przewodnik krok po kroku do poprawy procesów biznesowych
procesy biznesowe odgrywają istotną rolę w każdej organizacji. Efektywne procesy usprawniają indywidualne działania i poprawiają ogólną wydajność.
aby odnieść sukces, należy stale koncentrować się na ulepszaniu procesów biznesowych w celu zwiększenia wydajności i utrzymania wysokiego standardu jakości.
zwiększenie wydajności procesu ostatecznie zmniejsza obciążenie pracą i usprawnia dostarczanie produktu lub usługi. Ale jak dokładnie ulepszyć proces biznesowy i jakie są kroki?
w tym artykule omówimy dokładne etapy poprawy procesów biznesowych. Pokażemy Ci również, jak tworzyć zautomatyzowane przepływy pracy za pomocą oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych frevvo.
jest to obszerny przewodnik. Kliknij poniższe linki, aby przejść do sekcji, która cię najbardziej interesuje:
- jakie są kroki w celu poprawy procesu biznesowego?
- Jakich Skutków Można Oczekiwać Od Poprawy Procesów Biznesowych?
- przypadki użycia usprawnienia procesów biznesowych
- jak usprawnić i zautomatyzować procesy biznesowe
jakie są kroki w celu poprawy procesu biznesowego?
poprawa procesów biznesowych polega na identyfikacji i ulepszeniu istniejącego procesu w celu usprawnienia jego ogólnej wydajności. Mówiąc prościej, bierzesz proces i znajdujesz lepszy sposób, aby to zrobić.
Twoja firma prawdopodobnie zależy od niezliczonych procesów każdego dnia, od zarządzania zamówieniami zakupu po zatwierdzanie wniosków o podróż i nie tylko. Każdy z nich jest niezbędny do działania i rozwoju Twojej firmy.
ale te procesy mogą stać się nieefektywne, jeśli nie są aktualizowane lub są wykonywane ręcznie, co z kolei może prowadzić do strat finansowych i marnowania cennego czasu.
wolisz to zobaczyć i usłyszeć, niż o tym przeczytać?
pokażmy ci jakie to proste.
badania przeprowadzone przez IDC wykazały, że firmy tracą około 20-30% rocznych przychodów z powodu nieefektywnych procesów. Skutki finansowe tych nieefektywnych procesów narastają, im dłużej trwają.
jeśli pracownicy poświęcają zbyt dużo czasu na proces lub popełniają więcej błędów niż zwykle, dobrym pomysłem jest sprawdzenie tych procesów.
usprawnianie procesów obejmuje następujące siedem kroków:
- Wybierz Proces do poprawy
- Mapuj obecny proces
- Zidentyfikuj wąskie gardła & obszary do poprawy
- Mapuj potencjalny nowy proces
- Przetestuj proces & zrewiduj
- zaimplementuj nowy proces
- przejrzyj proces
wykonując te kroki poprawy procesów, możesz podjąć złożony proces, taki jak zarządzanie zamówieniami zakupu i użyć oprogramowania do automatyzacji procesów, takiego jak frevvo, aby poprawić jego wydajność.
zanim przejdziemy do tego, jak wykonać te kroki, przyjrzyjmy się pozytywnym skutkom poprawy procesów biznesowych.
Jakich Skutków Należy Oczekiwać Od Poprawy Procesów Biznesowych?
na dzisiejszym konkurencyjnym rynku po prostu nie można sobie pozwolić na nieefektywne procesy. Oto jak usprawnienie procesów biznesowych może dać Twojej organizacji przewagę konkurencyjną.
zwiększenie wydajności operacyjnej
automatyzacja procesów biznesowych prowadzi do większej wydajności i obniżenia kosztów operacyjnych. Jedno z badań wykazało, że organizacje mogą zaoszczędzić 10-15% kosztów operacyjnych za pomocą narzędzia do automatyzacji procesów pracy.
ta liczba jest na dolnym końcu. Organizacje, które mogą powołać się na to, ile pieniędzy zaoszczędziły za pomocą oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy, szacują, że oszczędzają miliony dolarów rocznie.
dzięki frevvo możesz utworzyć przepływ pracy i wizualizować cały proces Od początku do końca.
przyjrzyjmy się na przykład procesowi, który ma każda organizacja — onboarding pracowników. Zanim zatrudnisz pracownika, musisz wypełnić i przesłać wszystkie niezbędne formularze.
