nigdy na czas: jak poradzić sobie z wiecznie spóźnionym pracownikiem
czasami wydaje się, że wszystko działa przeciwko tobie, a jedynym celem jest zapewnienie, że wrócisz do pracy późno.
albo twoje klucze tajemniczo znikają, gdy chcesz wyjść z domu, w jakiś sposób brakuje Ci alarmu, pomimo dzwonienia obok ucha przez całą minutę, albo twój samochód decyduje, że nie odpali, zmuszając cię do wzięcia autobusu. Bez względu na to, jak bardzo się staramy, czasami spóźnienie jest nieuniknione.
dlatego też, jako menedżer, sensowne jest odpuszczenie, jeśli zauważysz, że pracownik przychodzi do pracy późno raz lub dwa razy.
spóźnianie się do pracy jest tak powszechne, że według tego raportu CareeBuilder 29% pracowników przychodzi do pracy późno co najmniej raz w miesiącu. Jeśli jednak opóźnienie pracownika zaczyna stawać się nawykiem, musisz podjąć działania.
pracownik, który stale się spóźnia, może powodować niekorzystne skutki dla Twojej firmy. Z powodu opóźnienia pracownik może pozostawać w tyle w pracy, co zakłóca wydajność. Inni pracownicy są zmuszani do wykonywania większej pracy, aby pokryć wiecznie spóźnionego pracownika.
powoduje to niechęć ze strony kolegów i rozbija ducha zespołowego grupy. Inni pracownicy czują, że dają za dużo i zaczynają się odciągać od wysiłku.
więcej pracowników zaczyna przychodzić późno. Ostatecznie ogólna etyka pracy pracowników ma nosedive i ogólna jakość pracy maleje, szkodząc rentowności. Według sondażu, opóźnienie pracowników kosztuje brytyjską gospodarkę około 9 miliardów funtów rocznie.
aby uniknąć tych wszystkich problemów, musisz szybko ustawić błądzącego pracownika z powrotem w kolejce, zanim wszystko stanie się złe. Pytanie brzmi, jak sprawić, by wiecznie spóźniony pracownik zmienił swoje postępowanie?
poniżej kilka sposobów radzenia sobie z takim pracownikiem.
miej politykę opóźnień
czasami pracownicy świadomie decydują się przyjść do pracy późno, ponieważ Twoja firma nie ma żadnej oficjalnej polityki opóźnień. Jeśli chcesz, aby pracownicy traktowali bardziej poważnie czas, w którym idą do pracy, udokumentuj pewne zasady dotyczące opóźnień.
w ramach polityki opóźnień należy podać szczegóły dotyczące godzin pracy, w tym dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia zmiany pracownika, konsekwencje spóźnienia się do pracy, procedurę raportowania dla pracowników, gdy spóźnią się do pracy, a także szczegółowe informacje na temat tego, w jaki sposób firma będzie śledzić i rejestrować czas pracy pracowników.
ponadto możesz podać szczegóły dotyczące tego, w jaki sposób pracownicy, którzy spóźniają się, mogą nadrobić stracony czas, a także komentarz mówiący, że zwykłe spóźnienie zostanie ukarane i należy go unikać.
wszyscy pracownicy powinni zostać poinformowani o polityce opóźnień, umieszczając ją na tablicy ogłoszeń w biurze lub wysyłając ją na e-mail każdego pracownika.
poinformuj pracownika, że jesteś świadomy jego opóźnień
pracownicy stale obserwują twoje reakcje jako menedżer. Jeśli pracownik przychodzi późno jednego dnia i uważa, że nie zauważyłeś ich spóźnienia, jest bardziej prawdopodobne, że przyjdzie późno po raz drugi.
