jak ważne są moje krytyczne czynniki sukcesu?
moim zdaniem jednym z najbardziej niezrozumiałych koncepcji projektu jest krytyczny czynnik sukcesu. Przez lata pojawiało się to raz po raz, kiedy uczestniczę w przeglądach projektów lub audytach. Główne problemy, które znalazłem, to:
- nie zidentyfikowano żadnych plików CSFs
- CSFs zidentyfikowane, ale nie uzgodnione z klientem
- CSFs menedżera projektu różnią się od csfs klienta
- csfs zidentyfikowane, ale nie uzgodnione środki ich pomiaru
- niewłaściwe csfs zidentyfikowane
definicja i cele
tak wiele ważnych spraw może konkurować o Twoją uwagę w projekcie, że często trudno jest zobaczyć „Drewno dla drzew”. Co więcej, może być niezwykle trudno zmusić wszystkich członków zespołu do podążania w tym samym kierunku i skupienia się na prawdziwych podstawach. W tym właśnie mogą pomóc krytyczne czynniki sukcesu (CSF). CSF są podstawowymi obszarami działalności, które muszą być dobrze wykonane, jeśli chcesz osiągnąć cele lub cele swojego projektu. Identyfikując kluczowe czynniki sukcesu, możesz stworzyć wspólny punkt odniesienia, który pomoże Ci ukierunkować i zmierzyć sukces projektu.
jako wspólny punkt odniesienia, pliki CSF pomagają wszystkim w zespole dokładnie wiedzieć, co jest najważniejsze. Pomaga to ludziom wykonywać własną pracę we właściwym kontekście, a tym samym dążyć do tych samych ogólnych celów.
krytyczne czynniki sukcesu są silnie związane z celami twojego projektu. Koncentrują się na najważniejszych obszarach i docierają do samego serca zarówno tego, co należy osiągnąć, jak i tego, w jaki sposób to osiągniesz.
jak zidentyfikować pliki CSF
pliki CSF najlepiej zrozumieć na przykładzie. Rozważmy typowy projekt telekomunikacyjny, którego celami strategicznymi są:
- Promuj swoją firmę jako dostawcę numer jeden na świecie
- zademonstruj dostarczanie wysokiej jakości rozwiązań
- Ukończ projekt w uzgodnionych terminach
- Maksymalizuj marżę zysku
- uzyskaj wysoką ocenę zadowolenia klienta
w celu zidentyfikowania możliwych CSF, musimy zbadać cele i zobaczyć, które obszary projektu wymagają uwagi, aby można je było osiągnąć. Możemy zacząć od burzy mózgów, jakie mogą być krytyczne czynniki sukcesu (są to „kandydaci” CSF.)
|
cel |
krytyczne czynniki sukcesu kandydata |
|
Promuj swoją firmę jako dostawca numer jeden na świecie. |
|
|
zademonstruj dostarczanie wysokiej jakości rozwiązań. |
pomyślne wykonanie projektu / planu jakości. |
|
Ukończ projekt w uzgodnionych terminach. |
dostarczyć do uzgodnionego harmonogramu projektu. |
|
zmaksymalizuj marżę zysku. |
realizacja celów określonych w projekcie P & l |
|
Osiągnij wysoką ocenę zadowolenia klienta. |
osiągnij cele wyznaczone przez kierownictwo dla satysfakcji klienta. |
gdy już masz listę kandydatów CSF, nadszedł czas, aby zastanowić się, co jest absolutnie niezbędne, a więc zidentyfikować naprawdę krytyczne czynniki sukcesu.
mój własny przykład
tak jest z pewnością w przypadku projektu telekomunikacyjnego. Jednym z nich, który identyfikujemy z listy kandydatów jest ” profesjonalne zarządzanie projektami.”Jest to absolutnie niezbędne, aby zapewnić na przykład dobre planowanie, jakość i zarządzanie ryzykiem.
kolejny CSF ma dostarczyć do uzgodnionego harmonogramu projektu. To dzięki konsekwentnemu spełnianiu uzgodnionych kamieni milowych buduje się zaufanie i zaufanie, zapewniając w ten sposób przyszłe zobowiązania oparte na niezawodności.
jedna trzecia spełnia cel satysfakcji klienta. Jednym z głównych czynników sukcesu jest określenie, czy klient zapewnia wysoką ocenę, co daje pewność, że robimy właściwe rzeczy we właściwym czasie.
wskazówka: ile plików CSF?
chociaż nie ma twardej i szybkiej reguły, warto ograniczyć liczbę plików CSF do pięciu lub mniej absolutnych podstawowych elementów. Pomaga to utrzymać wpływ plików CSF, a tym samym nadaje dobry kierunek i priorytety innym elementom strategii biznesowej lub projektowej.
podsumowanie kroków
w rzeczywistości identyfikacja plików CSF jest bardzo iteracyjnym procesem. Cele projektu i CSF są ze sobą nierozerwalnie powiązane, a każdy z nich będzie udoskonalany w miarę ich rozwoju.
oto podsumowanie kroków, które, używane iteracyjnie, pomogą Ci zidentyfikować pliki CSF dla Twojego projektu:
- Krok pierwszy: Określ cele projektu.
- Krok Drugi: Dla każdego celu zadaj sobie pytanie ” jaki obszar działania projektu jest niezbędny do osiągnięcia tego celu?”Odpowiedzi na pytanie to twój kandydat CSFs.
- Krok trzeci: Oceń listę kandydatów CSF, aby znaleźć absolutnie niezbędne elementy do osiągnięcia sukcesu – to są kluczowe czynniki sukcesu.
- Krok czwarty: omówienie i uzgodnienie kandydata CSF z klientem i sporządzenie ostatecznej listy.
- krok piąty: określ, w jaki sposób będziesz monitorować i mierzyć każdy z plików CSF i uzgodnij z klientem.
- Krok Szósty: Przekaż zainteresowanym stronom swoje dokumenty CSF wraz z innymi ważnymi elementami strategii projektu.
- krok siódmy: monitoruj i ponownie oceniaj swoje pliki CSF, aby upewnić się, że nadal zmierzasz do swoich celów. Rzeczywiście, chociaż CSF są czasami mniej namacalne niż mierzalne cele, warto określić tak szczegółowo, jak to możliwe, w jaki sposób można mierzyć lub monitorować każdy z nich.
- krok ósmy: po zakończeniu projektu zapoznaj się z dokumentami CSF z klientem i wspólnie uzgodnij wynik. Pamiętaj, aby użyć odpowiednich wyników dla raportu z wyciągniętych wniosków.
kluczowe punkty
kluczowe czynniki sukcesu to obszary twojego projektu, które są absolutnie niezbędne do jego sukcesu. Identyfikując i komunikując Te pliki CSF, możesz pomóc upewnić się, że twój projekt jest dobrze skoncentrowany i uniknąć marnowania wysiłku i zasobów na mniej ważne obszary. Czyniąc csfs wyraźnymi i komunikując je ze wszystkimi zaangażowanymi, możesz pomóc utrzymać projekt na drodze do wspólnych celów i celów.
Ian