7 strategie poprawy efektywności przyjmowania pacjentów
pracownicy służby zdrowia zwykle doświadczają powolnego przyjmowania pacjentów—może istnieć nieskończona ilość papierkowej roboty i długi czas oczekiwania, a także obowiązkowe procedury składania wniosków, które mogą opóźnić szybką opiekę nad pacjentami.
jednak, jako dostawca opieki zdrowotnej, kluczowe znaczenie ma poprawa wydajności przyjmowania pacjentów, ponieważ nieefektywność może przekierować zasoby i odmówić leczenia tym, którzy najbardziej go potrzebują. Aby uniknąć złych wyników, ważne jest, aby zrozumieć nie tylko, jak zapewnić zgodność z HIPAA koordynatorom pacjentów przyjmujących, ale także jak rozwiązywać możliwe rozwiązania, które jeszcze bardziej usprawnią twoje zabiegi medyczne i codzienne operacje.
w tym przewodniku przedstawimy siedem kluczowych strategii poprawy efektywności przyjmowania pacjentów w celu poprawy jakości opieki, a także zbadamy wiele korzyści płynących z poprawy wydajności. Od zrozumienia procesu przyjmowania pacjentów po poznanie różnych sposobów rozwiązywania problemów związanych z nieefektywnością-mamy dla Ciebie rozwiązanie!
zrozumienie procesów przyjmowania pacjentów
najpierw omówmy dokładnie proces przyjmowania pacjentów, ponieważ możesz się zastanawiać: „co robi koordynator opieki nad pacjentem?”
przyjmowanie pacjentów to proces, w którym dostawca opieki zdrowotnej gromadzi dane pacjentów, aby uzyskać kompleksowe i holistyczne spojrzenie na każdego pacjenta przed zapewnieniem opieki. Zazwyczaj Pielęgniarka, recepcjonistka lub biuro medyczne odbierze:
- informacje o ubezpieczeniach
- Identyfikacja
- informacje o płatnościach
- historia choroby
informacje te są następnie składane za pomocą starego papierowego systemu akt lub archiwów, w zależności od technologii stosowanej w biurze. Stamtąd świadczeniodawca może uzyskać dostęp do dokumentów podczas wizyt lub w razie potrzeby przekazać je innym świadczeniodawcom lub specjalistom.
na szczęście, wraz ze światowym postępem technologicznym, pole do poprawy wydajności przyjmowania pacjentów jest ogromne. Ulepszone strategie przyjmowania pacjentów mogą zwolnić czas zarówno dla pacjentów, jak i pracowników służby zdrowia, umożliwiając im spędzanie czasu na tym, co ważne—diagnozowaniu i leczeniu pacjentów.
jeśli więc zastanawiasz się, jak poprawić efektywność przyjmowania pacjentów, mamy dla ciebie propozycję. Wkopmy się.
#1: Przejdź bez papieru z cyfrową bazą danych
przejście z formularzy papierowych na formularze online może pomóc placówce opieki zdrowotnej w bardziej płynnym działaniu i zwiększyć dostępność dla pacjentów, którzy nie mogą odwiedzać biura.
optymalne jest zapewnienie każdemu z pracowników i pacjentów internetowej bazy danych, w której można uzyskać dostęp do historii medycznej i formularzy online, które mogą być potrzebne do konkretnego zabiegu lub wizyty. Oto dlaczego:
- Zwiększ bezpieczeństwo-digitalizacja dokumentów znacznie utrudnia ich zgubienie, kradzież lub zniszczenie przez powódź lub pożar. Przechowuje również wszystko w jednym miejscu, które może być łatwo dostępne zarówno dla dostawców, jak i pacjentów.
- zwiększ łatwość-gdy dokumenty są cyfrowe, znacznie łatwiej jest pracownikom szybko je zlokalizować. Łatwiej jest również skompilować wiele formularzy i śledzić pliki, a także dodawać do nich w czasie.
- Oszczędzaj pieniądze-bez użycia papieru zaoszczędzisz pieniądze, ponieważ nie będziesz musiał kupować prawie tyle papieru do swojego biura i możesz zaoszczędzić na drogim tuszu do drukarek. Może również pomóc w ograniczeniu odpadów w biurze.
- Wyłapuj błędy lub brakujące informacje – jeśli na formularzach pacjenta znajdują się błędy lub brakujące elementy, komputer może je wyłapać. Nadaje się również do sprawdzenia przez wiele oczu, co oznacza, że jeśli coś jest nie tak, istnieje duża szansa, że zostanie złapane.
gdy pacjenci mają możliwość wykonywania papierkowej roboty w formie cyfrowej, może to zwiększyć wykładniczo wydajność przyjmowania pacjentów w szpitalu. Informacje są wysyłane i przechowywane bezpośrednio do systemu lub bazy danych urzędu, co pozwala świadczeniodawcom na łatwe przeglądanie i śledzenie informacji.
