jak zaplanować ceremonię wręczenia nagród w 12 krokach

jak zaplanować ceremonię wręczenia nagród w 12 krokach

niezależnie od tego, czy zbierasz fundusze, doceniasz doskonałość w swojej branży, czy po prostu dziękujesz pracownikom, ceremonie wręczenia nagród są genialnym sposobem na zebranie wszystkich na wieczór dobrej zabawy.

zorganizowanie programu nagrodzonego Oscarem wymaga trochę organizacji, ale aby ci pomóc, podzieliliśmy ten proces na 12 łatwych do podjęcia kroków.

12 kroków to:

• wybór właściwej nazwy
• pisanie briefu
• ustalanie budżetu
• wybór sędziów
• wybór miejsca
• wybór tematu
• wybór piosenek z nagrodami
• podanie wartości
• zabawianie gości
• prowadzenie loterii
• rezerwacja zespołu
• promowanie twojego pokazu nagród

oto jak rozwalić czerwony dywan i zorganizować zabójczą ceremonię wręczenia nagród. Nie zapomnijcie sprawdzić naszej listy kontrolnej planowania ceremonii rozdania nagród na dole tego postu!

Nazwij swoją ceremonię wręczenia nagród

zanim zaczniesz organizować swoje wydarzenie, nadszedł czas, aby wymyślić kilka pomysłów na nazwę ceremonii wręczenia nagród. Dzięki temu wszystko, co robisz, ma jeden temat narracyjny i utrzymuje wszystkie dokumenty w porządku. Jak wymyślić nazwę ceremonii wręczenia nagród? Niektóre pomysły mogą być:

Sprawdź ceremonie wręczenia nagród konkurentom

zanim ustalisz nazwę, musisz sprawdzić, czy nikt inny jej nie ma. Wykorzystaj inne ceremonie wręczania nagród w swojej branży, aby wesprzeć cię w tworzeniu angażującej i skutecznej nazwy. Na przykład, jeśli twoja ceremonia wręczenia nagród dotyczy zaangażowania pracowników, wyszukiwanie jej pomoże Ci zobaczyć, że istnieją już nagrody, takie jak:

„Brytyjskie nagrody zaangażowania pracowników”

„Engagement Excellence Awards”

„Engage Awards”

…. i tak dalej!

używanie podobnych słów kluczowych sprawi, że ceremonia wręczenia nagród będzie łatwiejsza do wykrycia – ale nie chcesz być mylony z innym wydarzeniem. Możesz wybrać podkręconą piłkę i zbudować swoją markę, aby stała się natychmiast rozpoznawalna.

burza mózgów słowa kluczowe, które odnoszą się do ceremonii wręczenia nagród

aby uzyskać równowagę, rozpocznij burzę mózgów słowa kluczowe, które pasują do Twojej ceremonii. Mogą to być słowa kluczowe związane z Twoją branżą, tematem lub ludźmi lub produktami, które będziesz świętować. „The UK Startup Awards” robi to, co jest napisane na puszce; ale nazwa taka jak „Rising SaaS Startup Awards” jest bardziej chwytliwa i spodoba się konkretnej publiczności.

Przetestuj nazwę roboczą

jeśli wymyśliłeś 3-4 pomysły na nazwy ceremonii wręczenia nagród, które Ci się podobają, wypróbuj je na rozmiar. Szydzenie z logo, Tworzenie strony internetowej lub nawet pisanie wiadomości e-mail za pomocą każdego pomysłu na nazwę może pomóc w sfinalizowaniu tego, który pasuje.

napisz brief

niezależnie od rodzaju imprezy, którą organizujesz, pisanie briefu jest doskonałym miejscem na rozpoczęcie. W swoim dokumencie informacyjnym powinieneś dokładnie określić, dlaczego organizujesz wydarzenie. Jakie są Twoje główne cele i co masz nadzieję osiągnąć podczas ceremonii wręczenia nagród? Czy ma to na celu podniesienie świadomości w danej sprawie, zwiększenie motywacji pracowników czy też pozyskanie pieniędzy? Powinieneś również użyć briefu, aby opracować miary sukcesu, do których możesz się odnieść po ceremonii. Może to być cel zbierania funduszy, lub bardziej jakościowe, jak wspaniałe informacje zwrotne od wszystkich tych, którzy uczestniczyli.

po określeniu kluczowych celów pomoże Ci to w zaplanowaniu specyfiki wydarzenia, takich jak liczba i charakter gości, Data i lokalizacja wydarzenia, a także treść i ton.