pracownicy mogą utknąć w tym procesie, jeśli robisz wszystko ręcznie. Usprawniając ten proces, możesz znacznie skrócić czas na biegłość dla nowych pracowników.
oto przykład procesu wdrażania pracowników, który możesz utworzyć we frevvo:
używanie oprogramowania takiego jak frevvo do wizualizacji procesu może pomóc w identyfikacji i usuwaniu niedociągnięć operacyjnych.
poprawa produktywności pracowników
nieefektywne procesy są powtarzalne i czasochłonne. Zabierają też czas na bardziej sensowną pracę.
ponad 40% pracowników twierdzi, że spędza ćwierć tygodnia pracy na powtarzających się zadaniach, a ręczne wprowadzanie danych zajmuje najwięcej czasu.
dzięki oprogramowaniu frevvo do automatyzacji procesów biznesowych można ograniczyć wprowadzanie danych za pomocą automatycznie wypełnianych pól formularza. Pozwala to pracownikom poświęcić mniej czasu na ręczne wprowadzanie danych, a więcej na inne produktywne zadania.
oto jak oprogramowanie dynamicznie zapełnia pola formularza PO połączonego z bazą danych SQL:
usprawnienie procesów biznesowych eliminuje również wątpliwości, kto jest odpowiedzialny za określone zadania. Na przykład możesz zbudować przepływ pracy we frevvo, który automatycznie przekieruje formularz do właściwej osoby.
pracownicy nie będą musieli tracić czasu na zastanawianie się, do kogo wysłać dokumenty. Wystarczy, że wypełnią formularz i go prześlą.
zmniejsz błędy ludzkie
Obsługa dokumentów w dowolnym procesie jest nie tylko żmudna, ale także bardziej podatna na błędy.
Formularze mogą być wypełnione nieprawidłowo lub wysłane do niewłaściwej osoby . Błędy te mogą prowadzić do strat finansowych, jeśli nie zostaną złapane.
nawet arkusze kalkulacyjne są podatne na błędy. Londyński Komitet Olimpijski wyprzedał 10 000 biletów na zawody pływackie, gdy pracownik przypadkowo wprowadził „20 000 „do celi zamiast” 10 000.”Komitet zakończył ze stratą modernizację posiadaczy biletów na inne ważne wydarzenia.
frevvo ma wbudowane automatyczne obliczenia w formularzach, co zmniejsza ręczne wprowadzanie danych i eliminuje błędy ludzkie.
rzućmy okiem na przypadki użycia dla poprawy procesu pracy. Mogą one dać wyobrażenie o tym, jak oprogramowanie do automatyzacji procesów może być stosowane we własnej organizacji.
przypadki użycia usprawnienia procesów biznesowych
startupy mogą polegać na ręcznych procesach, aby wykonać pracę. Jednak w końcu, w miarę rozwoju firmy i zatrudniania większej liczby pracowników, nieefektywność doprowadzi do wąskich gardeł.
oto obszary Twojej organizacji, które mogą odnieść korzyści z poprawy procesów biznesowych.
Nowy Onboarding do wynajęcia
silny proces onboardingu jest niezbędny dla każdej organizacji. Pomaga pracownikom dostosować się do nowych ról i zapewnia im ramy sukcesu.
jednak tylko 12% pracowników twierdzi, że ich firma wykonuje dobrą robotę w zakresie onboardingu.
dobrą wiadomością jest to, że dobrze zorganizowany program onboarding może zwiększyć zaangażowanie i skrócić czas na biegłość dla nowych pracowników.
dzięki zautomatyzowanemu oprogramowaniu frevvo do wdrażania pracowników możesz zbudować przepływ pracy, który usprawni formalności i szybko przyspieszy pracę pracowników. Pracownicy mogą zacząć przyczyniać się już pierwszego dnia, zamiast ugrzęznąć w papierkowej robocie.
zamówienia zakupu
zamówienia zakupu służą do dokumentowania sprzedaży towarów i usług. Ale wysłanie pojedynczego zamówienia wymaga wielu kroków – musisz utworzyć formularz, zatwierdzić go, wysłać do dostawcy, autoryzować fakturę i przechowywać ją w celu prowadzenia dokumentacji.
