Hoe werkorders te organiseren: leer Onderhoudsvoorkeuren
klaar om over te stappen op beter werkorderbeheer? Hier zijn vijf manieren om de controle over uw onderhoudsworkflows te nemen en alles precies te laten werken zoals u dat wilt.
maar eerst een snelle opmerking: hoewel het mogelijk is om positieve resultaten te zien van sommige van deze stappen zonder de hulp van CMMS-software, is de realiteit dat moderne werkordersoftware alles, inclusief werkorderbeheer, preventief onderhoudsplanning en MRO-voorraadbeheer, zowel betrouwbaarder als efficiënter maakt.
ten slotte maakt de juiste CMMS uw leven gemakkelijker.
maar om te beginnen, laten we eens kijken naar enkele solide stappen die u kunt nemen om uw werkorders te organiseren.
1. Standaardiseer en centraliseer uw werkordergegevens
ongeacht het systeem dat u gebruikt, van ouderwetse stukjes papier tot iets modernere spreadsheets, het is altijd het beste om te streven naar consistentie. Als je papier gebruikt, moet alles op papier staan. Als werkorders beginnen als spreadsheets, moeten ze eindigen als spreadsheets.
met deze ouderwetse systemen zijn er al veel kansen dat gegevens vermist raken, vervallen worden of beschadigd raken.
maar als uw workflows u van papier naar spreadsheets laten springen en dan weer terug, opent u uzelf voor nog meer mogelijkheden voor slechte data. Elke keer als een technicus handmatig gegevens kopieert van papier naar een spreadsheet, of de andere kant op gaat, loopt u het risico op het krijgen van de verkeerde nummers.
en kleine fouten zijn belangrijk. Als een tech zet in dat ze gesloten een werkorder in April in plaats van juni, uw nummers zijn nu uit in twee maandelijkse rapporten. En als een tech zet 31 April als de close-out datum (een datum die niet bestaat omdat April heeft slechts 30 dagen), de gegevens van het werkorder kan glippen recht door de mazen.
en als u één standaard gebruikt, is het veel gemakkelijker om alles op één plek bij elkaar te houden. U kunt al uw papieren werkorders in één stapel stapelen of al uw werkorders in één bestand opslaan.
2. Plan PMs en geef vervolgens prioriteit aan on-demand werkorders
de onderhoudsafdeling moet functioneren als een ziekenhuis, niet als een busdepot.
Wat is het verschil?
op het busstation, zodra het schema is ingesteld, is er geen verandering. Bus A vertrekt om 10 uur en dan vertrekt hij. Hetzelfde voor alle andere bussen.
maar in het ziekenhuis is het schema elastischer. Zeker, er zijn patiënten met afspraken om artsen te ontmoeten, en in de meeste gevallen gaan de dingen volgens plan. Maar als iemand in kritieke toestand aankomt, gaan ze direct naar het hoofd van de lijn. In feite slaan ze de lijn volledig over en gaan ze onmiddellijk naar een arts. Uw werkorders zouden op dezelfde manier moeten werken.
begin met het opzetten en plannen van uw preventieve onderhoudsinspecties en taken. Maar wanneer meer dringende werk opduikt, moet u klaar zijn om uw PMs rond te bewegen om ruimte te maken.
het goede nieuws is dat PMs meestal Vensters hebben, geen deadlines. Dat betekent dat wanneer het tijd is om een PM te voltooien, er ruimte is om het omhoog te trekken of een beetje terug te duwen. In plaats van het deze week te doen, kun je vaak veilig wachten tot volgende week.
3. Vereist formele, gestandaardiseerde werkorderaanvragen
maar voordat u uw planning efficiënt kunt beheren, hebt u een betrouwbare manier nodig om onderhoudsaanvragen te verzamelen. Mensen over de afdelingen, over de hele faciliteit, hebben een eenvoudige, betrouwbare manier nodig om verbinding te maken met de onderhoudsafdeling om onderhoudsaanvragen in te dienen.
maar voordat we kijken naar waarom, laten we elke mogelijke verwarring ophelderen.
