uw gids voor het Claimen van kilometervergoeding
gebruikt u een privévoertuig voor zakenreizen? Zolang je het maken van een reis in uw eigen voertuig, en het is voor het bedrijfsleven dat is buiten uw gebruikelijke pendelen, kunt u aanspraak maken op een ‘kilometervergoeding’ om u terug te betalen voor het geld dat u hebt besteed aan benzine en reizen enz. Klinkt als goed nieuws, maar hoe claim je deze kilometervergoeding?
Wat is het proces? Wat telt als ‘zakelijke kilometers’? En hoeveel kunt u terugvragen om de kosten te dekken die u hebt gemaakt op uw reis?
in deze blogpost behandelen we:
- Wat is kilometervergoeding?
- welke reizen worden geclassificeerd als zakenreizen?
- Wat zijn de tarieven van de goedgekeurde kilometervergoeding (approved mileage allowance payment-AMAP)?
- bedrijfsauto ’s en gebruikmakend van de adviserende brandstoftarief
- specifieke regels om
- te overwegen meer dan de “goedgekeurde” aftrek
- te claimen minder dan de “goedgekeurde” aftrek
- te claimen belastingvermindering
- welke gegevens moet u bijhouden?
- het probleem uit de kilometerclaims halen
Wat is kilometeraftrek?
als werknemer komt het voor dat u als onderdeel van uw werk ergens heen moet reizen. Je zou kunnen rijden naar een nieuwe klant te zien op hun kantoren, of gaan naar een conferentie op een andere locatie dan uw gebruikelijke werkplek. In wezen maak je een reis met een zakelijk doel. En als dat het geval is dan kunt u aanspraak maken op kilometervergoeding voor de reis, zolang u gebruik maakt van uw eigen voertuig. Dit kan uw persoonlijke auto, bestelwagen, motor of zelfs uw fiets zijn – we praten binnenkort over het gebruik van een bedrijfswagen.
kilometervergoeding betaalt u een bepaald bedrag van uw uitgaven terug, om kosten zoals brandstof, wegenbelasting, MOTs, reparaties en zelfs de kosten van elektriciteit bij het besturen van een elektrisch voertuig te dekken.
om uw kilometervergoeding te claimen, moet u:
- Registreer uw kilometerstand en de details van de reis
- dien een aanvraag in bij uw werkgever
- wacht tot uw werkgever het goedkeurt en betaal uw kilometervergoeding
welke reizen worden geclassificeerd als zakenreizen?
dus, we weten dat u kunt aanspraak maken op kilometervergoeding voor zakenreizen, maar wat telt eigenlijk als ‘zakelijke doeleinden’ volgens HMRC?
In een notendop kunt u aanspraak maken op elke reis die buiten uw gebruikelijke reis naar het werk valt. De dag-tot-dag route van uw huis naar uw werkplek is geclassificeerd als uw reguliere pendelen en wordt niet gezien als een zakenreis.
wat u kunt claimen zijn reizen die een zakelijk doel hebben, maar waarvoor u naar een locatie moet reizen die niet uw gebruikelijke werkplek of thuis is.
dus dit kan bijvoorbeeld betekenen dat:
- Een kantoor dat niet op uw gebruikelijke basis
- Een klant werkplek voor een meeting
- Een gebeurtenis, zoals een werk-gerelateerde conferentie of seminar
- Een centrum voor vorming van een verplichte cursus
- Een tijdelijk kantoor als je gewoonlijke werkplek is buiten werking
Wat zijn de goedgekeurde kilometervergoeding betaling (AMAP) tarieven?
de betalingen die u ontvangt om uw kilometerkosten te dekken, worden Approved Mileage Allowance Payments (AMAP) genoemd en worden betaald tegen twee standaardtarieven – één tarief voor de eerste 10.000 mijlen die u hebt afgelegd, en een tweede tarief voor alle kilometers boven 10.000 mijlen.
de huidige AMAP-percentages zijn:
| Type van voertuig | Eerste 10.000 km | Boven de 10,000 km |
|---|---|---|
| Auto ‘ s en bestelwagens | 45p | 25p |
| Motorfietsen | 24p | 24p |
| Fietsen | 20p | 20p |
U kunt snel berekenen van het goedgekeurde bedrag voor een auto met een reis door het breken van uw totaal aantal gereden kilometers af in de eerste 10.000 kilometer en een kilometerstand hoger dan dit, dan is het vermenigvuldigen van de twee resulterende getallen door de 45p en 25p tarief.
