24 Pytania, Które Należy Zadać Podczas Planowania Programu Społecznościowego – #24 Może Być Najważniejszy!
kościoły są powołane, aby dotrzeć do zagubionych i pomóc potrzebującym. Często odbywa się to za pośrednictwem programu społecznościowego. Aby stworzyć program społecznościowy, twój kościół będzie musiał przejść wstępne planowanie.
aby mieć udane wydarzenie kościelne – niezależnie od tego, czy jest to pomoc społeczna, wakacyjna Szkoła Biblijna, czy spotkanie biznesowe w kościele, organizacja i planowanie są niezbędne!
Zbierz zespół i rozpocznij proces planowania. Aby to zrobić, weź te 21 pytań i odpowiedz na nie. Udokumentuj swoje odpowiedzi i zacznij tworzyć podręcznik dla swoich kontaktów.
24 pytania, które należy zadać podczas tworzenia programu pomocy społecznościowej
kto jest w zespole planowania?
Zidentyfikuj osoby, które mogą Ci pomóc w zaplanowaniu sukcesu. Zwróć się o pomoc do ludzi, którzy mają pasję i zainteresowanie zasięgiem.
spróbuj znaleźć 6-8 osób, które mogą pomóc i zaangażować się w planowanie szczegółów imprezy. Praca w celu uzyskania pomocy od osób uzdolnionych w organizacji, marketingu, nadzorze wolontariuszy, a także służeniu tym, do których dotarli.
z kim próbujemy się skontaktować?
musisz zawęzić ostrość do określonej grupy. Określ, do jakiej grupy demograficznej chcesz dotrzeć, ponieważ będzie to dyktować wiele innych elementów planowania zasięgu.
na przykład, Czy czujesz się wezwany do dotarcia do małych dzieci, młodzieży, młodych rodzin, pustych nesterów lub osób starszych?
a może chcesz dotrzeć do bezdomnych, ludzi w biedzie, uwięzionych czy chorych? Jeśli chcesz kierować reklamy na więcej niż jedną grupę, ustal priorytet, od której grupy zaczniesz.
dlaczego staramy się dotrzeć do tej grupy?
po określeniu grupy, którą chcesz kierować, upewnij się, że możesz odpowiedzieć na pytanie – dlaczego kierujemy tę grupę?
być może Twoja społeczność ma dużą populację bezdomnych, w której chcesz szerzyć Ewangelię.
a może chcesz zasiać w życiu dzieci z nadzieją, że zmieni to ich przyszłość.
dlaczego jest równie ważne jak kto, więc upewnij się, że możesz odpowiedzieć na to pytanie.
jakie są potrzeby tych, do których staramy się dotrzeć?
upewnij się, że wiesz, czego potrzebuje Twoja społeczność reach. Nie rób założeń dowiedz się, jakie są prawdziwe potrzeby.
na przykład pracowałem z organizacją, która zakładała, że populacja potrzebuje podstawowej opieki zdrowotnej; jednak na pytanie-dzieci po prostu potrzebowały butów!
jak logistycznie zaspokoić te potrzeby?
ok powiedzmy, że chcesz rozpocząć program obiadowy dla ubogich. Musisz myśleć o rzeczach takich jak:
- gdzie możemy dystrybuować żywność
- gdzie możemy przygotować żywność
- jakie materiały i materiały są potrzebne do dystrybucji
- ilu wolontariuszy potrzebujemy, aby zarządzać dystrybucją
- jak możemy transportować żywność i materiały
- jakie standardy zdrowotne musimy spełnić
kiedy najlepiej zaplanować to spotkanie?
czas jest wszystkim, więc upewnij się, że zaplanujesz swój zasięg w czasie, który działa dobrze z grupą docelową.
sprawdź w lokalnych wydarzeniach społecznościowych, aby upewnić się, że wydarzenie, które organizujesz, nie koliduje z corocznym wydarzeniem społecznościowym, które może porwać Twoich odbiorców.
jak możemy sprzedać zasięg?
Na przykład, jeśli docierasz do starszej populacji, skorzystaj z usług, których używają, aby pomóc Ci dotrzeć do wiadomości.
może to być przez gabinety lekarskie, kluby seniora lub placówki opieki nad osobami starszymi.
twórz materiały marketingowe specyficzne dla odbiorców. Na przykład narzędzia, których używasz do wprowadzania na rynek nastolatków, są zupełnie inne niż narzędzia, których używasz do wprowadzania na rynek osób starszych.
Znajdź preferowaną metodę komunikacji i stwórz materiały, które najprawdopodobniej przyciągną ich uwagę.
jakie działania będziemy wykonywać w czasie akcji?
Na przykład, jeśli twoim zasięgiem jest dotarcie do lokalnych rodzin, twórz wydarzenia, w których lubią uczestniczyć dzieci.
