Najlepsze sposoby na zmniejszenie niepojawienia się pacjentów
wydajność planowania to serce Twojej praktyki. A brak pacjentów jest jego nemezis. Są zmorą każdego gabinetu medycznego, a strategie ich ograniczania są niezbędne. Jak mówi Chip Hart z PCC, dyrektor Pediatric Solutions: „praktyka ze świetnym harmonogramem jest zawsze lepsza klinicznie i finansowo niż praktyka ze złym harmonogramem-naprawdę jest różnica.”
niezależnie od przyczyny, od braku transportu do zapomnienia lub problemów finansowych, zmniejszysz liczbę nie pokazuje się w biurze, wypróbowując następujące wskazówki.
nowe dane dostarczają wglądu w wizyty bez wizyt
niedawno Chip Hart i zespół Pediatric Solutions dogłębnie przeanalizowali dane dotyczące wizyt bez wizyt w przychodniach klientów PCC i odkryli zmienne, które głęboko wpływają na możliwość nieodebranych wizyt w przychodniach pediatrycznych. Jak się okazuje, ku zaskoczeniu konwencjonalnej mądrości, nie ma tak naprawdę silnej różnicy w stawkach niedojazdów między dniem tygodnia, porą dnia lub miesiącem roku. Pewnie, może poniedziałek jest nieco bardziej prawdopodobny niż piątek, ale nie jest statystycznie istotny.
zespół Harta odkrył, że najsilniejszym predyktorem pacjenta, który nie pokazuje swojej wizyty, jest… historia brakujących spotkań. Od czasu do czasu każdy pacjent opuszcza wizytę. Ale te przewlekle opuszczone spotkania? Pochodzą tylko z 10% rodzin. Zgadza się-60% pominiętych wizyt pochodzi tylko od 10% Twojej bazy pacjentów.
Co to oznacza dla twojej praktyki pediatrycznej? Na początek Hart mówi,
kiedy wymyślasz Politykę nie pojawiania się w swojej praktyce, nie musisz mieć, że jest to ogólna polityka dla wszystkich. Dostosuj to do tych trudnych 10%.
Hart podaje przykład. „Tego samego dnia spotkania prawie nigdy nie przegapić. Terminy zaplanowane dwa dni lub mniej przed czasem prawie nigdy nie przegapić. Biorąc pod uwagę ten wskaźnik, może Twoja polisa dla pacjenta, który przewlekle nie pojawia się, jest taka, że mogą umawiać się tylko na ten sam dzień lub jeden dzień wcześniej. Większość praktyk oszczędza czas na natychmiastowe wizyty, więc łatwo jest zintegrować tę Politykę z istniejącym harmonogramem.”
skoro mowa o polisach nie pojawiających się, czy to naprawdę ma znaczenie, czy Twoja praktyka pediatryczna ma taką czy nie? Hart waży mówiąc: „nie możemy być pewni, ponieważ natura polityk nie pokazowych różni się tak bardzo między praktykami. Ale sama obecność polityki, bez względu na to, jak słabo lub niespójnie wdrażana jest, jest ważna. Z naszych badań wynika, że praktyki z politykami mają nieco niższy wskaźnik niepojawienia się, ale to prowadzi do pytania – czy polityka powoduje niższy wskaźnik, czy te konkretne praktyki ułatwiają konsekwentne wdrażanie polityki?”
nowe strategie zmniejszania wskaźników niedojazdu w praktyce
podsumowując, oto nowe wskazówki oparte na najnowszych odkryciach Hart:
- unikaj podejmowania ogólnej polityki, gdy jest to naprawdę tylko mały segment pacjentów, którzy konsekwentnie brakuje wizyt.
- zastanów się nad ograniczeniem harmonogramu spotkań do tego samego dnia lub tylko jednego dnia z wyprzedzeniem dla osób przewlekle nie pojawiających się.
- nie skupiaj swoich wysiłków na redukcji nie pokazuje na określony dzień tygodnia / pory dnia / sezonu. Chodzi bardziej o Twoją politykę niż o wyczucie czasu.
- jeśli wiesz, że dany pacjent często nie pojawia się, rozważ podwójną rezerwację przedziału czasowego w oczekiwaniu na ich nie przyjście. W ten sposób nie przegapisz dochodu, mając puste miejsce w harmonogramie.
