Jak zorganizować formalności raz na zawsze w 3 prostych krokach
dowiedz się, jak zorganizować papierkową robotę na dobre! Plus, sekret zmniejszenia 95% papierkowej roboty i jak utrzymać swoje papiery gospodarstwa domowego zorganizowane.
czy kiedykolwiek czułeś, że papiery przejmują Twoją kuchnię? Niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy po prostu masz problemy z utrzymaniem rachunków rodziny i dokumentów domowych, te wskazówki są dla ciebie!
organizowanie dokumentów w domu jest trudne, ponieważ bez względu na to, jak wydajny jest Twój system archiwizacji (i przyznajmy, że większość z nas nienawidzi wypełniania dokumentów i nie jest tak wydajna), zawsze przychodzi więcej do Twojego domu. Mimo to, nie musimy pozwolić, aby Papierkowa robota przejęła kontrolę. Nie ma potrzeby stosowania dużych szafek na dokumenty, które zajmują cenną przestrzeń, ani pojemników wypełnionych dokumentami Szkolnymi lub paragonami.
opracowałem skuteczny system organizowania dokumentów w moim domu. Zmniejszyło to 95% naszej dokumentacji i sprawnie organizuje i zarządza przychodzącymi dokumentami na bieżąco. Do tego sprzedałem szafkę na dokumenty, bo nie muszę już niczego składać!
jak zorganizować papierkową robotę na dobre
Ty też możesz zorganizować papierkową robotę raz na zawsze! Mam kilka szalonych prostych wskazówek, które pomogą Ci w pełni wykorzystać papierkową robotę, więc będziesz wiedział, co przechowywać, co przechowywać i jak je przechowywać.
(linki partnerskie poniżej)
Krok #1: Sortuj & pozbądź się jak najwięcej.
większość z nas trzyma znacznie więcej dokumentów niż potrzeba. Zainspirowała mnie Marie Kondo
’s książka zmieniająca życie magia sprzątania
Zbierz wszystkie dokumenty, w tym paragony, instrukcje, wyciągi bankowe i Karty kredytowe itp., w jednym miejscu.
Sortuj na trzy stosy:
1) Kosz
2) może zachowaj
3) Zachowaj
sortowanie wszystkiego może zająć trochę czasu, ale ten krok jest kluczowy. Zajęło to około 2 tygodni, aby przejrzeć wszystkie nasze papiery, pracując godzinę lub dwie każdego wieczoru, gdy oglądałem odcinki biura.
bezlitośnie niszcz lub spal jak najwięcej papierkowej roboty. Pamiętaj, że wszystko, co przechowujesz, musi być złożone lub zorganizowane.
jeśli nie jesteś pewien, czy musisz coś zachować, oto kilka zasobów: Przechowywanie dokumentów i stare dokumenty.
twój” może ” stos będzie prawdopodobnie twoim największym stos. Przejrzyj to, a potem przycinaj.
twój ostatni stos dotyczy dokumentów „must keep”. Powinno to być zarezerwowane tylko dla niezbędnych dokumentów, takich jak akty urodzenia, dokumenty zwolnień wojskowych itp.
mój sekret organizowania papierkowej roboty
oto mój sekret sukcesu
Może to obejmować większość, jeśli nie wszystkie Twoje” może „stos, a nawet niektóre z” zachować ” stos! Jeśli nie jesteś pewien, że jesteś gotowy, aby zniszczyć coś jeszcze, ale wiesz, że jest mało prawdopodobne, że kiedykolwiek będziesz go potrzebować ponownie, prześlij cyfrową kopię na swój komputer i wyrzuć oryginał.
tylko Ty możesz zdecydować, co jest ci wygodne w wirtualnym składaniu, a co w papierowej kopii. Pamiętaj tylko, że im więcej zatrzymasz, tym więcej będziesz musiał zorganizować. Ja? Nie lubię trzymać się rzeczy „na wszelki wypadek”, więc praktycznie składanie było moim kompromisem. W ten sposób pozbyłem się prawie 90% naszej papierkowej roboty.
najprostszy sposób na wirtualne pliki?
