jak skutecznie zorganizować podróż służbową dla szefa (7 wskazówek)
ilu szefów organizuje własną podróż? Zgadza się: to ich asystenci wykonawczy podejmują się tego zadania.
i to wielka odpowiedzialność. Udane wydarzenie poza miastem wymaga dalekowzroczności i starannego planowania, od rezerwacji limuzyny lotniskowej po stworzenie planu podróży. I choć trudne, można podjąć kroki w celu zmniejszenia stresu i zachować je szczęśliwy podczas dokonywania ich ustaleń. Jest to w końcu doskonała okazja, aby zaprezentować swoje umiejętności i możliwości, jednocześnie zdobywając zaufanie i zaufanie szefa.
Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skutecznie zorganizować podróż służbową pracodawcy.
7 wskazówek, jak zaplanować podróż służbową dla swojego szefa
Oto lista elementów do sprawdzenia, aby upewnić się, że twój szef ma udaną podróż służbową.
1) omów preferencje dotyczące podróży
zanim zaczniesz planować podróż, dowiedz się, jak lubią podróżować.
- które miejsce w samolocie preferują? Aisle? Okno? Przed samolotem? Środek?
- czy chcą priorytetowo traktować własną wygodę i wygodę, czy też zaoszczędzić pieniądze firmy?
- czy wolą swój plan podróży wydrukowany czy jako plik cyfrowy?
- czy mają plany przed czy po spotkaniu/konferencji?
odpowiadanie na te pytania ułatwia planowanie sprawnego planu podróży, ponieważ zarówno ty, jak i twój szef będziecie na tej samej stronie.
2) zapytaj o szczegóły
Tworzenie planu podróży pracodawcy oznacza dokładnie wiedzieć, gdzie i kiedy dana osoba powinna być. Dokładnie zastanów się, jak twój szef będzie:
- dotrzyj do miasta docelowego.
- dotrzyj do hotelu.
- Podróżuj z hotelu do miejsca docelowego.
- poznaj ich kontakt.
- podróż z hotelu na lotnisko.
- dotrzyj do domu.
gdy poznasz szczegóły podróży, możesz przygotować listę wszystkiego, co musisz zrobić. Zapytaj również swojego szefa, czy są jakieś nieplanowane wycieczki lub specjalne ustalenia, które musisz zrobić, że nie są już częścią harmonogramu.
3) dokonaj ustaleń
po omówieniu ich preferencji dotyczących podróży i ustaleniu ich planu podróży, musisz zacząć dokonywać rezerwacji. Może to obejmować podróżowanie samolotem, koleją, samochodem lub łodzią, w zależności od tego, dokąd zmierzają i co będą robić.
dlatego ważne jest, aby myśleć o podróży od drzwi do drzwi i zrównoważyć czas podróży z wygodą i całkowitym kosztem. Wyobraź sobie kroki, które będą wykonywać z punktu A do B i zastanów się nad czasem podróży. Zastanów się również, ile czasu będą potrzebować na wypełnienie dokumentów w różnych punktach. Porównaj ceny, aby uzyskać najlepszą ofertę na podróż od początku do końca.
pamiętaj, aby pamiętać o małych szczegółach. Czy będą potrzebować przechowywanego bagażu? Czy lepiej przyjechać dzień wcześniej, aby upewnić się, że szef jest lepiej przygotowany i wypoczęty na pierwsze spotkanie? Czy w locie jest Wi-Fi, aby twój szef mógł pracować podczas lotu? Pamiętaj, im dokładniej planujesz, tym bardziej zrelaksowani i pewni siebie będziecie.
4) Pracuj w ramach swojego budżetu
jest to chyba oczywista sugestia, ale warto wspomnieć, ponieważ podróże służbowe mogą łatwo przekroczyć wyznaczony budżet. Świetnym sposobem na poradzenie sobie z tym jest rozbicie budżetu na niewielkie kwoty. Możesz wprowadzać zmiany w zależności od kosztów i znaczenia każdego z czynników, takich jak podróż, Jedzenie i zakwaterowanie.
5) wstępnie zarezerwowany Transport naziemny
podróże służbowe wydają się być fizycznie wymagające, jeśli obejmują wiele miejsc docelowych. Jeśli twój szef wybiera się na taką podróż, musisz wcześniej zorganizować transport naziemny, aby był łatwiejszy w zarządzaniu. Rezerwacja limuzyny lotniskowej lub usługi z szoferem oznacza, że twój szef ma dedykowanego kierowcę zabierającego je z lotniska do hotelu i na spotkania. Zapewnia to, że nie będą one kłopotów z wywołanie taksówki, a tym samym naciśnięty na czas.
6) Kup bilety zwrotne
wszyscy wiemy, jak szybko zmienia się sytuacja w biznesie. Spotkania zostają odwołane i muszą zostać szybko przełożone. Dlatego najlepiej jest kupować bilety zwrotne, jeśli to możliwe, aby uniknąć niepotrzebnych wydatków. To oznacza, że jesteś myślącym przodem w oczach twojego szefa.
7) Sprawdź pogodę
pogoda jest czymś, czego nie można zmienić w zależności od naszej wygody. Najlepiej więc sprawdzić prognozę w każdym mieście, do którego jedzie twój szef. Na przykład, jeśli lecą do Nowego Jorku w styczniu, prawdopodobnie będą już nosić płaszcz zimowy. Ale jeśli podróżują do ciepłego kraju, upewnij się, że pakują lekkie, fajne, ale profesjonalne ubrania. Parasol to zawsze dobry pomysł.
teraz wiesz, jakie kroki należy podjąć, planując podróż służbową dla swojego szefa. Pomogą Ci przygotować się do podróży, zachowując plan podróży i komfort. Zrób to punkt, aby komunikować się ze swoim szefem, więc można dokonać odpowiednich ustaleń.