24 Vragen Te Stellen Bij Het Plannen Van Een Community Outreach Programma- # 24 Kan Het Belangrijkste Zijn!
kerken worden geroepen om de verlorenen te bereiken en hen in nood te helpen. Vaak wordt dit gedaan door middel van een community outreach programma. Om een gemeenschap outreach programma te creëren, zal uw kerk moeten gaan door middel van een aantal initiële planning.
om een succesvol kerkelijk evenement te hebben – of dat nu gemeenschapsuitbreiding, Bijbelschool op vakantie of een zakelijke bijeenkomst van de kerk is, is organisatie en planning essentieel!
Verzamel een team en begin met het planningsproces. Om dat te doen, neem deze 21 vragen en beantwoord ze. Documenteer uw antwoorden en begin met het maken van een handleiding voor uw outreach.
24 vragen die gesteld moeten worden bij het opzetten van een community Outreach programma
wie zit er in het planningsteam?
Identificeer mensen die u kunnen helpen bij het plannen van een succesvolle outreach-evenement. Vraag hulp van mensen die een passie en interesse hebben in outreach.
probeer 6-8 mensen te vinden die kunnen helpen en zich inzetten om de details van het evenement te plannen. Werk om hulp te vragen van mensen die begaafd zijn in organisatie, marketing, vrijwilligerstoezicht en het bedienen van degenen die worden bereikt.
wie proberen we te bereiken?
u moet uw focus beperken tot een specifieke groep. Bepaal welke demografische u wilt bereiken, want dit zal veel van de andere planning stukken van de outreach dicteren.
voelt u zich bijvoorbeeld geroepen om jonge kinderen, tieners, jonge gezinnen, lege nesten of ouderen te bereiken?
of wilt u daklozen, armen, gedetineerden of zieken bereiken? Als u meer dan één groep wilt targeten, geeft u prioriteit aan met welke groep u begint.
waarom proberen we deze groep te bereiken?
Als u eenmaal de groep hebt bepaald waarop u zich wilt richten, zorg er dan voor dat u de vraag kunt beantwoorden – waarom richten we ons op deze groep?
het kan zijn dat uw gemeenschap een grote dakloze bevolking heeft waar u het evangelie wilt verspreiden.
of misschien wil je in het leven van kinderen zaaien in de hoop dat het hun toekomst zal veranderen.
het waarom is net zo belangrijk als de wie dus zorg ervoor dat je die vraag kunt beantwoorden.
wat zijn de behoeften van degenen die we proberen te bereiken?
zorg ervoor dat u weet wat uw reach-community nodig heeft. Maak geen veronderstellingen ontdek wat de echte behoeften zijn.
bijvoorbeeld, Ik werkte met een organisatie die ervan uitging dat een bevolking basisgezondheidszorg nodig had; echter, wanneer gevraagd-de kinderen hadden gewoon schoenen nodig!
Hoe kunnen we logistiek aan die behoeften voldoen?
OK stel dat je hebt vastgesteld dat je een lunch maaltijd programma voor de armen wilt starten. Je moet nadenken over dingen als:
- waar kunnen we het voedsel distribueren
- waar kunnen we het voedsel bereiden
- welke benodigdheden en materialen zijn nodig voor de distributie
- hoeveel vrijwilligers hebben we nodig om de distributie te beheren
- hoe kunnen we voedsel en voorraden vervoeren
- aan welke gezondheidsnormen moeten we voldoen om te voldoen aan
wanneer is het beste moment om deze voorlichting te plannen?
Timing is alles dus zorg ervoor dat u uw bereik plant op een moment dat goed werkt met uw doelgroep.
controleer bij lokale gemeenschapsevenementen om er zeker van te zijn dat het evenement dat u Host niet in strijd is met een jaarlijks gemeenschapsevenement dat uw publiek kan kapen.
Hoe kunnen we het bereik op de markt brengen?
Bepaal de beste manier om het evenement op de markt te brengen. Als u bijvoorbeeld een oudere bevolking bereikt, gebruikt u de diensten die zij gebruiken om u te helpen het woord naar buiten te brengen.
dit kan via artsenbureaus, seniorenverenigingen of dagopvang voor ouderen.
creëer doelgroepspecifiek marketingmateriaal. Bijvoorbeeld, de tools die u gebruikt om de markt Tieners is heel anders dan de tools die u zou gebruiken om de markt van een oudere bevolking.
Zoek uit welke communicatiemethode de voorkeur heeft en maak materialen die hoogstwaarschijnlijk hun aandacht zullen trekken.
welke activiteiten zullen we tijdens de outreach doen?
Bepaal de activiteiten voor het evenement. Bijvoorbeeld als je bereik is om lokale gezinnen te bereiken, maak evenementen die kinderen graag bij te wonen.
