as etapas do processo do pedido de compra
os pedidos de compra (POs) são centrais para o processo de compra e desempenham um papel importante no controle das compras comerciais. Neste post, definiremos o que é um pedido de compra, descreveremos quais informações ele inclui, destacaremos os principais benefícios do uso do POs e explicaremos as principais etapas do processo do pedido de compra. Mas primeiro, respondendo à pergunta ‘ O que é uma ordem de compra?”seria um bom lugar para começar.
o que é uma ordem de compra?
uma ordem de compra é a confirmação oficial de uma ordem enviada de um comprador para um vendedor de bens ou serviços. É um documento enviado de um comprador para um fornecedor que autoriza uma compra.
quais informações uma ordem de compra inclui?Embora algumas informações possam variar, os pedidos de compra geralmente incluem o nome da empresa que compra os bens ou serviços, a data do pedido, a data de entrega, a descrição e a quantidade dos bens ou serviços, preços, números de item de catálogo do Fornecedor, um endereço para correspondência, Termos de pagamento, Endereço da fatura e um número de pedido de compra (ou número PO).
por que as empresas usam pedidos de compra?
os pedidos de compra são usados por vários motivos:
- eles estabelecem expectativas claras-os pedidos de compra permitem que os compradores esclareçam suas necessidades exatas aos fornecedores. Isso não apenas ajuda a garantir que você desça com o pé direito, mas ambas as partes podem usá-lo como uma verificação formal caso os pedidos não sejam entregues conforme o esperado.Eles ajudam a gerenciar pedidos-muitas empresas designam certos indivíduos para gerenciar inventário, o que normalmente inclui o processamento de pedidos recebidos. Esses indivíduos geralmente estão em compras, finanças ou operações. Os pedidos de compra fornecem a esses indivíduos documentação oficial das entregas recebidas ou pendentes, permitindo-lhes rastrear e gerenciar pedidos de forma mais eficaz.
- eles ajudam com o orçamento de negócios-uma vez que um pedido de compra é criado, os compradores podem fatorar imediatamente esses custos nos orçamentos da empresa. As empresas se beneficiam de ter registros claros de exatamente quanto dinheiro está sendo gasto e para onde está indo.
- eles são juridicamente vinculativos – muitas vezes nos perguntam se uma ordem de compra é um contrato juridicamente vinculativo. A resposta agora é oficialmente sim, ordens de compra são documentos legais, de acordo com o processo judicial de 2014, MidAtlantic International Inc. vs. AGC Flat Glass North America Inc. Nesse caso, um tribunal federal determinou que as ordens de compra são um contrato executável entre duas partes. Na ausência de um contrato formal, uma ordem de compra pode servir como um documento juridicamente vinculativo somente após ser aceita pelo fornecedor.
- eles são uma parte fundamental das trilhas de auditoria-os auditores estão à procura de discrepâncias financeiras. Eles estarão particularmente interessados em bens e serviços entrando e pagamentos saindo. Emitir, processar e registrar pedidos de compra é uma ótima maneira de manter os auditores felizes.
os benefícios acima são voltados para os compradores, mas os PDV também são documentos importantes para os fornecedores. Os fornecedores os usam para processamento de Pedidos e processamento de pagamentos.
as empresas sempre precisam de pedidos de compra?
se as empresas precisam de pedidos de compra depende de vários fatores, mas, em geral, é uma boa prática comercial manter as coisas em ordem nas contas a pagar.No mundo de hoje, a comunicação acontece à velocidade da luz. Os pedidos são feitos de passagem pelo telefone, por e-mail e até mesmo por mensagens de texto. A confirmação formal de um pedido significa que você ou seu fornecedor podem esquecer detalhes importantes do pedido.
algumas instituições não exigem um pedido de compra para determinados itens. Vamos ilustrar usando os requisitos de uma pequena universidade privada que estão listados em seu site. POs não são necessários para as seguintes despesas:
- Encargos interdepartamentais (livraria, sala de impressão, etc.). Essas cobranças são cobradas mensalmente.