#2: dostarczanie dokumentów z wyprzedzeniem
cyfryzacja zapewnia również dodatkową korzyść w postaci dostarczania dokumentów pacjentom przed zaplanowaną wizytą za pomocą formularzy elektronicznych i podpisów elektronicznych. Jest to kluczowy sposób na skrócenie czasu oczekiwania pacjenta i uczynienie całego procesu bardziej płynnym i wydajnym:
- skróć czas w poczekalni – zamiast siedzieć w poczekalni i wypełniać stos formularzy, pracownicy służby zdrowia mogą dostarczyć formularze z wyprzedzeniem, aby pacjenci mogli wypełniać formularze w swoim czasie, w zaciszu własnego domu. Kiedy pacjenci przyjeżdżają do biura, mogą szybko zameldować się i rozpocząć wizytę bez dodatkowego kłopotu z wypełnianiem formularzy.
- Sprawdź brakujące informacje – jeśli pacjenci nie mają żadnych formularzy lub zapomnieli dodać karty ubezpieczenia lub dowodu tożsamości, mogą po prostu dodać informacje w formie cyfrowej, gdy jest to wygodne, zamiast pojawiać się na spotkaniu bez wymaganych informacji i konieczności zmiany terminu.
większość ludzi nie lubi wypełniać dokumentów, zwłaszcza jeśli są pod jakimkolwiek stresem lub ograniczeniem czasowym. Przekazanie pacjentom dokumentów przed wizytą, z wystarczającą ilością czasu na ich wypełnienie, może znacznie zwiększyć ich satysfakcję i usprawnić proces przyjmowania w biurze.
#3: spraw, aby Twój System był przyjazny dla użytkownika
cyfryzacja jest korzystna tylko wtedy, gdy korzystasz z systemu łatwego w nawigacji i przyjaznego dla użytkownika.
decydując się na system cyfrowy, dobrą zasadą jest myślenie o tym, jak najstarsi pacjenci zareagują na nowy system. Poszukaj bazy danych z dużymi czcionkami i wyraźnie umieszczonymi zakładkami i przyciskami, aby uniknąć nieporozumień.
oczywiście zawsze powinieneś mieć pod ręką profesjonalistę, który odpowie na wszelkie pytania dotyczące nawigacji w systemie.
oto kilka rzeczy, które należy sobie zadać, próbując dowiedzieć się, czy Twoje systemy są przyjazne dla użytkownika:
- czy jest to system, który będzie działał na większości telefonów, tabletów i komputerów?
- czy jest łatwy dostęp? A może sprawia, że użytkownicy pobierają dodatkowe aplikacje i oprogramowanie?
- czy są jakieś zauważalne usterki, które mogą dezorientować lub dotyczyć pacjentów?
na szczęście cyfryzacja oznacza, że Twoje systemy mogą być aktualizowane i ulepszane, jeśli masz odpowiednią technologię. Oznacza to, że jeśli coś nie działa idealnie, możesz obracać, ponownie regulować i resetować system, aby odnieść sukces.
#4: Zachowaj jak najbardziej zwięzłe formularze
działając w branży opieki zdrowotnej, ważne jest, aby informacje o pacjencie były pełne, odpowiednie i precyzyjne, aby zapewnić pacjentom najlepszą możliwą opiekę. W związku z tym niechlujne lub długie formularze mogą dezorientować pacjentów lub uniemożliwić ich dokładne wypełnianie.
aby złagodzić nieścisłości i zapewnić kompleksową opiekę, upewnij się, że Twoje formularze są zwięzłe z następującymi:
- unikaj zadawania tych samych pytań dwa razy
- używaj tej samej czcionki i rozmiaru konsekwentnie w całym dokumencie
- pamiętaj o użyciu nieskomplikowanego i przyjaznego dla czytelnika języka
#5: Zautomatyzuj żmudne, ale niezbędne zadania
jeśli masz określone procedury, których muszą przestrzegać Twoi pracownicy, takie jak wypełnianie listy kontrolnej do sprzątania sali egzaminacyjnej, możesz dać pielęgniarkom więcej czasu na wykonywanie swojej pracy, tworząc cyfrową i zautomatyzowaną listę kontrolną, którą można łatwo wypełnić na komputerze lub tablecie po każdej wizycie.
większość pracowników służby zdrowia dostarcza swoim pracownikom tabletki, które mogą wnieść do każdego pokoju i sprawdzić każdy element, gdy zostanie on ukończony. Gdy lista kontrolna zostanie zaktualizowana, system będzie odzwierciedlał, że pokój został wyczyszczony i jest gotowy na następnego pacjenta, skracając czas oczekiwania pacjenta i poprawiając komunikację wewnątrz biura.
automatyczne listy kontrolne lub formularze mogą być również używane do wszelkich wewnętrznych procedur otwierania, zamykania lub planowania, które może wdrożyć Twoje biuro. Im bardziej usprawnione stają się Twoje procesy, tym szybciej możesz rozmawiać z pacjentami i zapewniać wysokiej jakości opiekę.
