5 dingen die u moet doen voordat de vergadering begint

5 dingen die u moet doen voordat de vergadering begint

We zijn allemaal verschenen tot die bijeenkomst.

de ene zonder doel. Die zonder voorafgaande kennisgeving of details. En degene waar niemand kon vinden waar de bijeenkomst werd gehouden.

het wordt een verspilling van ieders tijd.

om ervoor te zorgen dat uw vergadering een succes wordt, moet u zich van tevoren voorbereiden.

wees klaar voor uw vergadering

wat u en uw team uit een vergadering halen, hangt af van wat u in de vergadering in voorbereiding zet.

“het is geen vergadering als je je niet van tevoren voorbereidt.”(Tweet dit citaat)

om een verspilde vergadering te voorkomen, moet u klaar zijn voor uw vergadering voordat deze begint.

hier zijn 5 dingen die u moet doen voordat de vergadering begint:

1. Stuur uitnodigingen vooraf – vergaderingen mogen geen last-minute zaken zijn. Niemand vindt het leuk om dezelfde dag een vergadering uit te nodigen. Voor een formele vergadering moeten de uitnodigingen ten minste 2-3 dagen van tevoren gaan.
2. een Agenda distribueren-een vergadering zonder agenda is gewoon een gratis-voor-iedereen. Maak een agenda en deel deze uit aan de aanwezigen, zodat ze voorbereid zijn om de onderwerpen te bespreken.
3. geef Recensiematerialen-als er vooraf materiaal is dat moet worden beoordeeld, zorg er dan voor dat je ze vroeg genoeg verstrekt zodat bezoekers ze ook daadwerkelijk kunnen lezen. Anders wordt uw vergadering een “leessessie”.”Dit is geen productief gebruik van iemands tijd.
4. reserveer Vergaderruimte-we hebben allemaal de ervaring gehad om naar een vergadering te gaan om op het laatste moment te ontdekken dat er geen vergaderlocatie aan de uitnodiging is gekoppeld. Zorg ervoor dat je voldoende Vergaderruimte reserveert die past bij het aantal deelnemers en het werk dat moet worden uitgevoerd.
5. Set Meeting Expectations-misschien is het belangrijkste wat u kunt doen voor de bijeenkomst is om de verwachting van, ” Wat is het doel van de bijeenkomst?”Mensen willen graag van tevoren weten waarom ze aanwezig zijn. Het stelt de ontmoeting met een doel. Wees beschrijvend met uw vergadering onderwerp. “Inhalen”is geen goed onderwerp. “Briefing over de status van Project XYZ” is veel beter en zal leiden tot een meer doelgerichte bijeenkomst.

Het is geen vergadering als u zich niet van tevoren voorbereidt

de meeste vergaderingen zijn een mislukking voordat ze zelfs maar beginnen.

in veel bedrijven zijn vergaderingen zo disfunctioneel dat ze de grootste tijdverspilling op de werkplek zijn.

Bereid uw vergaderingen van tevoren voor, zodat de tijd van iedereen effectiever wordt gebruikt.