hoe een disciplinaire hoorzitting te houden-inclusief gratis sjabloon voor schriftelijke waarschuwing
als u een klein bedrijf runt en een probleem hebt met een lid van uw team, moet uw eerste aanspreekpunt altijd een informeel gesprek zijn. Vaak is dat alles wat nodig is om een probleem op te lossen. Maar af en toe moet je meer formele actie ondernemen, daar komt een disciplinaire procedure bij kijken. In deze post, we gaan om u te nemen door middel van een stap voor stap handleiding over de volledige disciplinaire proces, evenals bieden een aantal handige ‘schriftelijke waarschuwing’ sjablonen.
Wat is een tuchtzitting?
een disciplinaire hoorzitting is een onderdeel van het grotere disciplinaire proces dat uw bedrijf moet volgen als u ooit onaanvaardbaar gedrag op het werk moet aanpakken.
“onaanvaardbaar gedrag” kan in dit verband een aantal dingen betekenen – ofwel het gedrag van een werknemer op het werk of zijn bekwaamheid in zijn rol.
“gedrag” betekent oneigenlijk of onaanvaardbaar gedrag.
“bekwaamheid” daarentegen gaat meer over prestaties op het werk. Terwijl sommige bedrijven ervoor kiezen om met prestatiekwesties om te gaan via een disciplinaire procedure, is het meestal veel effectiever (om nog maar te zwijgen van eerlijker en beschaafder) om in plaats daarvan de weg van een Prestatieverbeteringsplan te bewandelen.
vergeet niet-wanneer mensen zeggen “een disciplinaire” verwijzen ze meestal naar de disciplinaire vergadering zelf, maar strikt genomen is die vergadering slechts een onderdeel van een volledige tuchtprocedure.
laten we opsplitsen wat dat betekent.
de tuchtprocedure
de tuchtprocedure van uw onderneming moet duidelijk worden vastgelegd in uw arbeidsovereenkomsten of in uw bedrijfshandboek.
het hebben van een welomschreven tuchtprocedure is echt belangrijk voor elk klein bedrijf. Als je ooit iemand moet laten gaan vanwege een disciplinaire kwestie, maar het proces werd slecht behandeld of slecht gecommuniceerd, Dan ben je open gelaten voor een arbeidsrechtbank waar de werknemer kon voor oneerlijk ontslag.
door in uw bedrijfshandboek een degelijk disciplinair beleid op te nemen (en daar vervolgens aan te houden) blijft u aan de goede kant van de Britse arbeidswetgeving.
voordat we een volledige tuchtprocedure opstellen, is het vermeldenswaard dat veel problemen informeel kunnen worden opgelost voordat een volledige tuchtprocedure nodig is. Het kan alleen maar een snelle chat nodig om een miscommunicatie of misverstand uit te zoeken – dus houd dat in gedachten voordat je door een volledig disciplinair proces gaat.
een goede tuchtprocedure moet enkele belangrijke stappen bevatten:
- een tuchtrechtelijk onderzoek
- een eerste tuchtbrief waarin de te bespreken kwesties worden uiteengezet
- een vergadering om de kwestie te bespreken (de tuchtzitting)
- een tuchtbesluit
- een kans om in beroep te gaan
sommige van deze stappen lijken waarschijnlijk eenvoudig genoeg, maar andere moeten iets meer worden uitgelegd.
laten we eens kijken.
hoe moet een disciplinair onderzoek worden uitgevoerd
indien mogelijk is het een goede gewoonte om het onderzoek te laten uitvoeren door iemand die niet rechtstreeks bij de kwestie betrokken is – bijvoorbeeld een andere manager of een lid van de afdeling Personeelszaken (indien uw bedrijf er een heeft). Die persoon zal optreden als de’disciplinaire functionaris’.
u moet de werknemer ook laten weten dat u een onderzoek tegen hen hebt geopend.
een goed disciplinair onderzoek moet een paar dingen bereiken:
- werk uit of er een zaak is om te beantwoorden
- volg een eerlijk proces dat ervoor zorgt dat ieders kant van het verhaal wordt gehoord
- Verzamel details van de beschuldigingen en bewijs voor de rest van de tuchtprocedure
- Help de werkgever beslissen of hij verdere disciplinaire maatregelen moet nemen
bij het uitvoeren van een onderzoek is het belangrijk om zoveel mogelijk informatie over de kwestie te verzamelen. Dat kan een record van relevante e-mails of verklaringen van andere werknemers betekenen.
indien de tuchtfunctionaris, nadat hij alle bewijzen heeft verzameld, van mening is dat het niet zinvol is het onderzoek voort te zetten, kan hij het onderzoek sluiten.
maar als zij van mening zijn dat er een tuchtzaak te beantwoorden is, moeten zij overgaan tot het organiseren van de tuchtzitting. Je moet de werknemer per brief uitnodigen voor de hoorzitting.
