Opzioni per l’archiviazione e-mail da Entourage o Outlook | Supporto audio
Si utilizza Microsoft Outlook o Microsoft Entourage come applicazione di posta elettronica? Memorizzi migliaia e migliaia di messaggi e-mail? Non si accede raramente molti di questi messaggi? In tal caso, si potrebbe considerare l’archiviazione di questi messaggi. Una volta che il messaggio è stato archiviato, è possibile eliminarli da Outlook che li rimuoverà dal database di posta di Outlook o Entourage. Questo rende il database più piccolo, più veloce e meno incline ad avere problemi. È comunque possibile accedere ai messaggi, in genere dall’applicazione di archiviazione.
Esistono una manciata di applicazioni che consentono di archiviare (copiare) i messaggi da Outlook o dal predecessore di Outlook, Entourage. Ho usato solo EagleFiler, ma elencherò le alternative e la mia rapida valutazione di ciascuna di esse.
Nota: Se stai ancora utilizzando Entourage, ti incoraggio vivamente a considerare l’aggiornamento a Outlook poiché il suo database di posta ha dimostrato di avere meno problemi rispetto al database di posta di Entourage.
Metodo gratuito-Dovrei iniziare delineando un manuale, ma modi gratuiti per archiviare le email da Outlook. È possibile selezionare una cartella contenente messaggi e trascinare questa cartella da Outlook e sia sul desktop o qualche altra cartella nel Finder. Si potrebbe anche combinare questo metodo con l’impostazione di una regola in Outlook che sposta automaticamente i messaggi che sono più vecchi di, ad esempio, 180 giorni, dalla posta in arrivo (o qualsiasi cartella) e in un’altra cartella. Quindi devi solo trascinare questa altra cartella sul desktop. Intermedia ha scritto un articolo su come impostare una regola per spostare automaticamente i messaggi di posta elettronica se si utilizza un account di posta elettronica di Exchange, ma queste istruzioni funzionano se si dispone di un account POP o IMAP, pure.
EagleFiler (demo 40, demo gratuita) è un’applicazione di tutto rispetto che può essere utilizzata per organizzare messaggi di posta elettronica, pagine web, file e informazioni varie. L’ho menzionato in un precedente suggerimento tecnico sull’archiviazione dei messaggi di posta elettronica se si utilizza l’applicazione di posta elettronica di Apple. EagleFiler è ben supportato e aggiornato spesso. EagleFiler non può essere facilmente programmato per archiviare i messaggi. Invece, l’archiviazione è un processo manuale, ma EagleFiler offre un comando di acquisizione facile da usare che consente di selezionare uno o più messaggi e copiarli facilmente da Outlook e nel suo file di libreria. EagleFile memorizza i messaggi e-mail come casella di posta (.mbox) file o e-mail (.eml) i file che sono tipi di file comuni che possono essere facilmente visualizzati o importati in altre applicazioni, se mai si vuole fare questo. Raccomando vivamente EagleFiler poiché è un’applicazione così versatile. Lo uso per archiviare manualmente i miei messaggi di posta da Apple Mail. Di solito spendo circa 15 minuti 3 volte all’anno, archiviando i miei messaggi inviati più vecchi. La versione corrente di EagleFiler, 1.6.3, richiede OS X 10.6.8 o superiore. EagleFiler può essere utilizzato per archiviare i messaggi dalla maggior parte delle principali applicazioni di posta elettronica.
Mail Archiver ($35, demo gratuita) può essere programmato per archiviare automaticamente i messaggi dalle cartelle selezionate all’interno di Outlook. I messaggi degli archivi sono memorizzati nel database di Mail Archiver. Se necessario, è possibile successivamente esportare la posta dal suo database in uno dei seguenti formati di file: pdf, testo, rtf, mbox, xml o in Evernote o FileMaker. Confrontando brevemente MailArchiver con EagleFiler, EagleFiler consente di memorizzare un’ampia varietà di tipi di file mentre Mail Archiver consente solo di memorizzare i messaggi e-mail. Il sito web di Mail Archiver offre una buona panoramica della sua interfaccia e delle sue opzioni. La versione corrente di MailArchiver, 3.2, richiede OS X 10.7 o superiore. MailArchiver può essere utilizzato per archiviare i messaggi dalla maggior parte delle principali applicazioni di posta elettronica.
MailSteward (demo 25, demo 50, o demo 100, demo gratuita) Proprio come Mail Archiver, MailSteward consente di pianificare l’archiviazione e memorizza i messaggi nel proprio database. Nota, solo le versioni $50 e $100 supportano la pianificazione. La versione Lite meno costosa ($25) ha anche limitate capacità di esportazione e ricerca. L’interfaccia di MailSteward è molto utilitaristica, a mio parere ed è stata lenta da configurare quando ho eseguito test sul mio database di posta di Outlook. La versione corrente di MailSteward, 10, richiede OS X 10.8 o superiore. MailSteward può essere utilizzato per archiviare i messaggi dalla maggior parte delle principali applicazioni di posta elettronica.
Outlook Email Archive X ($30, demo gratuita) è uno strumento di archiviazione semplice. A quanto pare non può essere programmato. Non memorizza i messaggi nel proprio database. Invece, memorizza i messaggi come singoli file o come cassette postali (.mbox) file all’interno di cartelle sul vostro Mac. Questo potrebbe rendere la ricerca e la visualizzazione dei messaggi archiviati più difficile da fare che se si stesse utilizzando una qualsiasi delle altre applicazioni elencate. Funziona solo con Outlook, ovvero non funziona con altre importanti applicazioni di posta elettronica. L’azienda vende una versione separata del proprio prodotto se si utilizza Entourage. Se si dispone di più account di posta elettronica impostati in Outlook (o Entouage) questa applicazione può apparentemente solo archiviare i messaggi da un account alla volta. Ciò significherebbe semplicemente che è necessario eseguire il processo di archiviazione una volta per ogni account.
Se si utilizza Outlook e si desidera archiviare i messaggi, si spera che una delle opzioni sopra descritte soddisfi le proprie esigenze.