Jak prowadzić rozmowę konferencyjną | 16 wskazówek, jak podbić następne spotkanie
„Halo? Słyszysz mnie?”
” przepraszam, ty pierwszy.”
” nie, ty pierwszy!”
” Przepraszam, kto teraz mówi?”
połączenia konferencyjne to wyzwanie. Gdy wiele osób całkowicie opiera się na dźwięku, tracisz bogate wskazówki wizualne, które mogą pomóc w płynnym przebiegu spotkania.
chociaż wideokonferencje szybko wyprzedzają dźwięk, nadal zdarzają się sytuacje, w których lepsza jest dobra rozmowa telefoniczna, na przykład:
- podczas pracy w domu lub w innym miejscu, w którym nie chcesz naruszać prywatności wszystkich, którzy widzą Twoje tło
- w przypadku krótszych spotkań
- w przypadku spotkań z mniejszą liczbą osób
- w przypadku spotkań „w podróży”, takich jak dojazdy do pracy
- gdy połączenie internetowe/przepustowość jest problemem, a połączenie uczestników nie może dobrze obsługiwać wideo
oczywiście, konferencja audio wiąże się z wyjątkowymi wyzwaniami, takimi jak:
- ciężko rozszyfrować, kto mówi.
- trudno wiedzieć, kiedy mówić.
- pomoce wizualne, których można użyć do prezentacji, mogą być ograniczone.
ze względu na wyjątkowe wyzwania konferencyjne, tym ważniejsze jest przygotowanie się. Poniżej znajduje się kilka wskazówek, jak prowadzić rozmowę konferencyjną bez bólów głowy.
przed rozmową konferencyjną
wybierz odpowiednią aplikację do konferencji internetowych.
chociaż z pewnością możesz prowadzić rozmowę konferencyjną, która jest czysto audio, może być pomocne i bardziej angażujące, aby uzupełnić rozmowę o udział w ekranie. Istnieje wiele aplikacji do konferencji internetowych, które pozwalają to zrobić.
na przykład możesz hostować połączenie Zoom tylko audio, ale nadal możesz udostępniać ekran. Oto jak:
- kiedy planujesz spotkanie Zoom, upewnij się, że wideo gospodarza i wideo uczestników jest wyłączone.”W sekcji” Ustawienia zaawansowane „upewnij się, że zaznaczono opcję” Włącz poczekalnię”.
- po przyjeździe uczestników odbędą się w poczekalni. Oznacza to, że możesz wybrać, kiedy przyjąć ich do rzeczywistego spotkania (nie mogą automatycznie dołączyć). Zapewni to, że nie będzie tej niezręczności ludzi wchodzących w różnych momentach i przedstawiających się, odcinających innych ludzi. Możesz przyjąć wszystkich na spotkanie, gdy będziesz gotowy, a następnie przedstawić siebie i uczestników jednocześnie.
- gdy wszyscy zostaną przyjęci i przedstawienie się skończy, możesz użyć funkcji tablicy lub udostępnić to, co jest na ekranie.
przy połączeniach konferencyjnych im mniej uczestników, tym lepiej. Przy zbyt dużej liczbie osób w połączeniu audio może to być mylące, ponieważ musisz odróżnić tak wiele głosów. Kogo chcesz zaprosić, upewnij się, że naprawdę musi tam być. Jeśli chodzi o resztę, możesz po prostu wysłać im notatki ze spotkania.
Przypisz notatnika.
jako lider będziesz mieć pełne ręce roboty, zarządzając mówcami i upewniając się, że spotkanie przebiega sprawnie. Poproś kogoś innego o zrobienie notatek, abyś mógł wysłać te protokoły ze spotkań do wszystkich po zakończeniu połączenia.
Ustaw limit czasu spotkania.
nikt nie lubi spotkania, które jest niepotrzebnie wyciągane, ale jest jeszcze gorzej, gdy spotkanie odbywa się za pomocą dźwięku, ponieważ bez stymulacji widzenia twarzy szybko się nudzą.
jeśli prowadzisz rozmowę konferencyjną tylko z dźwiękiem, staraj się utrzymać ją na 30 minut i nie dłużej niż godzinę.