#6: Wysyłanie automatycznych połączeń, wiadomości e-mail i przypomnień tekstowych do pacjentów
powszechną praktyką jest dzwonienie do pacjentów w celu potwierdzenia wizyt. Podczas gdy osobiste rozmowy telefoniczne mogą być pomocne podczas odpowiadania na pytania pacjentów, jest to również czasochłonne dla personelu szpitala i zabiera go z dala od opieki nad pacjentem.
na szczęście przypomnienia o wizycie można teraz zautomatyzować telefonicznie, SMS-em lub e-mailem, zapewniając wiele korzyści, takich jak:
- Uwolnij pracowników-wyeliminowanie czasochłonnych obowiązków, takich jak te, da pracownikom więcej czasu na skupienie się na kluczowych, czasochłonnych zadaniach, które muszą wykonywać, takich jak opieka nad pacjentem.
- mniej niepojawienia się-chociaż nie trzeba tego robić osobiście, nadal dobrą praktyką jest przypominanie pacjentom o swoich spotkaniach za pomocą poczty e-mail, połączeń telefonicznych lub SMS-ów, aby uniknąć nieodebranych lub spóźnionych wizyt. Niektóre automatyczne przypomnienia dają również pacjentom możliwość dodania wizyty do kalendarza, dzięki czemu na pewno pojawią się na czas.
#7: skutecznie szkolić pracowników w zakresie technologii (i uczynić ich szczęśliwymi!)
System operacyjny będzie tylko tak dobry, jak osoba go obsługująca. Jeśli przejdziesz przez proces digitalizacji każdego z procesów biurowych, poświęć czas na odpowiednie przeszkolenie personelu w zakresie dokładnie tego, jak działa każdy z nowych systemów i jak chcesz wykonywać określone zadania.
im więcej twój personel wie, jak rozwiązywać problemy, tym mniej problemów napotkasz zarówno podczas komunikacji i operacji wewnątrz personelu, jak i pacjentów. Jako taki, personel powinien być bardzo biegły w pomaganiu pacjentom dowiedzieć się, jak pracować z systemami i wypełnić wszelkie zaległe formalności w odpowiednim czasie.
oprócz szkolenia pracowników, Możesz również organizować comiesięczne spotkania, podczas których oceniasz poziom zadowolenia pracowników na temat bieżącej działalności biura. Szczęśliwy personel to wydajny personel, a pokazanie im, że dbasz o ich dobre samopoczucie, może poprawić jakość i wydajność operacyjną Twojego miejsca pracy.
jak Nexa może pomóc Ci poprawić efektywność przyjmowania pacjentów
Digitalizacja miejsca pracy to najskuteczniejszy sposób na poprawę efektywności przyjmowania pacjentów w Twoim systemie.
tu wkracza Nexa. Eksperci Nexa mogą pomóc w usprawnieniu procesu przyjmowania pacjentów i maksymalizacji każdej możliwości biznesowej. Mówiąc dokładniej, Nexa jest Twoją wirtualną recepcjonistką—nasze usługi mogą obsłużyć Twoje połączenia, SMS-y, E-maile, sprzedaż i planowanie.
zostaw nam wszystkie operacje administracyjne i zwolnij personel, aby mógł robić to, co robi najlepiej—dbać o potrzeby Twojego pacjenta. Dodatkowo oferujemy całodobową obsługę, dzięki czemu pacjenci mają dostęp do ciebie przez całą dobę.
:
Phreesia. Co To Jest Przyjmowanie Pacjentów? https://www.phreesia.com/2019/11/04/blog-what-is-patient-intake/
Intakeq. 4 kroki, aby usprawnić każdy proces opieki zdrowotnej. https://blog.intakeq.com/4-steps-to-streamline-any-healthcare-process/
Accessfm. Proces przyjmowania pacjentów: 4 sposoby na poprawę satysfakcji pacjenta. https://www.accessefm.com/blog/patient-intake-process-4-ways-to-improve-patient-satisfaction