Dodaj wszystkie te aspekty do briefu (pełna lista kontrolna poniżej), a o wiele łatwiej będzie sprzedać swój pomysł wszystkim, którzy są zaangażowani.

podobne: One page event plan

Ustaw budżet

ważne jest, aby również pomyśleć o budżecie na początku. Oczywiście, nie ma sensu planowanie szampana i ostryg, jeśli budżet będzie rozciągać się tylko do cava i chipsy! Kwota, którą musisz wydać, zależy od modelu, który wybierzesz na swoje wydarzenie. Czy będzie to zysk ze sprzedaży biletów? Czy nagrody będą sponsorowane w celu pokrycia kosztów, czy wszystko będzie pochodzić z budżetu wewnętrznego?

Najważniejsze koszty, o których musisz pomyśleć, to F&b (jedzenie i napoje), miejsce i wystrój, rozrywka i VIP – jeśli chcesz wysokiej rangi sędziów, gospodarzy, prelegentów lub gości specjalnych, może to pochłonąć spory kawałek budżetu.

musisz również pomyśleć o kosztach promocji swojego wydarzenia i zachęcenia kandydatów do wzięcia udziału – czy będziesz musiał zapłacić za reklamy w mediach branżowych lub stworzenie specjalistycznej platformy internetowej dla uczestników do rejestracji i/lub głosowania?

gdy masz przybliżony pomysł, ile to wszystko będzie kosztować, możesz opracować ceny biletów lub pakiety sponsorskie, aby upewnić się, że przynajmniej pokryjesz koszty.

Related: Pobierz własny szablon budżetu wydarzenia

Wybierz swoich sędziów

to, kogo wybierzesz jako sędziów, będzie miało wpływ na postrzeganą uczciwość Twoich nagród, więc wybierz ostrożnie. Co kwalifikuje te osoby do wydawania osądów w tej dziedzinie? Czy są znani i szanowani w swojej branży? Jakie są ich osiągnięcia?

poza tym, ważne jest, że mogą oceniać niezależnie i uczciwie i nie są postrzegani jako stronniczy wobec żadnego kandydata lub firmy. Będziesz także musiał wdrożyć system głosowania w przypadku, gdy sędziowie nie mogą podjąć jednomyślnej decyzji i jasne kryteria wyboru zwycięzcy.

Możesz również wprowadzić nagrodę „People’ s choice” lub kategorię, w której uczestnicy wydarzenia mogą wybrać swojego zwycięzcę. Daje to uczestnikom element kontroli i zapewnia, że są one zainwestowane w nocy.

Użyj tego kroku, aby również pomyśleć o rodzaju uczestników, których chcesz zarejestrować, ponieważ ułatwi to później twój marketing.

Wybierz miejsce

Twój budżet i liczba Gości będą głównym czynnikiem wpływającym na wybór miejsca, ale poza tym powinieneś poszukać miejsca o stopniu „wow factor”. Ze względu na swoją naturę, pokazy nagród mają być ekscytujące i efektowne oraz generować oczekiwanie przed wydarzeniem. Wybór unikalnego miejsca może zwiększyć zainteresowanie, więc nie odrzucaj mało prawdopodobnych miejsc – kreatywne oświetlenie i scenografia mogą całkowicie odmienić przestrzeń.

pamiętaj tylko, aby sprawdzić u swojego dostawcy AV, że przestrzeń będzie działać z praktycznego punktu widzenia w odniesieniu do akustyki itp. i że żaden gość nie będzie miał zasłoniętego widoku na scenę. Oczywiście, to pocieszające, jeśli miejsce gościło wcześniej nagrody i można poprosić o zdjęcia lub porozmawiać z organizatorem, aby zobaczyć, jak to wszystko działało.

podobne: 8 pytania musisz zadać miejsce Wydarzenia przed podpisaniem

Wybierz temat

posiadanie motywu na ceremonię wręczenia nagród to kolejny sposób na wyróżnienie go i podniecenie ludzi. Pamiętaj, aby wybrać coś inspirującego. Może to być oldschoolowy hollywoodzki glamour, Olimpijski duch lub future fantastic?

oprócz wystroju wnętrz, zaproszeń i rozrywki, Twój motyw może zainspirować Twoich specjalnych gości. Na przykład, jeśli masz imprezę o tematyce Olimpijskiej, możesz zaprosić sportowca celebrytów do zabrania głosu lub na futurystyczny temat, być może inspirującego wynalazcę?

