4 manieren om anderen te helpen beknopter te zijn
het is weer gebeurd. Ondanks je inspanningen om het te vermijden, zit je vast op een online vergadering, luisterend naar de man die 15 minuten nodig heeft om iets uit te leggen.
wanneer iemand eindelijk een woord in, hij luistert een beetje, maar plotseling onderbreekt wanneer hij beseft dat hij vergat, ” een ander detail.”Vijf minuten later, hij praat nog steeds en je denkt aan alle betere dingen die je zou kunnen doen.
als we dit tegenkomen, is het standaardantwoord voor velen van ons om te klagen over de persoon of om een strategie te bepalen hoe ze te repareren. De vraag die me vaak wordt gesteld is:
Hoe kan ik hem beknopter krijgen?
het slechte nieuws? Niet veel, tenzij:
- ze zijn zich volledig bewust van het probleem.
- ze willen echt beter worden.
zelden zijn beide dingen waar. Ik heb veel leiders tijd en middelen zien verspillen om mensen te “repareren”.
hier is het betere nieuws: Je stelt de verkeerde vraag.
u hebt meer kans om de naald met individuen te verplaatsen als de organisatie als geheel beknopte communicatie waardeert. Als dat het geval is, zullen meer mensen actie ondernemen om het te ondersteunen. Hier zijn vier manieren om uw team te leiden in Beknopte communicatie:
centreer mensen op het publiek
De meeste mensen openen bij het voorbereiden van een Presentatie, Rapport of briefing een lege PowerPoint en vragen zich af: “wat moet ik in deze presentatie zetten?”Die vraag stellen ze ook aan collega’ s en aan jou.
het is de verkeerde vraag. Als je het hoort, is het een directe kans voor coaching, zelfs als je een peer of ondergeschikt aan de persoon die het vraagt.
een veel betere vraag is: “wat moet uw publiek horen?”Zodra de strategie is gericht op de behoeften van het publiek, dat biedt het kader voor wat moet worden gezegd. Als het niet gericht is op een behoefte van het publiek, is het vreemd.
wanneer het antwoord op die vraag niet duidelijk is, stellen de beste leiders mensen in staat om een antwoord op die vraag te vinden, voordat ze iets anders doen.
oproep Meeting Hogs
u kunt (en moet) niet in elke interactie stappen, maar als u een vergadering runt, zet u de toon. Wanneer iemand begint te gaan en op, coach door te zeggen:
dit klinkt niet als detail dat iedereen nodig heeft. Zodat we ons aan onze agenda kunnen houden, wat is de bottom line die we allemaal moeten weten?
wees vriendelijk, maar vast. Na het horen van dit in een paar vergaderingen, de meeste mensen zullen verschijnen met meer beknopte berichten.
dit veronderstelt natuurlijk dat u een agenda heeft. Zo niet, start hier: vier praktijken voor het leiden van een effectieve vergadering.
begin van de vergaderingen beëindigen
op het eerste gezicht lijkt dit misschien los te staan van beknoptheid, maar het spreekt boekdelen voor de teamcultuur. Leiders die elk moment van elke vergadering vullen, missen een kans om te laten zien dat ze het belangrijkste cureren.
natuurlijk moeten teams elkaar ontmoeten om het beste werk te leveren, en die tijd moet goed worden gebruikt. Wanneer u af en toe een vergadering eerder beëindigt of alles bij elkaar overslaat, laat u aan iedereen zien dat u beknopte communicatie ook waardeert.
Employ Style Standards
vrijwel elk wereldwijd zakelijk merk heeft standaarden voor het gebruik van logo ‘ s, kleuren, lettertypen en afbeeldingen in communicatie. Elke academische instelling van notitie maakt gebruik van een populaire stijlgids voor het formatteren van documenten om consistente opmaak en gemak voor lezers te garanderen.
u kunt ook de verwachting met uw team op beknopte communicatie. Belangrijke normen voor high profile activiteiten kunnen worden gearticuleerd, zoals:
- Klant rapporten kunnen worden uitgegeven tot vijf pagina ‘ s.
- e-mails naar onze leveranciers zijn 500 woorden of minder.
- we behandelen alle geplande punten op de agenda van de vergadering.
merk op dat deze normen beschrijven wat moet worden nagestreefd, niet wat moet worden vermeden. Natuurlijk zullen er uitzonderingen zijn, maar je zet de toon voor de standaard te worden voldaan in de meeste situaties.
als al het andere mislukt, probeer dan deze
zelfs de gezondste communicatiecultuur zal niet altijd invloed hebben op de ergste daders. Als je hebt geprobeerd het bovenstaande en nog steeds in de problemen, hier is 6 gewoonten om mensen te houden van het verspillen van uw tijd.