- wiele praktyk wykorzystuje zautomatyzowane systemy przypominania o wizytach. Rozważ dodatkowo i bezpośrednio kontaktując się z tym małym odsetkiem pacjentów, którzy najprawdopodobniej nie pojadą. Kilka telefonów dzisiaj może rozwiązać problem jutro.
aby uzyskać więcej informacji na temat badania Harta, sprawdź te dwa posty z bloga Chipa:
- Analiza pediatryczna bez pokazu, Część I
- Analiza pediatryczna bez pokazu, Część II
7 Więcej porad, aby zmniejszyć pacjent nie pokazuje
oprócz powyższych żywności do myślenia, należy rozważyć wypróbowanie następujących strategii, aby poprawić swoje wskaźniki no-show.
wykonuj codzienne połączenia z przypomnieniami
wyznacz pracownika, aby codziennie dzwonił z przypomnieniami na kolejne spotkania. Dobrym pomysłem może być prośba o poinformowanie pacjentów, jeśli nie mogą przyjść, i przypomnienie im, że docenisz możliwość zaoferowania przedziału czasowego komuś innemu, jeśli wie, że nie będzie w stanie przyjść. Spowoduje to terminowe anulowanie, a nie last minute no-show. Kiedy masz pacjenta na telefon i mają ustne potwierdzenie od nich, są one mniej prawdopodobne, aby nie pokazać.
Skonfiguruj automatyczne przypomnienia
Korzystanie z automatycznej usługi powiadomień do wysyłania bezpiecznych przypomnień tekstowych lub e-mailowych jest dobrym pomysłem, nawet jeśli już wykonujesz przypomnienia telefoniczne. Zapewnia dodatkową drogę dotarcia do pacjentów, a jeśli masz dzień, w którym wykonywanie połączeń z przypomnieniami nie jest możliwe, nadal będziesz mieć swoje bazy objęte, jeśli masz zautomatyzowane przypomnienia na miejscu. Na przykład oprogramowanie PCC zawiera funkcję powiadom, która umożliwia automatyzację przypomnień o spotkaniach (a także przypomnień o wycofaniu i powiadomieniach o saldzie konta). Usługi te są tak łatwe, że nie ma sensu z nich nie korzystać.
Zachowaj listę oczekujących
Zachowaj aktualną i konkretną listę oczekujących, aby mieć opcje do wypełnienia luk. Możesz uwzględnić dni i godziny, w których pacjenci są dostępni, a jeśli są wystarczająco blisko twojej praktyki, aby umówić się na wizytę w krótkim czasie. Jeśli nie pojawisz się, możesz skorzystać z tej listy, aby wypełnić przedział czasowy i nie stracić dochodów.
nie czekaj, aby przełożyć Nie pokazy
zmiana nie pokazów po ich wystąpieniu nie jest techniką zapobiegającą ich wystąpieniu. Jednak fakt, że podjąłeś wysiłek, aby osobiście skontaktować się z pacjentem, pokazuje troskę i troskę oraz ustanawia rodzaj osobistego połączenia, które sprawi, że będą mniej narażeni na nie pojawienie się następnym razem. Pacjenci, którzy opuszczą wizytę, często dokładają starań, aby nie pominąć kolejnej.
to dobra zasada, aby dotrzeć do pacjentów, którzy nie pojawiają się od razu. Jeśli czekasz, aż pacjent do ciebie zadzwoni, możesz czekać na próżno. Niezręczność z powodu nieodebranego spotkania czasami uniemożliwia ludziom dzwonienie. Spróbuj poczekać 10 lub 15 minut po godzinie spotkania, a następnie wykonać połączenie, które brzmi mniej więcej tak,
„cześć (imię pacjenta), dzwonimy, żeby się z Tobą skontaktować. Umówiliśmy Cię na spotkanie o 10: 00 i cię nie widzieliśmy. Być może jesteś w drodze i trochę się spóźniasz, ale jeśli nie, chcemy upewnić się, że wrócisz do harmonogramu tak szybko, jak to możliwe.”
zachowanie nie-oskarżycielskiego tonu, zamiast upominać pacjenta za opuszczenie spotkania lub wspominając o opłatach za niestawienie się, jest drogą, jeśli chcesz, aby ta osoba wróciła do drzwi. Jeśli twój gabinet pobiera opłatę, poczekaj, aby ją przynieść do następnej wizyty,gdy pacjent będzie tuż przed tobą podczas odprawy.
