8 Tips voor het organiseren en organiseren van effectieve vergaderingen
vergaderingen zijn vaak een noodzakelijk onderdeel van het beroepsleven. Helaas zijn niet alle vergaderingen gelijk. Sommige eindigen als complete tijdverspillers die niets bereiken. Maar zo hoeft het niet te zijn. Er zijn manieren om effectieve en productieve vergaderingen te organiseren en uit te voeren. Hier zijn enkele tips.
hoe een effectieve vergadering te houden
bepaal of de vergadering echt nodig is
de eerste beslissing is of u de vergadering überhaupt moet houden. Overweeg de doelstellingen van de vergadering en of uw team ze op een andere manier kan bereiken, zoals door middel van een gesprek, groep chat, of e-mail. Als het antwoord ja is, dan heb je de vergadering niet nodig. Bespaar in plaats daarvan ieders tijd om echt werk te doen.
Wanneer heeft u een vergadering nodig? Wanneer u groepsinvoer nodig hebt om een beslissing te nemen in real-time of om samen te werken aan het oplossen van specifieke problemen. Als een probleem het beste face-to-face met een groep kan worden opgelost, dan is een vergadering waarschijnlijk geschikt.
Alt-tekst: Top-down weergave van een groep mensen met laptops rond een tafel op een vergadering
laat de juiste mensen
bijwonen net zoals niet elke vergadering hoeft plaats te vinden, hoeft niet iedereen aanwezig te zijn op een vergadering. Voordat je iemand uitnodigt, moet je nadenken over waarom ze nodig zijn en wat hun bijdragen zullen zijn. Als ze geen zinvolle bijdrage hebben, dan hoeven ze er niet bij te zijn. Het is net zo belangrijk ervoor te zorgen dat de mensen die er absoluut moeten zijn, zoals besluitvormers, het kunnen maken. Anders heeft het geen zin om de vergadering te houden en MOET u deze opnieuw plannen voor een andere tijd waarop ze kunnen deelnemen.
kies de juiste locatie voor zakelijke evenementen
het houden van uw vergadering ter plaatse is handig, maar waarom zou u de zaken niet opschudden met een vergadering buiten de locatie? Off-site gaan betekent niet per se dat je beperkt bent tot een conferentieruimte verhuur. Je vindt tal van vergaderruimtes in de buurt in spannende en onverwachte ruimtes, zoals musea, aquaria en zelfs pretparken. Overweeg bij het vergelijken van locaties hoe de sfeer de productiviteit kan verhogen en het moreel kan verhogen.
Stel een agenda vast
het is belangrijk om een agenda voor de vergadering te hebben, zodat de deelnemers op de hoogte zijn van het hele punt van de vergadering en de discussiethema ‘ s. U moet idealiter de agenda van tevoren en stuur het uit samen met de vergadering uitnodiging. Op die manier kunnen deelnemers zich voorbereiden op hun rollen en de vergadering productiever maken. Zij kunnen ook eventuele aanvullende agendapunten toevoegen voorafgaand aan de vergadering.
het hebben van een agenda helpt ook om de vergadering op schema te houden. Als de discussie op een raaklijn afgaat, kunt u de discussie eenvoudig in een tabel plaatsen en de vergadering niet laten ontsporen met zijdiscussies. Als u de zaken echt op het juiste spoor wilt houden, kunt u overwegen om een tijdlijn toe te voegen aan de agendapunten met toegewezen tijdframes voor elk item.
Alt-tekst: Close-upweergave van handen van een groep mensen die enkele grafieken en grafieken doornemen tijdens een vergadering
informatie van tevoren beschikbaar maken
de vergadering zal productiever zijn als mensen de kans krijgen om materialen, vooral lange, vóór de vergadering te bekijken. Het is gewoon niet realistisch om te verwachten dat mensen in staat zijn om te absorberen en af te tekenen op een 100 pagina ‘ s tellende rapport tijdens de vergadering. Het is ook geen goed gebruik van de vergadertijd om gewoon uit te lezen of bezoekers te laten lezen over wat van tevoren had kunnen worden beoordeeld.
begin en einde op tijd
het is belangrijk om ieders tijd te waarderen door de vergadering op tijd te starten. Het laat starten van de vergadering zet ook de verkeerde toon, en deelnemers zullen meer waarschijnlijk worden afgeleid als ze beginnen zich te concentreren op andere zaken. Als een vergadering te laat begint, kan dat ertoe leiden dat de vergadering te laat eindigt, wat ook kan leiden tot verstoringen van ieders agenda voor de rest van de dag. Als het lijkt alsof de vergadering langer moet lopen, is het beter om een vervolgvergadering te plannen dan om te proberen om door belangrijke items met beperkte tijd te haasten.
Som op en eindig met een actieplan
voordat u de vergadering beëindigt, moet u de vergadering samenvatten en herhalen wat is overeengekomen om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Het is ook belangrijk om te bespreken welke volgende stappen het resultaat zijn van de bijeenkomst, inclusief wie verantwoordelijk is voor welke taak en wanneer ze deze moeten voltooien.
iedereen moet de vergadering verlaten met een duidelijk beeld van de afspraken en taken. Stuur notulen van de vergadering naar iedereen die aanwezig was, evenals andere teamleden die niet aanwezig konden zijn, maar die er wel baat bij hadden. Neem de volgende stappen in de notulen op, zodat teamleden gemakkelijk kunnen controleren waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
vraag om feedback
direct na de vergadering, vraag de deelnemers om hun feedback, zodat u kunt peilen hoe effectief de vergadering was. Op die manier kunt u aanpassingen maken voor toekomstige vergaderingen. De feedback hoeft niet ingewikkeld te zijn en kan in de vorm van de vraag of de vergadering was goed of nodig verbeteringen, behulpzaam of niet behulpzaam.
voor meer inhoudelijke feedback kunt u ook vragen naar de gedachten van de deelnemers over specifieke aspecten, zoals de duur van de vergadering, de agenda en of de vergadering haar doelstellingen heeft bereikt. Als er veel negatieve feedback, dan moet je follow-up om te zien hoe je kunt verbeteren voor toekomstige vergaderingen.
afsluiting: het houden van grote vergaderingen
met een beetje planning en organisatie is het mogelijk om vergaderingen te houden die productief en effectief zijn, zoals de tips hierboven laten zien. Nu je weet wat er gedaan moet worden, ga je op zoek naar de perfecte locatie voor zakelijke evenementen om je vergadering te organiseren.
voor meer informatie over hoe u een effectieve vergadering kunt houden, kunt u deze hier bekijken.