Best Practices to Improve Your Purchasing Department
de purchasing department is verantwoordelijk voor de aankoop van goederen en diensten. Hoewel dat lijkt eenvoudig genoeg, ze eigenlijk hebben om een heleboel taken uit te voeren tussen het onderzoeken van de beste deals en het maken van de aankoop. Als u een MKB-bedrijf bent, weet u dat uw inkoopafdeling veel doet, en het is aan hen om slimme inkoopbeslissingen te nemen die van invloed zijn op het hele bedrijf.
zie het zo: uw inkoopafdeling is, althans gedeeltelijk, verantwoordelijk voor het succes van uw bedrijf. Je wilt nooit geld verspillen aan de aankoop van producten die je elders kunt krijgen, en het is de verantwoordelijkheid van deze afdeling om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt.
Waarom Zou U Uw Inkoopafdeling Moeten Verbeteren?
het antwoord op deze vraag is eenvoudig: geld. Het verbeteren van deze afdeling en de manier waarop het functioneert kan uiteindelijk bespaart u ton geld per jaar. Dit omvat besparing op productkosten en het maken van uw medewerkers efficiënt genoeg dat tijdens hun 8-uurs werkdag, ze zijn het bereiken van meer en het maken van uw bedrijf winstgevender.
hoe uw inkoopafdeling te verbeteren
wanneer u voor het eerst begint, kan het moeilijk zijn om het inkoopproces vast te leggen, zodat iedereen in de afdeling op dezelfde pagina zit. Echter, met behulp van deze tips, kunt u uw inkoop afdeling te verbeteren en een positieve invloed op uw hele bedrijf.
verbetering van de inkoop
niet iedereen in de inkoopafdeling hoeft verantwoordelijk te zijn voor het bellen van Leveranciers en het vinden van de beste deals. In plaats daarvan, kunt u een team in plaats die verantwoordelijk is voor deze taak en waardoor andere leden van de afdeling om zich te concentreren op de volgende fasen.
u kunt ook aankopen systematisch beheren door een persoon aan te stellen die verantwoordelijk is voor het bellen van Leveranciers en een andere voor het vergelijken van prijzen. Wat je ook kiest om te doen, je moet een proces dat de regels van het kopen schetst, zodat iedereen doet het op dezelfde manier en het vervullen van elke taak.
uitgaven analyseren
om de uitgaven te analyseren, moet u een uitgavenanalyse uitvoeren. Deze analyse is een gedetailleerd overzicht van hoe u besteedt, en het is van cruciaal belang om te herzien om het inkoopsysteem te verbeteren. Zorg ervoor dat u elke factor die de prijs van producten beïnvloedt, zoals analyseren:
- grondstoffenkosten
- voorraadkosten (inclusief ruimtebehoeften, verwarming en verzekering)
- transportkosten
- Leverancierslasten
- betalingsvoorwaarden
- verzendkosten
door dit aspect van uw inkoopafdeling te verbeteren, kunt u genoeg geld besparen voor andere zaken, zoals marketing, en meer werknemers aannemen naarmate u groeit.
vraag analyseren
om de vraag te analyseren, moet u de essentiële behoeften van uw bedrijf op het gebied van inkoop achterhalen. Richt je alleen op de kritische aankoopbeslissingen die je maakt. Om dit te doen, moet u mogelijk intern beleid herschrijven dat nieuwe criteria bevat die bepalen welke producten en diensten essentieel zijn.
u moet zich ook concentreren op hoeveelheid. Als u koopt in bulk voor een lagere prijs, overwegen hoeveel het kost u om items op te slaan die u misschien niet nodig voor maanden te komen.
u kunt overwegen goedkopere goederen uit het buitenland te kopen. Echter, de aankoop van buitenlandse leveranciers komt met kosten die kunnen maken het niet de moeite waard, zoals hogere verzendkosten. Aangezien er ook tijdsverschillen zijn, kunt u ook een vertraging verwachten, dus het is niet aan te raden dat u deze leveranciers gebruikt voor items die u onmiddellijk nodig hebt.
