Corporate trivia night large group
vorige week had TrivWorks de eer om deel te nemen aan een grote conferentie in Las Vegas, om entertainment te bieden aan een enorm publiek van 1.400 deelnemers. We zijn geen vreemden voor grote evenementen, hebben de grootste trivia nachten in New York meerdere malen per jaar sinds 2011 geproduceerd (meer informatie hier). Echter, Ik was er zelf in Vegas, en laat me je vertellen: een 1400-persoon publiek is groot.
zoals, groot.
bij het aanbieden van zakelijke trivia entertainment voor een groot publiek zoals dit, zal het standaard Team trivia formaat dat we meestal gebruiken gewoon niet werken. In het Bell House in Brooklyn, waar we de bovengenoemde grootschalige evenementen hebben geproduceerd in de afgelopen zes jaar of zo, hebben we comfortabel de opkomst beperkt tot 300. Dit is om verschillende doeleinden te dienen. Ten eerste moeten we ervoor zorgen dat de ervaring plezierig is voor alle aanwezigen, en zoveel mogelijk mensen in de ruimte proppen zal dat doel niet dienen. Maar vanuit een praktischer standpunt moeten we ervoor zorgen dat ons beoordelingssysteem effectief en efficiënt is.
een van de leuke dingen aan onze evenementen is dat we grote menigten kunnen beheren om een eenvoudige reden: bij het spelen van Team trivia, is het niet het aantal deelnemers dat van belang is bij het beoordelen, maar het aantal teams. Als je “300 mensen” tegelijk hoort spelen, zou je kunnen denken, “heilige koe!”Maar in werkelijkheid, die 300 mensen spelen in teams van 4-8 mensen, die meestal werkt uit tot ergens rond 70-90 teams – die absoluut beheersbaar is, mits je hebt een toegewijde ploeg van getrainde graders en apparaat met Microsoft Excel bij de hand.
echter, laten we terugkeren naar dit evenement in Las Vegas. We hebben het niet over 300 mensen, we praten letterlijk vijf keer zoveel! Wat hebben we gedaan?
het trivia event van vanavond @Cosmopolitan_LV is voor 1.400 personen. Deze kamer is groot. foto.Twitter.com / ze1HM9YpkT
– TrivWorks (@TrivWorks) februari 22, 2017
nou, zoals gezegd onze bewezen formule voor zakelijke trivia partijen ging hier niet werken. We wilden deze conferentie entertainment “old school” te houden (dat wil zeggen: geen digitale antwoord indiening apparaten); om te helpen bevorderen samenwerking en team binding, we wilden mensen om opzij te zetten hun mobiele telefoons, en spelen trivia de ouderwetse manier. Zelfs met al onze ervaring en expertise, is er echt geen haalbare manier om efficiënt te verzamelen, rangschikken en tabelleren meerdere rondes van antwoordbladen van bijna 200 tafels/teams. Zelfs als we dat konden, hoeveel teams zouden elke ronde gelijk staan voor de eerste plaats, evenals aan het einde? Ik huiver om te denken …
in nauwe samenwerking met de client hebben we een nieuw formaat gevonden. Allereerst wilde de klant deze ervaring gebruiken als een middel om “mensen door elkaar te halen.”Het evenement had de professionals van het bedrijf uit de hele wereld voor een zeer korte periode in één ruimte getrokken, en de klant was vastbesloten om het meeste uit deze zeer bijzondere situatie te halen (een aanpak waar ik het niet meer mee eens kon zijn!). Als zodanig werden de tabellen allemaal genummerd en werden de gasten aan tabellen toegewezen, niet op basis van hun bestaande werkgroepen of landen van herkomst, maar eerder willekeurig. Dit zou helpen bij het bevorderen van socialisatie en nieuwe relaties – dat is wat het verklaarde doel van het evenement is, en in feite waarom TrivWorks bestaat om te beginnen met. Ik vond het geweldig!