Hoe schrijf je een tuchtbrief (inclusief template voor een tuchtbrief)
zodra het tuchtonderzoek is afgerond, is het tijd om de tuchtbrief naar de werknemer te sturen. Deze brief is bedoeld om hen op de hoogte te stellen van de kwesties die u wilt bespreken tijdens de disciplinaire hoorzitting, hen te helpen begrijpen wat er gaat gebeuren op die vergadering en hen een redelijke tijd te geven om zich voor te bereiden. Wij raden u aan de werknemer ten minste een paar werkdagen van tevoren op de hoogte te stellen.
er moet ook worden vermeld wanneer en waar het zal worden gehouden, wie er nog meer zal zijn en wat de mogelijke resultaten van die bijeenkomst zouden kunnen zijn.
de werknemer heeft het recht om een metgezel mee te nemen naar zijn tuchtvergadering – dat kan een medewerker of een vakbondsvertegenwoordiger zijn. Deze brief is een goed moment om het hen te laten weten zodat ze het kunnen organiseren.
wanneer u in de disciplinaire hoorzitting bent, is het echter de moeite waard eraan te denken dat hun metgezel geen vragen namens de werknemer kan beantwoorden. Ze kunnen hen steunen en met hen overleggen, maar kunnen geen vragen voor hen beantwoorden.
hulp nodig bij het schrijven van uw tuchtbrief? Klik hieronder om onze gratis disciplinaire brief sjabloon te downloaden.
hoe een disciplinaire hoorzitting te houden
First things first-als u een disciplinaire hoorzitting gaat houden, probeer het dan ergens privé en buiten gehoorafstand van de rest van het bedrijf te doen. Indien mogelijk, zou het zelfs een idee om het te doen buiten de normale kantooruren voor een beetje extra privacy.
het gaat er niet om de tuchtprocedure geheim te houden, maar om ervoor te zorgen dat deze geen onnodig stressvolle of pijnlijke ervaring voor de werknemer is. Vergeet niet-het beste scenario is dat je beide kunt blijven samenwerken nadat dit voorbij is.
tijdens de tuchtzitting moet u:
- leg de klacht uit die u heeft over het gedrag van de werknemer
- bekijk het bewijsmateriaal dat u over dat gedrag hebt verzameld
- geef hen de kans om hun kant van het verhaal te vertellen
- Beslis over de volgende stappen – en welke disciplinaire maatregelen u vervolgens gaat nemen.
dat tuchtmaatregelen een van de volgende gevolgen kunnen hebben::
- geen actie
- schriftelijke waarschuwing
- laatste waarschuwing
- degradatie of ontslag
In het volgende deel van deze post zullen we deze opties bekijken en precies uiteenzetten wat ze betekenen. We geven je ook toegang tot een aantal gratis schriftelijke waarschuwingssjablonen om je disciplinaire proces vanaf het begin stevig te houden.
wanneer u aan het beslissen bent welke actie u wilt ondernemen, moet u ook rekening houden met eventuele verzachtende omstandigheden die de werknemer naar voren brengt.
geen actie
als u tevreden bent met de uitleg die uw werknemer u geeft tijdens de tuchtzitting, kunt u heel goed besluiten dat u geen verdere actie hoeft te ondernemen. In dit geval, gewoon de werknemer te informeren dat ze niets verder zorgen te maken over.
schriftelijke waarschuwing (inclusief sjabloon voor schriftelijke waarschuwing)
een schriftelijke waarschuwing dient als een formele kennisgeving aan de werknemer dat zijn gedrag moet veranderen. Een schriftelijke waarschuwing dient het volgende te bevatten::
- de details van het gedrag dat als onaanvaardbaar werd beschouwd
- welke wijzigingen zijn nodig, met een tijdspad voor verbeteringen
- wat kan er gebeuren als deze wijzigingen niet worden aangebracht
als u hulp nodig hebt bij het samenstellen van uw eigen schriftelijke waarschuwing, dan kunt u ons gratis schriftelijke waarschuwingssjabloon hieronder vinden.
laatste waarschuwing (inclusief laatste waarschuwingssjabloon)
als u een werknemer al een schriftelijke waarschuwing hebt gegeven en hun gedrag niet is verbeterd, dan is dit de manier waarop u het disciplinaire proces escaleert. Het laat de werknemer weten dat zijn gedrag moet veranderen of dat er meer serieuze actie zal worden ondernomen.
als u een gratis laatste waarschuwingssjabloon wilt openen, kunt u deze hier vinden.
degradatie of ontslag
indien blijkt dat de werknemer een grove fout heeft begaan of zijn gedrag na zowel schriftelijke als definitieve waarschuwingen niet is verbeterd, heeft de werkgever het recht het contract van de werknemer te beëindigen.
recht van de werknemer om beroep in te stellen
elke werknemer heeft het recht om beroep in te stellen tegen de beslissing van zijn tuchtzitting als hij van mening is dat de beslissing oneerlijk is of dat de uitkomst te streng is.
indien zij ervoor kiezen beroep in te stellen tegen de beslissing, moet u een ander onderzoek instellen en de zaak voor een tweede keer behandelen – bij voorkeur met een andere persoon die optreedt als “tuchtfunctionaris”.
moet een tuchtprocedure worden gestart en weet u niet waar u moet beginnen? Onze HR-adviesdienst kan helpen.
onze professionele adviseurs zijn CIPD-gekwalificeerd en zijn gespecialiseerd in het helpen van kleine bedrijven om hun HR-uitdagingen aan te gaan. Om te weten te komen of HR-advies Het beste bij uw bedrijf past, kunt u een gesprek plannen.