Hoe een succesvolle Conference Call te organiseren

Hoe een succesvolle Conference Call te organiseren

mensen in alle soorten rollen worden opgeroepen om conferentie-en videogesprekken te voeren op een of ander moment. Vaak moet je jezelf afvragen: Hoe kan ik mensen managen die ik niet zie? Soms, conference calls kan frustrerend zijn en voelen als een verspilling van tijd (zoals de video hieronder).

ik beheer het Certified Professional Yacht Brokers (CPYB) programma dat jachtmakelaars in het hele land certificeert. Sinds CPYB ‘ s bestuursleden zijn gevestigd in heel Noord-Amerika, hosting kwartaal conference calls zijn een geldbesparende inspanning in plaats van jaarlijks gehouden “face to face” vergaderingen. Ik heb geleerd dat het effectief uitvoeren van conferentie-en videogesprekken essentieel is voor teamsamenwerking en besluitvorming. Er kunnen echter een paar onvoorzienbare en oncontroleerbare problemen optreden tijdens deze oproepen. Hieronder vindt u enkele tips om de effectiviteit van uw conference calls te verhogen.

vóór de oproep

• de agenda van de vergadering voorbereiden en delen voorafgaand aan de oproep, waarin het doel van de vergadering wordt uiteengezet, wanneer de vergadering zal plaatsvinden en hoe deelnemers toegang zullen krijgen tot de vergadering. Inclusief de doelen voor de oproep en eventuele specifieke discussiepunten. Het informeren van mensen voor de oproep helpt hen voor te bereiden op de discussie en geeft hen een kans om na te denken over hoe ze kunnen bijdragen aan het gesprek.

• Als u gebruik maakt van een andere dienst dan een telefoon om de vergadering te voeren, zorg ervoor dat uw groep op de hoogte te houden van een test run, zodat technische problemen kunnen worden geïdentificeerd of vermeden. Organisatoren moeten worden voorbereid met een back-up mocht er iets mis gaan. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt hoe ze hun stem en achtergrondgeluid kunnen dempen.

• rekruteer een aangewezen notitie nemer. Niemand houdt van het nemen van notulen, maar het is een noodzakelijk kwaad (vooral voor de mensen die niet konden deelnemen aan de oproep).

starten van de oproep

• als u de moderator van de oproep bent, neem dan ten minste vijf minuten voor de geplande vergadertijd deel aan de oproep. Licht gesprek tijdens het wachten helpt mensen zich comfortabeler te voelen. Officieel start de oproep alleen als de belangrijkste mensen er zijn, zodat u geen informatie hoeft te herhalen.
• stel uzelf altijd voor wanneer u de oproep start om ervoor te zorgen dat iedereen u als moderator kan identificeren. Voorafgaand aan de start van de officiële zaken, neem een rol oproep om ervoor te zorgen dat alle belangrijke spelers aanwezig zijn en verantwoord. Neem, indien van toepassing, tijd voor iedereen om introducties te maken (Naam, bedrijf, functie), vooral als ze nieuw zijn voor de groep. Dit is ook een goed moment om administratieve items (dempen telefoon, hoe om vragen te stellen direct of via chat-functie, in staat om gedeelde scherm te bekijken, enz.).

het uitvoeren van de uitnodiging

• Begin met een samenvatting van de agenda en het doel van de vergadering.
• om te voorkomen dat mensen over elkaar praten, kunt u vragen rechtstreeks op naam beantwoorden als u wilt dat iemand antwoord geeft. Houd als facilitator bij wie er spreekt en vraag degenen die stil zijn om bijdragen. Conference calls moeten een verscheidenheid aan berichten kunnen worden verzonden, zoals: “we hebben de ideeën van iedereen in deze organisatie nodig. “Voor het veranderen van onderwerpen neem een adempauze, vragen of er aanvullende vragen of gedachten over het onderwerp. Houd je oog op je doel en het gesprek op punt. Als het onderwerp verhit of langdurig wordt, stel dan voor een andere oproep te plannen om het onderwerp grondiger te bespreken nadat extra voorbereiding en onderzoek kan worden afgerond. Zorg voor regelmatige tijdcontroles zodat uw agenda op schema blijft. Begin en eindig zo dicht mogelijk bij de voorgestelde tijden.

einde van de oproep

• Geef een samenvatting van de vergadering aan het einde van de oproep.
• bevestigen dat iedereen de volgende stappen, verantwoordelijkheden, actiepunten en deadlines begrijpt, inclusief wanneer de volgende geplande oproep zal worden gehouden.
• Follow-up met een e-mail met belangrijke punten en/of minuten van het gesprek.

het instellen van deze tips zal de waarde van al uw komende conferentie-en videogesprekken te verbeteren.