voorbeeld:
Hassan is een werknemer. Hij gebruikt regelmatig zijn eigen auto voor zakelijke doeleinden en in het belastingjaar 2020/21 klokt 16.427 business miles. Hassan ’s goedgekeurde bedrag is £6.106, 75, als volgt berekend:
(10.000 mijl @ 45p per mijl) + (6.427 mijl @ 25p per mijl)
bedrijfsauto’ s en met behulp van de adviserende brandstoftarief
om in aanmerking te komen voor kilometervergoeding volgens de AMAP-regels, moet u gebruik maken van uw eigen persoonlijke voertuig; bijvoorbeeld een auto, bestelwagen, fiets of motor. Maar wat gebeurt er als je rijdt in een bedrijfsauto voor uw bedrijf kilometers?
als bestuurder van een bedrijfswagen kunt u gebruik maken van HMRC ’s Advisory Fuel Rates, soms ook wel’HMRC company car mileage rates’ genoemd. De Advisory Fuel tarieven zijn de bedrijfsauto equivalent van de AMAP tarieven voor particuliere voertuigen en ze ‘ re de aanbevolen vergoeding tarieven als u wilt reclaim zakelijke reiskosten bij het besturen van een bedrijfsvoertuig.
u kunt details van de specifieke tarieven, gebaseerd op motorgrootte en brandstoftype, vinden in de Tripcatcher overzicht van Adviesbrandstoftarieven
specifieke regels om
te overwegen de regels worden complexer, dus het is belangrijk om een paar specifieke regels op te merken rond het maken van een geldige claim, of claims. Bijvoorbeeld::
- claimen voor meer dan één baan – de 10.000 mijl regel (en ook de 10.000 mijl totaal) van toepassing op elke baan. Dus, als je meer dan één baan hebt en beide werkgevers zijn niet verbonden – ze hebben bijvoorbeeld geen controle over dezelfde bedrijven – kun je die 10.000 mijl regel voor beide banen toepassen. Echter, als beide werkgevers zijn aangesloten dan wordt uw kilometerstand berekend allemaal samen en er is slechts een 10.000 mijl limiet.
- claimen voor passagiers – als eigenaar van de auto kunt u ook claimen voor alle passagiers die collega ‘ s zijn. Je mag 5p per mijl claimen voor elke passagier, zolang ze allemaal in dienst zijn van hetzelfde bedrijf als jij, en ook dat het bedrijf heeft ingestemd om voor passagiers te betalen.
- claimen voor parkeren – wanneer u naar een nieuwe locatie rijdt, kunt u uiteindelijk betalen voor parkeren op uw bestemming. AMAP ‘ s dekken echter niet de kosten van parkeren of tolgelden, dus deze kunnen afzonderlijk worden geclaimd wanneer het echte zakenreiskosten zijn.
aanspraak maken op meer dan de “goedgekeurde” vergoeding
het is mogelijk dat uw bedrijf u meer betaalt dan de “goedgekeurde” vergoeding. Als de totale kilometerbetalingen die u ontvangt groter zijn dan het’ goedgekeurde bedrag’, zal HM Revenue & Customs (HMRC) dit beschouwen als een kilometerwinst – en het’ winst ‘ – element is belastbaar.
sectie E van het p11d-formulier van uw werknemer wordt gebruikt om deze winst aan HMRC te rapporteren en de verschuldigde belasting zal normaal worden geïnd van uw loon onder PAYE via een aanpassing aan uw belastingcode, in plaats van dat u geld rechtstreeks aan HMRC betaalt.
voorbeeld:
Sara is een werknemer. Ze gebruikt haar eigen auto voor het werk en rijdt 3.750 mijl in een belastingjaar. Sara ‘ s werkgever betaalt haar een kilometervergoeding van 50p per mijl (in plaats van de goedgekeurde 45p). Ze ontvangt kilometerbetalingen van £1.875 (3,750 mijl @ 50p) in het belastingjaar.
het goedgekeurde bedrag is £1.687, 50 (3.750 mijl @ 45p per mijl).
aangezien Sara meer dan het goedgekeurde bedrag wordt betaald, wordt de “winst” van £187.50 (£1,875 – £1,687.50) is belastbaar en MOET WORDEN gemeld door haar werkgever op het p11d-formulier.