- o reembolso das despesas de viagem. Um formulário de solicitação de verificação é usado em seu lugar.
- a renovação de assinaturas e assinaturas anuais. Em vez disso, é necessário um pedido de reembolso de despesas.
- encomendar material de escritório on-line do fornecedor designado da Universidade.
em todos os outros casos, a Universidade afirma claramente que eles podem recusar o pagamento sem pedidos de compra autorizados.
Qual é o processo de pedido de compra?
a seguir estão as etapas no processo de pedido de compra. Observe que o processo de pedido de compra é uma parte de um processo de aquisição mais amplo que inclui tudo, desde a identificação da necessidade de um bem ou serviço até o pagamento. Leia nossa postagem no blog sobre todo o processo de aquisição aqui. Muitas empresas implementarão um sistema de pedidos de compra.
- Passo 1: Comprador cria requisição de compra – o processo de pedido de compra começa com uma requisição de compra, um documento que é criado pelo comprador e enviado ao departamento que controla as finanças para aprovação do pedido de compra. Considere isso a parte do processo em que você obtém os polegares para comprar os bens e serviços que deseja. Você não está realmente pedindo nada, você está recebendo a aprovação para fazê-lo. Os aprovadores podem optar por aprovar, rejeitar ou sinalizar sua solicitação para discussão posterior. A principal diferença entre requisições de compra e ordens de compra é que uma requisição de compra é sobre permissão e ordens de compra São sobre a compra. Leia nossa postagem no blog sobre requisições de compra vs. pedidos de compra para uma descrição detalhada desses dois documentos.Etapa 2: O Comprador emite o pedido de compra-uma vez que o departamento de compras ou compras aprovou a requisição de compra, ele emite um pedido de compra para o fornecedor. Em essência, POs colocar a ordem. Os pedidos de compra são normalmente criados usando ” >software de pedidos de compra como PLANERGY, que permite às empresas rastrear POs e enviá-los eletronicamente.Etapa 3: O fornecedor aprova, rejeita ou envia PO para discussão – o fornecedor revisará completamente o pedido de compra, prestando muita atenção às quantidades, preços, valor total devido e termos e Condições. Uma vez que o fornecedor aprova a ordem de compra (geralmente via e-mail ou usando um software de E-procurement), eles preparam os bens ou serviços a serem entregues. Se eles não tiverem um item que está sendo comprado ou se houver outras preocupações com o pedido, ele será sinalizado e enviado de volta ao comprador para posterior discussão.
- Etapa 4: O Comprador registra o pedido de compra – a etapa final do processo do pedido de compra consiste no registro do PO pelo comprador. Como mencionado anteriormente, a apresentação de pedidos de compra é um bom hábito em caso de auditoria.
uma vez que estas etapas no processo de ordem de compra estão completas, os bens ou serviços são entregues e inspecionados. Depois disso, o fornecedor emite uma fatura para a equipe financeira do comprador, se seguir as melhores práticas de correspondência de três vias da fatura com o PO e os documentos de entrega, o pagamento é feito e a transação é concluída. Isso completaria o processo completo de aquisição para pagamento.
como uma ordem de compra é diferente de uma fatura?
embora possam parecer semelhantes, os pedidos de compra e as faturas são bem diferentes. Uma fatura solicita o pagamento de uma compra e é enviada do Fornecedor ao comprador. Eles incluem as mesmas informações da ordem de compra, bem como um número de fatura, informações de contato do Fornecedor, quaisquer créditos ou descontos para pagamentos antecipados, cronograma de pagamento e valor total devido ao fornecedor.
as principais diferenças entre os dois documentos são que uma ordem de compra solicita a criação de uma fatura. Uma ordem de compra é enviada do comprador para o fornecedor, enquanto uma fatura é enviada do fornecedor para o comprador. Além disso, o pedido de compra oficialmente “ordena” bens ou serviços de um fornecedor, enquanto a fatura solicita o pagamento do pedido.