; jeśli pracownik przychodzi późno wszystkie pięć dni w tygodniu, ale zauważasz to tylko w jeden dzień, technicznie spóźnił się tylko jeden dzień tygodnia, ponieważ jest to jedyny dzień, o którym wiesz.
nie pokazując, że jesteś świadomy ich spóźnienia, pracownicy mogą również założyć, że albo nie masz nic przeciwko opóźnieniu, albo nic nie możesz z tym zrobić, dlatego będą bardziej skłonni do kontynuowania nawyku.
aby tego uniknąć, powinieneś poinformować pracownika, że odnotowujesz jego spóźnienie. Nie musisz im mówić wprost, że widziałeś, jak się spóźniają. Możesz mieć zwyczaj mówienia Dzień dobry pracownikom, aby byli świadomi, że zauważysz, jeśli ktoś jeszcze nie przyszedł.
Alternatywnie możesz przejść obok biurka pracownika, gdy pojawi się późno. Nawet nie musisz z nimi rozmawiać. Ten prosty akt sprawi, że zdają sobie sprawę, że jesteś świadomy, że przyszli późno.
jeśli nie zauważą nawet po tym, jak to zrobisz, zrób przypadkową uwagę, aby dać im znać, że widziałeś ich spóźnionych wiele razy.
w większości przypadków uświadomienie pracownikowi, że zwracasz uwagę na jego opieszałość, wystarczy, aby zmienił swoje nawyki.
CZY ICH SPÓŹNIENIE TO WIELKA SPRAWA?
czasami jakaś forma spóźnienia nie jest zbyt wielka. Na przykład, jeśli przepisy mówią, że pracownicy muszą być w biurze przed 8.00, ale jeden pracownik zwykle przychodzi około 8:10, czy to naprawdę ma jakiś ogromny wpływ?
w takim przypadku spóźnienie to nic wielkiego, a można po prostu odpuścić, pod warunkiem, że pracownik nie będzie odważniejszy.
jeśli jednak pracownik jest w sytuacji, która wymaga od niego obsługi klientów począwszy od godziny 8.00, wówczas taki pracownik nie może się spóźnić o kilka minut.
jeśli jest to praca biurowa, to czy naprawdę ma znaczenie, czy pracownik przyszedł z godzinnym opóźnieniem, jeśli nadal pracuje godzinę po normalnych godzinach pracy?
kluczem tutaj jest obiektywne spojrzenie na spóźnienie. Nie skupiaj się zbytnio na samym opóźnieniu. Zamiast tego spróbuj pomyśleć o konsekwencjach opóźnienia. Na przykład, jeśli pracownik przychodzi z godzinnym opóźnieniem i pracuje przez dodatkową godzinę po normalnych godzinach pracy, nie ma to większego znaczenia, ponieważ pracownik taktował wymaganą liczbę godzin.
jeśli jednak pracownik pracuje w zespole, a jego spóźnienie wpływa na zdolność zespołu do skutecznego działania, nie ma znaczenia, czy poświęca dodatkową godzinę wieczorem, ponieważ naraża ogólną produktywność.
chodzi o to, że twoja decyzja o radzeniu sobie z opóźnieniem lub ignorowaniu go powinna opierać się na wpływie opóźnienia na ogólne samopoczucie firmy.
rejestrowanie spóźnienia pracownika
prowadzenie ewidencji zachowań pracowników w pracy, w tym takich rzeczy jak spóźnienie, jest dobrą praktyką. Zapisy przydadzą się, gdy zdecydujesz się skonfrontować pracownika z ich błędnym zachowaniem.
jak wspomnisz o ich spóźnieniu, a pracownik zaprzeczy, to masz się na czym oprzeć, zamiast robić z tego sprawę ich słowa przeciwko twojemu.
czasami możesz być nawet zmuszony do podjęcia drastycznych działań przeciwko opóźnieniu pracownika, na przykład do uwolnienia go.
jeśli zwolnisz pracownika, który zdecyduje się podjąć kroki prawne przeciwko twojej firmie, powołując się na bezprawne zwolnienie, zapisy mogą również stanowić dowód na wieczyste opóźnienie pracownika.
porozmawiaj z nimi osobiście
czasami pracownik będzie nadal przychodzić do pracy późno, nawet jeśli jasno wyrazisz, że wiesz o ich spóźnieniu i nie pochwalasz tego.
jeśli tak się stanie, musisz podjąć bardziej zdecydowane działania, aby zapobiec wymknięciu się problemu spod kontroli. Musisz odbyć osobistą rozmowę z błądzącym pracownikiem, dzwoniąc do pracownika do biura lub zapraszając go na kawę lub lunch.
zaproszenie pracownika na kawę to moja najbardziej preferowana metoda. Wyjęcie ich ze środowiska biurowego zdejmuje formalności z rozmowy i pozwala rozmawiać o problemie w bardziej przyjazny, zrelaksowany i osobisty sposób.
