De beste manieren om No-Shows van patiënten
te verminderen is de hartslag van uw praktijk. En geduldige no-shows zijn zijn aartsvijand. Ze zijn de vloek van elk medisch kantoor, en het hebben van strategieën om ze te verminderen is essentieel. Zoals PCC ‘S Chip Hart, Director of Pediatric Solutions graag zegt:” een praktijk met een geweldig schema is altijd klinisch en financieel beter dan een praktijk met een slecht schema – er is echt een verschil.”
ongeacht de oorzaak, van gebrek aan transport tot vergeetachtigheid of financiële problemen, u zult het aantal no-shows in uw kantoor verminderen door de volgende tips te proberen.
nieuwe gegevens geven inzicht in No-Show afspraken
onlangs hebben Chip Hart en het Pediatrische Solutions team een diepe duik genomen in de gegevens achter no-show afspraken bij PCC ‘ s client practices en hebben ze variabelen ontdekt die de mogelijkheid van gemiste bezoeken aan pediatrische praktijken diepgaand beïnvloeden. Zoals blijkt, en tot de verrassing van de conventionele wijsheid, is er niet echt een sterk verschil in No-show tarieven tussen de dag van de week, het tijdstip van de dag, of de maand van het jaar. Zeker, Misschien is maandag iets waarschijnlijker dan vrijdag, maar het is niet statistisch significant.
wat Hart ‘ s team ontdekte is dat de sterkste voorspeller van een patiënt die zijn afspraak niet laat zien, is… een geschiedenis van ontbrekende afspraken. Elke patiënt mist af en toe een afspraak. Maar die chronisch gemiste afspraken? Ze komen van slechts 10% van de families. Dat klopt – 60% van de gemiste afspraken komen van slechts 10% van uw patiëntenbestand.
wat betekent dit voor uw pediatrische praktijk? Om te beginnen zegt Hart:,
als je komt met een no-show beleid voor uw praktijk, je hoeft niet te hebben dat het een deken beleid voor iedereen. Pas het aan op die harde 10%.
Hart geeft een voorbeeld. “Afspraken op dezelfde dag worden bijna nooit gemist. Afspraken gepland twee dagen of minder van tevoren bijna nooit gemist. Gezien dat tarief, misschien uw beleid voor een patiënt die chronisch no-shows is dat ze alleen mogen dezelfde dag of one-day-ahead afspraken te maken. De meeste praktijken besparen tijd slots voor onmiddellijke bezoeken, dus het is gemakkelijk om dit beleid te integreren in uw bestaande schema.”
sprekend over no-show beleid, maakt het echt uit of uw pediatrische praktijk er een heeft of niet? Hart weegt in te zeggen, ” We kunnen niet zeker zijn, omdat de aard van no-show beleid verschilt zo veel tussen de praktijken. Maar de aanwezigheid van een beleid, hoe slecht of inconsequent ook uitgevoerd, is belangrijk. Uit ons onderzoek lijkt het erop dat praktijken met beleid een iets lagere no-show rate hebben, maar dat leidt tot de vraag – veroorzaakt het beleid het lagere tarief, of vinden die specifieke praktijken het gemakkelijker om het beleid consequent uit te voeren?”
nieuwe strategieën voor het verminderen van No-Show Rates in uw praktijk
om het samen te vatten, hier zijn de nieuwe tips gebaseerd op de laatste bevindingen van Hart:
- vermijd het maken van een deken beleid als het echt slechts een klein segment van uw patiënten die consequent ontbreken afspraken.
- overweeg de afspraak te beperken tot dezelfde dag of slechts één dag vooruit voor chronische no-showers.
- richt uw inspanningen niet op het verminderen van no-shows voor een bepaalde dag van de week / tijd van de dag / seizoen. Het gaat meer om je beleid dan om je timing.
- als u weet dat een bepaalde patiënt vaak niet komt opdagen, overweeg dan om het tijdslot dubbel te boeken in afwachting dat ze niet komen. Op die manier zul je niet missen op inkomen door het hebben van een lege plek in uw schema.