minder complexiteit
u kunt eenvoudig meer standaardonderdelen of goederen bij leveranciers kopen in plaats van de duurdere aangepaste items. Als dit mogelijk is voor uw bedrijf, praat met uw leveranciers om ervoor te zorgen dat de aankopen passen bij uw behoeften en dat u niet te veel uitgeven aan aangepaste items. Als u een goede relatie met uw leverancier, ze moeten geen probleem hebben om u te helpen kosten te besparen, omdat u zult blijven aankopen die zowel uw bedrijf als hun voordeel.
strategische partnerschappen opbouwen
partnerschappen opbouwen is eenvoudig. Het opbouwen van strategische partnerschappen kan voor sommige bedrijven echter moeilijk zijn. Als u met veel leveranciers werkt, wilt u beginnen met het afsnijden van de lijst en proberen te werken met slechts een paar.
als u met minder leveranciers werkt, kunt u tijd en middelen besparen. U zult ook in staat zijn om betere relaties op te bouwen, omdat je minder bedrijven om mee te werken.
uw leveranciers zullen zich vereerd voelen omdat zij zijn gekozen als de weinigen waarmee u zaken doet. Dit zal helpen om relaties op te bouwen, zodat u meer flexibiliteit van hen kunt verwachten als het gaat om uw behoeften.
onthoud altijd dat uw partnerschap wederzijds voordelig moet zijn. Je zou hen net zo goed moeten helpen slagen als zij jou helpen. Als je onderhandelt, hou er dan rekening mee dat je hen moet helpen te zien hoe beide partijen kunnen profiteren. Dit zal helpen vertrouwen te vestigen tussen jullie en hen, zodat jullie succesvol kunnen blijven.
evalueer leveranciers
zodra u een kleinere lijst van Leveranciers hebt om mee te werken, zorg ervoor dat u ze regelmatig evalueert. U kunt uw eigen systeem voor het beoordelen van hun prestaties vast te stellen, maar zorg ervoor dat deze factoren omvatten:
- flexibiliteit
- levertijd
- kosten
- kwaliteit van de dienstverlening
als uw leveranciers een document ter beschikking hebben om te beoordelen, kunnen zij ook zien waar hun prestaties kunnen worden verbeterd, wat uw bedrijf en het hunne kan helpen, aangezien zij meerdere kopers hebben waarmee zij te maken hebben.
investeer in software voor het beheer van inkooporders. inkoop software
in de moderne tijd zijn er zoveel technologische hulpmiddelen die uw bedrijf kunnen helpen groeien en slagen. Uw inkoopproces kan ooit eenvoudig genoeg zijn geweest om het gebruik van een spreadsheet te garanderen. Echter, als je groeit, vindt u meer menselijke fouten en complicaties die het gebruik van handmatige processen onpraktisch maken.
veel KMO ‘ s beginnen met QuickBooks om hen te helpen sneller inkooporders te verzenden door een QuickBooks-inkooporder aan te maken, die automatisch velden voor u invult. Hoewel automatisering de sleutel is tot succes in de moderne tijd, kan dit programma niet alles doen wat u nodig hebt als het gaat om inkoop. In plaats daarvan kunnen gebruikers Bellwether integreren met QuickBooks om:
- voer facturen in ePMX
- Factuurvergelijking in drie richtingen (PO, ontvangst en factuur)
- schakel facturen in QB voor betaling
geïntegreerde inkoopsoftware helpt u alle dagelijkse functies van het aankoopproces te beheren, zodat u tijd en geld kunt besparen terwijl uw medewerkers zich richten op belangrijkere taken, zoals het opbouwen van relaties met uw leveranciers.
voor bedrijven die veel tijd en geld willen besparen, kan robuuste inkoopordersoftware u helpen leveranciersrelaties te beheren, de beste deals te vinden en POs met een paar klikken met de muis om te zetten in facturen. Deze technologieën zorgen voor een volledige revolutie in de manier waarop u met inkoop omgaat, waardoor alles van acquisities tot goedkeuringsprocessen veel eenvoudiger wordt.