budowanie systemu zarządzania dokumentami za pomocą Microsoft

budowanie systemu zarządzania dokumentami za pomocą Microsoft

budowanie systemu zarządzania dokumentami za pomocą Microsoft

znalezienie odpowiedniego systemu do zarządzania dokumentami ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej firmy. Korzystanie z systemu zarządzania dokumentami firmy Microsoft może pomóc w rozwiązaniu typowych wyzwań, przed którymi stoją firmy, próbując stworzyć skalowalny przepływ pracy.

co to jest system zarządzania dokumentami?

system zarządzania dokumentami służy do zarządzania plikami cyfrowymi, takimi jak Word, Excel, PowerPoints i inne. W tej erze potrzebujemy bezpiecznego, niezawodnego i konfigurowalnego oprogramowania, które zapewnia doskonałe wrażenia użytkownika. Przejście ze starszego systemu zarządzania dokumentami na nowszy system może poprawić wydajność i obniżyć koszty.

typowe wyzwania związane ze starszymi systemami zarządzania dokumentami

czy Microsoft ma system zarządzania dokumentami?

tak. Microsoft Office 365 zapewnia różne rozwiązania programowe, w tym SharePoint, Microsoft Dynamics i OneDrive do zarządzania dokumentami. Każdy z powyższych może być stosowany w zależności od potrzeb każdej organizacji. Ten system pomaga nam przechowywać, współpracować i udostępniać dokumenty na różnych platformach. Istnieją również różne sposoby analizy wydajności systemu.

1. Bezpieczeństwo i zarządzanie uprawnieniami
   wiele systemów zarządzania dokumentami nie oferuje użytkownikom możliwości ustawienia ograniczeń dotyczących tego, kto może zobaczyć określone dokumenty. Niektóre dokumenty powinny być wyświetlane tylko przez określonych użytkowników. Członkowie jednego wydziału mogą nie chcieć, aby inny wydział miał dostęp do ich plików. Albo jeden dział lub grupa użytkowników powinna mieć uprawnienia do dodawania/edycji, podczas gdy inna grupa ma uprawnienia tylko do odczytu.
2. Wyszukaj i filtruj
   gdy istnieje wiele folderów i dokumentów, znalezienie konkretnego dokumentu może być trudne. Wiele systemów wyszukiwania dokumentów nie jest skonfigurowanych do rozwiązania tego problemu.
3. powiadomienie i zatwierdzenie
   niektóre dokumenty, takie jak polityka kadrowa lub faktury, wymagają zatwierdzenia, zanim będą mogły być przeglądane przez wszystkich użytkowników. Niestety, większość systemów zarządzania dokumentami nie oferuje tej funkcji.
4. Historia dokumentów
   czy kiedykolwiek dokonałeś zmian w dokumencie, tylko po to, aby przywrócić ostatnią wersję, ale nie udało ci się? Wielu użytkowników powołuje się na niemożność zachowania historii dokumentów i przywrócenia poprzednich wersji punktu bólu w starszych systemach zarządzania dokumentami.
5. współpraca zespołowa
   zazwyczaj zespoły nie mają sposobu na przechowywanie dokumentów specyficznych dla projektu. Projekty powinny mieć możliwość przypisania zespołu, który jest w stanie zarządzać dokumentami wśród członków zespołu.
6. Zachowaj strukturę folderów i nazewnictwo
   większość systemów zarządzania dokumentami zachowuje tę samą strukturę folderów i konwencje nazewnictwa w całym obszarze. Oznacza to, że użytkownicy nie są w stanie organizować ani nazywać folderów w sposób, który ma dla nich sens, ponieważ zmiany te są odzwierciedlane u każdego innego użytkownika.

jak współpracują podstawowe aplikacje Microsoft w celu wspierania zarządzania dokumentami

SharePoint

SharePoint zapewnia zespołowi przestrzeń roboczą do współpracy z pulpitami nawigacyjnymi, kalendarzami, zadaniami, powiadomieniami i aktualizacjami. Platforma SharePoint utrzymuje je w centralnym portalu powiązanym ze stronami firmowymi. Możesz skonfigurować witrynę SharePoint, do której każdy ze swoich zespołów ma dostęp, z pulpitami nawigacyjnymi, które wyświetlają powiadomienia zespołu i firmy. Można również utworzyć portal korporacyjny, w którym można przeszukiwać biblioteki i powiadomienia w całej firmie. Przydziel każdemu pracownikowi poziom bezpieczeństwa, aby umożliwić dostęp.

10 lat temu firmy korzystały z SharePoint do konsolidacji dokumentów, Skype do natychmiastowej komunikacji i Outlook do przesyłania wiadomości i planowania. SharePoint przekształcił się w solidne centrum udostępniania dokumentów ze współdzielonymi przestrzeniami roboczymi, pamięcią masową i prezentacją.