Utwórz agendę.
kto będzie mówił, o czym będzie mówił i w jakiej kolejności. W obliczu wyzwań związanych z rozmowami audio ważne jest, aby oswoić chaos, określając, kto i kiedy będzie prezentował.
co do formatu, to lepiej, żeby każdy najpierw dał całą prezentację, a potem otworzył parkiet na pytania. Zmniejszy to zamieszanie i zmniejszy liczbę razy, gdy ludzie mówią o sobie nawzajem.
podziel się agendą i szczegółami spotkania ze wszystkimi za pośrednictwem poczty elektronicznej.
teraz, gdy potwierdziłeś listę uczestników i utworzyłeś agendę, podziel się nią ze wszystkimi obecnymi na spotkaniu na długo przed spotkaniem. Da to uczestnikom czas na przygotowanie się do prezentacji i zapoznanie się z kolejnością prezenterów.
Podaj wszystkie informacje potrzebne do połączenia. Obejmuje to łącze, kod dial-in i hasło. Pamiętaj, aby wysłać go do nich z dużym wyprzedzeniem, a może wysłać go ponownie 30 minut przed spotkaniem.
oprócz porządku obrad i szczegółów dostępu do spotkania, podziel się wskazówkami na temat spotkania, które powinny podążać, takimi jak:
- przed wybraniem numeru upewnij się, że znajdujesz się w cichym otoczeniu. Szum tła z wielu linii może bardzo utrudnić wszystkim słyszenie. Aby zapewnić najlepszą jakość dźwięku, poproś uczestników o zainstalowanie aplikacji eliminującej hałas, takiej jak Krisp, aby wyeliminować hałas, którego nie mogą uniknąć w swojej przestrzeni.
- Ogłoś się, dołączając do spotkania (o ile się nie spóźnisz). Ta sugestia zależy w dużej mierze od rodzaju używanej aplikacji do konferencji internetowych. Niektóre, jak GoToMeeting, będą biły dzwonkiem, gdy ktoś wejdzie. Inne, takie jak WebEx, mają opcję, w której aplikacja automatycznie ogłasza imię i nazwisko uczestnika, gdy dołącza do połączenia. A jeszcze inni, jak Zoom, pozwolą ci jako gospodarz trzymać uczestników w poczekalni i pokażą listę obecnych uczestników, więc ogłaszanie siebie może nie być konieczne.
wykonaj próbę suchą za pomocą wybranej aplikacji konferencyjnej.
nowa technologia nas zaskakuje. Chcesz ograniczyć niespodzianki w jak największym stopniu. Po wybraniu aplikacji konferencyjnej do połączenia konferencyjnego przetestuj jej funkcje. Zaproś kilku zaufanych współpracowników do udziału w testowej konferencji, aby zapoznać się z formatem i funkcjami.
Przetestuj kody połączeń i połączeń z wyprzedzeniem. Nic tak nie rujnuje spotkania, jak brak dostępu do niego.
podczas rozmowy
pamiętaj o swoich obowiązkach jako lidera.
jako lider połączeń konferencyjnych, Twoim zadaniem jest przedstawienie wszystkich, przeniesienie ich z tematu na temat i tak dalej.
gdy ludzie wchodzą, upewnij się, że są w poczekalni (tak jak Zoom), lub upewnij się, że publicznie je przyznasz, mówiąc coś w stylu: „wygląda na to, że Janet dołączyła. Jak się masz, Janet?”
jeśli nie ma poczekalni, prawdopodobnie będziesz siedział na telefonie z niektórymi osobami przez kilka minut, czekając na wszystkich. Aby ludzie nie myśleli, że stracili połączenie, powiedzcie coś w stylu: „wciąż czekamy na jeszcze kilka osób. Poczekamy jeszcze minutę, by dać im czas na dołączenie.”
