícios operacionais diários genuínos.
• as diferentes funcionalidades equivalem a tempo genuíno – e, finalmente, economia de custos? O aumento da eficiência oferece retorno sobre o investimento?

melhores práticas para pagamentos e faturamento

depois de escolher o software certo para o seu negócio e se acostumar com suas várias funcionalidades, as operações de pagamento do dia-a-dia se tornarão mais simples. Dito isto, vale a pena implementar uma série de melhores práticas a serem seguidas pela equipe de contabilidade, ou mesmo qualquer pessoa que se envolva em processamento de contas ou faturas dentro do negócio.

para pagamentos recebidos:

acompanhamento de pagamentos atrasados do cliente

• embora sua plataforma de contabilidade escolhida possa enviar lembretes automáticos, ou mesmo e-mails, quando um pagamento está atrasado, o acompanhamento direto é recomendado se você deseja garantir uma resolução oportuna e manter boas relações.
• se você for notificado de que o pagamento de um cliente está atrasado, faça um telefonema de cortesia para investigar por que ele não foi feito ou processado. Na maioria dos casos, haverá uma explicação lógica, como uma simples omissão da parte do cliente. Nesses casos, eles apreciarão o lembrete.
• acompanhe com um e-mail, recolocando a fatura para que eles não precisem vasculhar mensagens antigas.

certifique-se de que todos os detalhes são claros e precisos

• ao gerar faturas por meio de seu programa de contabilidade, certifique-se de preencher todos os campos relevantes. O assunto da fatura também deve ser evidente para ambas as partes de relance.
• certifique-se de que os detalhes do pagamento sejam mantidos atualizados e claramente sinalizados, fazendo as alterações necessárias para faturas recorrentes geradas automaticamente se seus dados forem alterados.
• qualquer plataforma de contabilidade credível atribuirá automaticamente o número correto a cada nova fatura, mas verificará se a data de vencimento do pagamento está claramente visível. A clareza é essencial para evitar atrasos.

executar relatórios, observar padrões, repensar estratégias financeiras

• muitos programas de contabilidade podem gerar relatórios de lucros e perdas usando os dados integrados. Isso compara faturas pagas e não pagas, mostrando um total de lucro líquido que permite avaliar o estado do seu fluxo de caixa.
• ao longo do tempo, os padrões podem surgir, permitindo que você também Veja quais clientes são pagadores atrasados em série. Isso pode exigir uma alteração nas condições de pagamento.
• a médio prazo, relatórios e análises ajudarão você a realizar uma melhor previsão de fluxo de caixa e refinar futuras estratégias financeiras.

Para saída de pagamentos:

Documento e categorizar

• Alavancagem de seu software de contabilidade para ganhar uma granular visão geral dos pagamentos que você deve e manter o controle de sua saída de pagamentos em uma planilha separada ou equivalente incorporado.
• com a ajuda de um painel intuitivo, você pode rotular por tipo de pagamento, indicar pagamentos feitos por meio da conta corrente ou cartão de crédito da sua empresa, destacar as datas de vencimento e sublinhar os tempos de processamento do pagamento.
• quanto mais detalhada a visão geral, maior a visibilidade que você terá sobre os custos e despesas regulares.

Use um sistema de gerenciamento de faturas

• isso pode vir como parte do programa de contabilidade escolhido ou pode ser separado. Ele permite que as empresas gerenciem melhor as faturas de fornecedores e fornecedores.
• quando recebido, cada fatura corresponde ao pedido de compra correspondente e, a menos que seja sinalizado por algum motivo, eles são pagos automaticamente.
• a automatização e a racionalização de processos deste tipo melhoram a eficiência operacional, quando as capacidades analíticas aumentadas fornecidas oferecerem introspecções úteis para a gestão.

escolha um PSP que enfatize a visibilidade

• com alguns provedores de serviços de pagamento (psps), a visibilidade sobre os pagamentos que você faz pode estar faltando. O processamento por bancos intermediários pode significar que os pagamentos eletrônicos demoram mais do que o previsto, com pouca visibilidade sobre a jornada de pagamento.
• alguns PSPs oferecem maior transparência, indicando status de pagamento em tempo real, permitindo, portanto, que as empresas se comuniquem claramente com credores e fornecedores sobre quaisquer possíveis logjams.

quando se trata de processos contábeis e faturamento, as PME hoje não podem se dar ao luxo de ficar para trás. Deixar de capitalizar os benefícios da digitalização é um grave erro. O software de contabilidade contemporâneo ajuda as empresas a aliviar a tensão do fluxo de trabalho, manter o controle do fluxo de caixa e automatizar tarefas tediosas e repetitivas, aumentando assim a eficiência operacional.Embora a maioria dos programas inclua recursos como notificações de atraso de pagamento e modelos de faturamento eletrônico, as empresas precisam fazer compras, estudar a variedade de recursos oferecidos e identificar a solução mais benéfica para elas. A dependência excessiva da automação também não é recomendada, pois as empresas precisam implementar proativamente as melhores práticas. Isso garantirá uma contabilidade precisa, rastreamento consistente de faturas e gerenciamento saudável do fluxo de caixa em geral.

com inovações contemporâneas, manter o controle dos pagamentos é mais fácil do que nunca. Além de plataformas de contabilidade especializadas e ferramentas de rastreamento de faturas, alguns PSPs também estão defendendo maior visibilidade, permitindo que seus clientes corporativos rastreiem status de pagamento em tempo real, equipando-os com informações valiosas. O ecossistema confiável que isso cria para as empresas e seus beneficiários é algo a considerar seriamente ao selecionar um parceiro de pagamentos.