Maak een lijst van activiteiten zoals schminken, hindernisbaan of bounce house.
welke gebieden moeten worden georganiseerd?
Brainstorm operationele gebieden zoals:
- opzetten/afbreken van faciliteiten
- uitrusting en benodigdheden
- Marketing
- toezicht op vrijwilligers en opleiding
- Budget
- activiteiten
Wat is de organisatiestructuur van de outreach?
Maak een organisatieschema voor de outreach. Identificeer elk gebied van het bereik. Wijs vervolgens een oversight persoon, teamleiders en assistent leiders voor elk gebied.
bepaal nu het aantal vrijwilligers dat nodig is om de logistieke kant van de outreach te beheren.
Wat is het budget voor de outreach?
u hebt nu een vrij goed idee over wie u wilt bereiken en hoe u hen wilt bereiken. Nu moet je een budget creëren voor deze outreach. Om dit te doen:
Maak een beste schatting van het aantal mensen dat u zult bereiken. Gebruik uw contacten in de gemeenschap om u te helpen met het bedenken van een nummer.
bepaal vervolgens de kosten per persoon – bijvoorbeeld als u een lunchprogramma maakt, Wat is uw kosten voor elke lunch (inclusief benodigdheden) voor elke persoon die u
hoopt te bereiken voeg 10% toe voor de onverwachte uitgaven en kom met een dollarbedrag.
waar komt de financiering vandaan?
of u nu een kerk of een non-profit organisatie bent, het budget voor outreach-evenementen moet worden gefinancierd. Komt de financiering uit de jaarlijkse begroting van de kerk of vraagt u financiering van externe bronnen.
gaat u bijvoorbeeld samenwerken met lokale bedrijven om de kosten van voorraden en materialen te helpen compenseren?
zo ja, hoeveel van de begroting kan worden besteed aan deze kostenbesparingen? Kan uw organisatie de rest van de financiering ondersteunen en zo niet waar het vandaan komt.
u wilt andere programma ‘ s niet in gevaar brengen omdat u niet de tijd hebt genomen om de werkelijke kosten van het hosten van een outreach – activiteit te berekenen-besteed er dus de juiste tijd aan.
Wat zijn de taakomschrijvingen van vrijwilligers om het bereiken van de doelgroep te vergemakkelijken?
Maak een lijst van elke taak die moet worden uitgevoerd. Krijg specifieke en beperk het tot kleine taken. Maak een lijst van elk van deze banen en maak een taakomschrijving voor elke baan.
dit lijkt misschien een tijdrovende taak, maar hoe meer u op papier kunt krijgen, hoe minder vragen U zult beantwoorden tijdens de outreach. Neem in de functiebeschrijvingen basisinformatie op, zoals:
- Wat te dragen
- Begin en einde van de shift
- Waar te vinden hulpgoederen
- Wie om te gaan met vragen
- Antwoorden op verwachte vragen van de outreach groep
- Specifieke taken van de baan
- Regio set-up instructies als post evenement clean-up instructies
Welke training hebben de vrijwilligers nodig om door te gaan?
succesvolle outreach-evenementen vereisen een opleiding van vrijwilligers. Voor deze training onder meer informatie als:
- doel van de gebeurtenis
- Do ’s en Don’ ts
- gedragsverwachtingen
- servicenormen – ie: op tijd tonen, snel reageren op verzoeken, enz….
welke benodigdheden zijn nodig?
neem de tijd om te brainstormen over welke benodigdheden nodig zijn. De meeste leveringen zal gemakkelijk te denken aan, maar probeer te denken aan die dingen die je nodig hebt die misschien niet voor de hand liggen.
zaken als paperclips, pennen, papier, stiften of iets dat het gemakkelijker maakt om vrijwilligers te bereiken.
wie zal de leveringen bestellen?
nu u weet welke benodigdheden nodig zijn, kunt u iemand identificeren die deze benodigdheden zal bestellen of kopen.
zorg ervoor dat deze persoon toegang heeft tot een creditcard of contant geld om de aankopen te doen. Als een vrijwilliger wordt gevraagd om hun persoonlijke creditcard te gebruiken om aankopen te doen, zorg er dan voor dat u hen een onkostendeclaratie verstrekt die kan worden gebruikt om terugbetaling te krijgen.
waar worden gebeurtenisbenodigdheden opgeslagen?
een vooraf bepaalde locatie hebben om de voorraden op te slaan terwijl ze worden geleverd. Gebruik vrijwilligers om dozen te lossen en krijg de voorraden georganiseerd per categorie.
bijvoorbeeld alle keukenbenodigdheden apart labelen en opslaan dan benodigdheden voor het opzetten en afbreken.
als u ooit donaties hebt ontvangen na een noodsituatie of natuurramp, weet u dat het opslaan van materialen een uitdaging kan zijn.