- veel praktijken maken gebruik van geautomatiseerde afsprakenherinneringssystemen. Overweeg bovendien en direct contact op te nemen met dat kleine percentage van uw patiënten die het meest waarschijnlijk niet komen opdagen. Een handvol telefoontjes vandaag kan morgen een probleem oplossen.
Voor meer informatie over Hart-studie, check out deze twee berichten van Chip ‘ s Blog:
- Pediatrische van No-Show, Analyse, Deel I
- Pediatrische van No-Show, Analyse, Deel II
7 Meer Tips te Verminderen Patiënt No-Shows
In aanvulling op het bovenstaande food for thought, overwegen te proberen uit de volgende strategieën voor het verbeteren van uw no-show tarieven.
dagelijks Herinneringsgesprekken voeren
een personeelslid aanwijzen om elke middag herinneringsgesprekken te voeren voor de afspraken van de volgende dag. Het kan een goed idee om te vragen dat patiënten u laten weten als ze niet kunnen maken, en hen eraan herinneren dat u de mogelijkheid om de tijdslot aan iemand anders bieden zou waarderen als ze weten dat ze niet in staat zullen zijn om binnen te komen. Dit zal een tijdige annulering in plaats van een last minute no-show. Als je een patiënt aan de telefoon krijgt en een mondelinge bevestiging van hen hebt, is de kans kleiner dat ze niet komen opdagen.
automatische herinneringen instellen
het gebruik van een geautomatiseerde meldingsservice voor het verzenden van beveiligde SMS-of e-mailafspraken is een goed idee, zelfs als u al telefonische herinneringsgesprekken voert. Het biedt een extra weg voor het bereiken van patiënten, en als je een dag wanneer het maken van herinnering oproepen is niet haalbaar, je zult nog steeds uw bases gedekt als je geautomatiseerde herinneringen in plaats. De software van PCC bevat bijvoorbeeld een functie genaamd Notify waarmee u herinneringen voor afspraken kunt automatiseren (evenals herinneringen en meldingen over het saldo van de rekening). Deze diensten zijn zo eenvoudig, het heeft geen zin om ze niet te gebruiken.
Houd een wachtlijst
Houd een huidige en Specifieke wachtlijst zodat u opties hebt om de gaten in te vullen. U kunt ook de dagen en tijden patiënten beschikbaar zijn, en als ze dicht genoeg bij uw praktijk om een afspraak op korte termijn te nemen. Als je een no-show hebt, kun je naar deze lijst verwijzen om de tijdslot te vullen en geen inkomsten te verliezen.
wacht niet met het herschikken van uw no-Shows
het herschikken van no-shows nadat ze zijn opgetreden is geen techniek om te voorkomen dat ze plaatsvinden. Echter, het feit dat je een poging om uit te reiken in persoon om te controleren op de patiënt toont zorg en zorg, en stelt het soort persoonlijke verbinding die hen minder kans om no-show de volgende keer zal maken. Patiënten die een afspraak missen zullen vaak een inspanning doen om ervoor te zorgen dat ze de volgende niet overslaan.
het is een goede vuistregel om direct contact op te nemen met patiënten die niet komen opdagen. Als je wacht tot de patiënt je belt, wacht je misschien tevergeefs. Onhandigheid over een gemiste afspraak voorkomt soms dat mensen bellen. Probeer 10 of 15 minuten na de afspraak te wachten, en maak dan een telefoontje dat klinkt als,
“Hallo daar (naam patiënt), we bellen om in te checken met u. We hadden een afspraak om 10 uur en we hebben je niet gezien. Je bent misschien op weg en komt wat later, maar als dat niet zo is, willen we ervoor zorgen dat je zo snel mogelijk weer op het schema staat.”
het houden van een niet-beschuldigende toon, in plaats van berisping van de patiënt voor het missen van de afspraak of het vermelden van no-show kosten is de manier om te gaan als je wilt dat die persoon terug in de deur. Als uw kantoor een vergoeding in rekening brengt, wacht dan tot de volgende afspraak wanneer de patiënt bij het inchecken voor u staat.