Porozmawiaj trochę, aby uniknąć niezręcznej rozmowy. Zapytaj pracownika, jak sprawy idą w domu, a następnie wspomnij o problemie w sposób, który nie stara się zrzucić winy na nich. Chcesz zrozumieć przyczynę opóźnienia pracownika.
swobodne ustawienie ułatwi pracownikowi poinformowanie Cię, jeśli ma osobisty problem, który zmusza go do późnej pracy. Być może członek ich rodziny zachorował i pracownik musi zapewnić im opiekę przed wyjazdem do pracy.
może pracownik właśnie się rozwodził i musi robić takie rzeczy, jak podrzucenie dzieci do szkoły przed pracą, coś, co wcześniej robił małżonek. A może pracują nad projektem, który wymaga od nich późnego opuszczania pracy, co powoduje, że rano zaspają.
czasami może się nawet okazać, że pracownik nie jest wystarczająco odpowiedzialny. Jednak jedynym sposobem, aby wiedzieć, co dokładnie się z nimi dzieje, jest rozmowa z pracownikiem. Rozmowa pomoże Ci zrozumieć podstawową przyczynę problemu i ułatwi Ci znalezienie rozwiązania.
jeśli zdecydujesz się zadzwonić do pracownika do swojego biura, aby porozmawiać na osobności, możesz zachować formalność miejsca pracy. Jednak formalność tego środowiska utrudni pracownikowi otwarcie się, jeśli spóźnia się z powodu osobistego problemu. W biurze nie musisz rozpoczynać rozmowy od przypadkowych pogawędek.
po prostu zadzwoń do zachowania pracownika, wspomnij, jak to negatywnie wpływa na Twoją firmę i daj im znać, że zachowanie jest niedopuszczalne.
użyj rekordów, aby wskazać konkretne przypadki ich opóźnień i odwołać się do zasad opóźnień. Zapytaj ich, czy mają jakiś problem, który zmusza ich do spóźnienia się do pracy i czy jest coś, co możesz zrobić, aby pomóc im poprawić swoje zachowanie.
kluczową sprawą jest tutaj prowadzenie dyskusji na osobności. Nie konfrontuj ich przed innymi pracownikami, ponieważ doprowadzi to tylko do zakłopotania, upokorzenia i obrony.
powinieneś również zachować zimną krew, gdy poruszysz problem z pracownikiem. Nie złość się na pracownika.
pamiętaj, że nie masz żadnego problemu z pracownikiem lub jego osobowością, chcesz tylko dotrzeć do głównej przyczyny problemu i zobaczyć, jak możesz go rozwiązać.
danie pracownikowi szansy na Wyjaśnienie się pokazuje, że zależy ci na nich i że jesteś gotów pomóc im poprawić ich zachowanie.
docenią również fakt, że zdecydowałeś się z nimi porozmawiać, zamiast podejmować działania dyscyplinarne.
wymyślić PLAN działania
po indywidualnej rozmowie z spóźnionym pracownikiem, mam nadzieję, że zrozumiesz problem stojący za ich opóźnieniem. Jednak zrozumienie przyczyny problemu nie pomaga, jeśli problem nadal występuje.
dlatego musisz wymyślić plan działania, który pomoże zapobiec opieszałemu wpływowi pracownika na firmę. Jeśli pracownik ma uzasadniony powód opóźnienia, możesz wymyślić elastyczne, ale tymczasowe rozwiązanie, które pomoże pracownikowi utrzymać poziom produktywności podczas pracy nad problemem powodującym spóźnienie.