Lokaleopslagplaatsen, leegstaande tractoraanhangwagens of lege magazijnen identificeren. U kunt vaak krijgen de ruimte gedoneerd. Houd een korte lijst bij van mensen, bedrijven of organisaties die u kunt inschakelen om te helpen met tijdelijke opslagbehoeften.
wijs iemand aan om toezicht te houden op de opslag van het magazijn en rekening te houden met het materiaal dat binnenkomt en het materiaal dat eruit komt. U wilt een nauwkeurige inventaris van wat wordt gedoneerd en wat wordt verspreid voor post event reporting houden.
laat je niet pakken zonder antwoord op vragen als: hoeveel mensen heb je kunnen serveren of hoeveel flessen water heb je gedistribueerd?
hoe transporteren we de voorraden?
het verplaatsen van voorraden van de ene locatie naar de andere kan een logistieke uitdaging zijn. Bereken het volume van uw voorraden en identificeer een geschikt transportproces.
bijvoorbeeld, als je een stel jongens hebt die bereid en in staat zijn om hun privé trucks of bestelwagens te gebruiken, krijg je ze gepland. Als dat niet het geval is, moet u mogelijk toegang vinden tot een tractor en iemand om het aan uw outreach-site te leveren.
waar zullen we de voorraden plaatsen?
benodigdheden en evenementen gaan hand in hand – ongeacht het soort bereik dat uw kerk doet. Maak een kaart van de outreach-site en wijs bepaalde gebieden aan om de benodigdheden voor distributie op te voeren.
bijvoorbeeld, als u een voedingsactie doet, bepaal dan welke benodigdheden in de keuken moeten zijn en welke aan de serveertafels moeten zijn, zodat vrijwilligers gemakkelijk toegang hebben tot wat ze nodig hebben.
Wat is het opstartproces voor de outreach?
nu u de supplies op uw outreach-locatie hebt afgeleverd, maakt u een proces om ze in te stellen. Gebruik uw kaart om te laten zien waar leveringen zullen worden opgevoerd en voeg setup-instructies aan de vrijwilliger functiebeschrijvingen.
het doel zou zijn dat vrijwilligers tonen, hun voorraden vinden en ze klaar krijgen voor de outreach – zonder vragen te stellen.
wie zal toezicht houden op vrijwilligers?
als iemand tijdens het evenement rondloopt, kunnen onverwachte problemen snel worden opgelost.
Identificeer een leidende vrijwilliger als roaming supervisor van alle vrijwilligers. Laat deze persoon de Ga naar persoon voor extra benodigdheden, het oplossen van technische problemen of het geven van instructies en het beantwoorden van vragen van vrijwilligers.
Wat is het proces om af te breken en op te ruimen na de gebeurtenis?
iedereen is klaar om naar huis te gaan na een succesvolle outreach. Echter, er moet een beetje opruimen nadat alle outreach ontvangers zijn verdwenen.
Maak een afbraakproces met een kaart die vrijwilligers laat zien hoe ze overgebleven voorraden moeten inpakken, waar ze moeten worden geplaatst en hoe ze terug naar een gemeenschappelijke opslagruimte kunnen worden gebracht. Identificeer een hoofd vrijwilliger die alle vragen kan beantwoorden en ervoor zorgen dat alle benodigdheden en materialen worden opgeborgen op een vooraf bepaalde locatie.
Wat is het proces om voorraden schoon te maken?
sommige supplies voor outreaches kunnen opnieuw worden gebruikt. Maak een inventaris van dit soort leveringen en een proces om ze schoon te maken na elke gebeurtenis.
tenten, tafels, stoelen, koelers zijn bijvoorbeeld slechts een voorbeeld van benodigdheden en materialen die na een outreach-evenement mogelijk moeten worden gereinigd, afgeveegd of gedroogd.
wat hebben we geleerd?
neem de tijd om na een succesvolle outreach debriefing te doen en de lessen te documenteren. Gebruik deze waardevolle informatie om uw volgende outreach te verbeteren.
bijvoorbeeld, als u supplies miste die de gebeurtenis makkelijker hadden kunnen maken, noteer deze en voeg deze toe aan een permanente supply list. Of als een team van vrijwilligers uiting van frustratie met een proces voor het doen van hun werk, bespreken hoe het de volgende keer te verbeteren. Houd gedetailleerde notities bij en bekijk ze wanneer u begint met het planningsproces voor de volgende outreach.
kerken besteden tijd en middelen aan het bereiken van de gemeenschap omdat zij het belang van het maken van een verschil begrijpen. Kleine gebaren die een kwellende gemeenschap kunnen helpen, kunnen zich vertalen in iemand die wordt blootgesteld aan de liefde van Christus en leiden vaak tot dramatische levensverandering. En is dat niet wat de kerk geroepen is om te doen?
aan welke vormen van gemeenschapsuitbreiding neemt uw kerk deel?