sommige patiënten hebben Extra herinneringen nodig
sommige patiënten krijgen graag een herinnering op een bepaald moment, buiten het moment waarop u gewoonlijk uw dagelijkse herinneringsgesprekken voert. Zelfs als je ze de dag voor belt, zullen sommige patiënten het zich niet herinneren. Voor deze patiënten, bellen op de ochtend van hun afspraak of zelfs een uur of twee voorafgaand zal ontkennen dat ze steeds een no-show. Dit lijkt misschien veel extra hand-holding, maar de kleine inspanning die het kost u om een extra telefoontje te maken is de moeite waard niet het verlies van het inkomen van een gemiste afspraak. Sommige patiënten kunnen dit weten over zichzelf en vragen een herinnering op een bepaald moment. Of wanneer u merkt dat bepaalde patiënten altijd afspraken vergeten, suggereren proberen deze strategie om hen en kijk hoe het zal uw no-show tarief te verlagen.
Wees proactief met uw schema
bijna elke praktijk heeft die ene patiënt die elke keer te laat komt voor elke afspraak. Als een uurwerk lopen ze na het verstrijken van hun afspraak de deur binnen, nog steeds in de verwachting gezien te worden. In plaats van te herhalen dit patroon elke keer, straffen ze met no-show kosten of draaien ze weg van de zorg, omdat je al met de volgende patiënt, kunt u ervoor kiezen om proactief beheren van de planning van deze patiënten.
sommige patiënten zijn bijvoorbeeld zeer voorspelbaar met hun late aankomst, waarbij ze telkens 15 of 30 minuten te laat komen. Wanneer u een sterk patroon opmerkt, vertel hen dan dat hun afspraak om 10 uur ’s ochtends is, laat hun herinneringsoproep hen eraan herinneren om om 10 uur’ s ochtends te komen, maar zet ze op uw schema voor 10:30 uur op die manier wanneer ze “laat” aankomen voor hun afspraak van 10 uur ‘ s ochtends, zullen ze precies op tijd zijn voor wanneer u ze eigenlijk verwachtte te zien en u zult geen gat in uw schema hebben. Dit is niet bedoeld om stiekem te zijn, en het scenario is ongewoon genoeg dat je niet nodig hebt om deze strategie te vaak in dienst. Maar met die patiënten die gewoon niet kunnen worden opgeleid om op tijd te komen, zal deze tip bespaart u een hoop frustratie op het einde.
7. Een geschreven beleid
de standaardwerkprocedure moet zijn dat een patiënt een gemiste afspraak beleid leest en ondertekent samen met de andere nieuwe patiënten papierwerk bij hun eerste bezoek. Het plaatsen van een bord bij de receptie met dit beleid kan ook nuttig zijn. Op die manier kan niemand beweren dat ze niet wisten van de gevolgen van no-show voor een afspraak.
het is gebruikelijk om een gemiste afspraak gratis en vrij van kosten toe te staan, maar het in rekening brengen van een gemiste afspraak voor elke no-shows daarna zou moeten helpen om overgeslagen afspraken te verminderen. Sommige praktijken zullen een nominale vergoeding van iets als $25-35 in rekening brengen, terwijl anderen de volledige kosten van de afspraak in rekening brengen. De details zijn aan jou. Uiteraard kunnen er van geval tot geval uitzonderingen worden gemaakt, en kantoren rekenen doorgaans geen kosten voor ziekte of noodsituaties. Bovendien kunnen patiënten met Medicaid wettelijk niet in rekening worden gebracht.
moedig uw patiënten aan hun afspraak niet te missen in plaats van hen daarna te straffen. Het kost niet veel moeite om uw resultaten te beïnvloeden-iets zo eenvoudig als een herinnering oproep kan gaan een lange weg in de richting van het verminderen van uw no-show tarieven. Geef deze tips een keer te proberen en te zien voor jezelf.Noot van de redactie: Dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in December 2017 en is bijgewerkt op nauwkeurigheid, volledigheid en de meest recente best practices.
