Tips voor het voorbereiden van een mondelinge presentatie voor modelresultaten

Tips voor het voorbereiden van een mondelinge presentatie voor modelresultaten

veel analisten en modelbouwers zijn het erover eens dat spreken in het openbaar niet hun favoriete onderdeel van het werk is en hoewel het misschien leuk is om je senior management in hun ondergoed voor te stellen, is het waarschijnlijk nuttiger om voorbereid te zijn door deze basis tips te volgen.

uittreksel uit het gebruik van Excel voor bedrijfsanalyse, hoofdstuk 12

aangezien de persoon die een financieel model heeft gebouwd of de analyse van een bepaalde situatie heeft uitgevoerd, het model het beste kent, worden financiële modelhouders vaak verzocht de resultaten van het financieel model als een formele presentatie aan de Raad van bestuur of het Hoger management mee te delen. Begrijpelijkerwijs vinden veel detailgeoriënteerde analisten het vaak een hele uitdaging om hun 20-megabyte financiële model te destilleren dat weken heeft gekost om in een 10-minuten durende presentatie te bouwen!

hoewel de meeste leidinggevenden misschien niet geïnteresseerd zijn in het model zelf, zouden ze wel graag live en veranderende scenario ‘ s willen zien. Als het model correct is gebouwd, zult u in staat zijn om een enkele wijziging aan de input veronderstellingen en het publiek in staat om de effecten van deze veranderende scenario ‘ s in real time te zien zal zijn. Zorg ervoor dat u alle mogelijke ingangen van tevoren te testen—niets ziet er minder professioneel dan een #REF! fout tijdens een live gevoeligheidsanalyse.

moet ik PowerPoint-Slides gebruiken?

niet alle presentaties vereisen dat u PowerPoint gebruikt, en het is niet altijd gepast, maar in dit soort omgeving, waar het nodig is om veel informatie over te brengen, zal het nuttig zijn om de samenvattende tabellen of grafieken achter u te hebben terwijl u spreekt, hetzij in PowerPoint-formaat, hetzij in het model zelf. Het kan ook helpen om de focus van je af te nemen als je een beetje nerveus bent.

volg deze basisregels voor presentaties:

• slechts één sleutelbericht per dia weergeven. Druk het niet op en probeer niet te veel tegelijk over te brengen.
• geef ze een meer gedetailleerd rapport om door te kijken, maar wat u op het scherm laat zien moet een zeer beknopte samenvatting van dit rapport zijn.
• zorg ervoor dat het lettertype groot genoeg en helder is op een dataprojector. Test het van tevoren als je kunt—soms zien Kleuren er geweldig uit op een monitor, maar zien er uitgewassen uit wanneer geprojecteerd op de muur.
• als u het model zelf op het scherm toont, vergroot dan de zoom in Excel zodat uw publiek de nummers kan zien. Test dit van tevoren, en onthoud dat u slechts een klein deel van het scherm op deze manier kunt weergeven.
• gebruik grafieken en afbeeldingen om uw bericht weer te geven. Over het algemeen zal de output van een model numeriek zijn, en grafieken zijn een geweldige manier om dit te laten zien. Onderzoek toont ook aan dat de aandacht van het publiek en het behoud van informatie aanzienlijk toeneemt wanneer afbeeldingen worden gebruikt in plaats van pure tekst in presentaties.

het belangrijkste is dat u voorbereid bent op vragen over de output, input, aannames of werking van het model. Zorg ervoor dat je de veronderstellingen die zijn gebruikt, of de manier waarop iets is berekend kan verdedigen. Als je niet op je gemak bent met sommige van de veronderstellingen, zeg het dan van tevoren. De modeloutput is slechts zo goed als de veronderstellingen die erin zijn gegaan, dus je moet ervoor zorgen dat het publiek de belangrijkste veronderstellingen accepteert voordat ze de modelresultaten zullen accepteren.

als u de kans hebt, breng dan van tevoren wat tijd door met de belangrijkste leden van het publiek en neem hen door de aannames en methodologie van het model. Ze kunnen vragen of opmerkingen hebben die je niet hebt verwacht, en het geeft je een kans om wijzigingen aan te brengen of je antwoorden op waarschijnlijke vragen van tevoren voor te bereiden.

mijn Model is 30MB met 25 tabbladen! Waar moet ik beginnen?

als u een sleuf van 10 minuten hebt waarin u de uitvoer van het model op hoog niveau moet overbrengen, hebt u waarschijnlijk ongeveer vier dia ‘ s nodig. Als we een businesscase voor een nieuw product hebben samengesteld, bijvoorbeeld, kunnen outputs voor een typisch financieel model:

1. een samenvatting van de verwachte kasstromen of winstgevendheid. Je zult niet in staat zijn om meer dan ongeveer vijf jaar op een PowerPoint-dia te passen, dus als je 20 jaar wilt laten zien, Toon dan bijvoorbeeld de jaren 1, 5, 10, 15 en 20.
2. belangrijkste aannames. Gebruik je oordeel hier om te kiezen welke veronderstellingen belangrijk zijn. Selecteer degene die ofwel invloed hebben op het model het meest, Of je bent het meest zeker van.
3. scenarioanalyse. Op een dia zul je waarschijnlijk comfortabel in staat zijn om 4 5 scenario ‘ s passen dus kies verstandig. Op zijn minst, tonen een best-case, base-case, en worst-case scenario. Zie” scenario ’s en gevoeligheidsanalyse in een Business Case” in hoofdstuk 11 voor meer informatie over hoe u deze kunt maken.
4. resultaten van gevoeligheidstesten. Toon de resultaten van het tweaken van een enkele aanname. Bijvoorbeeld, als we onze klant take-up bedrag verkeerd door 1 procent, dit zal leiden tot een $500.000 verandering aan de NPV-en dit is iets wat het publiek moet zich bewust zijn van!

als u langer dan 10 minuten hebt, kunt u het model zelf tonen als de presentatie meer een workshop dan een formele presentatie is. In beide gevallen moet u in staat zijn om elke persoon een hard-copy samenvattend rapport van de eerste paar pagina ‘ s van het model met meer gedetailleerde nummers dan u in staat zijn geweest om in de PowerPoint-presentatie op te nemen. Als het model goed is geschreven, zal elke pagina de back-upgegevens en broninformatie voor het model vormen, en kan worden afgedrukt of gedistribueerd als de ontvanger van de samenvattende resultaten nadere informatie vraagt.Samenvattend is de output en presentatie van de resultaten even belangrijk als de rest van het modelbouwproces, omdat het geen zin heeft om fantastisch gebouwd model te hebben waarvan geen enkele besluitvormer op de hoogte is! Zodra een model is gebouwd, moeten we de resultaten duidelijk en bondig weergeven om uw boodschap over te brengen, hetzij via een schriftelijk verslag of een mondelinge presentatie. Deze laatste fase van het modelbouwproces wordt soms niet zoveel aandacht gegeven door veel modelbouwers, met name degenen die vaak meer analytische dan visuele vaardigheden hebben.