Zrób zdjęcie smartfonem, a następnie prześlij je do Evernote, darmowej aplikacji/zasobu, w którym możesz sortować i przechowywać pliki tak długo, jak potrzebujesz. Używam bezpłatnej aplikacji CamScanner do robienia tych zdjęć na moim telefonie, który automatycznie przycina, co powoduje czyste schludne” dokumenty ” obrazy.
oto jak niektóre z naszych dokumentów są składane w Evernote:
Krok #2: Skonfiguruj prosty system przechowywania
mam nadzieję, że masz znacznie mniejszy stos papierkowej roboty teraz niż przed rozpoczęciem organizowania. Świetna robota!
zdecyduj, gdzie będziesz przechowywać pozostałe dokumenty. Gorąco polecam nie wrzucać go z powrotem do starej szafki na dokumenty. Jeśli to możliwe, pozbądź się tego! Nie przegapisz tego!
potrzebujesz miejsca na ważne dokumenty. Może to być ognioodporny sejf, mała teczka, a nawet segregator.
używam tego ładnego folderu plików:
będziesz potrzebował miejsca na dokumenty, do których rzadko potrzebujesz dostępu. Rozważ solidny plastikowy kosz lub teczkę na dokumenty, które można przechowywać na strychu lub w innym niepozornym miejscu.
używam tego prostego plastikowego pojemnika do papierów hipotecznych, które trzymam na strychu.
Krok # 3: Skonfiguruj bieżący System dla przychodzących dokumentów
to będzie nadal comin ’ ludzie. Bez względu na to, jak zorganizowana jesteś lub jak czujny jesteś o konfigurowanie płatności bez papieru, itp, nadal będzie zobaczyć więcej dokumentów przybywających.
więc musisz skonfigurować realistyczny system obsługi.
wyrzuć śmieci, jak tylko dotrą. Natychmiast wyrzuć go do kosza lub kosza. Nawet nie daj mu szansy, aby wygodnie się na blacie kuchennym lub stole.
ja też mam wyznaczony „kosz na śmieci”, w którym wyrzucane są delikatne papiery.
mam mały kontener do obsługi przychodzących paragonów. (Więcej o tym, jak organizuję paragony innego dnia.)
wszystko potrzebuje miejsca, albo znajdzie miejsce, do którego nie należy. Wyznacz miejsce dla każdej kategorii dokumentów. Czasopisma mogą trafić do koszyka w salonie lub gdziekolwiek chcesz je czytać. Kiedy wejdą do Twojego domu, natychmiast je odłóż.
nie bój się go później poprawić, jeśli coś nie działa! Organizowanie polega na robieniu tego, co działa na Twoją rodzinę w bardziej efektywny sposób. To, że trzeba to zmienić, nie oznacza, że zawiodłeś.
mój oryginalny układ działał dobrze, ale wciąż znajdowałem dokumenty zbierające się na moim biurku. Więc kupiłem ładny stojak na czasopisma
z Amazon i poprosił Nate ’ a, żeby powiesił go przy moim komputerze. Teraz, łatwo jest umieścić” do zrobienia ” papiery tam, gdzie przypomina mi się, aby się nimi zająć.
dodatkowo mam jeszcze inne miejsce na półce w szafie, gdzie umieszczam dokumenty, które muszę zeskanować w Evernote. Zwykle przechodzę przez to raz w miesiącu, żeby nie zwariować.
i tyle: 3 proste kroki do organizacji papierkowej roboty raz na zawsze. To nie jest takie straszne, możesz to zrobić za darmo bez żadnych fantazyjnych pojemników do organizowania i możesz to zrobić na zawsze!
więcej inspiracji organizacyjnych:
gdy ciężko pracujesz i uczysz się organizować papierkową robotę, oto kilka moich wskazówek dotyczących organizowania papierkowej roboty, w tym jak organizować papierki szkolne dla dzieci i jeszcze więcej wskazówek dotyczących organizowania zapracowanych mam.
szukasz inspiracji do organizowania papierkowej roboty?
oto kilka wskazówek od niesamowitych blogerów:
- Early Bird Mom używa długo krótkoterminowych metod przechowywania dokumentów.
- zorganizowany dom poleca prosty System Archiwizacji, w tym „Plik akcji”
- I love one Good Thing ’ s „Reading Container”
Jakie jest twoje największe wyzwanie, jeśli chodzi o organizację dokumentów?