het p11d werkblad 6 helpt u bij het berekenen van de belasting die moet worden gerapporteerd, als u hier hulp bij nodig hebt.
aanspraak maken op minder dan de’ goedgekeurde ‘ vergoeding
het is ook mogelijk dat uw bedrijf een kilometervergoeding betaalt die lager is dan het standaard goedgekeurde tarief.
in dit scenario hoeft u geen belasting te betalen, omdat u geen kilometerwinst maakt – in feite zult u een tekort ervaren – en het goede nieuws is dat u belastingvermindering op het tekort kunt claimen.
de vordering wordt behandeld als een last, waardoor het bedrag waarop u belasting betaalt, wordt verminderd.
voorbeeld:
Oscar gebruikt zijn eigen auto voor zijn werk. In een belastingjaar rijdt hij 2000 bedrijfsmijlen en het bedrijf betaalt hem een toelage van 30p per mijl.
het goedgekeurde bedrag is £ 900 (2.000 mijl @ 45p per mijl), maar aangezien Oscar kilometerbetalingen van £600 (2.000 mijl @ 30p per mijl) heeft ontvangen, valt dit onder het goedgekeurde bedrag. Oscar kan aanspraak maken op belastingvermindering voor het tekort van £300 (£900 – £600).
maar hoe vraagt u de belastingvermindering aan?
het is aan u (de werknemer) om de uitkering te claimen, maar de meesten van ons zullen gewend zijn aan onze werkgever die zich bezighoudt met onze loon-en belastingzaken. Praat met uw werkgever en vraag hen om het tekort te melden aan HMRC onder de Mileage Allowance Relief Optional Reporting Scheme. Indien dat niet het geval is, dient u zelf een claim in via een P87-formulier of via uw eigen belastingaangifte.
belastingvermindering aanvragen
als u uw reiskosten uit eigen zak betaalt – bijvoorbeeld, uw bedrijf vergoedt u geen zakenreizen, of u bent zelfstandige-dan kunt u belastingvermindering voor kilometers terugvorderen. In plaats van het terugvorderen van uw kilometerkosten van uw werkgever, u gewoon aanspraak maken op de verlichting en betalen minder belasting aan HMRC.
we zullen de volledige procedure voor kilometeraftrek tax relief claims bekijken in een toekomstige blog (nu hier gepubliceerd), maar er is een kort overzicht hier op de HMRC site.
welke records moet u bewaren?
om een claim van welke aard dan ook te maken, of het nu via AMAP of AFR is, heb je alle relevante informatie en gegevens nodig met betrekking tot je ritten/kilometerstand – en dat betekent het bijhouden van duidelijke records.
voor ritten met auto ‘ s (bestelwagen, motor en fiets) betekent dit meestal dat de:
- Datum van de reis
- start-en bestemmingslocaties
- reden voor de reis
- en hoeveel zakelijke mijlen u hebt afgelegd.
voor andere zakenreiskosten, zoals tolgelden, parkeren, is het belangrijk om ook een kopie van de ontvangstbewijzen te bewaren, evenals de data en andere informatie over de reis.
het bijhouden van deze gegevens kan lastig zijn, vooral als u VEEL onderweg bent en probeert de kilometerstand, benzinebonnen, treinkaartjes enz.bij te houden. Dit is waar kilometerstand apps, zoals Tripcatcher en uitgaven apps, zoals Expensify en ontvangst Bank, kan real time-savers. Met de juiste apps op uw smartphone kunt u uw ritten bijhouden en alle informatie opslaan die nodig is voor een kilometerclaim of een zakelijke onkostenclaim.
het probleem wegnemen van kilometerclaims
zoals u kunt zien, zijn de regels rond kilometerclaims niet overweldigend moeilijk. Het echte probleem is een verblijf op de top van de kilometerstand admin en ervoor te zorgen dat u inlogt elke reis correct, met de juiste informatie re data, kilometerstand en zakelijke doel van de reis.
voor meer hulp, zie HMRC ‘ s manual on Employment Income, waarin werknemers worden besproken die hun eigen voertuigen voor het werk gebruiken.
Tripcatcher kan u helpen bij het vastleggen van uw bedrijfskilometers en er is een gratis proefperiode van 14 dagen, dus waarom probeert u Tripcatcher vandaag nog niet.