niesamowite spotkania: jak moderować dyskusję na temat spotkania?
dyskusje są główną cechą każdego spotkania. Po moderowaniu może stać się doskonałym narzędziem do zaangażowania wszystkich i wymiany pomysłów w uporządkowany sposób. Jednak pozostawienie bez moderacji może wprowadzić chaos, konflikt i demotywować uczestników, którzy mogą czuć się niesłyszani, niezrozumiani lub wykluczeni. Chcemy pokazać wam kilka zasad i technik, które sprawią, że dyskusje staną się produktywnym narzędziem.
co to jest dyskusja? Dla uproszczenia przyjmijmy, że każda aktywność podczas spotkania z udziałem dwóch lub więcej mówców jest dyskusją. Nie natkniesz się na to podczas spotkania z aktualizacjami, ale spotkania decyzyjne lub burze mózgów będą w większości składać się z dyskusji i wymiany pomysłów.
kiedy dyskusja powinna być mile widziana? Biorąc pod uwagę twórczy i konstruktywny charakter dyskusji jako działania, jest to wyraźnie dobre działanie w każdym kontekście kreatywnym i opartym na decyzjach. Każdy z uczestników wnosi swoje unikalne doświadczenie i perspektywę, które z kolei można wydobyć na światło dzienne poprzez dyskusję. Kiedy chcesz poszerzyć horyzonty umysłu, przetestować różne pomysły, uwzględnić rzeczy, o których sam byś nie pomyślał, umówić się na spotkanie. Jest to również sposób na zaangażowanie każdego uczestnika i umożliwienie mu wyrażania własnych opinii, dzięki czemu czują się rozpoznawani i bezpośrednio zaangażowani w proces i ostateczne rozwiązanie. Jest to bardzo ważny punkt dla osób zarządzających zespołami i ich poziomów motywacji: o wiele łatwiej jest pójść o krok dalej, gdy ktoś czuje się potrzebny, uznany i zaangażowany!
kiedy należy unikać dyskusji? Są sytuacje, które nie korzystają z różnych opinii lub rozwiązań. Najbardziej oczywistym miejscem, w którym dyskusje nie będą łatwe, są spotkania aktualizacyjne: chociaż na niektóre pytania można odpowiedzieć, już nic nie można zrobić, aby zmienić wynik. W takiej sytuacji dyskusja jest bezcelowa i bezproduktywna. Jednym z głównych powodów, aby uniknąć dyskusji jest niezdolność do moderowania go: nawet mała dyskusja może przekształcić się w chaotyczny hałas, gdy nie jest zmoderowana.
Jak założyć dyskusję? Warto pamiętać o zasadzie: o ile nie jest to wyraźnie określone, nie zakłada się umiaru — ułatwiając spotkanie, należy zacząć od ustalenia jasnych i zrozumiałych reguł. „Dzisiaj będziemy omawiać nasze nowe pomysły na kampanię wiosenną, Postaraj się ograniczyć czas wystąpienia do 5 minut, aby każdy mógł wyrazić swoje pomysły. Omówimy je pomysły po przedstawieniu wszystkich pomysłów ” to przyjazny i konstruktywny otwieracz do dyskusji. Znając z wyprzedzeniem agendę, uczestnicy będą przygotowani, więc powinna zawierać również zasady dyskusji. W zależności od uczestników, możesz przygotować wyraźnie widoczny timer: niektórzy mówcy lubią rozmawiać, a przekazywanie im informacji zwrotnych na temat czasu zapewni im dotarcie do punktu bez ryzyka nadmiernego wydłużenia przydzielonego im czasu.
jak moderować proces dyskusji? Prowadzący powinien organizować prelegentów, udzielać im głosu i obserwować proces dyskusji. Rzeczy, na które należy uważać są:
- uczestnicy biorący udział dłużej niż jest to dozwolone: po prostu użyj timera i poinformuj go, że ich czas się kończy lub już się skończył, więc powinni się zakończyć,
- uczestnicy przerywający: jeśli już ustaliłeś Zasady dyskusji, Przypomnij nieuczciwemu Uczestnikowi, że ich opinia i argument zostaną wysłuchane po części prezentacji,
- dyskusja wpisanie cyklu, tj. jeden argument prowadzi do drugiego, prowadzący do drugiego (płukanie i powtarzanie), który wraca do pierwszego: będziesz musiał wkroczyć i zająć się tą sytuacją, zebrać wszystkie argumenty i przeanalizować je jeden po drugim, aby znaleźć sposób na rozwiązanie konfliktu,
- nie można osiągnąć rozwiązania, konsensusu ani kompromisu: będziesz musiał działać jako bezstronny doradca (nie sędzia!), przeformułować każde rozwiązanie w inny sposób, aby zmienić perspektywę i przekształcić zrozumienie sprawy, uprościć ją.
podczas gdy dwa pierwsze typowe problemy są łatwe do rozwiązania i wymagają delikatnego i miłego szturchnięcia lub przyjaznego przypomnienia, dwa ostatnie są oznaką konfliktu, a strategie ich rozwiązania zostaną omówione innym razem!
jak utrzymać zaangażowanie i zaangażowanie uczestników? Prawdopodobnie można się domyślić, ale dużą zaletą organizatora spotkania jest ich zdolność do czytania pokoju. Facylitator to nie tylko ktoś do robienia notatek i organizowania spotkania. Czytając twarze i ukryte emocje uczestników, powinni być w stanie zauważyć osoby, które są wyłączone: używając telefonów komórkowych, negatywnego języka ciała, surowych lub zaniepokojonych wyrazów twarzy i wciągnąć je z powrotem do dyskusji. Rolą moderatora jest dawanie głosu w moderowanej dyskusji, a czasami będą musieli zmienić kolejność mówców lub nawet zadać własne pytania! Dobry moderator zajmie się niekonstrukcyjną krytyką i rozwiąże zły nastrój, który spowodował.
moderacja dyskusji nie jest łatwym zadaniem i wymaga dużej inteligencji emocjonalnej, umiejętności interpersonalnych, a przede wszystkim … cierpliwości. Pamiętaj, że każdy konflikt można rozwiązać poprzez konstruktywną i pragmatyczną komunikację i dużo życzliwości!
Cubitoo oferuje spersonalizowany coaching dla startupów i małych firm, koncentrując się na prowadzeniu efektywnych spotkań i innych związanych z komunikacją aspektów prowadzenia udanej firmy. Skontaktuj się z nami już dziś