etapy procesu zamówień zakupu

etapy procesu zamówień zakupu

zamówienia zakupu (POs) są kluczowe dla procesu zakupu i odgrywają ważną rolę w kontrolowaniu zakupów biznesowych. W tym poście zdefiniujemy, czym jest zamówienie zakupu, opiszemy, jakie informacje zawiera, podkreślimy kluczowe korzyści płynące z korzystania z POs i wyjaśnimy kluczowe kroki w procesie zamówienia zakupu. Ale najpierw, odpowiadając na pytanie ” co to jest zamówienie zakupu? to dobry początek.

co to jest zamówienie?

zamówienie zakupu jest oficjalnym potwierdzeniem zamówienia wysłanego przez kupującego do sprzedawcy towarów lub usług. Jest to dokument wysyłany od kupującego do sprzedawcy, który autoryzuje zakup.

jakie informacje zawiera zamówienie zakupu?

chociaż niektóre informacje mogą się różnić, zamówienia zakupu zazwyczaj zawierają nazwę firmy kupującej towary lub usługi, datę zamówienia, datę dostawy, opis i ilość towarów lub usług, ceny, numery katalogowe dostawcy, adres pocztowy, warunki płatności, Adres do faktury i numer zamówienia zakupu (lub numer PO).

dlaczego firmy korzystają z zamówień zakupu?

zamówienia zakupu są używane z kilku powodów:

1. ustalają jasne oczekiwania-zamówienia zakupu umożliwiają nabywcom wyjaśnienie ich dokładnych potrzeb dostawcom. Nie tylko pomaga to zapewnić, że wysiąść na właściwej stopie, ale obie strony mogą używać go jako formalnej kontroli w przypadku zamówień nie są dostarczane zgodnie z oczekiwaniami.
2. pomagają w zarządzaniu zamówieniami – wiele firm wyznacza określone osoby do zarządzania zapasami, co zazwyczaj obejmuje przetwarzanie zamówień przychodzących. Osoby te zazwyczaj zajmują się zaopatrzeniem, finansami lub operacjami. Zamówienia zakupu dają tym osobom oficjalną dokumentację przychodzących lub oczekujących dostaw, umożliwiając im skuteczniejsze śledzenie i zarządzanie zamówieniami.
3. pomagają w budżetowaniu biznesowym – po utworzeniu zamówienia zakupu nabywcy mogą natychmiast uwzględnić te koszty w budżetach firmy. Firmy korzystają z jasnych zapisów dokładnie tego, ile pieniędzy jest wydawane i dokąd zmierza.
4. są prawnie wiążące – często jesteśmy pytani, czy zamówienie zakupu jest prawnie wiążącą umową. Odpowiedź brzmi teraz oficjalnie tak, zamówienia zakupu są dokumentami prawnymi, zgodnie z sprawą sądową 2014, MidAtlantic International Inc. vs. AGC Flat Glass North America Inc. W tym przypadku sąd federalny ustalił, że zlecenia zakupu są wykonalną umową między dwiema stronami. W przypadku braku formalnej umowy zamówienie może służyć jako prawnie wiążący dokument dopiero po jego zaakceptowaniu przez Sprzedawcę.
5. są one kluczowym elementem ścieżki audytu – Audytorzy szukają rozbieżności finansowych. Będą szczególnie zainteresowani towarami i usługami przychodzącymi i płatnościami wychodzącymi. Wydawanie, przetwarzanie i rejestrowanie zamówień zakupu to świetny sposób na zadowolenie audytorów.

powyższe korzyści są ukierunkowane na nabywców, ale POs są również ważnymi dokumentami dla dostawców. Dostawcy używają ich do realizacji zamówień i przetwarzania płatności.

czy firmy zawsze potrzebują zamówień zakupu?

to, czy firmy potrzebują zamówień zakupu, zależy od kilku czynników, ale ogólnie rzecz biorąc, dobrą praktyką biznesową jest utrzymywanie porządku w rachunkach płatnych.

w dzisiejszym świecie komunikacja odbywa się z prędkością światła. Zamówienia składane są przez telefon, e-mail, a nawet SMS-y. Wcześniejsze formalne potwierdzenie zamówienia oznacza, że ty lub twój sprzedawca możecie zapomnieć o ważnych szczegółach zamówienia.

niektóre instytucje nie wymagają zamówienia zakupu niektórych przedmiotów. Zilustrujemy za pomocą wymagań małej prywatnej uczelni, które są wymienione na jej stronie internetowej. POs nie są wymagane na następujące wydatki:

• opłaty międzywydziałowe (Księgarnia, drukarnia itp.). Opłaty te są naliczane miesięcznie.
• zwrot kosztów podróży. Zamiast tego używany jest formularz check request.
• odnowienie rocznych członkostwa i subskrypcji. Zamiast tego wymagany jest wniosek o zwrot kosztów.
• Zamawianie materiałów biurowych online od wyznaczonego dostawcy uczelni.

we wszystkich innych przypadkach Uczelnia wyraźnie stwierdza, że może odmówić płatności bez autoryzowanych zamówień zakupu.

co to jest proces zamówienia?

poniżej przedstawiono kroki w procesie zamówienia zakupu. Należy pamiętać, że proces zamówienia zakupu jest częścią szerszego procesu zamówień, który obejmuje wszystko, od identyfikacji potrzeby towaru lub usługi do płatności. Przeczytaj nasz wpis na blogu na temat całego procesu zamówień tutaj. Wiele firm wdroży system zamówień zakupu.

• Krok 1: Nabywca tworzy zapotrzebowanie na zakup – proces zamówienia rozpoczyna się od zapotrzebowania na zakup, dokumentu, który jest tworzony przez nabywcę i przekazywany do działu kontrolującego finanse w celu zatwierdzenia zamówienia zakupu. Rozważ tę część procesu, w której otrzymasz kciuki, aby kupić towary i usługi, które chcesz. Właściwie nic nie zamawiasz, dostajesz zgodę na to. Osoby zatwierdzające mogą zatwierdzić, odrzucić lub oznaczyć Twoją prośbę do dalszej dyskusji. Kluczową różnicą między zapotrzebowaniem na zakup i zamówieniami zakupu jest to, że zapotrzebowanie na zakup dotyczy uprawnień, a zamówienia zakupu dotyczą zakupów. Przeczytaj nasz wpis na blogu na temat zapotrzebowania na zakup kontra zamówienia zakupu, aby uzyskać szczegółowy opis tych dwóch dokumentów.
• Krok 2: kupujący wystawia zamówienie zakupu – po zatwierdzeniu zapotrzebowania przez dział zakupów lub zamówień, wystawia zamówienie sprzedawcy. W istocie, POs złożyć zamówienie. Zamówienia zakupu są zazwyczaj tworzone za pomocą oprogramowania ” >zamówienia zakupu, takiego jak PLANERGY, które umożliwia firmom śledzenie POs i przesyłanie ich drogą elektroniczną.
• Krok 3: sprzedawca zatwierdza, odrzuca lub przekazuje PO do dyskusji-sprzedawca dokładnie przeanalizuje zamówienie zakupu, zwracając szczególną uwagę na ilości, ceny, całkowitą kwotę należną oraz Warunki. Po zatwierdzeniu przez Sprzedawcę zamówienia (zwykle za pośrednictwem poczty elektronicznej lub za pomocą oprogramowania do e-zamówień), przygotowuje on towary lub usługi, które mają zostać dostarczone. Jeśli nie mają przedmiotu, który jest kupowany lub jeśli istnieją inne obawy dotyczące zamówienia, jest on oznaczany i odsyłany do kupującego w celu dalszej dyskusji.
• Krok 4: nabywca rejestruje zamówienie zakupu-ostatni krok w procesie zamówienia zakupu polega na zarejestrowaniu przez nabywcę zamówienia zakupu. Jak wspomniano wcześniej, składanie zamówień zakupu jest dobrym nawykiem w przypadku audytu.

po zakończeniu tych kroków w procesie zamówienia zakupu towary lub usługi są dostarczane i sprawdzane. Następnie sprzedawca wystawia fakturę zespołowi finansowemu nabywcy, jeśli zgodnie z najlepszą praktyką trójstronnego dopasowania faktury do PO i dokumentów dostawy zostanie dokonana płatność i transakcja zostanie zakończona. Doprowadziłoby to do pełnego procesu od zakupu do zapłaty.

czym różni się zamówienie od faktury?

chociaż mogą wydawać się podobne, zamówienia zakupu i faktury są zupełnie inne. Faktura żąda zapłaty za zakup i jest wysyłana od sprzedawcy do kupującego. Obejmują one te same informacje, co w zamówieniu zakupu, a także numer faktury, dane kontaktowe sprzedawcy, wszelkie kredyty lub rabaty za wcześniejsze płatności, harmonogram płatności i całkowitą kwotę należną sprzedawcy.

kluczowe różnice między tymi dwoma dokumentami polegają na tym, że zamówienie zakupu skłania do utworzenia faktury. Zamówienie zakupu jest wysyłane od kupującego do sprzedającego, natomiast faktura jest wysyłana od sprzedającego do kupującego. Ponadto zamówienie zakupu oficjalnie „zamawia” towary lub usługi od dostawcy, podczas gdy faktura żąda zapłaty za zamówienie.

