Purchase Order Process Steps

Purchase Order Process Steps

Purchase orders (POs) staan centraal in het aankoopproces en spelen een belangrijke rol bij het beheersen van bedrijfsaankopen. In dit bericht, we zullen definiëren wat een inkooporder is, beschrijven welke informatie het bevat, markeren de belangrijkste voordelen van het gebruik van POs, en uitleggen de belangrijkste stappen in het bestelproces. Maar eerst, het beantwoorden van de vraag ‘ Wat is een inkooporder?’zou een goede plek zijn om te beginnen.

Wat is een inkooporder?

een aankooporder is de officiële bevestiging van een bestelling die door een koper wordt verzonden naar een verkoper van goederen of diensten. Het is een document verzonden van een koper naar een verkoper die een aankoop machtigt.

welke informatie bevat een inkooporder?

hoewel sommige informatie kan variëren, omvatten inkooporders over het algemeen de naam van het bedrijf dat de goederen of diensten koopt, besteldatum, leveringsdatum, de beschrijving en hoeveelheid van de goederen of diensten, prijzen, artikelnummers van de leverancierscatalogus, een postadres, betalingsvoorwaarden, factuuradres en een inkoopordernummer (of PO-nummer).

waarom gebruiken bedrijven inkooporders?

inkooporders worden om verschillende redenen gebruikt:

1. ze stellen duidelijke verwachtingen – inkooporders stellen kopers in staat hun exacte behoeften aan verkopers te verduidelijken. Niet alleen helpt dit ervoor te zorgen dat u op de juiste voet, maar beide partijen kunnen het gebruiken als een formele controle in het geval bestellingen niet worden geleverd zoals verwacht.
2. ze helpen bij het beheren van orders-veel bedrijven wijzen bepaalde personen aan om de inventaris te beheren, wat meestal het verwerken van inkomende orders omvat. Deze personen zijn meestal in inkoop, financiën, of operaties. Inkooporders geven deze personen officiële documentatie van inkomende of lopende leveringen, waardoor ze orders effectiever kunnen volgen en beheren.
3. ze helpen bij de budgettering van bedrijven – zodra een inkooporder is aangemaakt, kunnen kopers deze kosten onmiddellijk in de bedrijfsbudgetten verwerken. Bedrijven profiteren van het hebben van duidelijke records van precies hoeveel geld wordt besteed en waar het naartoe gaat.
4. ze zijn juridisch bindend – ons wordt vaak gevraagd of een inkooporder een juridisch bindend contract is. Het antwoord is nu officieel Ja, inkooporders zijn juridische documenten, volgens de 2014 rechtszaak, MidAtlantic International Inc. vs.AGC Flat Glass North America Inc. In dit geval heeft een federale rechtbank bepaald dat inkooporders een afdwingbaar contract tussen twee partijen zijn. Bij gebrek aan een formeel contract kan een inkooporder pas als juridisch bindend document dienen nadat deze door de verkoper is aanvaard.
5. Zij vormen een belangrijk onderdeel van audit trails – Auditors zijn op zoek naar financiële discrepanties. Ze zullen vooral geïnteresseerd zijn in goederen en diensten die binnenkomen en betalingen die uitgaan. Het uitgeven, verwerken en registreren van inkooporders is een geweldige manier om auditors tevreden te houden.

bovenstaande voordelen zijn gericht op kopers, maar Po ‘ s zijn ook belangrijke documenten voor verkopers. Leveranciers gebruiken ze voor orderafhandeling en betalingsverwerking.

hebben bedrijven altijd inkooporders nodig?

of bedrijven inkooporders nodig hebben, hangt van verschillende factoren af, maar in het algemeen is het een goede zakelijke praktijk om de zaken op orde te houden in crediteuren.

in de wereld van vandaag gebeurt communicatie met de snelheid van het licht. Bestellingen worden gemaakt in het passeren via de telefoon, via e-mail, en zelfs door middel van sms ‘ en. Voorafgaande formele bevestiging van een bestelling betekent dat u of uw leverancier belangrijke bestelgegevens kan vergeten.

sommige instellingen hebben voor bepaalde posten geen inkooporder nodig. We zullen illustreren met behulp van de eisen van een kleine particuliere universiteit die zijn vermeld op de website. PO ‘ s zijn niet vereist voor de volgende kosten:

• interdepartementale kosten (boekhandel, prentenkamer, enz.). Deze kosten worden maandelijks gefactureerd.
• de vergoeding van reiskosten. In plaats daarvan wordt een check request formulier gebruikt.
• de verlenging van jaarlijkse lidmaatschappen en abonnementen. In plaats daarvan is een verzoek om onkostenvergoeding vereist.
• Kantoorbenodigdheden online bestellen bij de aangewezen leverancier van de universiteit.

in alle andere gevallen verklaart de universiteit duidelijk dat zij de betaling zonder geautoriseerde aankooporders kunnen weigeren.

