Wskazówki dotyczące przygotowania prezentacji ustnej dla wyników modelu
wielu analityków i modelarzy zgodziłoby się, że Wystąpienia publiczne nie są ich ulubioną częścią pracy i chociaż może być zabawnie wyobrazić sobie kierownictwo wyższego szczebla w bieliźnie, prawdopodobnie bardziej pomocne jest przygotowanie się, stosując się do tych podstawowych wskazówek.
wyodrębnione z korzystania z programu Excel do analizy biznesowej, Rozdział 12
ponieważ osoba, która zbudowała model finansowy lub przeprowadziła analizę konkretnej sytuacji, najlepiej zna model, modelarze finansowi są często proszeni o przekazanie wyników modelu finansowego jako formalnej prezentacji zarządowi lub kierownictwu wyższego szczebla. Co zrozumiałe, wielu analityków zorientowanych na szczegóły często uważa, że nie lada wyzwaniem jest destylowanie ich 20-megabajtowego modelu finansowego, który zajęło tygodnie, aby przekształcić w 10-minutową prezentację!
chociaż większość kadry kierowniczej może nie być zainteresowana oglądaniem samego modelu, mogą chcieć zobaczyć na żywo i zmieniające się scenariusze. Jeśli model jest zbudowany poprawnie, będziesz w stanie dokonać pojedynczej zmiany założeń wejściowych, a publiczność będzie mogła zobaczyć efekty tych zmieniających się scenariuszy w czasie rzeczywistym. Upewnij się, że przetestujesz wszystkie możliwe wejścia z wyprzedzeniem-nic nie wygląda mniej profesjonalnie niż # REF! błąd podczas analizy wrażliwości na żywo.
czy powinienem używać slajdów PowerPoint?
nie wszystkie prezentacje wymagają użycia programu PowerPoint i nie zawsze jest to właściwe, ale w tego rodzaju środowisku, gdzie konieczne jest przekazanie wielu informacji, posiadanie tabel podsumowujących lub wykresów na slajdzie za sobą, podczas gdy mówisz, albo w formacie PowerPoint, albo sam model, będzie pomocny. Może również pomóc w oderwaniu uwagi od Ciebie, jeśli jesteś trochę zdenerwowany.
przestrzegaj podstawowych zasad prezentacji:
- wyświetla tylko jeden komunikat kluczowy na slajd. Nie tłumuj go ani nie staraj się przekazać zbyt wiele na raz.
- daj im bardziej szczegółowy raport do przejrzenia, ale to, co pokazujesz na ekranie, powinno być bardzo zwięzłym podsumowaniem tego raportu.
- upewnij się, że czcionka jest wystarczająco duża i wyraźna na projektorze danych. Przetestuj to wcześniej, jeśli możesz—czasami kolory wyglądają świetnie na monitorze, ale wyglądają na wyprane, gdy są wyświetlane na ścianie.
- jeśli pokazujesz sam model na ekranie, zwiększ powiększenie w programie Excel, aby Twoi odbiorcy mogli zobaczyć liczby. Przetestuj to z wyprzedzeniem i pamiętaj, że będziesz w stanie pokazać tylko niewielką część ekranu w ten sposób.
- użyj wykresów i Grafiki, aby wyświetlić wiadomość. Ogólnie Dane wyjściowe z modelu będą numeryczne, a Wykresy są świetnym sposobem na pokazanie tego. Badania pokazują również, że uwaga odbiorców i przechowywanie informacji znacznie wzrasta, gdy grafika jest używana zamiast czystego tekstu w prezentacjach.
co najważniejsze, przygotuj się na pytania dotyczące wyników, wejść, założeń lub działania modelu. Upewnij się, że można bronić założeń, które zostały wykorzystane, lub sposób coś zostało obliczone. Jeśli nie czujesz się komfortowo z niektórymi założeniami, Powiedz to z góry. Wyjście modelu jest tylko tak dobre, jak założenia, które w niego weszły, więc musisz upewnić się, że publiczność akceptuje kluczowe założenia, zanim zaakceptuje wyniki Modelu.
jeśli masz taką możliwość, spędź trochę czasu z kluczowymi odbiorcami z wyprzedzeniem i opowiedz im o założeniach i metodologii modelu. Mogą mieć pytania lub komentarze, których nie przewidziałeś, a to da Ci szansę na wprowadzenie zmian lub przygotowanie odpowiedzi na prawdopodobne pytania z wyprzedzeniem.
mój Model to 30MB z 25 kartami! Od czego mam zacząć?
jeśli masz 10-minutowy slot, podczas którego musisz przekazać wysoki poziom wyjściowy modelu, prawdopodobnie potrzebujesz około czterech slajdów. Jeśli złożyliśmy razem uzasadnienie biznesowe dla nowego produktu, na przykład wyniki dla typowego modelu finansowego, mogą obejmować:
- podsumowanie przewidywanych przepływów pieniężnych lub rentowności. Na slajdzie PowerPoint nie zmieści się więcej niż pięć lat, więc jeśli chcesz pokazać 20 lat, Pokaż na przykład lata 1, 5, 10, 15 i 20.
- najważniejsze założenia. Użyj swojego osądu, aby wybrać, które założenia są ważne. Wybierz te, które mają największy wpływ na model lub są najbardziej pewne.
- analiza scenariuszy. Na slajdzie prawdopodobnie będziesz w stanie wygodnie zmieścić 4 5 scenariuszy, więc wybierz mądrze. Co najmniej Wyświetlaj najlepszy, podstawowy i najgorszy scenariusz. Więcej informacji na temat tworzenia scenariuszy można znaleźć w rozdziale 11 „scenariusze i analiza wrażliwości w przypadku biznesowym”.
- wyniki badań wrażliwości. Pokaż wyniki ulepszania pojedynczego założenia. Na przykład, jeśli mielibyśmy pomylić ilość pobieraną przez naszych klientów o 1 procent, spowoduje to zmianę NPV o wartości 500 000 USD-i jest to coś, o czym publiczność musi być świadoma!
jeśli masz więcej niż 10 minut, możesz pokazać sam model, jeśli prezentacja jest bardziej warsztatowa niż formalna. W obu przypadkach powinieneś być w stanie dać każdej osobie wydruk raportu podsumowującego z pierwszych kilku stron modelu z bardziej szczegółowymi numerami niż byłeś w stanie uwzględnić w prezentacji PowerPoint. Jeśli model został dobrze napisany, każda strona będzie stanowić kopię zapasową danych i informacji źródłowych dla modelu i może być wydrukowana lub rozpowszechniona, jeśli odbiorca wyników podsumowania zażąda dalszych informacji.
podsumowując, wydajność i prezentacja wyników jest tak samo ważna jak reszta procesu budowania modelu, ponieważ nie ma sensu mieć fantastycznie zbudowanego modelu, o którym żaden z decydentów nie wie! Po zbudowaniu modelu musimy wyświetlić jego wyniki w sposób jasny i zwięzły, aby przekazać wiadomość, Czy to w formie pisemnego raportu, czy ustnej prezentacji. Ten ostatni etap procesu budowania modelu nie jest czasem tak bardzo skupiony przez wielu modelarzy, szczególnie tych, których umiejętności są często bardziej analityczne niż wizualne.