4 Maneiras de Ajudar os Outros a Serem Mais Concisos
Isso aconteceu novamente. Apesar de seus melhores esforços para evitá-lo, você está preso em uma reunião on-line, ouvindo o cara que leva 15 minutos para explicar qualquer coisa.
Quando alguém finalmente fica uma palavra, ele ouve um pouco, mas, de repente, interrompe quando ele percebe que ele se esqueceu, “Um outro detalhe. Cinco minutos depois, ele ainda está falando e você está pensando em todas as coisas melhores que você poderia estar fazendo.
quando nos deparamos com isso, a resposta padrão para muitos de nós é reclamar da pessoa ou criar estratégias sobre como corrigi-la. A pergunta que muitas vezes me fazem é:
Como posso fazer com que esse cara seja mais conciso?
as más notícias? Não muito, a menos que:
- eles estão plenamente conscientes do problema.
- eles realmente querem melhorar.
raramente são ambas as coisas verdadeiras. Eu vi muitos líderes desperdiçarem tempo e recursos tentando “consertar” as pessoas.
aqui está a melhor notícia: você está fazendo a pergunta errada.
é mais provável que você mova a agulha com indivíduos se a organização como um todo valoriza a comunicação concisa. Quando for esse o caso, mais pessoas tomarão medidas para apoiá-lo. Aqui estão quatro maneiras de liderar sua equipe em comunicação concisa:
centralize as pessoas no público
a maioria das pessoas, ao preparar uma apresentação, relatório ou briefing, abre um PowerPoint em branco e se pergunta: “O Que devo colocar nesta apresentação?”Eles também farão essa pergunta aos colegas e a você.
é a pergunta errada. Quando você ouve, é uma oportunidade imediata para treinar, mesmo que você seja um colega ou subordinado à pessoa que pergunta.
uma pergunta muito melhor é: “o que seu público precisa ouvir?”Uma vez que a estratégia é centrada nas necessidades do público, que fornece a estrutura para o que precisa ser dito. Se não atender a uma necessidade do público, é estranho.Quando a resposta a essa pergunta não é clara, os melhores líderes capacitam as pessoas a encontrar uma resposta para essa pergunta, antes de fazer qualquer outra coisa.
chamar porcos Reunião
você não pode (e não deve) passo em cada interação, mas se você estiver executando uma reunião, você definir o tom. Quando alguém começa a continuar e continuar, treinador dizendo:
isso não soa como detalhes que todo mundo precisa. Para que possamos manter a nossa agenda, Qual é a linha de fundo que todos nós precisamos saber?
seja gentil, mas firme. Depois de ouvir isso em algumas reuniões, a maioria das pessoas aparecerá com mensagens mais concisas.
claro, isso pressupõe que você tenha uma agenda. Caso contrário, comece aqui: quatro práticas para liderar uma reunião eficaz.
reuniões finais cedo
em seu rosto, isso pode parecer não relacionado à concisão, mas fala muito sobre a cultura da equipe. Os líderes que preenchem cada momento de cada reunião permanente perdem a oportunidade de demonstrar que estão curando o que é mais importante.
claro que as equipes precisam se reunir para produzir o melhor trabalho, e esse tempo deve ser bem usado. Quando você ocasionalmente termina uma reunião cedo ou Pula tudo junto, você demonstra a todos que também valoriza a comunicação concisa.
empregar padrões de estilo
praticamente todas as marcas de negócios globais têm padrões para o uso de logotipos, cores, fontes e gráficos nas comunicações. Cada instituição acadêmica de nota usa um guia de estilo popular para formatação de documentos para garantir formatação consistente e facilidade para os leitores.
você também pode definir a expectativa com sua equipe em comunicação concisa. Os principais padrões para atividades de alto perfil podem ser articulados, como:
- os relatórios do cliente podem ser emitidos até cinco páginas.
- e-mails para nossos fornecedores são 500 palavras ou menos.
- abordamos todos os itens planejados na agenda da reunião.
observe que esses padrões descrevem o que almejar, não o que evitar. Claro que haverá exceções, mas você define o tom para que o padrão seja atendido na maioria das situações.
quando tudo mais falhar, tente isso
mesmo a cultura de comunicação mais saudável nem sempre influenciará os piores infratores. Se você já experimentou o acima e ainda tem problemas, aqui estão 6 hábitos para evitar que as pessoas percam seu tempo.