een stap-voor-stap handleiding voor het verbeteren van bedrijfsprocessen

een stap-voor-stap handleiding voor het verbeteren van bedrijfsprocessen

bedrijfsprocessen spelen een vitale rol in elke organisatie. Effectieve processen stroomlijnen individuele activiteiten en verbeteren de algehele efficiëntie.

om succesvol te worden en te blijven, moet er voortdurend aandacht worden besteed aan het verbeteren van bedrijfsprocessen om de productiviteit te verhogen en een hoog kwaliteitsniveau te handhaven.

een proces efficiënter maken vermindert uiteindelijk uw werklast en stroomlijnt de levering van een product of dienst. Maar hoe verbeter je precies een bedrijfsproces en wat zijn de stappen die daarbij betrokken zijn?

in dit artikel behandelen we de exacte stappen voor het verbeteren van bedrijfsprocessen. We laten u ook zien hoe u geautomatiseerde workflows kunt maken met frevvo ‘ s Business process automation software.

Dit is een uitgebreide handleiding. Klik op de onderstaande links om naar de sectie te navigeren die u het meest interesseert:

• Wat zijn de stappen voor het verbeteren van een bedrijfsproces?
• Welke Effecten Verwacht U Van Het Verbeteren Van Bedrijfsprocessen?
• Use Cases voor verbetering van bedrijfsprocessen
• Hoe kunt u uw bedrijfsprocessen verbeteren en automatiseren

Wat zijn de stappen om een bedrijfsproces te verbeteren?

verbetering van bedrijfsprocessen houdt in dat een bestaand proces wordt geïdentificeerd en verbeterd om de algehele efficiëntie ervan te stroomlijnen. In eenvoudige termen, je neemt een proces en het vinden van een betere manier om het gedaan te krijgen.

uw bedrijf hangt waarschijnlijk elke dag af van talloze processen, van het beheren van inkooporders tot het goedkeuren van reisaanvragen en meer. Elk is noodzakelijk voor uw bedrijf te opereren en te gedijen.

maar deze processen kunnen inefficiënt worden als ze niet worden bijgewerkt of als ze handmatig worden uitgevoerd, wat op zijn beurt kan leiden tot financiële verliezen en kostbare tijdverspilling.

onderzoek van IDC toonde aan dat bedrijven naar schatting 20-30% van hun jaarlijkse omzet verliezen als gevolg van inefficiënte processen. De financiële gevolgen van deze inefficiënte processen vergroten hoe langer ze doorgaan.

als werknemers te veel tijd besteden aan een proces of als ze meer fouten maken dan normaal, is het een goed idee om die processen in kwestie te herzien.
het verbeteren van processen omvat de volgende zeven stappen:

1. Kies een Proces te Verbeteren
2. in Kaart brengen van het Huidige Proces
3. Identificeren van Knelpunten & Gebieden voor Verbetering
4. in Kaart brengen van het Potentiële Nieuwe Proces
5. Test het Proces & Herzien
6. het Implementeren van het Nieuwe Proces
7. Bekijk het Proces

volgende proces verbetering stappen, kunt u een complex proces, zoals het beheren van bestellingen en gebruik van proces automatisering software zoals frevvo om de efficiëntie te verbeteren.

voordat we beginnen met het uitvoeren van deze stappen, laten we eens kijken naar de positieve effecten die u kunt verwachten van verbetering van bedrijfsprocessen.

Welke Effecten Verwacht U Van Het Verbeteren Van Bedrijfsprocessen?

in de huidige concurrerende markt kunt u het zich gewoon niet veroorloven om inefficiënte processen te hebben. Zo kan het verbeteren van uw bedrijfsprocessen uw organisatie een concurrentievoordeel geven.

operationele efficiëntie verhogen

het automatiseren van bedrijfsprocessen leidt tot meer efficiëntie en verlaagt de operationele kosten. Een studie toonde aan dat organisaties 10-15% van hun operationele kosten kunnen besparen door een tool te gebruiken om hun workflows te automatiseren.

dit cijfer ligt aan de onderkant. Organisaties die kunnen citeren hoeveel geld ze hebben bespaard met behulp van workflow automation software schatten dat ze miljoenen dollars per jaar besparen.

