Jak organizować zlecenia pracy: Poznaj najlepsze praktyki konserwacji
gotowy, aby przejść do lepszego zarządzania zleceniami pracy? Oto pięć sposobów, aby przejąć kontrolę nad przepływami prac konserwacyjnych i sprawić, by wszystko działało dokładnie tak, jak chcesz.
ale najpierw szybka Uwaga: chociaż można zobaczyć pozytywne wyniki niektórych z tych kroków bez pomocy oprogramowania CMMS, w rzeczywistości nowoczesne oprogramowanie do zleceń pracy sprawia, że wszystko, w tym zarządzanie zleceniami pracy, planowanie konserwacji zapobiegawczej i kontrola zapasów MRO, jest bardziej niezawodne i wydajne.
wreszcie odpowiednie CMM ułatwiają Ci życie.
ale na początek spójrzmy na kilka solidnych kroków, które możesz podjąć, aby zorganizować swoje zlecenia pracy.
1. Ustandaryzuj i scentralizuj dane zleceń
niezależnie od używanego systemu, od staroświeckich skrawków papieru po nieco bardziej nowoczesne arkusze kalkulacyjne, zawsze najlepiej dążyć do spójności. Jeśli używasz papieru, wszystko powinno być na papierze. Jeśli zlecenia pracy zaczynają się jako arkusze kalkulacyjne, powinny skończyć się jako arkusze kalkulacyjne.
dzięki tym staromodnym systemom istnieje już wiele szans, że dane znikną, staną się przestarzałe lub zostaną uszkodzone.
ale jeśli w Twoich przepływach pracy przeskakujesz z papieru do arkuszy kalkulacyjnych, a następnie z powrotem, otwierasz się na jeszcze więcej możliwości złych danych. Za każdym razem, gdy technik ręcznie kopiuje dane z papieru do arkusza kalkulacyjnego lub idzie w drugą stronę, ryzykujesz uzyskanie niewłaściwych liczb.
i drobne błędy się liczą. Jeśli technik wprowadzi, że zamknęli zlecenie pracy w kwietniu zamiast w czerwcu, twoje numery są teraz wyłączone w dwóch miesięcznych raportach. A jeśli technologia stawia 31 kwietnia jako datę zamknięcia (data, która nie istnieje, ponieważ kwiecień ma tylko 30 dni), dane zlecenia pracy mogą prześlizgnąć się przez pęknięcia.
a kiedy używasz jednego standardu, o wiele łatwiej jest trzymać wszystko razem w jednym miejscu. Możesz ułożyć wszystkie zlecenia pracy papierowej w jednym stosie lub zapisać wszystkie zlecenia pracy arkusza kalkulacyjnego w jednym pliku.
2. Zaplanuj PMs, a następnie ustal priorytety zleceń na żądanie
Dział konserwacji musi działać jak Szpital, a nie zajezdnia autobusowa.
Jaka jest różnica?
na dworcu autobusowym, po ustawieniu rozkładu nie ma co zmieniać. Autobus A ma odjechać o 10 rano i wtedy odjeżdża. To samo dotyczy wszystkich innych autobusów.
ale w szpitalu harmonogram jest bardziej elastyczny. Oczywiście, są pacjenci z wizytami u lekarzy i w większości przypadków wszystko idzie zgodnie z planem. Ale jeśli ktoś przybywa w stanie krytycznym, natychmiast przesuwa się na czele linii. W rzeczywistości, pominąć linię całkowicie i natychmiast udać się do lekarza. Twoje zlecenia powinny działać w ten sam sposób.
zacznij od skonfigurowania i zaplanowania inspekcji i zadań konserwacji prewencyjnej. Ale gdy pojawi się bardziej nagląca praca, powinieneś być gotowy, aby przenieść swój PMs, aby zrobić miejsce.
dobrą wiadomością jest to, że PMs mają zwykle okna, a nie terminy. Oznacza to, że kiedy nadszedł czas na ukończenie PM, jest miejsce, aby go podciągnąć lub odepchnąć trochę. Zamiast robić to w tym tygodniu, często można bezpiecznie poczekać do następnego tygodnia.