oto przykład tego, jak może wyglądać przepływ zleceń zakupu:
ręczny proces zamówienia zakupu może spowolnić operacje. Pracownicy mogą być również zdezorientowani co do tego, jakie kroki podjąć dalej lub do kogo wysłać dokumenty.
firmy, które używają oprogramowania do automatyzacji zamówień zakupu, mają krótszy czas cyklu (24 godziny) w porównaniu do tych, które polegają na ręcznym procesie (35 godzin). Może to z łatwością przekładać się na setki godzin zaoszczędzonych rocznie w zależności od liczby wysyłanych zamówień zakupu.
oto przykład warunkowego obiegu zleceń zakupu we frevvo:
gdy pracownik złoży zlecenie zakupu, zostanie ono automatycznie przekierowane do swojego menedżera. Można nawet dodawać reguły warunkowe do przepływów pracy (np., zamówienia zakupu wysyłane są tylko do wiceprezesa w celu zatwierdzenia powyżej określonej wartości).
dzięki gotowym szablonom frevvo możesz usprawnić zamówienia zakupu i zautomatyzować inne procesy, w tym zapotrzebowanie na zakup, zatwierdzanie faktur i zarządzanie dostawcami.
wnioski o podróż
wnioski o Podróż są niezbędne dla organizacji, których pracownicy podróżują do pracy. Automatyzacja tego procesu eliminuje konieczność ścigania przez pracowników menedżera w celu uzyskania zatwierdzenia.
każda firma ma inne procedury zatwierdzania wniosków o podróż. Dzięki oprogramowaniu frevvo możesz tworzyć przepływy pracy i włączać dynamiczne reguły, aby zapewnić zgodność z zasadami podróży.
na przykład wspólna polityka zgodności z przepisami dotyczącymi podróży polega na sprawdzeniu przez menedżera i zatwierdzeniu wniosku o podróż pracownika przed wysłaniem go do działu finansowego.
oto przykład przepływu zleceń podróży we frevvo:
Tworzenie workflow wniosków o podróż usprawnia proces i zapewnia pracownikom przestrzeganie zasad zgodności z przepisami dotyczącymi podróży w Twojej organizacji.
zlecenia sprzedaży
zlecenia sprzedaży służą do potwierdzenia sprzedaży towarów lub usług klientom. Obejmują one takie rzeczy, jak daty dostawy, metody płatności i inne kluczowe szczegóły.
usprawniając i automatyzując ten proces biznesowy za pomocą rozwiązania do automatyzacji zamówień sprzedaży frevvo, możesz zmniejszyć ręczne wprowadzanie danych i szybciej przetwarzać zamówienia sprzedaży przy mniejszej liczbie błędów.
oto przykład Formularza Zamówienia sprzedaży z integracją z bazą danych SQL (kliknij obrazek, aby go wypróbować):
gdy użytkownik wybierze produkt, formularz automatycznie pobiera MSRP i oblicza sumę częściową po wprowadzeniu ilości. Formularz obsługuje również podpisy cyfrowe i załączniki.
łączenie formularzy zamówień sprzedaży z bazą danych SQL oznacza, że zespół sprzedaży może skupić więcej czasu na zamykaniu transakcji, a mniej czasu na ugrzęznięciu przez nieefektywne procesy wewnętrzne.
to tylko kilka procesów, które możesz usprawnić i zautomatyzować w swojej firmie. Każdy nadmiernie ręczny proces może być okazją do poprawy procesów biznesowych.
teraz przyjrzyjmy się dokładnym krokom usprawnienia tych procesów.
jak usprawnić i zautomatyzować procesy biznesowe
wykonaj poniższe kroki, aby zautomatyzować proces w swojej firmie.
uwaga: poniższe kroki wymagają konta frevvo. Możesz wypróbować oprogramowanie frevvo do automatyzacji procesów za darmo przez 30 dni.
#1. Wybierz Proces do poprawy
pierwszym krokiem do poprawy procesów biznesowych jest zidentyfikowanie obszarów, które wymagają zmian. Dobrym miejscem do rozpoczęcia są procesy, które są często powtarzane i wykonują ten sam zestaw kroków.
oto krótka lista procesów, które często korzystają z automatyzacji:
- Nowy wynajem onboarding
- zapotrzebowania na zakup
- wnioski o Czas Wolny
- zwrot kosztów
- autoryzacje podróży
- zamówienia sprzedaży
- formularze zgody
- audyty i zgodność z przepisami
w tym przewodniku przyjrzymy się poprawie i automatyzacji próśb o podróż, ale możesz wybrać własną.