na przykład, jeśli pracownik przychodzi do pracy późno, ponieważ musi podrzucić dzieci do szkoły, możesz pracować według elastycznego harmonogramu, który pozwala im później przyjechać do pracy i Później opuścić biuro.
jeśli pracownik opiekuje się chorym dzieckiem, możesz wymyślić alternatywę, która pozwala mu pracować w domu, ponieważ opiekuje się dzieckiem, pod warunkiem, że pracownik może faktycznie spełnić swoje wymagania pracy podczas pracy w domu.
kiedy wymyślisz alternatywne rozwiązania pracy, aby pomieścić niezależnie od problemu, z którym boryka się pracownik, będą wdzięczni za Twoje wsparcie i nie będą mieli problemu z powrotem do swojego regularnego harmonogramu i oddaniem mu wszystkiego, gdy problem zostanie rozwiązany.
jeśli jednak nie ma uzasadnionego powodu spóźnienia pracownika, musisz być stanowczy i poinformować go, że jego spóźnienie nie będzie tolerowane.
podejmuj działania dyscyplinarne
czasami pracownik Zwykle spóźnia się nie dlatego, że istnieje jakikolwiek uzasadniony powód, ale dlatego, że nie jest na tyle odpowiedzialny, aby zaplanować swój czas w taki sposób, aby dostać się do pracy wcześniej.
może po prostu uwielbiają spać, i nie ważne co robisz, nie możesz ich zmusić do zmiany zachowania. Rozmawialiście z nimi, ale nic nie działa.
jeśli do tego dojdzie, nie bój się podjąć działań dyscyplinarnych przeciwko błądzącemu pracownikowi. Zadzwoń do pracownika do jego biura i daj mu znać, że następnym razem, gdy się spóźnią, nie będziesz miał innej opcji, jak tylko napisać do niego.
mam nadzieję, że to ostatnie słowne Ostrzeżenie pobudzi pracownika do zmiany zachowania. Jeśli nadal nie zważają na twoje Ostrzeżenie, możesz je teraz spisać.
zapisywanie pracownika za opieszałość
po tym, jak wszystkie ostrzeżenia słowne zapadną w ucho, następnym krokiem jest przekazanie wiecznie spóźnionemu pracownikowi pisemnego ostrzeżenia, aby poinformować go, że naruszają politykę opóźnień firmy.
przed napisaniem Ostrzeżenia zapoznaj się z Polityką opóźnień firmy, aby upewnić się, że pracownik rzeczywiście narusza dokument.
jest wiele rzeczy, które powinieneś zawrzeć w pisemnym ostrzeżeniu. Po pierwsze, musisz uwzględnić konkretne przypadki opóźnień, o których ostrzegasz pracownika.
Dlatego ważne jest, aby rejestrować opóźnienia pracowników. Jeśli dałeś już pracownikowi jedno lub dwa ostrzeżenia ustne, wymień je również w zapisie.
Wymień daty, kiedy dałeś im ustne ostrzeżenia, a także to, co z nimi dyskutowałeś . Niech wiedzą, że ich opieszałość jest pogwałceniem polityki opóźnień firmy.
warto również wspomnieć o tym, jak spóźnienie pracownika negatywnie wpływa na biznes. Na przykład możesz napisać: „w wyniku późnego przychodzenia do pracy klienci zostali zmuszeni do czekania na chwilę przed doręczeniem, co jest niedopuszczalne.”
napisz w jasny i bezpośredni sposób wpływ zachowania pracownika na samopoczucie firmy. Uwzględnij czasy rozpoczęcia i zakończenia zmiany pracownika i poinformuj go, że firma spodziewa się, że będą w pracy w tym okresie.
aby pisemne ostrzeżenie było skuteczne, musisz również przedstawić konsekwencje dla pracownika, jeśli nie zmieni on swojego zachowania. Powiedz im, jakie działania dyscyplinarne zostaną podjęte, jeśli nadal będą naruszać politykę opóźnień. Niektóre z działań dyscyplinarnych, które mogą zostać podjęte, obejmują:
- wymaganie od pracownika nadrobienia straconego czasu
- zmniejszanie premii
- Dokowanie wynagrodzenia
- wysłanie na niezapłacone zawieszenie
- jeśli zachowanie będzie się utrzymywać, może nawet zakończyć pracę.
