Jak zorganizować udane połączenie konferencyjne
ludzie we wszystkich rodzajach ról są proszeni o prowadzenie rozmów konferencyjnych i wideo w jednym lub drugim czasie. Często musisz zadać sobie pytanie: Jak mogę zarządzać ludźmi, których nie widzę? Czasami połączenia konferencyjne mogą być frustrujące i wydawać się stratą czasu (jak na poniższym filmie).
zarządzam programem Certified Professional Yacht Brokers (CPYB), który certyfikuje brokerów jachtowych w całym kraju. Ponieważ członkowie zarządu CPYB znajdują się w całej Ameryce Północnej, organizowanie kwartalnych konferencji jest przedsięwzięciem oszczędzającym pieniądze zamiast corocznych spotkań „twarzą w twarz”. Nauczyłem się, że skuteczne prowadzenie konferencji i rozmów wideo jest niezbędne do współpracy zespołowej i podejmowania decyzji. Jednak może być kilka nieprzewidywalnych i niekontrolowanych problemów, które mają miejsce podczas tych połączeń. Poniżej kilka wskazówek, jak zwiększyć skuteczność połączeń konferencyjnych.
-
Przygotuj i udostępnij program spotkania przed zaproszeniem, który określa cel spotkania, kiedy spotkanie odbędzie się i w jaki sposób uczestnicy uzyskają dostęp do spotkania. Uwzględnij cele zaproszenia i wszelkie konkretne punkty dyskusji. Informowanie ludzi przed zaproszeniem pomaga im przygotować się do dyskusji i daje szansę na zastanowienie się, w jaki sposób mogą przyczynić się do rozmowy.
- Jeśli korzystasz z usługi innej niż telefon do przeprowadzenia spotkania, pamiętaj, aby poinformować swoją grupę o przeprowadzeniu testu, aby można było zidentyfikować lub uniknąć trudności technicznych. Organizatorzy powinni być przygotowani z zapasem, jeśli coś pójdzie nie tak. Upewnij się, że wszyscy rozumieją, jak wyciszyć głos i szum tła.
- zwerbuj wyznaczonego zbierającego notatki. Nikt nie lubi protokołowania spotkań, ale jest to zło konieczne (szczególnie dla osób, które nie mogły dołączyć do połączenia).
Rozpoczynanie połączenia
- jeśli jesteś moderatorem połączenia, dołącz do połączenia co najmniej pięć minut przed zaplanowanym czasem spotkania. Lekka rozmowa podczas oczekiwania pomaga ludziom czuć się bardziej komfortowo. Oficjalnie Rozpocznij połączenie tylko wtedy, gdy są tam kluczowe osoby, więc nie musisz powtarzać żadnych informacji.
- zawsze przedstawiaj się po rozpoczęciu rozmowy, aby upewnić się, że każdy może zidentyfikować Cię jako moderatora. Przed rozpoczęciem oficjalnej działalności, podjąć wezwanie roli, aby upewnić się, że wszyscy kluczowi gracze są obecni i rozliczani. W razie potrzeby poświęć trochę czasu, aby wszyscy wprowadzili się (nazwa, firma, stanowisko), zwłaszcza jeśli są nowi w grupie. Jest to również dobry czas, aby przejrzeć elementy administracyjne (wyciszanie telefonu, zadawanie pytań bezpośrednio lub za pomocą funkcji czatu, możliwość przeglądania udostępnionego ekranu itp.).
- Rozpocznij od streszczenia porządku obrad i celu spotkania.
- aby uniknąć rozmawiania ze sobą, odpowiadaj na pytania bezpośrednio po imieniu, jeśli chcesz, aby ktoś odpowiedział. Jako facylitator, śledź, kto mówi i poproś tych, którzy są ciche o wkład. Połączenia konferencyjne powinny umożliwiać wysyłanie różnych wiadomości, takich jak: „potrzebujemy pomysłów wszystkich w tej organizacji. „Przed zmianą tematów zrób sobie przerwę, pytając, czy są jakieś dodatkowe pytania lub przemyślenia dotyczące tego tematu. Miej oko na swój cel i rozmowę na miejscu. Jeśli temat staje się gorący lub długi, zaproponuj zaplanowanie kolejnego zaproszenia, aby dokładniej omówić temat po dodatkowym przygotowaniu i przeprowadzeniu dochodzenia. Zapewnij regularne kontrole czasowe, aby twój program pozostał na dobrej drodze. Początek i koniec jak najbliżej proponowanych czasów.
-
podaj podsumowanie spotkania na koniec połączenia. - potwierdź, że wszyscy rozumieją kolejne kroki, obowiązki, elementy działań i terminy, w tym kiedy odbędzie się następne zaplanowane połączenie.
- Wyślij wiadomość e-mail zawierającą najważniejsze punkty i/lub minuty połączenia.
wprowadzenie tych wskazówek poprawi wartość wszystkich nadchodzących konferencji i rozmów wideo.