nie bój się również rozpocząć przyjaznej rozmowy przed zanurzeniem się w mięsie spotkania (o ile masz dodatkowy czas!).
gdy wszyscy się dołączą, rozpocznij spotkanie, ogłaszając, kim jesteś, kto jeszcze jest na wezwanie i jaki jest cel spotkania. Możesz również omówić pewne podstawowe zasady, takie jak:
- „po każdej prezentacji będę dzwonić i otwierać piętro na pytania. Proszę czekać, aż prezentacja się skończy i ogłosiłem, że to Q&czas na cokolwiek powiedzieć. Jest tak, że nikt nie umyślnie kogoś odcina.”
- ” proszę wszystkich o wyciszenie się, jeśli nie wypowiadacie się obecnie. Możesz znaleźć Przycisk mute … ”
- Jeśli aplikacja jest nowa dla uczestników, daj im krótki przegląd oprogramowania, pokazując im, gdzie mogą znaleźć pewne funkcje.
zachowaj porządek obrad przed sobą przez cały czas, aby mieć lepsze pojęcie, kto mówi następny i kiedy zakończyć każdą sesję Q&A. Będziesz także musiał się do niego odnieść, aby przejść bardziej płynnie. Na przykład: „ok, wszyscy, na tym kończą się pytania dotyczące naszych finansów Q1. Przejdźmy teraz do planów marketingowych dotyczących naszej nadchodzącej premiery produktu.”
Wyciszaj się w razie potrzeby.
pozostań wyciszony, gdy nie mówisz, i poproś innych, aby zrobili to samo. W zależności od aplikacji do konferencji, jako gospodarz możesz wyciszać ludzi według własnego uznania.
Wiedz, kiedy
- jeśli masz pytanie lub komentarz do kogoś w szczególności, zawsze zwracaj się do niego po imieniu, aby wiedział, że z nim rozmawiasz.
- jeśli jakiś pomysł lub pytanie przychodzi do Ciebie podczas prezentacji, Rób notatki i poczekaj, aż głośnik skończy, zanim zadzwonisz.
- jeśli ludzie przekraczają swój czas mówienia, nie krępuj się przerwać, gdy ich czas dobiega końca, aby przenieść spotkanie.
- za każdym razem, gdy prezenter skończy mówić, Podziękuj Mu, podsumuj to, co zostało powiedziane, i zapytaj, czy są jakieś pytania lub komentarze.
niektórzy ludzie nie czują się komfortowo wypowiadając się podczas rozmowy konferencyjnej w porównaniu ze spotkaniem osobistym, więc staraj się zachęcić tych ludzi. Jednocześnie nie chcesz ich stawiać na miejscu ani zawstydzać.
gdy rozmowa ucichnie na końcu tematu, jeśli zauważysz, że ktoś nie powiedział Ani słowa, Możesz zapytać: „czy jest coś, co chciałbyś dodać?”Jeśli powiedzą nie, Szybko przejdź dalej.
zakończenie połączenia
- przez całe spotkanie, dzwonek, aby dać odliczanie spotkania, takie jak: „mamy pięć minut, aby zakończyć tutaj.”Dzięki temu wszystko przebiega zgodnie z harmonogramem, a spotkanie nie przebiega w czasie.
- jeśli jest jeszcze czas, możesz otworzyć piętro na wszelkie końcowe uwagi lub pytania.
- przed odrzuceniem wszystkich podsumuj to, co zostało postanowione i zarysuj kolejne kroki. Pamiętaj, aby podziękować wszystkim za udział.
- po zakończeniu połączenia wyślij e-mailem protokół ze spotkania i kroki działania do uczestników.
Wylecz swoje problemy z połączeniami konferencyjnymi
Tak, Połączenia konferencyjne to wyzwanie—ale to nic, z czym nie możesz sobie poradzić. Dzięki tym wskazówkom, jak prowadzić rozmowę konferencyjną, z łatwością pokonasz kolejne spotkanie.