8 wskazówek dotyczących organizowania i prowadzenia efektywnych spotkań
spotkania są często niezbędnym elementem życia zawodowego. Niestety nie wszystkie spotkania są sobie równe. Niektórzy kończą jako kompletni Niszczyciele czasu, którzy nic nie osiągają. Ale nie musi tak być. Istnieją sposoby na organizowanie i prowadzenie efektywnych i produktywnych spotkań. Oto kilka wskazówek.
jak przeprowadzić skuteczne spotkanie
zdecyduj, czy spotkanie jest naprawdę potrzebne
pierwszą decyzją jest, czy w ogóle musisz je zorganizować. Rozważ cele spotkania i czy twój zespół może je osiągnąć w inny sposób, na przykład poprzez połączenie, czat grupowy lub e-mail. Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, to nie potrzebujesz spotkania. Zaoszczędź czas na prawdziwą pracę.
kiedy potrzebujesz spotkania? Kiedy musisz mieć wkład Grupowy, aby podjąć decyzję w czasie rzeczywistym lub współpracować przy rozwiązywaniu konkretnych problemów. Jeśli problem można najlepiej rozwiązać twarzą w twarz z grupą, prawdopodobnie odpowiednie jest spotkanie.
tekst Alt: Widok z góry na dół grupy ludzi z laptopami wokół stołu na spotkaniu
Weź udział w odpowiednich ludziach
tak jak nie każde spotkanie musi się odbyć, nie każdy musi być na spotkaniu. Zanim kogoś zaprosisz, zastanów się, dlaczego są potrzebne i jaki będzie ich wkład. Jeśli nie mają żadnego znaczącego wkładu, to nie muszą tam być.
co równie ważne, upewnij się, że osoby, które są absolutnie wymagane, aby tam być, takie jak decydenci, mogą to zrobić. W przeciwnym razie nie ma sensu organizować spotkania i powinieneś przełożyć je na inny czas, kiedy mogą uczestniczyć.
wybierz odpowiednie miejsce imprezy firmowej
zorganizowanie spotkania na miejscu jest wygodne, ale dlaczego nie zmienić sytuacji dzięki spotkaniu poza miejscem? Wyjazd poza teren nie musi oznaczać, że jesteś ograniczony do wynajmu sali konferencyjnej. Znajdziesz mnóstwo miejsc spotkań w pobliżu Ciebie w ekscytujących i nieoczekiwanych przestrzeniach, takich jak muzea, akwaria, a nawet parki rozrywki. Porównując miejsca, zastanów się, w jaki sposób atmosfera może zwiększyć wydajność i podnieść morale.
Ustaw porządek obrad
ważne jest, aby mieć porządek obrad spotkania, aby uczestnicy byli świadomi całego punktu spotkania i tematów dyskusji. Najlepiej ustalić porządek obrad z wyprzedzeniem i wysłać go wraz z zaproszeniem na spotkanie. W ten sposób uczestnicy mogą przygotować się do swoich ról i sprawić, że spotkanie będzie bardziej produktywne. Mogą również dodać wszelkie niezbędne dodatkowe punkty porządku obrad przed posiedzeniem.
posiadanie agendy pomaga również utrzymać spotkanie na dobrej drodze. Jeśli dyskusja toczy się na stycznej, można łatwo ułożyć dyskusję i nie wykolejać spotkania dyskusjami pobocznymi. Aby naprawdę utrzymać wszystko na dobrej drodze, rozważ dodanie osi czasu do punktów porządku obrad z przydzielonymi ramami czasowymi dla każdego punktu.
tekst Alt: Zbliżenie widok rąk od grupy osób przeglądających niektóre wykresy i wykresy na spotkaniu
Udostępnij informacje z wyprzedzeniem
spotkanie będzie bardziej produktywne, jeśli ludzie będą mieli okazję przejrzeć jakiekolwiek materiały, szczególnie długie, przed spotkaniem. To po prostu nierealne oczekiwać, że ludzie będą w stanie wchłonąć i podpisać się na 100-stronicowym raporcie podczas spotkania. Nie jest to również dobre wykorzystanie czasu na spotkania, aby po prostu przeczytać lub poprosić uczestników o przeczytanie tego, co mogło zostać wcześniej sprawdzone.
Rozpocznij i zakończ na czas
ważne jest, aby docenić czas wszystkich, rozpoczynając spotkanie na czas. Późne rozpoczęcie spotkania również nadaje zły ton, a uczestnicy będą bardziej rozproszeni, gdy zaczną koncentrować się na innych sprawach.
późne rozpoczęcie spotkania może prowadzić do późnego zakończenia spotkania, co może również powodować zakłócenia w harmonogramach wszystkich na resztę dnia. Jeśli wygląda na to, że spotkanie musi trwać dłużej, lepiej zaplanować spotkanie uzupełniające niż próbować spieszyć się z ważnymi przedmiotami w ograniczonym czasie.
Podsumuj i zakończ plan działania
przed zakończeniem spotkania upewnij się, że podsumowałeś spotkanie i powtórzyłeś to, co zostało uzgodnione, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Ważne jest również, aby omówić wszelkie kolejne kroki, które wynikły ze spotkania, w tym kto jest odpowiedzialny za jakie zadanie i kiedy je wykonać.
każdy powinien opuścić spotkanie z jasnym wyobrażeniem o umowach i zadaniach. Wyślij około protokół ze spotkania do wszystkich, którzy uczestniczyli, jak również innych członków zespołu, którzy nie mogli uczestniczyć, ale którzy mogli skorzystać. Dołącz kolejne kroki do protokołu, aby członkowie zespołu mogli łatwo sprawdzić, za co są odpowiedzialni.
poproś o opinię
zaraz po spotkaniu poproś uczestników o opinię, abyś mógł ocenić, jak skuteczne było spotkanie. W ten sposób możesz wprowadzać zmiany w razie potrzeby w przyszłych spotkaniach. Informacja zwrotna nie musi być skomplikowana i może mieć formę tego, czy spotkanie było dobre, czy wymagało ulepszeń, pomocne czy nie.
aby uzyskać bardziej merytoryczną informację zwrotną, możesz również zapytać uczestników o konkretne aspekty, takie jak długość spotkania, porządek obrad i czy spotkanie osiągnęło swoje cele. Jeśli istnieje wiele negatywnych opinii, powinieneś śledzić, aby zobaczyć, jak możesz poprawić przyszłe spotkania.
zakończenie: organizowanie wspaniałych spotkań
przy odrobinie planowania i organizacji możliwe jest organizowanie spotkań, które są produktywne i skuteczne, jak pokazują powyższe wskazówki. Teraz, gdy wiesz, co należy zrobić, zacznij szukać idealnego miejsca na imprezę firmową, aby zorganizować swoje spotkanie.
aby uzyskać więcej informacji o tym, jak prowadzić skuteczne spotkanie, możesz je sprawdzić tutaj.