niektórzy pacjenci potrzebują dodatkowych przypomnień
niektórzy pacjenci lubią otrzymywać przypomnienia o określonej godzinie, poza tym, kiedy zwykle wykonujesz codzienne połączenia z przypomnieniami. Nawet jeśli zadzwonisz do nich dzień wcześniej, niektórzy pacjenci po prostu nie będą pamiętać. Dla tych pacjentów, dzwoniąc rano ich powołania lub nawet godzinę lub dwie wcześniej będzie negować je staje się nie-show. Może się to wydawać dużo dodatkowego trzymania za rękę, ale mały wysiłek, jaki potrzeba, aby wykonać dodatkowe połączenie, jest wart Nie utraty dochodów z nieodebranego spotkania. Niektórzy pacjenci mogą wiedzieć to o sobie i poprosić o przypomnienie w określonym czasie. Lub kiedy zauważysz, że niektórzy pacjenci zawsze zapominają terminów, sugerują wypróbowanie tej strategii do nich i oglądać, jak to zmniejszy szybkość no-show.
bądź proaktywny w swoim harmonogramie
prawie każda praktyka ma tego jednego pacjenta, który pojawia się późno na każdą wizytę, za każdym razem. Jak w zegarku, przechadzają się w drzwiach po upływie czasu spotkania, wciąż oczekując, że zostaną zauważeni. Zamiast powtarzać ten wzór za każdym razem, karanie ich opłatami za niedojazdy lub odwracanie ich od opieki, ponieważ jesteś już z następnym pacjentem, możesz aktywnie zarządzać harmonogramem tych pacjentów.
na przykład, niektórzy pacjenci są bardzo przewidywalni ze swoimi późnymi przyjazdami, pojawiając się 15 lub 30 minut późno za każdym razem. Kiedy zauważysz silny wzór, powiedz im, że ich spotkanie jest o 10: 00, niech przypomną im, aby przyszli o 10: 00, ale umieść je w harmonogramie na 10: 30 W ten sposób, gdy przyjadą „późno” na spotkanie o 10: 00, będą na czas, kiedy faktycznie spodziewałeś się ich zobaczyć i nie będziesz miał luki w harmonogramie. Nie ma to być podstępne, a scenariusz jest na tyle Rzadki, że nie będziesz musiał stosować tej strategii zbyt często. Ale z tymi pacjentami, którzy po prostu nie mogą być przeszkoleni, aby dotrzeć na czas, ta wskazówka pozwoli Ci zaoszczędzić wiele frustracji w końcu.
7. Mieć pisemną Politykę
standardowa procedura operacyjna powinna polegać na tym, że pacjent czyta i podpisuje politykę pominiętej wizyty wraz z innymi dokumentami nowego pacjenta podczas pierwszej wizyty. Pomocne może być również umieszczenie w recepcji znaku z tą Polityką. W ten sposób nikt nie może twierdzić, że nie wiedział o konsekwencjach niestawienia się na spotkanie.
często można pozwolić na jedno pominięte spotkanie za darmo i bez żadnych opłat, ale pobranie opłaty za nieodebrane spotkanie za wszelkie niepojawienia się po tym powinno pomóc zmniejszyć pominięte spotkania. Niektóre praktyki pobierają opłatę nominalną w wysokości 25-35 USD, podczas gdy inne pobierają pełny koszt spotkania. Szczegóły zależą od Ciebie. Oczywiście wyjątki mogą być dokonywane indywidualnie i zazwyczaj urzędy nie pobierają opłat za choroby lub nagłe wypadki. Dodatkowo, pacjenci z Medicaid prawnie nie mogą być obciążane.
zachęcaj pacjentów, aby nie przegapili wizyty, zamiast karać ich po tym. Nie trzeba wiele wysiłku, aby wpłynąć na wyniki – coś tak prostego jak Przypomnienie połączenia może przejść długą drogę w kierunku zmniejszenia stawki no-show. Wypróbuj te wskazówki i przekonaj się sam.
Nota wydawcy: Ten post został pierwotnie opublikowany w grudniu 2017 i został zaktualizowany pod kątem dokładności, kompleksowości i najnowszych najlepszych praktyk.