met frevvo kunt u een workflow maken en een volledig proces van begin tot eind visualiseren.

bijvoorbeeld, laten we eens kijken naar een proces dat elke organisatie heeft-employee onboarding. Voordat u een werknemer inschakelt, moet u alle benodigde formulieren invullen en indienen.

medewerkers kunnen vastlopen in dit proces als u alles handmatig doet. Door dit proces te stroomlijnen, kunt u de tijd voor vaardigheid voor nieuwe medewerkers aanzienlijk verminderen.

hier is een voorbeeld van een workflow die u in frevvo kunt maken:

het gebruik van software zoals frevvo om een proces te visualiseren kan u helpen operationele tekortkomingen te identificeren en aan te pakken.

Verbeter de productiviteit van werknemers

inefficiënte processen zijn repetitief en tijdrovend. Ze nemen ook tijd weg van meer betekenisvol werk.
meer dan 40% van de werknemers zegt dat zij een kwart van hun werkweek besteden aan repetitieve taken, waarbij handmatige invoer van gegevens de meeste tijd in beslag neemt.

met frevvo ‘ s business process automation software kunt u gegevensinvoer verminderen met automatisch ingevulde formuliervelden. Hierdoor kunnen medewerkers minder tijd besteden aan handmatige gegevensinvoer en meer tijd aan andere productieve taken.

hier is een blik op hoe de software dynamisch velden vult voor een PO-formulier dat is verbonden met een SQL-database:

verbetering van bedrijfsprocessen elimineert ook verwarring over wie verantwoordelijk is voor specifieke taken. U kunt bijvoorbeeld in frevvo een workflow bouwen die automatisch een formulier naar de juiste persoon stuurt.

werknemers hoeven geen tijd te verspillen aan het uitzoeken naar wie ze documenten moeten sturen. Ze hoeven alleen maar een formulier in te vullen en in te dienen.

verminder menselijke fouten

het verwerken van papierwerk voor elk proces is niet alleen vervelend, maar ook meer vatbaar voor fouten.
formulieren kunnen onjuist worden ingevuld of naar de verkeerde persoon worden verzonden. Die fouten kunnen leiden tot financiële verliezen als ze niet worden gepakt.

zelfs spreadsheets zijn vatbaar voor fouten. Het Londense Olympisch Comité verkocht 10.000 tickets voor een zwemevenement toen een staflid per ongeluk “20.000” in een cel in plaats van “10.000.”De Commissie uiteindelijk upgraden ticket houders naar andere grote evenementen met een verlies.

frevvo heeft automatische berekeningen ingebouwd in de formulieren, wat het handmatig invoeren van gegevens vermindert en menselijke fouten elimineert.

laten we eens kijken naar use cases voor het verbeteren van een werkproces. Deze kunnen u een idee geven van hoe procesautomatiseringssoftware kan worden toegepast in uw eigen organisatie.

Business Process Improvement Use Cases

Startups kunnen vertrouwen op handmatige processen om werk gedaan te krijgen. Maar uiteindelijk, als een bedrijf groeit en meer werknemers oplevert, zullen inefficiënties knelpunten creëren.

hier zijn gebieden van uw organisatie die kunnen profiteren van verbetering van bedrijfsprocessen.

New Hire Onboarding

een sterk onboardingproces is essentieel voor elke organisatie. Het helpt werknemers zich aan te passen aan hun nieuwe rollen en biedt hen een kader voor succes.
toch zegt slechts 12% van de werknemers dat hun bedrijf goed werk levert op het gebied van onboarding.

het goede nieuws is dat een goed gestructureerd onboarding-programma de betrokkenheid kan vergroten en de tijd kan verkorten om nieuwe mensen aan te werven.

met frevvo ‘ s geautomatiseerde employee onboarding software kunt u een workflow bouwen die papierwerk stroomlijnt en medewerkers snel op de hoogte brengt. Medewerkers kunnen beginnen met bijdragen op hun eerste dag in plaats van vast te zitten door papierwerk.

aankooporders

aankooporders worden gebruikt om de verkoop van goederen en diensten te documenteren. Maar het verzenden van een enkele PO omvat vele stappen-je moet een formulier te maken, krijgen het goedgekeurd, stuur het naar een leverancier, autoriseren van de factuur, en opslaan voor het bijhouden.