Wat is het verschil tussen een onderhoudsaanvraag en een werkopdracht?
de verschillen komen neer op wie ze maakt en hoe je ze gebruikt.
onderhoudsverzoeken komen binnen van over de hele faciliteit, van allerlei mensen. Wanneer iemand, en dat kan iedereen zijn, van de CEO tot een operator, iets ziet dat gerepareerd moet worden, dienen ze een onderhoudsverzoek in. Het idee is dat met iedereen die fungeert als extra sets ogen rond de faciliteit, de onderhoudsafdeling meteen weet wanneer er een probleem, die van alles kan zijn van een lekkende kraan in de bovenste verdieping badkamer tot een full-on overstroming in de kelder. Zodra de onderhoudsafdeling een aanvraag goedkeurt, gebruiken ze de informatie om een werkorder te genereren, die ze vervolgens toewijzen aan een onderhoudstechnicus.
de sleutel tot onderhoudsverzoeken is het hebben van een goed opgezet, eenvoudig te begrijpen systeem zodat iedereen weet hoe hij contact met u kan opnemen. Hoe moeilijker het is voor mensen om je te bereiken, hoe minder kans dat ze de moeite, waardoor u een heleboel kleine problemen die vervolgens een kans om te groeien in grote problemen missen.
en als er grote problemen zijn en mensen weten dat ze contact moeten opnemen met uw afdeling, zullen ze een verwarrende combinatie van onvoorspelbare, onbetrouwbare methoden gebruiken. Dat laat je graven door stapels van papieren notities, e-mails, en telefoonberichten.
in plaats daarvan moet u een eenvoudige, directe communicatielijn opzetten zodat mensen precies weten hoe ze u kunnen bereiken met Verzoeken.
4. Maak elke onderhoudsopdracht superzwaar
dan, zodra u uw onderhoudsaanvragen hebt, moet u werkopdrachten vol met de kritieke gegevens die techs nodig hebben om efficiënt te werken en snel af te sluiten genereren. Hoe meer ze weten voordat ze beginnen, hoe makkelijker het voor hen is om te eindigen.
wat moet u opnemen?
een effectieve werkopdracht wordt geleverd met:
- uitgebreide geschiedenis van onderhoud en reparatie van activa
- stapsgewijze instructies
- Checklists
- Geassocieerde MRO-onderdelen en-materialen
- schema ‘ s, afbeeldingen en garanties
- locaties op plattegronden en plattegronden
het doel is om de technologie een duidelijk idee te geven van wat ze moeten doen en wat ze moeten doen . Als het onderhoud of de reparaties beginnen om zijdelings te gaan halverwege, je wilt dat ze hebben wat ze nodig hebben om dingen recht te zetten.
5. Maak elke onderhoudsopdracht superlicht
Nu u uw werkopdrachten met nuttige gegevens hebt ingepakt, moet u manieren vinden om ze mobiel te maken. Het is geweldig dat techs tonnen nuttige gegevens bij zich hebben, maar je wilt niet dat ze kruiwagens vol papier rondduwen. Uw werkorders moeten gegevens zwaar zijn, maar ook mooi en licht en gemakkelijk te verplaatsen.
er zijn een paar opties hier, maar ze hebben allemaal één ding gemeen: mobiel krijgen betekent digitaal gaan. Er is gewoon geen manier voor u om techs de informatie die ze nodig hebben als je vast zitten printen alles uit op papier. Het is duur en onpraktisch.
een optie is het gebruik van spreadsheets. Maar het probleem hier is dat je werkorders nu te licht zijn; omdat ze niet aan elkaar gebonden zijn, worden wijzigingen die je aanbrengt in een bestand niet overgedragen. Snel, je hebt een heleboel verschillende versies van dezelfde werkorder, en niemand is zeker wie de meest up-to-date gegevens heeft. Uw gegevens zijn gewoon daar zweven rond, ongebonden.
