7 strategieën om de efficiëntie van Patiënteninname te verbeteren
het is typisch voor zorgverleners om trage patiënteninname-processen te ervaren – er kunnen eindeloze hoeveelheden papierwerk en lange wachttijden zijn, evenals verplichte indieningsprocedures, die kunnen vertragen hoe snel uw patiënten zorg ontvangen.
als zorgverlener is het echter van cruciaal belang om de efficiëntie van de inname van patiënten te verbeteren, aangezien inefficiënties middelen kunnen afleiden en medische behandeling kunnen weigeren aan degenen die deze het hardst nodig hebben. Om slechte resultaten te voorkomen, is het belangrijk om niet alleen te begrijpen hoe u ervoor kunt zorgen dat uw intake-patiëntencoördinatoren voldoen aan de HIPAA-normen, maar ook hoe u mogelijke oplossingen kunt oplossen die uw zorgbehandelingen en dagelijkse activiteiten verder verbeteren.
in deze gids zullen we zeven belangrijke strategieën schetsen om de efficiëntie van de inname van patiënten te verbeteren om de kwaliteit van uw zorg te verbeteren, evenals de vele voordelen van verbeterde efficiëntie verkennen. Van het begrijpen van het intakeproces van patiënten tot het leren van verschillende manieren om inefficiënties op te lossen, wij hebben u gedekt!
het Intakeproces van patiënten begrijpen
laten we eerst precies doornemen wat het intakeproces van patiënten is, zoals u zich misschien afvraagt: “wat doet een patiënt care coordinator?”
Patiëntinname is het proces waarbij een zorgverlener patiëntgegevens verzamelt om een uitgebreide en holistische blik op elke patiënt te krijgen voordat ze zorg verlenen. Typisch, een verpleegkundige, receptionist, of medisch kantoor antwoordapparaat zal verzamelen:
- verzekeringsinformatie
- identificatie
- betalingsinformatie
- medische voorgeschiedenis
deze informatie wordt vervolgens gearchiveerd met behulp van een old-school papieren archiefsysteem of Archieven, afhankelijk van de technologie die binnen het kantoor wordt gebruikt. Van daaruit kan de zorgverlener toegang krijgen tot de documenten tijdens afspraken of deze overdragen aan andere zorgverleners of specialisten, indien nodig.
gelukkig is er met de technologische vooruitgang in de wereld veel ruimte voor verbetering voor de efficiëntie van patiënteninname. Verbeterde patiëntinname-strategieën kunnen tijd vrijmaken voor zowel patiënten als zorgverleners, waardoor zorgverleners hun tijd kunnen besteden aan wat belangrijk is—het diagnosticeren en behandelen van hun patiënten.
dus, als u zich afvraagt hoe u de efficiëntie van de opname van patiënten kunt verbeteren, hebben we u gedekt. Laten we gaan graven.
#1: Ga papierloos met een digitale Database
de overgang van papieren formulieren naar online formulieren kan uw zorginstelling vlotter laten verlopen en kan de toegankelijkheid vergroten voor patiënten die het kantoor niet kunnen bezoeken.
het is optimaal om elk van uw werknemers en patiënten een online database te bieden om toegang te krijgen tot medische geschiedenissen en online formulieren die nodig kunnen zijn voor een bepaalde procedure of afspraak. Hier is waarom:
- verhoog de veiligheid – wanneer u uw documenten digitaliseert, maakt u het veel moeilijker om documenten te verliezen, te stelen of te vernietigen door een overstroming of brand. Het houdt ook alles op één plek, die gemakkelijk toegankelijk is voor zowel aanbieders als patiënten.
- Verhoog het gemak – wanneer uw documenten digitaal zijn, is het veel gemakkelijker voor uw medewerkers om ze snel te lokaliseren. Het is ook gemakkelijker om meerdere formulieren te compileren en bijhouden van bestanden, evenals toe te voegen aan hen na verloop van tijd.
- geld besparen-gaan papierloos bespaart u geld, omdat u niet hoeft te kopen bijna net zo veel papier voor uw kantoor en u kunt besparen op dure printer inkt. Het kan helpen uw kantoor te bezuinigen op afval, ook.