hier is een voorbeeld van hoe een inkooporderworkflow eruit zou kunnen zien:

een handmatig inkooporderproces kan de werkzaamheden vertragen. Werknemers kunnen ook in de war over welke stappen te nemen Volgende of naar wie om documenten te sturen.

bedrijven die automatiseringssoftware gebruiken voor inkooporders hebben een snellere cyclustijd (24 uur) dan bedrijven die afhankelijk zijn van een handmatig proces (35 uur). Dat kan gemakkelijk vertalen naar honderden uren bespaard per jaar, afhankelijk van hoeveel inkooporders u verzendt.

hier is een voorbeeld van een voorwaardelijke inkooporderworkflow in frevvo:

zodra een werknemer een inkooporder indient, wordt deze automatisch doorgestuurd naar zijn manager. U kunt zelfs voorwaardelijke regels toevoegen aan uw workflows (bijv., aankooporders worden alleen naar een VP gestuurd ter goedkeuring boven een bepaalde waarde).

met frevvo ‘ s vooraf gebouwde sjablonen kunt u inkooporders stroomlijnen en andere processen automatiseren, waaronder aankoopaanvraag, factuurgoedkeuringen en leveranciersmanagement.

Reisverzoeken

Reisverzoeken zijn essentieel voor organisaties waarvan werknemers voor hun werk reizen. Het automatiseren van dit proces elimineert de noodzaak voor medewerkers om achter een manager aan te gaan voor goedkeuringen.

elk bedrijf heeft verschillende goedkeuringsprocedures voor reisaanvragen. Met frevvo ‘ s travel request software kunt u workflows maken en dynamische regels inschakelen om naleving van het reisbeleid te garanderen.

een gemeenschappelijk beleid inzake de naleving van de reisvoorschriften is bijvoorbeeld dat een manager het reisverzoek van een werknemer beoordeelt en goedkeurt voordat het naar de financiële afdeling wordt gestuurd.

hier is een voorbeeld van een travel request workflow in frevvo:

het opbouwen van een workflow voor reisverzoeken stroomlijnt het proces en zorgt ervoor dat medewerkers het beleid inzake naleving van de reisvoorschriften van uw organisatie volgen.

verkooporders

verkooporders worden gebruikt om de verkoop van goederen of diensten aan klanten te bevestigen. Ze hebben betrekking op zaken als leveringsdata, betaalmethoden, en andere belangrijke details.

door dit bedrijfsproces te verbeteren en te automatiseren met frevvo ‘ s automatiseringsoplossing voor verkooporders, kunt u handmatige gegevensinvoer verminderen en verkooporders sneller verwerken met minder fouten.

hier is een voorbeeld van een verkooporderformulier met SQL-database-integratie (klik op de afbeelding om het uit te proberen):

wanneer een gebruiker een product selecteert, trekt het formulier automatisch het MSRP op en berekent het subtotaal wanneer een hoeveelheid wordt ingevoerd. Het formulier ondersteunt ook digitale handtekeningen en bijlagen.

door uw verkooporderformulieren aan uw SQL-database te koppelen, kan uw verkoopteam zich meer richten op het sluiten van deals en minder op het verzanden door inefficiënte interne processen.

dit zijn slechts enkele processen die u kunt verbeteren en automatiseren in uw bedrijf. Elk al te handmatig proces kan een kans zijn voor verbetering van bedrijfsprocessen.

laten we nu kijken naar de exacte stappen voor het stroomlijnen van deze processen.

Hoe kunt u uw bedrijfsprocessen verbeteren en automatiseren

volg deze stappen om een proces in uw bedrijf te automatiseren.

#1. Kies een proces om

te verbeteren de eerste stap om bedrijfsprocessen te verbeteren is het identificeren van gebieden die moeten worden veranderd. Een goede plek om te beginnen zijn processen die vaak worden herhaald en dezelfde reeks stappen volgen.

Hier is een korte lijst van processen die vaak profiteren van automatisering:

• New hire on-boarding
• Purchase requisitions
• verlofaanvragen
• Kosten vergoedingen
• reisvergunningen
• orders
• toestemmingsformulieren
• Audits en compliance

gaan We in op het verbeteren en automatiseren van reizen verzoeken in deze gids, maar voel je vrij om te kiezen van uw eigen.