Zrób listę działań, takich jak malowanie twarzy, tor przeszkód lub bounce house.
jakie obszary należy zorganizować?
:
- konfiguracja/likwidacja obiektu
- sprzęt i materiały
- Marketing
- Nadzór wolontariacki i szkolenia
- budżet
- Działalność
Jaka jest struktura organizacyjna placówki?
Zidentyfikuj każdy obszar zasięgu. Następnie przydziel osobę nadzorującą, liderów zespołów i asystentów liderów dla każdego obszaru.
jaki jest budżet na pomoc?
teraz masz całkiem dobre pojęcie o tym, do kogo chcesz dotrzeć i jak chcesz do nich dotrzeć. Teraz musisz stworzyć budżet na ten zasięg. Aby to zrobić:
Zgadnij, ile osób dotrzesz. Użyj swoich kontaktów w społeczności, aby pomóc ci wymyślić numer.
następnie określ koszt na osobę-na przykład, jeśli tworzysz program obiadowy, jaki jest twój koszt za każdy lunch (w tym zapasy) dla każdej osoby, którą chcesz osiągnąć
dodaj 10% na nieoczekiwane wydatki i wymyśl kwotę w dolarach.
skąd pochodzi dofinansowanie?
niezależnie od tego, czy jesteś kościołem, czy organizacją non-profit, budżet na imprezy informacyjne musi być finansowany. Czy fundusze będą pochodzić z rocznego budżetu kościoła, czy będziesz zabiegać o finansowanie ze źródeł zewnętrznych.
na przykład, czy będziesz współpracować z lokalnymi firmami, aby pomóc zrekompensować koszty dostaw i materiałów?
jeśli tak, to ile budżetu można pochłonąć z tych oszczędności? Czy Twoja organizacja może wesprzeć resztę finansowania, a jeśli nie, to skąd będzie pochodzić.
nie chcesz narażać innych programów, ponieważ nie poświęciłeś czasu na obliczenie rzeczywistych kosztów hostingu działań informacyjnych – więc poświęć na to odpowiedni czas.
jakie są opisy stanowisk wolontariuszy w celu ułatwienia pomocy?
Zrób listę wszystkich zadań, które musisz wykonać. Uzyskać konkretne i zawęzić go do małych zadań. Zrób listę każdego z tych zadań i utwórz Opis stanowiska dla każdego zadania.
to może wydawać się czasochłonnym zadaniem, ale im więcej możesz uzyskać na papierze, tym mniej pytań będziesz odpowiadać podczas zasięgu. Zawierać w opisach stanowisk podstawowe informacje, takie jak:
- w co się ubrać
- czas rozpoczęcia i zakończenia zmiany
- gdzie znaleźć potrzebne materiały
- do kogo się udać z pytaniami
- odpowiedzi na przewidywane pytania z grupy pomocy
- konkretne zadania zadania
- Konfiguracja obszaru instrukcje jak również instrukcje sprzątania po wydarzeniu
jakie szkolenie muszą przejść wolontariusze?
udane imprezy informacyjne wymagają szkolenia wolontariuszy. Do tego szkolenia należą informacje takie jak:
- cel wydarzenia
- rób i nie rób
- oczekiwania dotyczące zachowania
- standardy obsługi – czyli: pojawiać się na czas, szybko reagować na żądania itp….
jakie materiały są potrzebne?
poświęć czas na burzę mózgów, jakie materiały będą potrzebne. Większość dostaw będzie łatwe do pomyślenia, ale spróbuj myśleć o tych rzeczach, które mogą być potrzebne, które mogą nie być oczywiste.
takie rzeczy jak spinacze do papieru, długopisy, papier, markery lub cokolwiek, co ułatwi wolontariuszom dotarcie do nich.
kto zamówi materiały?
teraz, gdy wiesz, jakie materiały będą potrzebne, zidentyfikuj kogoś, kto zamówi lub kupi te materiały.
upewnij się, że ta osoba ma dostęp do karty kredytowej lub gotówki, aby dokonać zakupów. Jeśli wolontariusz zostanie poproszony o użycie osobistej karty kredytowej do dokonywania zakupów, upewnij się, że dostarczysz mu raport wydatków, który może zostać wykorzystany do uzyskania zwrotu kosztów.
gdzie przechowywane są materiały eventowe?
mają z góry ustaloną lokalizację do przechowywania materiałów eksploatacyjnych podczas ich dostawy. Użyj wolontariuszy, aby rozładować skrzynie i uporządkować zapasy według kategorii.
na przykład etykietuj i przechowuj wszystkie materiały kuchenne oddzielnie niż Konfiguruj i zrywaj materiały.
jeśli kiedykolwiek otrzymywałeś darowizny po nagłych wypadkach lub klęskach żywiołowych, wiesz, że przechowywanie materiałów może być trudne.