OneDrive

OneDrive to platforma do przechowywania dokumentów/plików online. Jest zwykle używany przez osoby prywatne i zespoły biznesowe, które potrzebują centralnej lokalizacji do przechowywania i uzyskiwania dostępu do plików. Funkcje wersjonowania i udostępniania OneDrive ułatwiają współpracę, dzięki czemu jest to coś więcej niż tylko szafka na dokumenty online. Microsoft rozróżnia wersje osobiste i biznesowe narzędzia.

OneDrive (dla firm) zawiera teraz wszystkie oryginalne oferty dokumentów SharePoint, w tym przepływy pracy, audyty, szablony i kontrolę wersji. To, czego nie obejmuje, to twoje zasoby marketingowe, takie jak strony internetowe i połączenia z mediami społecznościowymi. Firma jest właścicielem konta, a każdy użytkownik ma przypisane konto osobiste w ramach konta firmy. W tym miejscu można tworzyć i przechowywać poszczególne dokumenty, zanim zostaną udostępnione szerszej grupie odbiorców.

OneDrive nie oferuje możliwości publikowania treści w Internecie. Chociaż możesz wysyłać e-maile z linkami do dokumentów, nie możesz publikować tych dokumentów bezpośrednio na stronie internetowej z platformy OneDrive. Możesz sprawić, że dokumenty będą wykrywalne dla Twojego zespołu, ale do publicznego publikowania prac będziesz potrzebować Office 365 lub innej platformy CMS/website.

platforma Azure

Wykorzystaj w pełni zarządzane udziały plików w chmurze, które są dostępne za pośrednictwem standardowego protokołu Server Message Block (SMB). Współdzielenie plików można montować jednocześnie w chmurze lub lokalnie w systemach Windows, Linux i macOS. Ponadto buforuj udostępnianie plików platformy Azure na serwerach Windows za pomocą usługi Azure File Sync w celu uzyskania dostępu lokalnego. Korzystaj z udziałów premium w przypadku obciążeń wrażliwych na wydajność, wymagających dużego nakładu pracy i udziałów standardowych w celu niezawodnego przechowywania plików ogólnego przeznaczenia

Dynamics 365

Dynamics 365 To rozwiązanie oparte na chmurze, które oferuje wszystko, czego potrzebujesz do CRM i ERP w jednym pakiecie

zobacz dane biznesowe i klientów w jednym miejscu-w setkach źródeł—w celu uzyskania jednego, 360—stopniowego widoku organizacji.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ma na celu konsolidację każdego aspektu współpracy — nie tylko zarządzania dokumentami i udostępniania. Za pośrednictwem Microsoft Teams pracownicy mogą śledzić swoje wiadomości błyskawiczne, wiadomości e-mail, kalendarze, projekty i inne.

Microsoft Planner

Microsoft Planner to aplikacja do zrobienia, która jest dostarczana z Office 365. Jest używany do planowania pracy osobistej i zespołowej, z prostym interfejsem opartym na karcie.

Microsoft Planner zapewnia członkom zespołu Centrum do tworzenia planów, organizowania i przydzielania zadań różnym użytkownikom oraz sprawdzania postępów w aktualizacjach za pomocą pulpitów nawigacyjnych. Zapewnia również scentralizowane miejsce, w którym pliki mogą być udostępniane i widoczne dla całego zespołu. Jako aplikacja Office 365 możesz znaleźć Planner w domu Office 365.

Planner natywnie integruje się ze wszystkimi innymi aplikacjami Office 365, a korzystanie z narzędzia w „ekosystemie” firmy Microsoft jest bardzo wydajne. Firma Microsoft stworzyła pakiet aplikacji, które wzajemnie się uzupełniają i pięknie ze sobą współpracują. Korzystanie z programu Planner oznacza, że możesz łatwo zintegrować swoje zadania z programem Outlook, dołączyć i wyświetlić dokumentację zadań, łącząc się z SharePoint, omówić projekt w ramach Teams, mając otwarty Planner, nawiązać połączenie wideo (z Teams, dawniej Skype for Business) i wiele więcej

korzyści z używania oprogramowania Microsoft do zarządzania dokumentami

skuteczne rozwiązanie do zarządzania dokumentami określa następujące:

1. jakie rodzaje dokumentów i inne treści mogą być tworzone w organizacji
2. jaki szablon użyć dla każdego rodzaju dokumentu
3. jakie metadane należy dostarczyć dla każdego rodzaju dokumentu
4. gdzie przechowywać dokument na każdym etapie jego cyklu życia
5. jak kontrolować dostęp do dokumentu na każdym etapie jego cyklu życia 9732>
6. jak przenosić dokumenty w organizacji jako członkowie zespołu przyczyniają się do tworzenia, przeglądania, zatwierdzania, publikacji i rozmieszczenia dokumentów