3. Wymagaj formalnych, znormalizowanych zleceń
ale zanim będziesz mógł efektywnie zarządzać swoim harmonogramem, potrzebujesz niezawodnego sposobu zbierania zleceń serwisowych. Pracownicy działów w całym obiekcie potrzebują prostego i niezawodnego sposobu nawiązania kontaktu z działem utrzymania ruchu w celu złożenia wniosku o utrzymanie.
ale zanim zastanowimy się dlaczego, wyjaśnijmy ewentualne zamieszanie.
jaka jest różnica między żądaniem konserwacji a zleceniem pracy?
różnice sprowadzają się do tego, kto je tworzy i jak z nich korzystasz.
prośby o utrzymanie przychodzą z całego obiektu, od wszelkiego rodzaju ludzi. Kiedy ktoś, a może to być każdy, od prezesa do operatora sprzętu, widzi coś, co musi zostać naprawione, składa wniosek o konserwację. Chodzi o to, że gdy wszyscy działają jako dodatkowe zestawy oczu wokół obiektu, Dział konserwacji od razu wie, kiedy występuje problem, który może być dowolny, od nieszczelnego kranu w łazience na najwyższym piętrze do pełnego zalania w piwnicy. Gdy dział utrzymania ruchu zatwierdzi wniosek, wykorzystuje te informacje do wygenerowania zlecenia pracy, które następnie przypisuje technikowi utrzymania ruchu.
kluczem do zleceń serwisowych jest posiadanie dobrze ugruntowanego, łatwego do zrozumienia systemu, dzięki czemu każdy wie, jak się z Tobą skontaktować. Im trudniej jest ludziom dotrzeć do Ciebie, tym mniej prawdopodobne, że będą się kłopotać, prowadząc do pominięcia wielu małych problemów, które następnie mają szansę przerodzić się w duże problemy.
a kiedy są duże problemy i ludzie wiedzą, że muszą skontaktować się z Twoim działem, użyją mylącej kombinacji nieprzewidywalnych, niewiarygodnych metod. To pozostawia Ci kopanie przez stosy papierowych notatek, e-maili i wiadomości telefonicznych.
zamiast tego powinieneś skonfigurować prostą, bezpośrednią linię komunikacji, aby ludzie dokładnie wiedzieli, jak dotrzeć do Ciebie z prośbami.
4. Spraw, aby każde zlecenie serwisowe było bardzo ciężkie
następnie, gdy już otrzymasz swoje żądania serwisowe, musisz wygenerować zlecenia pracy wypełnione krytycznymi danymi, których technicy potrzebują, aby pracować wydajnie i szybko się zamykać. Im więcej wiedzą, zanim zaczną, tym łatwiej im skończyć.
co należy uwzględnić?
skuteczne zlecenie pracy:
- kompleksowa historia konserwacji i napraw majątku trwałego
- instrukcje krok po kroku
- listy kontrolne
- powiązane części i materiały MRO
- Schematy, obrazy i gwarancje
- lokalizacje na mapach i planach obiektów
celem jest to, aby technicy mieli jasne pojęcie, co muszą zrobić i co muszą zrobić. Jeśli konserwacja lub naprawa zaczną iść bokiem w połowie, chcesz, aby mieli to, czego potrzebują, aby wyprostować rzeczy.
5. Spraw, aby każde zamówienie na prace konserwacyjne było super lekkie
teraz, gdy spakowałeś swoje zlecenia pracy z przydatnymi danymi, musisz znaleźć sposoby na ich mobilność. To wspaniale, że technicy mają ze sobą mnóstwo przydatnych danych, ale nie chcesz, aby popychali taczki pełne papieru. Twoje zlecenia pracy muszą być ciężkie, ale także ładne i lekkie i łatwe do przenoszenia.
istnieje tutaj kilka opcji, ale wszystkie mają jedną wspólną cechę: uzyskanie mobilnego oznacza przejście na cyfryzację. Po prostu nie możesz uzyskać od techników informacji, których potrzebują, jeśli utknąłeś drukując wszystko na papierze. To drogie i niepraktyczne.
jedną z opcji jest użycie arkuszy kalkulacyjnych. Ale problem w tym, że teraz Twoje zlecenia pracy są zbyt lekkie; ponieważ nie są ze sobą powiązane, zmiany wprowadzane do jednego pliku nie przenoszą się. Szybko masz kilka różnych wersji tego samego zlecenia pracy i nikt nie jest pewien, kto ma najbardziej aktualne dane. Twoje dane są po prostu gdzieś tam, untethered.