#2. Mapowanie procesu
następnym krokiem jest udokumentowanie każdego etapu istniejącego procesu. Użycie schematu blokowego jest tutaj przydatne do wizualizacji każdego kroku w przepływie pracy.
możesz zbudować swój przepływ pracy we frevvo, dodając i konfigurując każdy krok. Alternatywnie można również zainstalować wstępnie zbudowany przepływ pracy i odpowiednio go dostosować.
oto jak wygląda procedura warunkowego żądania podróży:
w programie visual form designer można również przeglądać i edytować formularze wniosków o podróż.
podobnie jak w przypadku samego workflow, możesz edytować formularz. Możesz przeciągać i upuszczać elementy z palety po lewej stronie NA formularz, aby go dostosować.
#3. Identyfikacja wąskich gardeł & obszary wymagające poprawy
następnym krokiem jest przeprowadzenie analizy w celu określenia, które części procesu wymagają poprawy. Zadaj te pytania, aby zidentyfikować wąskie gardła:
- jakie kroki tworzą wąskie gardła?
- czym frustrują się pracownicy?
- które kroki powodują najwięcej opóźnień?
rozważ otrzymanie opinii bezpośrednio od osób zaangażowanych w proces, nad którym pracujesz. Poproś ich o informacje na temat zmian, które wprowadzą.
po zidentyfikowaniu wąskich gardeł nadszedł czas na zaprojektowanie procesu, który je usunie.
#4. Mapuj potencjalny nowy proces
teraz możesz użyć tego samego narzędzia, z którego zbudowałeś bieżący przepływ pracy, aby zbudować ulepszony przepływ pracy.
podczas tworzenia nowego przepływu pracy pamiętaj o punktach bólu zidentyfikowanych w poprzednim kroku.
na przykład pracownik, który musi za każdym razem śledzić swojego menedżera, aby zatwierdzić wniosek o podróż, marnuje cenny czas. Aby temu zaradzić, możesz dodać krok w obiegu pracy, który automatycznie przekieruje formularz do właściwej osoby w celu zatwierdzenia.
#5. Przetestuj proces
po zakończeniu tworzenia nowego przepływu pracy we frevvo nadszedł czas, aby przetestować go, aby upewnić się, że działa.
następnie przejdź przez każdy etap przepływu pracy, aby upewnić się, że niczego nie przegapisz. Zawsze możesz wrócić do projektanta wizualnego, aby wprowadzić zmiany w razie potrzeby.
pamiętaj, aby przetestować nowy przepływ pracy na urządzeniach mobilnych, co możesz zrobić bezpośrednio w oknie testowym.
#6. Zaimplementuj nowy proces
po przetestowaniu nowego przepływu pracy nadszedł czas, aby go wdrożyć — co możesz zrobić we frevvo za pomocą jednego kliknięcia.
Poprawa procesu biznesowego polega na zmianie istniejącego procesu, więc zaplanuj to odpowiednio. Poświęć czas na poinformowanie o tych zmianach i dostarczenie wskazówek zespołom, które będą z nich korzystać.
#7. Przejrzyj proces
prawdopodobnie będzie czkawka po drodze, jak poprawić proces. Miej oko na to, jak przebiegają nowe procesy i uzyskaj informacje zwrotne od pracowników. Mają jakieś problemy? Czy coś jest niejasne z krokiem?
Nagrywaj wszelkie otrzymane opinie i pracuj nad ciągłymi ulepszeniami swoich procesów. Małe zmiany w czasie mogą prowadzić do ogromnych oszczędności.
podsumowanie
usprawnienie procesów biznesowych pozwala usprawnić powtarzalne zadania i poprawić wydajność operacyjną — co obniża ogólne koszty i zwiększa produktywność.
dzięki oprogramowaniu frevvo do automatyzacji procesów biznesowych możesz mapować i ulepszać istniejący proces w Twojej firmie. System posiada funkcję przeciągania i upuszczania, pozwalającą na tworzenie zautomatyzowanych procesów bez pisania kodu.
Zarejestruj się już dziś i skorzystaj z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego, aby zobaczyć, jak łatwo jest używać oprogramowania do ulepszania procesów biznesowych i mierzenia wyników.