Doręcz pracownikowi kopię pisemnego ostrzeżenia i zachowaj oryginał w aktach osobowych pracownika. Powinieneś również poinformować pracownika, że przejrzysz jego zachowanie w określonym czasie, na przykład przez następne 90 dni, aby sprawdzić, czy poprawił swoje zachowanie.
poinformuj ich również, że jeśli pokażą ulepszenia, zaktualizujesz ostrzeżenie, aby pokazać, że rzeczywiście zmienili swoje zachowanie po ostrzeżeniu.
jest kilka innych kwestii, o których należy pamiętać pisząc o pracowniku ze względu na jego opieszałość. Na przykład, powinieneś powstrzymać się od używania sformułowań lub języka, które mogą być uważane za oskarżycielskie lub groźne. Na przykład nie pisz „jeśli nie zmienisz swojego zachowania, firma nie będzie miała innej opcji niż wypowiedzenie umowy o pracę”, jeśli polityka firmy dotycząca opóźnień nie określa rozwiązania umowy o pracę jako jednej z konsekwencji opóźnienia.
ponadto upewnij się, że przestrzegasz wszystkich postanowień Polityki opóźnień. Jeśli polityka opóźnień stanowi, że wszelkie ostrzeżenia mają być usunięte z akt pracownika po określonym czasie, nie wspominaj o przypadkach opóźnień, które cofają się o więcej niż określony czas.
na przykład, jeśli polityka firmy określa ten okres na jeden rok, nie wspominaj o opóźnieniach, które miały miejsce ponad rok temu.
ulepszenia nagród
dobrą rzeczą jest to, że postępując zgodnie z zaleceniami określonymi w tym artykule, błądzący pracownik, miejmy nadzieję, weźmie pod uwagę twoje obawy i naprawi swoje sposoby.
gdy zauważysz, że pracownik wprowadza zmiany na lepsze, wzmocnij tę zmianę, uznając i nagradzając ulepszenia.
możesz to łatwo zrobić, informując pracownika, że zauważyłeś zmianę i mówiąc mu, że doceniasz wysiłek, jaki podjął, aby stać się lepszym pracownikiem.
uznanie i pochwała zmiany pokazuje pracownikowi, że faktycznie ci zależy,a to sprawi, że będzie jeszcze bardziej zmotywowany do dawania z siebie wszystkiego.
jest nieuniknione, że pracownicy przyjdą do pracy późno raz lub dwa razy, a każdy menedżer powinien być gotowy i chętny do usprawiedliwienia takiego zachowania.
jednak jeśli pracownik sprawia, że spóźnienie jest nawykiem, zachowanie może powodować negatywne skutki dla firmy.
dlatego ważne jest, aby podjąć działania, aby zdusić nawyk w zarodku. Możesz to zrobić, informując pracownika, że jesteś świadomy jego spóźnienia i dokumentując zachowanie.
jeśli nie wprowadzą ulepszeń, powinieneś zadzwonić do pracownika na indywidualną rozmowę w celu znalezienia przyczyny zachowania i wymyślenia rozwiązania, aby upewnić się, że pracownik pracuje w wymaganych godzinach.
jeśli to również nie zadziała, być może będziesz musiał napisać do pracownika i poinformować go, że kolejne naruszenie doprowadzi do poważniejszych konsekwencji, takich jak niezapłacone zawieszenie, zadokowanie wynagrodzenia lub nawet rozwiązanie umowy, jeśli nakazuje to polityka firmy.
warto również pamiętać, że zasady nie powinny być ustalane tylko po to, aby mieć zasady.
jeśli, na przykład, praca pozwala na pewien stopień elastyczności, dlaczego nie wymyślić alternatywnych rozwiązań pracy, które pozwalają pracownikom włożyć wymaganą ilość pracy bez konieczności wchodzenia i wychodzenia z biura w pewnych ściśle określonych godzinach?