de beste manier om betrouwbare, toegankelijke gegevens te verkrijgen is met een CMMS-oplossing.
voorbeelden van effectief werkorderbeheer met CMMS-software
veel van de bovenstaande stappen kunnen u helpen, zelfs als u vastzit met oud papier of spreadsheets. Maar om het meeste uit de stappen te halen en volledige controle te krijgen over uw werkorders, hebt u een moderne CMMS softwareoplossing nodig.
rekening houdend met de stappen in het achterhoofd, laten we eens kijken hoe werkorderbeheer software ze gemakkelijker en effectiever maakt.
hoe werkorders bij te houden
Als u uw werkorders wilt bijhouden, moet u een manier vinden om uw gegevens te standaardiseren en te centraliseren. Met oude methoden zoals papier en spreadsheets loopt u altijd het risico gegevens te verliezen of te beschadigen.
een CMMS helpt u dit probleem op te lossen door uw gegevens op te slaan in een centrale database die al uw informatie veilig, beveiligd en toegankelijk houdt. En omdat alles op één plek is, is het gemakkelijk om het allemaal up-to-date te houden. In plaats van meerdere versies, hebt u gegevens die u kunt vertrouwen.
hoe werkorders te organiseren
zodra u alle werkorders ter plaatse hebt, kunt u ze gemakkelijk verplaatsen, PM-schema ‘ s instellen die u snel kunt aanpassen om ruimte te maken voor on-demand taken. CMMS software maakt het gemakkelijk met intuã tieve kalender dashboards waarmee u werkorders verplaatsen met eenvoudige drag-and-drop.
Hoe weet u wanneer u on-demand werkorders moet toevoegen? Met de eenvoudige online maintenance request portal weet iedereen precies hoe je contact moet opnemen met de afdeling. Ze hoeven alleen maar naar de site te gaan en hun informatie in te voeren. En in tegenstelling tot een telefoonbericht of een e-mail, wordt het online formulier geleverd met aanpasbare gegevensvelden, zodat mensen precies weten welke informatie ze in hun verzoeken moeten opnemen.
hoe werkopdrachten te stroomlijnen
de laatste twee stappen maken uw werkopdrachten zwaar, maar ook licht. CMMS software helpt bij beide.
met behulp van aanpasbare sjablonen, met slechts een paar klikken, kunt u snel alle informatie die techs nodig hebben om efficiënt te werken toevoegen. En met behulp van de maintenance app kunnen techs overal toegang tot alles krijgen via elk mobiel apparaat met internetverbinding. Al die hulp past in de palm van hun hand.
snel, beknopt overzicht
effectief werkorderbeheer kan slechts een paar stappen verwijderd zijn, maar u moet ervoor zorgen dat u in de juiste richting gaat. Begin met het standaardiseren van uw gegevens, zodat alles in hetzelfde formaat, het verminderen van uw kansen op verlies of beschadiging van gegevens. Stel vervolgens uw schema in, maar behandel PMs als afspraken in een ziekenhuis: als er iets ernstigers opduikt, wees dan klaar om de PMs te herschikken. Bij het omgaan met onderhoud verzoeken, het opzetten en afdwingen van een formeel proces, en vervolgens pak elke werkorder met de informatie techs nodig hebben om goed te werken, ervoor te zorgen techs hebben toegang tot deze informatie vanaf elke locatie met een mobiele onderhoud app.
volgende stappen
klaar om eindelijk uw werkorderbeheer te organiseren? Het is tijd om een moderne CMMS-oplossing te implementeren.
Hippo heeft vele manieren om u te helpen, ongeacht hoe ver u in het proces bent. We kunnen uw vragen over onderhoudsstrategieën (en al het andere met betrekking tot onderhoud) beantwoorden,u helpen bij het boeken van een live software demo, of zelfs een gratis proefperiode.