najlepszym sposobem na uzyskanie wiarygodnych, dostępnych danych jest rozwiązanie CMMS.
przykłady efektywnego zarządzania zleceniami pracy z oprogramowaniem CMMS
wiele z powyższych kroków może Ci pomóc, nawet jeśli utknąłeś na starym papierze lub arkuszach kalkulacyjnych. Jednak aby uzyskać jak najwięcej z etapów i przejąć pełną kontrolę nad zleceniami pracy, potrzebujesz nowoczesnego oprogramowania CMMS.
pamiętając o krokach, przyjrzyjmy się, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania zleceniami pracy sprawia, że są one łatwiejsze i bardziej skuteczne.
jak śledzić zlecenia pracy
jeśli chcesz śledzić zlecenia pracy, musisz znaleźć sposób na standaryzację i centralizację danych. W przypadku starych metod, takich jak papier i arkusze kalkulacyjne, zawsze istnieje ryzyko utraty lub uszkodzenia danych.
CMMS pomaga rozwiązać ten problem, przechowując dane w centralnej bazie danych, która zapewnia bezpieczeństwo i dostęp do wszystkich informacji. A ponieważ wszystko jest w jednym miejscu, łatwo jest aktualizować wszystko. Zamiast wielu wersji masz dane, którym możesz zaufać.
jak organizować zlecenia pracy
gdy masz wszystkie zlecenia na miejscu, możesz je łatwo przenosić, konfigurując harmonogramy PM, które możesz szybko dostosować, aby zrobić miejsce dla zadań na żądanie. Oprogramowanie CMMS ułatwia pracę dzięki intuicyjnym pulpitom nawigacyjnym kalendarza, które umożliwiają przenoszenie zleceń za pomocą prostego przeciągania i upuszczania.
skąd wiesz Kiedy dodać zlecenia na zamówienie? Dzięki prostemu portalowi wniosków o konserwację online każdy dokładnie wie, jak skontaktować się z działem. Wszystko, co muszą zrobić, to wejść na stronę i wprowadzić swoje dane. W przeciwieństwie do wiadomości telefonicznej lub e-mail, formularz online zawiera konfigurowalne pola danych, dzięki czemu ludzie dokładnie wiedzą, jakie informacje należy uwzględnić w swoich żądaniach.
jak usprawnić zlecenia pracy
dwa ostatnie kroki sprawiają, że zlecenia pracy są ciężkie, ale także lekkie. Oprogramowanie CMMS pomaga w obu przypadkach.
korzystając z konfigurowalnych szablonów, za pomocą kilku kliknięć możesz szybko dodać wszystkie informacje potrzebne do wydajnej pracy. Korzystając z aplikacji konserwacji, technicy mogą uzyskać dostęp do wszystkiego z dowolnego miejsca za pomocą dowolnego urządzenia mobilnego podłączonego do Internetu. Wszystko, co pomaga, mieści się w dłoni.
szybkie, zwięzłe podsumowanie
skuteczne zarządzanie zleceniami pracy może być zaledwie kilka kroków, ale musisz upewnić się, że podążasz we właściwym kierunku. Zacznij od standaryzacji danych, aby wszystko było w tym samym formacie, zmniejszając szanse na utratę lub uszkodzenie danych. Następnie skonfiguruj swój harmonogram, ale traktuj PMs jak wizyty w szpitalu: Jeśli pojawi się coś poważniejszego, przygotuj się na przełożenie PMs. Podczas rozpatrywania wniosków konserwacyjnych skonfiguruj i wyegzekwuj formalny proces, a następnie spakuj każde zlecenie pracy za pomocą technik informacyjnych, które muszą działać dobrze, upewniając się, że technicy mają dostęp do tych informacji z dowolnego miejsca za pomocą mobilnej aplikacji konserwacyjnej.
kolejne kroki
gotowy, aby w końcu zorganizować zarządzanie zleceniami pracy? Czas wdrożyć nowoczesne rozwiązanie CMMS.
Hippo ma wiele sposobów, aby ci pomóc, bez względu na to, jak daleko jesteś w tym procesie. Możemy odpowiedzieć na twoje pytania dotyczące strategii konserwacji (i wszystkiego innego związanego z konserwacją), pomóc Ci zarezerwować demo oprogramowania na żywo, a nawet skonfigurować bezpłatną wersję próbną.