Microsoft zapewnia najlepsze rozwiązania dla wszystkich powyżej. Poniżej przedstawiono funkcje i zalety korzystania z firmy Microsoft jako partnera DMS. Dostarcza tych rozwiązań od wielu lat i jest jedną z wiodących firm w tej dziedzinie. Dzięki chmurze, lokalnie lub hybrydowo-dowolnej strukturze firma Microsoft zapewnia lepsze rozwiązanie.

te rozwiązania i korzyści obejmują:

• możliwość łatwego znajdowania / wyszukiwania potrzebnych informacji
• przyjazny dla urządzeń mobilnych: twórz / edytuj / współpracuj w dowolnym miejscu i czasie
• ogólne bezpieczeństwo: bezpieczniejsze niż lokalny serwer
• bezpieczeństwo na poziomie folderów i plików: Przyznaj dostęp tylko tym, którzy go potrzebują
• przyjazna dla zgodności
• Kontrola wersji, dzięki czemu nie ma różnych iteracji pliku pływającego wokół
• Historia plików, dzięki czemu możesz zobaczyć, kto wprowadził jakie zmiany, kiedy
• łatwa współpraca ze współpracownikami, kontrahentami i klientami
• szybkie i bezpieczne udostępnianie wewnątrz lub na zewnątrz organizacji
• integracja & kompatybilność: Rozwiązania firmy Microsoft łatwo integrują się z wieloma innymi systemami
• obrazowanie/skanowanie dokumentów pozwala zaoszczędzić przestrzeń fizyczną, przechowując pliki online
• skalowalność: łatwo rośnie wraz z Twoją organizacją. Nie będziesz w stanie przerosnąć go jako rozwiązanie do zarządzania dokumentami
• oparte na chmurze: nie musisz się martwić o fizyczne bezpieczeństwo serwerów lub utratę wszystkich danych, gdy wszystko jest w chmurze. Uzyskaj dostęp do potrzebnych plików zawsze i wszędzie masz połączenie z Internetem
• edycja Offline: Jeśli wybierasz się gdzieś bez połączenia z Internetem, możesz łatwo zabrać swoje pliki ze sobą
• oszczędzaj zasoby ludzkie: nie będziesz potrzebował tylu pracowników IT, ile potrzebujesz do starszego serwera na miejscu

ponadto migracja ze starszych serwerów lub innych rozwiązań jest łatwa.

jak HingePoint pomaga naszym klientom wykorzystać rozwiązania Microsoft do zarządzania dokumentami

możemy pomóc Ci wdrożyć SharePoint jako rozwiązanie do przechowywania dokumentów. Zaprojektujemy architekturę informacji (IA)w oparciu o unikalne wymagania biznesowe. IA obejmuje wymagane Kolekcje witryn, podstrony, bibliotekę dokumentów, metadane, pola i inne.

Uporządkuj swoje pliki w logiczne kategorie, aby zachować porządek

dbamy o tworzenie bibliotek z predefiniowanymi metadanymi, aby zapewnić, że za każdym razem, gdy przeszukujesz i filtrujesz, znajdziesz poszukiwaną zawartość.

możemy zaimplementować przepływ pracy, który umożliwia ustawienie zatwierdzania i powiadomień na określonych dokumentach. Jeśli potrzebujesz strony zespołu do współpracy, możemy ją utworzyć. Możemy również przekształcić tę stronę w szablon, który pozwala łatwo tworzyć oddzielne przestrzenie dla każdego klienta lub projektu, które zachowują tę samą podstawową strukturę.

jeśli chcesz przenieść współpracę zespołową na inny poziom, możemy pomóc Ci zintegrować Microsoft Teams. Twoje zespoły będą mogły łatwo zarządzać wszystkimi dokumentami związanymi z dyskusją w jednym miejscu i łatwo je znaleźć w przyszłości.

zarządzanie dokumentami związanymi z zadaniami projektowymi? Możemy pomóc Ci dodać Microsoft Planner do równania, aby śledzić zadania postępu. Dokumenty z SharePoint można łatwo skojarzyć z zadaniami i powiązać z rozmowami z Microsoft Teams.

Użyj niestandardowych formularzy do obsługi żądań zespołu i twórz zakładki z niestandardowymi raportami, aby monitorować ogólny postęp.

jak widać, istnieje wiele sposobów na usprawnienie procesów zarządzania dokumentami za pomocą narzędzi Microsoft.

możesz nawet użyć SharePoint do zarządzania dokumentami używanymi do publikowania treści w witrynie.

jak wyglądałby dla ciebie lepszy system zarządzania dokumentami?

czy Twoja organizacja nadal używa przestarzałego systemu zarządzania dokumentami do zarządzania dokumentami? Skontaktuj się z Hingepoint już dziś i przekonaj się, że nasi doświadczeni konsultanci mogą ułatwić Ci pracę dzięki systemowi, który pokochają Twoi użytkownicy!