Hoe een Conference Call leiden / 16 Tips om uw volgende vergadering te veroveren
“Hallo? Kun je me horen?”
” Oh, sorry, jij gaat eerst.”
” Nee, jij gaat eerst!”
” Sorry, wie spreekt er nu?”
Conference calls zijn een uitdaging. Wanneer je meerdere mensen hebt die volledig op audio vertrouwen, mis je de rijke visuele aanwijzingen die een vergadering soepel kunnen laten verlopen.
hoewel videoconferencing sneller is dan audio, zijn er nog steeds gevallen waarin het goede oude telefoongesprek een betere optie is, zoals:
- wanneer u thuis werkt of ergens anders waar u geen inbreuk op de privacy wilt maken van iedereen die uw achtergrond ziet
- voor kortere vergaderingen
- voor vergaderingen met minder mensen
- voor vergaderingen “onderweg”, zoals tijdens het woon-werkverkeer
- wanneer internetverbinding/bandbreedte een probleem is, en de verbinding van de aanwezigen geen video goed
natuurlijk wordt de audiovergaderoproep geleverd met unieke uitdagingen, zoals:
- het is moeilijk te ontcijferen wie er praat.
- het is lastig om te weten wanneer je moet spreken.
- de visuele hulpmiddelen die u kunt gebruiken voor een presentatie zijn mogelijk beperkt.
vanwege de unieke uitdagingen van de conference call is het des te belangrijker om voorbereid te zijn. Hieronder zijn enkele tips over hoe je een conference call te leiden zonder de hoofdpijn.
voor de Conference Call
kies de juiste webconferentie-app.
hoewel u zeker een conference call zou kunnen leiden die puur audio is, kan het nuttig en boeiender zijn om de oproep aan te vullen met een screen share. Er zijn veel web conferencing apps die u toelaten om dit te doen.
u kunt bijvoorbeeld een audio-alleen-zoomgesprek hosten, maar toch uw scherm delen. Hier is hoe:
- wanneer u uw Zoomvergadering plant, moet u ervoor zorgen dat de video van de host en de video van de deelnemers “uit” Staat.”Onder” Geavanceerde instellingen, “ervoor zorgen dat” Enable Waiting Room ” is aangevinkt.
- bij aankomst worden de deelnemers in de wachtkamer gehouden. Dat betekent dat je kunt kiezen wanneer ze toe te laten aan de werkelijke vergadering (ze kunnen niet automatisch deelnemen). Dit zal ervoor zorgen dat er geen van die onhandigheid van mensen invoeren op verschillende tijdstippen en zichzelf te introduceren, snijden andere mensen af. U kunt iedereen toelaten tot de vergadering wanneer u klaar bent en vervolgens uzelf en de aanwezigen tegelijk voorstellen.
- zodra iedereen is toegelaten en de introducties voorbij zijn, kunt u de whiteboardfunctie gebruiken of delen wat er op uw scherm staat.
de aanwezigheidslijst verwijderen.
bij conference calls, hoe minder deelnemers, hoe beter. Met te veel mensen op een audiogesprek, het kan verwarrend worden, omdat je moet onderscheid maken tussen zo veel stemmen. Wie je ook uitnodigt, zorg ervoor dat ze er echt bij moeten zijn. Voor de rest kun je ze gewoon notities van de vergadering sturen.
Wijs een notetaker toe.
als leider hebt u uw handen vol met het beheren van sprekers en zorgt u ervoor dat de vergadering soepel verloopt. Verzoek dat iemand anders notities maakt, zodat je die notulen na het gesprek naar iedereen kunt sturen.
bepaal een tijdslimiet voor de vergadering.
niemand houdt van een vergadering die onnodig wordt verlengd, maar het is nog erger als de vergadering wordt gedaan via audio omdat, zonder de stimulatie van het zien van gezichten, deze snel saai worden.
als u een conference call met alleen audio host, probeer deze op 30 minuten en niet langer dan een uur te houden.
maak de agenda aan.
schetst wie zal spreken, waarover ze gaan praten, en in welke volgorde. Met de uitdagingen die inherent zijn aan audiogesprekken, is het essentieel dat je de chaos temmen door te bepalen wie zal worden gepresenteerd en wanneer.
wat het formaat betreft, is het beter om iedereen eerst zijn gehele presentatie te laten geven en dan het woord te openen voor vragen. Dit zal verwarring verminderen en het aantal keren dat mensen over elkaar praten verminderen.
deel de agenda en de details van de vergadering met iedereen via e-mail.
nu u de aanwezigheidslijst hebt bevestigd en de agenda hebt gemaakt, moet u deze met iedereen die aanwezig is ruim voor de vergadering delen. Dit geeft de aanwezigen tijd om zich voor te bereiden als ze presenteren en vertrouwd te raken met de Orde van presentatoren.
Geef alle informatie die ze nodig hebben om mee te doen aan de oproep. Dit omvat de link, dial-in code, en toegangscode. Zorg ervoor dat u het ruim van tevoren naar hen toestuurt, en misschien nog eens 30 minuten voor de vergadering.
naast de details over de toegang tot de agenda en de vergadering, delen sommige aanwijzingen voor vergaderingen die zij zouden moeten volgen, zoals:
- zorg ervoor dat u zich in een rustige omgeving bevindt. Achtergrondruis van meerdere lijnen kan het voor iedereen erg moeilijk maken om te horen. Om de beste geluidskwaliteit te garanderen, vraagt u deelnemers om vooraf een noise-canceling app, zoals Krisp, te installeren om het lawaai te elimineren dat ze niet kunnen vermijden in hun ruimte.