Wybierz swoje piosenki z nagrodami

piosenki, które wybierzesz na ceremonię wręczenia nagród, będą miały duży wpływ na atmosferę. Muzyka może być wykorzystana do przedstawienia prelegentów, ogłoszenia zwycięzców i uczczenia kategorii lub firmy odbierającej nagrodę. Oto kilka świetnych pomysłów na ceremonie wręczenia nagród:

optymistyczne piosenki na ceremonię wręczenia nagród:

• Katy Perry – fajerwerki
• Florence – you’ ve Got the Love
• Survivor – Eye of The Tiger
• Jon Bon Jovi – Livin 'on A Prayer
• Macklemore & Ryan Lewis – Can’ t Hold Us

inspirujące piosenki z ceremonii wręczenia nagród:

• Eminem – Not Afraid
• Kanye West – Stronger
• Journey – Don’t Stop Believin’
• Jay Z – Encore
• Christina Aguilera – Fighter

:

• Israel Kamakawiwo ’ ole – Somewhere Over the Rainbow
• Eva Cassidy – Songbird
• Natasha Bedingfield – Unwritten
• Demi Lovato – Warrior
• The Script – Hall of Fame

Dodaj wartość

oprócz wręczania nagród Twoje wydarzenie powinno oferować dodatkowe atrakcje. Nie wszyscy odejdą z gongiem, ale powinni odejść czując, że cena biletu była tego warta.

ułatwianie nawiązywania kontaktów to dobry sposób na dodanie wartości do wydarzenia. Możliwość spotkania się z wielkim i dobrym sektorem branży będzie bez wątpienia dużą atrakcją dla gości, więc zaplanuj przerwy, w których mogą się mieszać i mieszać.

a także przyjęcie przed kolacją, rozważ bufet deserowy po ceremonii, aby wszyscy porozmawiali.

Możesz również rozważyć rozdanie toreb z upominkami wszystkim uczestnikom. Jeśli twoi goście są z określonej branży lub w określonym wieku lub demografii,jest to świetna metoda na pozyskanie sponsorów dla swoich torebek swag. Oznacza to również, że, zwycięzca lub nie, Twoi goście wracają do domu z czymś (i czymś niewiarygodnie instagramowym!).

Related: poradnik eksperta do lepszego networkingu na imprezach

Rozrywka

Twoi goście przyszli na pokaz, więc pamiętaj, aby dać im jeden! Samo przeczytanie długiej listy nazwisk laureatów i oglądanie, jak robią zdjęcia, może być trochę nudne dla osób, które nie wygrały, więc pomyśl o tym, jak możesz ożywić postępowanie dzięki kreatywnemu AV i wciągającemu komperowi.

muzyka, wideo i światło powinny połączyć się, aby stworzyć spektakl, a jeśli możesz uwzględnić imponującą technologię, taką jak mapowanie projekcji, a nawet Hologramy (z budżetem na to pozwala!), będziesz miał publiczność na krawędzi ich miejsc.

Uruchom loterię

nawet jeśli głównym celem twojego Wydarzenia nie jest zbieranie pieniędzy na cele charytatywne, nie przegap okazji, aby zrobić coś dobrego dla swojej społeczności. Możesz zorganizować loterię lub aukcję z podarowanymi nagrodami. Zapewni to sponsorom szansę na krzyk, jednocześnie zbierając pieniądze na godną sprawę.

ogłosić w nocy, ile zostało podniesione, aby przyspieszyć feel good factor, lub zapisać dobrą wiadomość do dalszej komunikacji.