Zidentyfikuj lokalne szafki magazynowe, puste przyczepy ciągnikowe lub puste magazyny. Często można dostać przestrzeń darowane. Zachowaj krótką listę osób, firm lub organizacji, do których możesz zadzwonić, aby pomóc w potrzebie tymczasowego przechowywania.
wyznacz kogoś do nadzorowania magazynu i rozliczania materiałów wchodzących i wychodzących. Chcesz zachować dokładny inwentarz tego, co jest przekazywane i co jest dystrybuowane do raportowania zdarzeń po.
nie daj się złapać bez odpowiedzi na pytania typu: ile osób udało Ci się podać lub ile butelek wody rozdałeś?
jak przetransportujemy materiały?
przenoszenie zapasów z jednego miejsca do drugiego może być wyzwaniem logistycznym. Określ ilość swoich dostaw i określ odpowiedni proces transportu.
na przykład, jeśli masz grupę facetów, którzy są chętni i potrafią korzystać ze swoich prywatnych ciężarówek lub furgonetek, zaplanuj je. Jeśli nie, może być konieczne znalezienie dostępu do ciągnika siodłowego i kogoś, kto dostarczy go do Twojej placówki.
gdzie wystawimy zapasy?
zaopatrzenie i wydarzenia idą ze sobą w parze – niezależnie od tego, jakiego rodzaju działania podejmuje twój kościół. Utwórz mapę terenu pomocy i wyznacz określone obszary do przygotowania dostaw do dystrybucji.
na przykład, jeśli robisz zasięg karmienia, określ, które zapasy muszą być w kuchni, a które muszą być przy stołach do serwowania, aby wolontariusze mieli łatwy dostęp do tego, czego potrzebują.
jaki jest proces konfigurowania pomocy?
teraz, gdy dostarczyłeś materiały do swojej lokalizacji, Utwórz proces, aby je skonfigurować. Użyj mapy, aby pokazać, gdzie będą przygotowywane zapasy i dodaj instrukcje konfiguracji do opisów zadań wolontariuszy.
celem byłoby, aby wolontariusze pokazali się, znaleźli zapasy i przygotowali je do pomocy – bez zadawania pytań.
kto będzie nadzorował wolontariuszy?
posiadanie kogoś podczas wydarzenia pozwoli na szybkie rozwiązanie nieoczekiwanych problemów.
Wybierz głównego wolontariusza, który ma być opiekunem wszystkich wolontariuszy. Niech ta osoba pójdzie do osoby Po dodatkowe zapasy, rozwiązywanie problemów technicznych lub udzielanie instrukcji i odpowiadanie na pytania wolontariuszy.
co to jest proces burzenia i sprzątania po wydarzeniu?
każdy jest gotowy do powrotu do domu po udanej akcji. Trzeba jednak trochę posprzątać po tym, jak wszyscy odbiorcy pomocy znikną.
Stwórz proces burzenia z mapą, która pokazuje wolontariuszom, jak spakować resztki zapasów, gdzie je umieścić i jak je przywrócić do wspólnego magazynu. Zidentyfikuj głównego wolontariusza, który może odpowiedzieć na wszystkie pytania i upewnić się, że wszystkie materiały i materiały są odłożone w określonym miejscu.
jaki jest proces czyszczenia materiałów eksploatacyjnych?
niektóre materiały eksploatacyjne mogą być ponownie użyte. Utwórz spis tego rodzaju materiałów eksploatacyjnych i proces ich czyszczenia po każdym wydarzeniu.
na przykład namioty, stoły, krzesła, chłodnice są tylko przykładem materiałów i materiałów, które mogą wymagać czyszczenia, wytarcia lub wysuszenia po wydarzeniu.
czego się nauczyliśmy?
poświęć czas na odprawę po udanym dotarciu i udokumentowaniu zdobytych doświadczeń. Wykorzystaj te cenne informacje, aby poprawić swój kolejny zasięg.
na przykład, jeśli brakowało zapasów, które mogły ułatwić Zdarzenie, zanotuj je i dodaj do stałej listy zapasów. Lub jeśli zespół wolontariuszy wyraził frustrację procesem wykonywania swojej pracy, przedyskutuj, jak go poprawić następnym razem. Zachowaj szczegółowe notatki i przejrzyj je, gdy rozpoczniesz proces planowania następnego zasięgu.
kościoły poświęcają czas i zasoby na działania społeczne, ponieważ rozumieją znaczenie dokonywania zmian. Małe gesty, które mogą pomóc zranionej Wspólnocie, mogą przełożyć się na to, że ktoś jest narażony na miłość Chrystusa i często prowadzi do dramatycznych zmian w życiu. Czy nie do tego jest powołany Kościół?
w jakich rodzajach wspólnoty uczestniczy twój kościół?