#2. Het proces

in kaart brengen de volgende stap is het documenteren van elke stap van een bestaand proces. Het gebruik van een stroomdiagram is hier handig om elke stap in uw workflow te visualiseren.

u kunt uw workflow in frevvo bouwen, waarbij u elke stap toevoegt en configureert. Als alternatief kunt u ook een vooraf gebouwde workflow installeren en deze dienovereenkomstig aanpassen.

zo ziet onze Conditional Travel Request workflow eruit:

in de visual form designer kunt u ook de reisaanvraagformulieren bekijken en bewerken.

net als bij de workflow zelf, kunt u het formulier bewerken. U kunt elementen uit het palet aan de linkerkant slepen en neerzetten op het formulier om het aan te passen.

#3. Knelpunten & verbeterpunten

de volgende stap is het uitvoeren van een analyse om te bepalen welke delen van een proces moeten worden verbeterd. Stel deze vragen om knelpunten te identificeren:

• welke stappen creëren knelpunten?
• waar raken werknemers gefrustreerd over?
• welke stappen veroorzaken de meeste vertragingen?

overweeg om direct feedback te krijgen van degenen die betrokken zijn bij een proces dat u wilt verbeteren. Vraag hun input over de veranderingen die ze zouden implementeren.

zodra u knelpunten hebt geïdentificeerd, is het tijd om een proces te ontwerpen dat ze verwijdert.

#4. Breng potentieel nieuw proces

in kaart Nu kunt u hetzelfde gereedschap gebruiken waarmee u uw huidige workflow hebt gebouwd om uw verbeterde workflow te bouwen.

terwijl u uw nieuwe workflow bouwt, houdt u rekening met de pijnpunten die u in de vorige stap hebt geïdentificeerd.

bijvoorbeeld, een werknemer die elke keer zijn manager moet opsporen om een reisaanvraag goed te keuren, verspilt kostbare tijd. Om dit aan te pakken, kunt u een stap in uw workflow toevoegen die het formulier automatisch doorstuurt naar de juiste persoon ter goedkeuring.

#5. Test het proces

zodra u klaar bent met het bouwen van uw nieuwe workflow in frevvo, is het tijd om het te testen om er zeker van te zijn dat het werkt.

ga vervolgens door elke stap van uw workflow om er zeker van te zijn dat u niets mist. U kunt altijd terug naar de visual designer om eventuele wijzigingen aan te brengen indien nodig.

test uw nieuwe workflow op mobiele apparaten, wat u direct vanuit het testvenster kunt doen.

#6. Implementeer het nieuwe proces

zodra u uw nieuwe workflow hebt getest, is het tijd om het te implementeren — wat u kunt doen in frevvo met één klik.

het verbeteren van een bedrijfsproces impliceert het wijzigen van een bestaand proces, dus plan dit dienovereenkomstig. Geef tijd om deze veranderingen te communiceren en geef begeleiding aan teams die ze zullen gebruiken.

#7. Controleer het proces

er zullen waarschijnlijk problemen zijn onderweg als u een proces verbetert. Houd goed in de gaten hoe nieuwe processen verlopen en vraag feedback van medewerkers. Hebben ze problemen? Is er iets onduidelijk met een stap?

registreer alle feedback die u ontvangt en werk aan voortdurende verbeteringen in uw processen. Kleine veranderingen in de tijd kunnen leiden tot enorme besparingen.

conclusie

door het verbeteren van bedrijfsprocessen kunt u repetitieve taken stroomlijnen en de operationele efficiëntie verbeteren — beide verlagen de totale kosten en verhogen de productiviteit.

met frevvo ‘ s business process automation software kunt u een bestaand proces in uw bedrijf in kaart brengen en verbeteren. Het systeem bevat drag-and-drop functionaliteit, zodat u geautomatiseerde processen te maken zonder het schrijven van een code.

Registreer vandaag nog voor een gratis proefperiode van 30 dagen om te zien hoe eenvoudig het is om de software te gebruiken om uw bedrijfsprocessen te verbeteren en de resultaten te meten.