- Catch fouten of ontbrekende informatie-als er fouten of ontbrekende items op de formulieren van een patiënt, de computer kan vangen dat. Het leent zich ook om te worden gecontroleerd door meerdere ogen, wat betekent dat als iets verkeerd is, er een grote kans is dat het wordt gevangen.
wanneer patiënten de mogelijkheid krijgen om hun papierwerk digitaal te doen, kan dit de opname-efficiëntie van een ziekenhuis exponentieel verbeteren. De informatie wordt rechtstreeks naar het systeem of de database van het kantoor verzonden en opgeslagen, zodat zorgverleners de informatie gemakkelijk kunnen bekijken en bijhouden.
#2: verstrek het papierwerk van tevoren
digitaal gaan biedt ook het extra voordeel van de mogelijkheid om het papierwerk voorafgaand aan hun geplande afspraak aan uw patiënten te verstrekken met e-formulieren en e-handtekeningen. Dit is een cruciale manier om de wachttijd van de patiënt te verminderen en het hele proces soepeler en efficiënter te maken:
- verkort de tijd in de wachtkamer – in plaats van dat patiënten in de wachtkamer zitten om een stapel formulieren in te vullen, kunnen gezondheidswerkers de formulieren van tevoren verstrekken, zodat patiënten de formulieren op hun eigen tijd kunnen invullen, in het comfort van hun eigen huis. Wanneer patiënten op kantoor aankomen, kunnen ze snel inchecken en hun afspraak beginnen zonder het extra gedoe van het invullen van formulieren.
- Controleer op ontbrekende informatie – als patiënten geen formulieren missen of vergeten om hun verzekeringskaart toe te voegen of hun ID te verstrekken, kunnen ze gewoon de informatie digitaal toevoegen wanneer dit handig is, in plaats van te laten zien op een afspraak zonder de vereiste informatie en het hebben van een nieuwe afspraak.
de meeste mensen niet genieten van het invullen van papierwerk, vooral als ze onder enige vorm van stress of tijdsbeperking. Het geven van uw patiënten het papierwerk voor de afspraak, met een ruime hoeveelheid tijd om het te voltooien, kan aanzienlijk verhogen hun tevredenheid en het verbeteren van uw intake-proces in-office, ook.
#3: Maak uw systeem gebruiksvriendelijk
digitaal gaan is alleen nuttig als u een systeem gebruikt dat gemakkelijk te navigeren en gebruiksvriendelijk is.
bij het kiezen van een digitaal systeem is een goede vuistregel om na te denken over hoe uw oudste patiënten op het nieuwe systeem zullen reageren. Zoek naar een database met grote lettertypen en duidelijk geplaatste tabbladen en knoppen om verwarring te voorkomen.
natuurlijk moet u altijd een deskundige bij de hand hebben om alle vragen te beantwoorden die patiënten kunnen hebben over het navigeren in het systeem.
hier zijn een paar dingen die u zich kunt afvragen wanneer u probeert erachter te komen of uw systemen gebruiksvriendelijk zijn:
- Is dit een systeem dat zal werken op de meeste telefoons, tablets, en computers?
- is het gemakkelijk toegankelijk? Of laat het gebruikers extra apps en software downloaden?
- zijn er opmerkelijke storingen die patiënten kunnen verwarren of verontrusten?
gelukkig, gaan digitaal betekent dat uw systemen kunnen worden bijgewerkt en verbeterd op als u de juiste technologie. Dat betekent dat als iets niet perfect werkt u kunt draaien, opnieuw aan te passen, en reset het systeem voor succes.
#4: Houd de formulieren zo beknopt mogelijk
wanneer u werkzaam bent in de gezondheidszorg, is het belangrijk dat uw patiënteninformatie inclusief, relevant en nauwkeurig is om uw patiënten de best mogelijke zorg te geven. Als zodanig kunnen rommelige of lange vormen patiënten verwarren of voorkomen dat ze ze nauwkeurig invullen.
Te beperken onjuistheden en bieden een allesomvattende zorg, zorgen ervoor dat uw formulieren kort en krachtig met de volgende:
- Voorkomen dat dezelfde vragen twee keer
- Gebruik hetzelfde lettertype en dezelfde lettergrootte consequent in het hele document
- Wees bewust van het gebruik van ongecompliceerde en lezersvriendelijke taal
#5: Automatiseer vervelende maar noodzakelijke taken
als u specifieke procedures heeft die uw personeel moet volgen, zoals het invullen van een checklist voor het opruimen van examenruimtes, kunt u uw verpleegkundigen meer tijd geven om hun werk te doen door een digitale en geautomatiseerde checklist te maken die na elke afspraak eenvoudig op een computer of tablet kan worden ingevuld.
de meeste zorgverleners bieden hun personeel tabletten aan die ze in elke kamer kunnen meenemen en elk item kunnen uitchecken zodra het wordt voltooid. Wanneer de checklist wordt bijgewerkt, zal het systeem weerspiegelen dat de kamer is schoongemaakt en klaar is voor de volgende patiënt, waardoor de wachttijden van de patiënt worden verminderd en de communicatie binnen het kantoor wordt verbeterd.
geautomatiseerde checklists of formulieren kunnen ook worden gebruikt voor interne openings -, sluitings-of planningsprocedures die uw kantoor kan implementeren. Hoe gestroomlijnder uw processen worden, hoe sneller u met patiënten kunt spreken en hoogwaardige zorg kunt toedienen.
