5 rzeczy do zrobienia przed rozpoczęciem spotkania
wszyscy pojawiliśmy się na tym spotkaniu.
ten bez celu. Ten bez uprzedzenia i szczegółów. I ten, w którym nikt nawet nie mógł znaleźć miejsca spotkania.
kończy się to stratą czasu wszystkich.
aby twoje spotkanie zakończyło się sukcesem, musisz się wcześniej przygotować.
Bądź gotowy przed spotkaniem
to, co ty i twój zespół uzyskacie ze spotkania, zależy od tego, co włożycie na spotkanie w przygotowaniu.
„to nie Spotkanie, jeśli nie przygotujesz się wcześniej.”(Tweetuj ten cytat)
aby zapobiec zmarnowanemu spotkaniu, musisz być gotowy na spotkanie przed jego rozpoczęciem.
oto 5 rzeczy do zrobienia przed rozpoczęciem spotkania:
- wysyłaj zaproszenia z wyprzedzeniem-spotkania nie powinny być sprawami last minute. Nikt nie lubi otrzymywać zaproszenia na spotkanie tego samego dnia. W przypadku formalnego spotkania zaproszenia powinny iść co najmniej 2-3 dni przed czasem.
- Rozdaj agendę-spotkanie bez agendy to po prostu gratis dla wszystkich. Stwórz program i rozdaj go uczestnikom, aby mogli być przygotowani do dyskusji na te tematy.
- dostarcz materiały do recenzji-jeśli istnieją materiały z wyprzedzeniem, które należy przejrzeć, upewnij się, że dostarczysz je wystarczająco wcześnie, aby uczestnicy mogli je przeczytać. W przeciwnym razie twoje spotkanie stanie się ” sesją czytania.”To nie jest produktywne wykorzystanie niczyjego czasu.
- zarezerwuj miejsce na spotkanie-wszyscy mieliśmy doświadczenie, próbując iść na spotkanie tylko po to, aby w ostatniej chwili odkryć, że nie ma miejsca spotkania dołączonego do zaproszenia. Upewnij się, że zarezerwujesz odpowiednią przestrzeń spotkań, która odpowiada liczbie uczestników i pracy do wykonania.
- Ustaw oczekiwania-być może najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić przed spotkaniem, jest ustawienie oczekiwań: „jaki jest cel spotkania?”Ludzie lubią wiedzieć z góry, dlaczego biorą udział. Wyznacza cel spotkania. Bądź opisowy w temacie spotkania. „Nadrabianie zaległości” nie jest dobrym tematem spotkań. „Briefing na temat statusu projektu XYZ” jest znacznie lepszy i doprowadzi do bardziej celowego spotkania.
to nie jest spotkanie, jeśli nie przygotujesz się wcześniej
większość spotkań to porażka, zanim jeszcze się rozpoczną.
w wielu firmach spotkania są tak dysfunkcyjne, że stanowią największą stratę czasu w miejscu pracy.
przygotuj się na spotkania z wyprzedzeniem, a będą one bardziej efektywnym wykorzystaniem czasu każdego.