we bepaalden dat we het evenement zouden beginnen met slechts één ronde van Team trivia. Alle 200 of zo tafels zouden vooraf worden ingesteld met een branded antwoord blad en pen; zodra de deuren geopend, de aanwezigen zouden hun tafels te lokaliseren en te gaan zitten voor een combinatie diner/trivia nacht. We zouden de trivia vragen aankondigen, dan verzamelen en beoordelen dit ene antwoord blad met een toegewijde grading squad, strategisch geplaatst door de enorme balzaal. We zouden dan het hele diner hebben om deze ene ronde trivia te beoordelen, die door mijn ervaring in het Bell House en andere grote evenementen die ik wist dat perfect beheersbaar zou zijn. We ronden het evenement af met een reeks van op het podium head-to-head trivia gevechten, evenals een game show-stijl “showdown” grote finale om de algemene winnaar te bepalen.
met een goed plan om een trivia-avond op maat uit te voeren voor een groot bedrijfspubliek, bleef alleen de juiste presentator over. Bij TrivWorks werken we alleen met getrainde hostingprofessionals die een enorme ervaring hebben op het podium voor een divers publiek, of het nu werknemers, leidinggevenden of klanten zijn. Echter, een evenement als dit vraagt om iets meer: we hadden een doorgewinterde corporate event emcee nodig, met tientallen jaren ervaring in de voorkant van “grote kamers” zoals deze.
Jeff Rogers was de juiste man voor de job. Jeff is een professionele presentator, moderator en spelshowhost met meer dan 25 jaar ervaring voor het zakelijke publiek en heeft samengewerkt met enkele van de meest prestigieuze merken ter wereld. Op elke avond kan hij overal in de Verenigde Staten te vinden senior executives interviewen op het podium of als onderdeel van een interne uitzending, of het houden van een publiek van 10.000 algemene sessie deelnemers betrokken en opgewonden tussen keynote sprekers. Hij is ook een professionele spelshow host, wat betekent dat hij precies weet wat hij doet als het gaat om het faciliteren van trivia wedstrijden. Hij is perfect! (voor meer informatie over Jeff, Klik hier).
de gebeurtenis kon niet soepeler verlopen. Het publiek ging de balzaal binnen en ging zitten, waarna Jeff het podium op ging, iedereen beval om hun mobiele telefoons in het midden van hun tafels te zetten, waarna het publiek door een leuke, lachrijke oriëntatie liep. Toen het tijd was om de trivia vragen aan te kondigen, verschenen ze een voor een op de mammoetprojectorschermen in de hele kamer, wat in combinatie met Jeff ‘ s booming stem betekende dat alle 1500 aanwezigen de vragen konden zien en horen. Zodra de laatste vraag werd aangekondigd, verzamelde ons beoordelingsteam – strategisch gepositioneerd over de ruimte tussen de tafels – snel alle 200 antwoordbladen en nam ze vervolgens mee naar een aangrenzende ruimte voor het sorteren en tabelleren.
de beoordeling ging zelfs sneller dan ik had gedacht – Ik zou zeggen dat we volledig klaar waren na niet meer dan tien minuten. We namen alle teams die een perfecte tien van de tien hadden gescoord, en stopten hun antwoordbladen in een loterij. Terwijl dit gebeurde, was Jeff gastheer van een head-to-head trivia bout op het podium tussen twee groepen van senior executives, tussen diner cursussen. Als een middel om het hoogtepunt van het evenement, brachten we de loterij bowl van perfecte scores op het podium, en Jeff trok twee teams om te concurreren in een laatste “showdown” uitdaging op het podium, om de algemene winnaar te bepalen.
ik organiseer en produceer al meer dan tien jaar trivia-evenementen, en ik moet zeggen dat dit evenement net zo soepel en succesvol verliep als alle evenementen waar ik ooit deel van heb uitgemaakt. De op maat gemaakte vragen en vriendschappelijke concurrentie werden zeer goed ontvangen door het publiek, en het verzamelen en sorteren van antwoordbladen was perfect naadloos. Echter, het hebben van een zeer ervaren professionele emcee op het podium het runnen van de show echt alles samen mooi, ervoor te zorgen dat het publiek had een leuke en feestelijke ervaring die professioneel voelde van begin tot eind. Het was een groot succes voor de klant, en een grote overwinning voor TrivWorks – ik kijk uit naar het werken met Jeff om meer mega-sized evenementen in de toekomst te produceren!
voor een ander nuttig artikel over team trivia-evenementen voor grote bedrijfspubliek, bezoek https://trivworks.com/2011/06/taking-the-terror-out-of-running-huge-trivia-events/