Wat is het inkooporderproces?

dit zijn de stappen in het bestelproces. Merk op dat het inkooporderproces een onderdeel is van een breder inkoopproces dat alles omvat, van het identificeren van de behoefte aan een goed of dienst tot betaling. Lees hier onze blogpost over het gehele aankoopproces. Veel bedrijven zullen een inkoopordersysteem implementeren.

• Stap 1: Koper creëert aankoopaanvraag-het inkooporderproces begint met een aankoopaanvraag, een document dat wordt gemaakt door de koper en voorgelegd aan de afdeling die Financiën controleert voor goedkeuring van de inkooporder. Beschouw dit als het deel van het proces waar je de duimen omhoog om de goederen en diensten die u wilt kopen. Je bestelt eigenlijk niets, je krijgt de goedkeuring om dat te doen. Approvers kunnen ervoor kiezen om uw verzoek voor verdere discussie goed te keuren, af te wijzen of te markeren. Het belangrijkste verschil tussen aankoop vorderingen en inkooporders is dat een aankoop vordering gaat over toestemming en inkooporders zijn over de aankoop. Lees onze blogpost over aankoopaanvragen vs. aankooporders voor een gedetailleerde beschrijving van deze twee documenten.
• Stap 2: koper geeft inkooporder uit – zodra de inkoop-of inkoopafdeling de aankoopaanvraag heeft goedgekeurd, geeft hij een inkooporder uit aan de verkoper. In wezen, POs plaats de bestelling. Inkooporders worden meestal gemaakt met “>inkoopordersoftware zoals PLANERGY, die bedrijven in staat stelt Po ‘ s te volgen en elektronisch in te dienen.
• Stap 3: leverancier keurt PO goed, wijst PO af of legt PO ter discussie-de verkoper zal de inkooporder grondig bekijken, met bijzondere aandacht voor hoeveelheden, prijzen, totaal verschuldigde bedrag en algemene voorwaarden. Zodra de verkoper de inkooporder goedkeurt (meestal via e-mail of met behulp van een e-procurement software), bereiden zij de te leveren goederen of diensten voor. Als ze geen item hebben dat wordt gekocht of als er andere problemen zijn met de bestelling, wordt het gemarkeerd en teruggestuurd naar de koper voor verdere bespreking.
• Stap 4: inkoper registreert inkooporder – de laatste stap in het inkooporderproces bestaat erin dat de koper de PO registreert. Zoals eerder vermeld, het indienen van inkooporders is een goede gewoonte in het geval van een audit.

zodra deze stappen in het inkooporderproces zijn voltooid, worden de goederen of diensten geleverd en geïnspecteerd. Daarna geeft de verkoper een factuur uit aan het financiële team van de koper, indien de factuur volgens de beste praktijk in drie richtingen wordt vergeleken met de PO-en leveringsdocumenten, de betaling wordt verricht en de transactie is voltooid. Dit zou het volledige Procure-to-Pay-proces voltooien.

hoe verschilt een inkooporder van een factuur?

hoewel ze op elkaar lijken, verschillen inkooporders en facturen nogal. Een factuur vraagt betaling voor een aankoop en wordt verzonden van de verkoper naar de koper. Ze bevatten dezelfde informatie als in de inkooporder, evenals een factuurnummer, contactgegevens van de leverancier, eventuele credits of kortingen voor vervroegde betalingen, betalingsschema en het totale bedrag dat aan de leverancier verschuldigd is.

de belangrijkste verschillen tussen de twee documenten zijn dat een inkooporder aanleiding geeft tot het aanmaken van een factuur. Een inkooporder wordt van de koper naar de verkoper gestuurd, terwijl een factuur van de verkoper naar de koper wordt gestuurd. Bovendien, de inkooporder officieel “bestellingen” goederen of diensten van een verkoper, terwijl de factuur vraagt betaling voor de bestelling.