- kondig jezelf aan als je lid wordt van de vergadering (zolang je niet te laat bent). Deze suggestie hangt sterk af van het type web conferencing app die u gebruikt. Sommigen, zoals GoToMeeting, zullen een bel luiden als iemand binnenkomt. Anderen, zoals WebEx, hebben een optie waarbij de app automatisch de naam van de deelnemer aankondigt als ze deelnemen aan de oproep. En weer anderen, zoals Zoom, zullen je als gastheer aanwezigen in een wachtkamer laten houden, en het zal een lijst van aanwezige aanwezigen tonen, dus het is misschien niet nodig om jezelf aan te kondigen.
voer een dry run uit met de door u gekozen conferencing-app.De nieuwe technologie kan ons verrassen. U wilt verrassingen zoveel mogelijk beperken. Zodra u een conferencing-app hebt geselecteerd voor uw conference call, test de functies ervan. Nodig een paar vertrouwde collega ‘ s uit om deel te nemen aan een testconferentie, zodat u vertrouwd kunt raken met het formaat en de functies.
Test de link-en inbelcodes van tevoren. Niets ruïneert een bijeenkomst zoals deelnemers die er geen toegang toe hebben.
tijdens de oproep
onthoud uw verantwoordelijkheden als leider.
als leider van de conference call is het uw taak om iedereen te introduceren, ze van onderwerp tot onderwerp te verplaatsen, enzovoort.
als mensen binnenkomen, zorg er dan voor dat ze in een wachtkamer zitten (zoals Zoom heeft), of zorg ervoor dat je ze publiekelijk erkent door iets te zeggen als: “het lijkt erop dat Janet lid is geworden. Hoe gaat het, Janet?”
als er geen wachtkamer is, zult u waarschijnlijk een paar minuten op de oproep zitten terwijl u wacht tot iedereen aankomt. Zodat mensen niet denken dat ze de verbinding verloren hebben, moet je iets zeggen als: “We wachten nog steeds op een paar mensen. We wachten nog een minuut om ze tijd te geven om mee te doen.”
wees ook niet bang om een vriendelijk gesprek te beginnen voordat je in het vlees van de vergadering duikt (zolang je extra tijd hebt!).
zodra iedereen lid is, start de vergadering door aan te kondigen wie u bent, wie er nog meer aanwezig zijn en wat het doel van de vergadering is. U kunt ook gaan over een aantal basisregels, zoals:
- “na elke presentatie, bel ik en open ik de vloer voor vragen. Wacht tot de presentatie voorbij is en ik heb aangekondigd dat het Q&een tijd is om iets te zeggen. Dit is zodat niemand onbedoeld iemand afsnijdt.”
- ” Ik verzoek iedereen zich te dempen als u momenteel niet aan het woord bent. U kunt de mute-knop Vinden … ”
- als de app nieuw is voor de deelnemers, geef ze dan een kort overzicht van de software en laat ze zien waar ze bepaalde functies kunnen vinden.
Volg de agenda op.
Houd de agenda altijd voor u zodat u een beter idee hebt van wie de volgende spreker is en wanneer u elke Q&A-sessie moet afronden. Je moet er ook naar verwijzen om de overgang soepeler te maken. Bijvoorbeeld: “oké, iedereen, dat is het einde van de vragen over onze Q1 financiën. Laten we nu verder gaan met marketingplannen voor onze komende productlancering.”
demp uzelf indien nodig.
blijf gedempt als u niet spreekt, en vraag anderen hetzelfde te doen. Afhankelijk van uw conferencing-app, kunt u als host mensen naar eigen goeddunken dempen.
weet wanneer u moet inloggen.
- als u een vraag of opmerking hebt voor iemand in het bijzonder, adresseer ze dan altijd eerst bij hun naam, zodat ze weten dat u met ze praat.
- als je een idee of Vraag krijgt terwijl iemand je presenteert, maak dan aantekeningen en wacht tot de spreker klaar is voordat je begint te bellen.
- indien de spreektijd verstreken is, kunt u de vergadering onderbreken wanneer de tijd verstreken is.
- elke keer dat een presentator klaar is met spreken, bedank hem, vat samen wat er gezegd is en vraag of er vragen of opmerkingen zijn.
geef iedereen de kans om te spreken.
sommige mensen voelen zich niet op hun gemak tijdens een conference call versus een persoonlijke vergadering, dus probeer deze mensen aan te moedigen. Tegelijkertijd wil je ze niet op de plek zetten of in verlegenheid brengen.
als een gesprek aan het einde van een onderwerp is afgelopen, als je merkt dat iemand nog geen woord heeft gezegd, kun je vragen:”, is er iets dat je wilt toevoegen?”Als ze nee zeggen, ga dan snel verder.
einde van de aanroep
- gedurende de vergadering, klokkenspel in om een vergadering countdown, zoals, ” We hebben vijf minuten om af te ronden hier.”Dit zorgt ervoor dat alles volgens schema verloopt en dat de vergadering niet in de loop van de tijd verloopt.
- als er nog tijd over is, kunt u het woord voeren voor eventuele slotopmerkingen of vragen.
- vóórdat iedereen wordt ontslagen, moet u samenvatten wat is besloten en eventuele volgende stappen schetsen. Bedank iedereen voor het bijwonen.
- zodra de oproep is gedaan, e-mail de notulen van de vergadering en de actiestappen naar de deelnemers.
Cure Your Conference Call wors
Ja, conference calls zijn een uitdaging—maar ze zijn niets wat je niet aankan. Met deze tips over het leiden van een conference call, u zult uw volgende vergadering te veroveren met gemak.