dlaczego warto zautomatyzować proces zamówienia?

proces zamówień jest ważny, ale w przypadku braku systemu e-zamówień jest niewątpliwie ręczny i czasochłonny. Firmy często wdrażają ręczny system zamówień zakupu, aby początkowo nim zarządzać – formularz zamówienia zakupu z zatwierdzeniem często przez telefon lub e-mail, często jest to połączone z arkuszem kalkulacyjnym śledzenia zamówień excel. Istnieje wiele problemów z ręcznym procesem zamówień, w tym podatność na błędy ludzkie. Dzięki systemowi PLANERGY, dzięki automatyzacji cały proces staje się bardziej wydajny. Oto dlaczego warto zautomatyzować ten proces:

• Wszystkie dokumenty zakupu są scentralizowane w jednym miejscu i dostępne z dowolnego miejsca – odwoływanie się do zapotrzebowania na zakup i POs jest znacznie mniej bolesne dzięki rozwiązaniu e-procurement. Możesz uzyskać dostęp do wszystkich potrzebnych informacji, kiedy tylko ich potrzebujesz – w jednym miejscu.
• zautomatyzowane katalogi dostawców ułatwiają składanie zamówień – możesz tworzyć zamówienia za pomocą ujednoliconego formularza online za pomocą naszych zautomatyzowanych katalogów dostawców. Nie ma potrzeby przeglądania przestarzałych książek katalogowych dostawców papieru dla towarów lub usług. Katalogi Online ułatwiają znalezienie poszukiwanego produktu po odpowiedniej cenie u preferowanych dostawców, jednocześnie ograniczając ręczne wprowadzanie danych. Możesz także przechowywać przedmioty, aby uzyskać większe oszczędności i wygodniej dokonywać zakupów.
• zatwierdzenia są szybsze – uzyskanie zatwierdzenia zapotrzebowania jest szybsze i łatwiejsze dzięki zautomatyzowanemu systemowi. Możesz wysłać je bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za ich zatwierdzanie za pośrednictwem systemu zmniejszającego wąskie gardła. Konfigurowanie procesu zatwierdzania jest tak proste, jak kliknięcie przycisku. Gdy osoba ta zostanie wyznaczona jako osoba zatwierdzająca, natychmiast zacznie otrzymywać automatyczne prośby o zatwierdzenie, które uruchamiają Tworzenie zamówienia zakupu. Zatwierdzeniami można zarządzać w podróży – koniec z wstrzymywaniem zamówień.
• zamówienia zakupu są łatwe do tworzenia i udostępniania – jak zapotrzebowania zakupu, zamówienia zakupu są również łatwo zarządzane za pomocą oprogramowania e-zamówień. Nie musisz już martwić się o format zamówień zakupu, ponieważ wszystko jest wstępnie wypełnione. Ponadto możesz wysłać je do dostawców w dowolnym formacie.
• lepszy wgląd w wydatki – dzięki systemom e-zamówień możesz zarządzać pełnym cyklem życia od zakupu do płatności oraz mieć dostęp do informacji i analiz, które pomogą Ci skuteczniej zarządzać wydatkami biznesowymi. Odpowiedni członkowie zespołu widzą wpływ zapotrzebowania na zakup, zanim je zatwierdzisz, a budżety są automatycznie aktualizowane po wysłaniu zamówienia.
• Zobacz status zamówienia na pierwszy rzut oka – możliwość zobaczenia statusu wszystkich zamówień w jednym miejscu jest ogromną korzyścią dla automatyzacji procesu zamówień. Możesz łatwo zobaczyć Ważne momenty w procesie zamówienia, takie jak to, które zgłoszenia zakupu zostały zatwierdzone lub odrzucone oraz które zamówienia zakupu zostały wysłane.
• skróć czas zatwierdzania faktur – dział finansowy może poświęcić mniej czasu na potwierdzenie, że faktura powinna zostać zapłacona i usprawnić fakturowanie, dopasowując je do zatwierdzonych punktów sprzedaży z pełną widocznością na ścieżce audytu. Nie ma potrzeby trałowania papierowych śladów, gdy zarządzanie zamówieniami jest Cyfrowe!

proces zamówienia zakupu jest ważny dla firm. Opracowanie i utrzymanie profesjonalnego procesu zamówień publicznych jest Świetne do budowania optymalnych relacji z dostawcami, prowadzenia ścieżki audytu i trzymania się budżetów, a także innych cennych korzyści. Automatyzacja it może pomóc usprawnić komunikację i zminimalizować ryzyko finansowe.