Related: 5 Sposobów na zabawę z fundraisingiem za pomocą gier

zorganizuj imprezę

gdy oficjalne sprawy ustąpią, nadszedł czas, aby wszyscy puścili włosy i ruszyli na parkiet. Ważne jest, aby zarezerwować świetny zespół, który z pewnością przyciągnie tłumy, więc popytaj o rekomendacje.

oprócz zespołu – jeśli twój budżet będzie się rozciągał – zorganizuj rozrywkę wizualną, taką jak wysokoenergetyczna grupa taneczna, wykonawcy z powietrza lub Magik z bliska. Pomaga to zachować uwagę między rundami sędziowania i sprawia, że ceremonia sama w sobie jest wydarzeniem, nawet poza wręczeniem nagród.

jak promować swoją ceremonię wręczenia nagród

media społecznościowe oferują doskonałą platformę zarówno do wzbudzania emocji związanych z ceremonią, jak i udostępniania wszystkich nagłówków w nocy. Upewnij się, że przygotowałeś listę wszystkich uchwytów zwycięzców na Twitterze i daj członkowi zespołu zadanie ogłoszenia każdego zdobywcy nagrody online w czasie rzeczywistym. Zapewni to zwycięzcom dodatkową chwałę i pomoże podnieść rangę Twojego wydarzenia.

nie zapomnij ustawić dedykowanego hashtagu dla swoich nagród, aby goście mogli dołączyć do rozmowy i dzielić się zdjęciami i wiadomościami z wieczoru. Tego rodzaju „dowód społeczny” pokaże nagrody są nie do przegapienia wydarzenie i stworzyć szum na przyszły rok.

jeśli jeszcze tego nie robisz, skonfiguruj stronę docelową przechwytywania leadów lub formularz rejestracyjny, w którym twoi uczestnicy, Goście i sędziowie mogą stać się częścią listy e-mail marketingu. Jest to świetny kanał do budowania oczekiwania na wydarzenie i przypominania wszystkim o terminach nagród.

warto również rozważyć podróż online, zarówno dla uczestników wydarzenia, jak i osób biorących udział w ceremonii wręczenia nagród. Czy łatwo jest przesłać zgłoszenie? Jak goście mogą zapisać się na bilet i zaprosić znajomych? Stwórz podróż i przetestuj ją samodzielnie, aby upewnić się, że uczestnicy mogą być na pokazie tak łatwo, jak to tylko możliwe.

Related: 5 Sposobów na wywołanie szumu w mediach społecznościowych podczas i po wydarzeniu

podsumowanie & Lista kontrolna planowania nagród

podczas planowania gwiezdnej ceremonii wręczenia nagród jest wiele do przemyślenia, ale jest to jeden z najbardziej skutecznych i satysfakcjonujących rodzajów wydarzeń, który może pomóc osiągnąć wszelkiego rodzaju cele biznesowe.

od zwiększenia zasięgu i wpływu organizacji do motywowania i inspirowania pracowników lub generowania znacznych przychodów, nagrody są warte wysiłku.

aby Twoja praca była jak najprostsza, Eventbrite oferuje zestaw narzędzi organizacyjnych. Od zaproszeń do ankiet po Wydarzenia, pomagając Ci zarządzać procesem od początku do końca-bez względu na to, jak ambitne są Twoje plany! Po prostu zapoznaj się z naszą listą kontrolną planowania ceremonii wręczenia nagród poniżej, aby pomóc Ci zacząć:

Lista kontrolna planowania ceremonii wręczenia nagród

napisz krótki opis wydarzenia, w tym:

• nazwa wydarzenia
• kluczowe cele
• pomiary sukcesu
• liczba uczestników
• Rodzaj uczestników
• Data i miejsce wydarzenia
• ton wydarzenia
• temat uroczystości

ustal budżet lub pożądane dochody dla:

• Jedzenie i napoje
• miejsce
• wystrój
• Rozrywka
• VIP/sędziowie
• Promocja
• cennik biletów
• Pakiety sponsorskie

wybierz uczestników, takich jak:

• sędziowie ceremonii
• goście honorowi
• typy uczestników

znajdź miejsce i przebieg:

• AV recce
• spotkanie z właścicielem lokalu

Zaprojektuj noc z:

• ceremonia wręczenia nagród piosenki
• Networking
• torby z upominkami
• Rozrywka
• Loteria

sprzedaj swoją ceremonię za pomocą:

• strategia mediów społecznościowych
• dedykowany hashtag
• aktualizacje e-mail
• zawartość bloga
• strona docelowa rejestracji