por que você deve automatizar o processo de pedido de compra?
o processo do pedido de compra é importante, mas na ausência de um sistema de E-procurement, é sem dúvida manual e demorado. As empresas geralmente implementam um sistema manual de pedidos de compra para gerenciar isso inicialmente – um formulário de pedido de compra com sinal de aprovação desativado frequentemente por telefone ou e-mail, isso geralmente é associado a uma planilha de rastreamento de pedidos de compra do excel. Existem muitos problemas com um processo de aquisição manual, incluindo ser propenso a erros humanos. Com um sistema como o PLANERGY, através da automação, todo o processo se torna mais eficiente. Veja por que você deve automatizar esse processo:
- Todos os documentos de compra são centralizados em um local, acessível a partir de qualquer lugar – Referenciando requisições de compra e POs é muito menos doloroso com uma solução de E-procurement. Você pode acessar qualquer um dos detalhes de que precisa, sempre que precisar deles – em um só lugar.
- catálogos de fornecedores automatizados facilitam as requisições de compra – você pode criar solicitações de compra usando um formulário padronizado on-line usando nossos catálogos de fornecedores automatizados. Não há necessidade de percorrer livros de catálogo de fornecedores de papel desatualizados para bens ou serviços. Os catálogos on-line facilitam a localização do item que você está procurando pelo preço certo dos fornecedores preferidos, reduzindo a entrada manual de dados. Você também pode armazenar itens para maior economia e tornar a compra mais conveniente.As aprovações acontecem mais rapidamente – obter requisições de compra aprovadas é mais rápido e fácil com um sistema automatizado. Você pode enviá-los diretamente para a pessoa encarregada de aprová-los através do sistema, reduzindo os gargalos. Configurar um fluxo de trabalho de aprovação é tão fácil quanto clicar em um botão. Assim que essa pessoa for designada como aprovadora, ela começará instantaneamente a receber solicitações de aprovação automatizadas, que acionam a criação de um pedido de compra. As aprovações podem ser gerenciadas em movimento-não mais segurando ordens.
- os pedidos de compra são fáceis de criar e compartilhar – como requisições de compra, Os pedidos de compra também são facilmente gerenciados por meio de software de aquisição eletrônica. Você não precisa mais se preocupar com o formato dos pedidos de compra porque é tudo pré-preenchido. Além disso, você pode enviá-los para Fornecedores em qualquer formato.
- mais visibilidade dos gastos – com os sistemas de E-procurement, você pode gerenciar todo o ciclo de vida do Procure-To-Pay e ter acesso a insights e análises que podem ajudá-lo a gerenciar os gastos de negócios de forma mais eficaz. Os membros relevantes da equipe veem o impacto das requisições de compra antes de aprová-las e os orçamentos são atualizados automaticamente assim que um pedido de compra é enviado.
- Veja o status do pedido de relance – ser capaz de ver o status de todos os seus pedidos em um só lugar é um grande benefício para automatizar o processo de pedido de compra. Você pode ver facilmente momentos importantes no processo de PO, como quais requisições de compra foram aprovadas ou rejeitadas e quais pedidos de compra foram enviados.
- reduzir os tempos de ciclo de aprovação da fatura – o Departamento Financeiro pode gastar menos tempo perseguindo a confirmação de que uma fatura deve ser paga e agilizar o faturamento, combinando com o POs aprovado com visibilidade total na trilha de auditoria. Não há necessidade de percorrer uma trilha de papel quando o gerenciamento de pedidos de compra é digital!
o processo de pedido de compra é importante para as empresas. Desenvolver e manter um processo profissional de PO é ótimo para construir relacionamentos ideais com fornecedores, manter uma trilha de auditoria e manter orçamentos, entre outros benefícios valiosos. Automatizar a TI pode ajudar a agilizar as comunicações e minimizar o risco financeiro.