8 Dicas para organizar e executar reuniões eficazes
as reuniões costumam ser uma parte necessária da vida profissional. Infelizmente, nem todas as reuniões são criadas iguais. Alguns acabam sendo desperdiçadores de tempo completos que não realizam nada. Mas não precisa ser assim. Existem maneiras de organizar e executar reuniões eficazes e produtivas. Aqui estão algumas dicas.
como executar uma reunião eficaz
decida se a reunião é realmente necessária
a primeira decisão é se você precisa realizar a reunião. Considere as metas de reunião e se sua equipe pode realizá-las de uma maneira diferente, como por meio de uma Chamada, Bate-papo em grupo ou e-mail. Se a resposta for sim, então você não precisa da reunião. Economize tempo de todos para fazer um trabalho real.
quando você pode precisar de uma reunião? Quando você precisa ter uma contribuição de grupo para tomar uma decisão em tempo real ou colaborar na solução de problemas específicos. Se um problema pode ser melhor resolvido cara a cara com um grupo, então uma reunião é provavelmente apropriada.
texto alternativo: Visualização de cima para baixo, de um grupo de pessoas com laptops em torno de uma mesa em uma reunião
Tem o direito de pessoas frequentam
assim como nem toda reunião deve ocorrer, nem todo mundo precisa estar em uma reunião. Antes de convidar alguém, pense por que eles são necessários e quais serão suas contribuições. Se eles não têm nenhuma contribuição significativa, então eles não precisam estar lá.
igualmente importante, certifique-se de que as pessoas que são absolutamente obrigados a estar lá, como os tomadores de decisão, pode fazê-lo. Caso contrário, não faz sentido realizar a reunião e você deve reagendá-la para um momento diferente em que eles possam comparecer.
escolha o local certo do evento corporativo
realizar sua reunião no local é conveniente, mas por que não agitar as coisas com uma reunião fora do local? Sair do local não significa necessariamente que você está limitado a um aluguel de sala de conferências. Você encontrará toneladas de espaços de reunião perto de você em espaços emocionantes e inesperados, como museus, aquários e até parques de diversões. Ao comparar locais, considere como a atmosfera pode aumentar a produtividade e aumentar o moral.
definir uma agenda
é importante ter uma agenda para a reunião para que os participantes estejam cientes de todo o ponto da reunião e dos tópicos de discussão. Idealmente, você deve definir a agenda com antecedência e enviá-la junto com o convite da reunião. Dessa forma, os participantes podem se preparar para seus papéis e tornar a reunião mais produtiva. Eles também podem adicionar quaisquer itens adicionais necessários da agenda antes da reunião.
ter uma agenda também ajuda a manter a reunião no caminho certo. Se a discussão sair em uma tangente, você pode facilmente tabular a discussão e não atrapalhar a reunião com discussões paralelas. Para realmente manter as coisas no caminho certo, considere adicionar uma linha do tempo aos itens da agenda com prazos alocados para cada item.
texto alternativo: Closeup vista das mãos de um grupo de pessoas passando por alguns gráficos e gráficos em uma reunião
disponibilizar informações com antecedência
a reunião será mais produtiva se as pessoas tiverem a chance de revisar quaisquer materiais, particularmente os longos, antes da reunião. Não é realista esperar que as pessoas sejam capazes de absorver e assinar um relatório de 100 páginas durante a reunião. Também não é um bom uso do tempo de reunião para simplesmente ler ou fazer com que os participantes leiam o que poderia ter sido revisado com antecedência.
Iniciar e terminar a tempo
é importante valorizar o tempo de todos iniciando a reunião a tempo. Começar a reunião tarde também dá o tom errado, e os participantes provavelmente se distrairão à medida que começam a se concentrar em outros assuntos.
ter uma reunião iniciada tarde pode levar ao término tardio da reunião, o que também pode causar interrupções nos horários de todos pelo resto do dia. Se parecer que a reunião precisa ser executada por mais tempo, é melhor agendar uma reunião de acompanhamento do que tentar passar por itens importantes com tempo limitado.
resumir e terminar com um plano de ação
Antes de encerrar a reunião, certifique-se de resumir a reunião e reafirmar o que foi acordado para garantir que todos estejam na mesma página. Também é importante discutir os próximos passos que resultaram da reunião, incluindo quem é responsável por qual tarefa e quando eles precisam concluí-las.
todos devem sair da reunião com uma ideia clara dos acordos e tarefas. Envie cerca de minutos da reunião para todos que compareceram, bem como outros membros da equipe que não puderam comparecer, mas que poderiam se beneficiar. Inclua as próximas etapas nos minutos, para que os membros da equipe possam verificar facilmente pelo que são responsáveis.
peça feedback
logo após a reunião, peça aos participantes seus comentários para que você possa avaliar a eficácia da reunião. Dessa forma, você pode fazer ajustes conforme necessário para futuras reuniões. O feedback não precisa ser complicado e pode ser na forma de se a reunião foi boa ou necessária melhorias, útil ou não útil.
para um feedback mais substantivo, você também pode perguntar aos participantes sobre aspectos específicos, como a duração da reunião, a agenda e se a reunião atingiu seus objetivos. Se houver um monte de feedback negativo, então você deve acompanhar para ver como você pode melhorar para futuras reuniões.
encerrando: realizando ótimas reuniões
com um pouco de planejamento e organização, é possível realizar reuniões produtivas e eficazes, como mostram as dicas acima. Agora que você sabe o que precisa ser feito, comece a procurar o local de evento corporativo perfeito para hospedar sua reunião.
para obter mais informações sobre como executar uma reunião eficaz, você pode conferir aqui.