waarom zou u het inkooporderproces automatiseren?

het inkooporderproces is belangrijk, maar zonder e-aanbestedingssysteem is het ongetwijfeld handmatig en tijdrovend. Bedrijven implementeren vaak een handmatig inkoopordersysteem om dit in eerste instantie te beheren – een inkooporderformulier met goedkeuring afmelden vaak per telefoon of e-mail, Dit wordt vaak gekoppeld aan een Excel purchase order tracking spreadsheet. Er zijn veel problemen met een handmatig aankoopproces, waaronder het feit dat je vatbaar bent voor menselijke fouten. Met een systeem als PLANERGY wordt door automatisering het hele proces efficiënter. Hier is waarom je dit proces moet automatiseren:

• Alle aankoopdocumenten zijn gecentraliseerd op één locatie, overal toegankelijk – het verwijzen naar aankoopaanvragen en POs is veel minder pijnlijk met een e-procurement-oplossing. U kunt toegang krijgen tot alle gegevens die u nodig hebt, wanneer u ze nodig hebt – op één plaats.
• geautomatiseerde leverancierscatalogi maken aankoopaanvragen eenvoudiger – u kunt online aankoopaanvragen maken via een gestandaardiseerd formulier met behulp van onze geautomatiseerde leverancierscatalogi. Er is geen noodzaak om door middel van verouderde papieren verkoper catalogusboeken voor goederen of diensten. Online catalogi maken het gemakkelijk om het item dat u zoekt te vinden tegen de juiste prijs bij preferred suppliers, terwijl het handmatig invoeren van gegevens wordt verminderd. U kunt ook items opslaan voor grotere besparingen en maken de aankoop handiger.
• goedkeuringen gebeuren sneller – het verkrijgen van goedkeuringen is sneller en gemakkelijker met een geautomatiseerd systeem. U kunt ze rechtstreeks naar de persoon die verantwoordelijk is voor de goedkeuring van hen via het systeem verminderen van knelpunten. Een goedkeuringsworkflow instellen is net zo eenvoudig als op een knop klikken. Zodra die persoon is aangewezen als de goedkeurder, zullen ze direct beginnen met het ontvangen van geautomatiseerde goedkeuringsverzoeken, die leiden tot het creëren van een inkooporder. Goedkeuringen kunnen onderweg worden beheerd – geen orders meer uitstellen.
• inkooporders zijn eenvoudig te creëren en te delen – achtige inkoopvorderingen, inkooporders zijn ook gemakkelijk te beheren via e-procurementsoftware. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over het formaat voor inkooporders omdat het allemaal vooraf ingevuld is. Op de top van dat, u kunt ze naar leveranciers in elk formaat.
• meer inzicht in uitgaven – met e-procurementsystemen kunt u de volledige Procure-to-Pay-levenscyclus beheren en toegang hebben tot inzichten en analyses die u kunnen helpen uw bedrijfsuitgaven effectiever te beheren. Relevante teamleden zien de impact van aankoopaanvragen voordat u ze goedkeurt, en budgetten worden automatisch bijgewerkt zodra een aankooporder wordt verzonden.
• Bekijk de status van uw bestelling in één oogopslag – de status van al uw bestellingen op één plaats kunnen zien, is een enorm voordeel voor het automatiseren van het bestelproces. U kunt gemakkelijk belangrijke momenten in het PO-proces zien, zoals welke aankoopaanvragen zijn goedgekeurd of afgewezen, en welke aankooporders zijn verzonden.
• verkort de cyclustijden voor de goedkeuring van facturen – de financiële afdeling kan minder tijd besteden aan het najagen van de bevestiging dat een factuur moet worden betaald en de facturering stroomlijnen door matching met goedgekeurde POs met volledige zichtbaarheid op het audittraject. Geen behoefte om trawl door een papieren trail wanneer purchase order management is digitaal!

het inkooporderproces is een belangrijk proces voor bedrijven. Het ontwikkelen en onderhouden van een professioneel PO-proces is geweldig voor het opbouwen van optimale leveranciersrelaties, het bijhouden van een audit trail, en vasthouden aan budgetten, onder andere waardevolle voordelen. Automatiseren kan helpen om communicatie te stroomlijnen en financiële risico ‘ s te minimaliseren.