4 sposoby, aby pomóc innym być bardziej zwięzłym
to się znowu stało. Pomimo najlepszych starań, aby tego uniknąć, utknąłeś na spotkaniu online, słuchając faceta, który zajmuje 15 minut, aby cokolwiek wyjaśnić.
kiedy ktoś w końcu dostaje słowo, słucha trochę, ale nagle przerywa, gdy zdaje sobie sprawę, że zapomniał „jeszcze jednego szczegółu.”Pięć minut później, on nadal mówi, a ty myślisz o wszystkich lepszych rzeczach, które możesz robić.
kiedy to napotkamy, domyślną odpowiedzią dla wielu z nas jest narzekanie na osobę lub Strategia, jak ją naprawić. Często zadawane mi pytanie brzmi::
jak sprawić, by ten facet był bardziej zwięzły?
zła wiadomość? Niewiele, chyba że:
- są w pełni świadomi problemu.
- oni naprawdę chcą być lepsi.
rzadko obie te rzeczy są prawdziwe. Widziałem wielu liderów marnujących czas i zasoby próbując „naprawić” ludzi.
oto lepsza wiadomość: zadajesz złe pytanie.
jesteś bardziej skłonny do poruszania igłą z osobami, jeśli organizacja jako całość ceni zwięzłą komunikację. Gdy tak się stanie, więcej osób podejmie działania, aby go wesprzeć. Oto cztery sposoby na poprowadzenie zespołu w zwięzłej komunikacji:
skieruj ludzi na widownię
większość osób, przygotowując prezentację, raport lub briefing, otwiera pusty PowerPoint i zadaje sobie pytanie: „co powinienem umieścić w tej prezentacji?”Będą również zadawać to pytanie kolegom i tobie.
to złe pytanie. Kiedy go słyszysz, jest to natychmiastowa okazja do coachingu, nawet jeśli jesteś rówieśnikiem lub podwładnym osoby pytającej.
dużo lepszym pytaniem jest: „co Twoi odbiorcy muszą usłyszeć?”Gdy strategia koncentruje się na potrzebach publiczności, która zapewnia ramy dla tego, co należy powiedzieć. Jeśli nie zaspokoi potrzeby odbiorców, to jest to nieistotne.
Kiedy odpowiedź na to pytanie nie jest jasna, najlepsi przywódcy dają ludziom możliwość znalezienia odpowiedzi na to pytanie, zanim zrobią cokolwiek innego.
wywoływanie spotkań
nie możesz (i nie powinieneś) wchodzić w każdą interakcję, ale jeśli prowadzisz spotkanie, nadajesz ton. Kiedy ktoś zaczyna się ciągnąć i ciągnąć, trener mówiąc:
to nie brzmi jak szczegół, którego wszyscy potrzebują. Więc możemy trzymać się naszego planu, co jest najważniejsze, co wszyscy musimy wiedzieć?
Bądź miły, ale stanowczy. Po wysłuchaniu tego podczas kilku spotkań większość ludzi pojawi się z bardziej zwięzłymi wiadomościami.
oczywiście zakłada to, że masz plan. Jeśli nie, zacznij tutaj: cztery praktyki prowadzenia skutecznego spotkania.
koniec spotkań wczesny
na jego twarzy może się to wydawać niezwiązane z zwięzłością, ale mówi to wiele o kulturze zespołu. Liderzy, którzy wypełniają każdą chwilę każdego stałego spotkania, tracą okazję do pokazania, że są kuratorami tego, co najważniejsze.
oczywiście zespoły muszą się spotkać, aby wyprodukować najlepszą pracę, a ten czas powinien być dobrze wykorzystany. Kiedy od czasu do czasu kończysz spotkanie wcześniej lub pomijasz je wszystkie razem, pokazujesz wszystkim, że cenisz również zwięzłą komunikację.
stosuj standardy stylu
praktycznie każda globalna marka biznesowa ma standardy dotyczące używania logo, kolorów, czcionek i Grafiki w komunikacji. Każda instytucja akademicka korzysta z popularnego przewodnika stylowego do formatowania dokumentów, aby zapewnić spójne formatowanie i łatwość dla czytelników.
możesz również ustawić oczekiwanie ze swoim zespołem na zwięzłą komunikację. Można sformułować kluczowe standardy dla działalności o wysokim profilu, takie jak:
- raporty klientów mogą być wydawane do pięciu stron.
- e-maile do naszych dostawców to 500 słów lub mniej.
- zajmujemy się wszystkimi planowanymi punktami porządku obrad.
zauważ, że te standardy opisują, do czego dążyć, a nie Czego unikać. Oczywiście będą wyjątki, ale Ty nadajesz ton standardowi, który ma być spełniony w większości sytuacji.
kiedy Wszystko inne zawiedzie, spróbuj tego
nawet najzdrowsza kultura komunikacji nie zawsze wpłynie na najgorszych przestępców. Jeśli wypróbowałeś powyższe i nadal masz problemy, oto nawyki 6, aby ludzie nie marnowali twojego czasu.