#6: Stuur geautomatiseerde oproepen, e-mails en sms-herinneringen naar uw patiënten
het is gebruikelijk dat zorgverleners patiënten bellen om afspraken te bevestigen. Terwijl persoonlijke telefoongesprekken nuttig kunnen zijn bij het beantwoorden van vragen van patiënten, is het ook tijdrovend voor ziekenhuispersoneel en neemt ze weg van patiëntenzorg.
gelukkig kunnen afspraakherinneringen nu worden geautomatiseerd via telefoon, tekst of e-mail, wat veel voordelen biedt, zoals:
- maak uw personeel vrij – het elimineren van tijdrovende taken zoals deze zal uw personeel meer tijd geven om zich te concentreren op cruciale, tijdgevoelige taken die ze nodig hebben om de neiging om, zoals patiëntenzorg.
- Minder no-shows-hoewel het niet hoeft te worden gedaan in persoon, het is nog steeds een goede praktijk om patiënten te herinneren aan hun afspraken met behulp van e-mail, bellen of sms-diensten om gemiste of late afspraken te voorkomen. Sommige geautomatiseerde herinneringen geven patiënten ook de mogelijkheid om de afspraak aan hun agenda toe te voegen, zodat ze zeker op tijd verschijnen.
#7: Train uw medewerkers efficiënt op de technologie (en maak ze gelukkig!)
een besturingssysteem zal slechts zo goed zijn als de persoon die het bedient. Als u het proces van het digitaliseren van elk van uw kantoorprocessen doorloopt, neemt u ook de tijd om uw medewerkers goed te trainen over hoe elk van de nieuwe systemen precies werkt en hoe u bepaalde taken wilt uitvoeren.
hoe meer Uw personeel weet hoe ze moeten oplossen, hoe minder problemen ze zullen tegenkomen met zowel interne communicatie als patiëntencommunicatie en operaties. Als zodanig, uw medewerkers moeten zeer bekwaam zijn in het helpen van patiënten erachter te komen hoe de systemen te werken en alle uitstaande papierwerk in een tijdige manier te voltooien.
naast de opleiding van uw personeel kunt u ook maandelijkse vergaderingen houden waarin u de tevredenheid van uw personeel over de huidige werkzaamheden van uw bureau meet. Een tevreden personeel is een efficiënt personeel, en hen laten zien dat u om hun welzijn geeft, kan de kwaliteit en operationele efficiëntie van uw werkplek verbeteren.
hoe Nexa u kan helpen de efficiëntie van de inname van patiënten te verbeteren
het digitaliseren van uw werkplek is de meest effectieve manier om de efficiëntie van de inname van patiënten van uw systeem te verbeteren.
dat is waar Nexa een rol speelt. Experts bij Nexa kunnen helpen bij het verbeteren van het patiëntinname-proces en het maximaliseren van elke zakelijke kans. Meer specifiek, Nexa is uw virtuele receptioniste-onze diensten kunnen uw gesprekken, sms ‘ jes, e-mails, verkoop, en planning behoeften te behandelen.
laat al uw administratieve werkzaamheden aan ons over en maak uw personeel vrij, zodat zij kunnen doen wat zij het beste kunnen—zorgen voor de behoeften van uw patiënt. Daarnaast bieden wij 24/7 service zodat uw patiënten de klok rond toegang tot u hebben.
Bronnen:
Freesia. Wat Is De Inname Van Patiënten? https://www.phreesia.com/2019/11/04/blog-what-is-patient-intake/
Intakeq. 4 stappen om elk zorgproces te stroomlijnen. https://blog.intakeq.com/4-steps-to-streamline-any-healthcare-process/
Accessfm. Patiënt Intake proces: 4 manieren om de tevredenheid van de patiënt te verbeteren. https://www.accessefm.com/blog/patient-intake-process-4-ways-to-improve-patient-satisfaction