slik strukturerer Du en ledelsesrapport for bedriften din
Å Drive en bedrift Er en stor utfordring, men det er langt fra å være et umulig oppdrag. Tross alt er det teknikker, ressurser og strategier for å hjelpe entreprenører til å oppnå suksess.
Administrere økonomi, ansatte, inventar, markedsføring og salgsstrategier er noen av de mange ansvarene til en leder. Det kan virke som mye arbeid, men en ledelsesrapport kan gjøre alt enklere og tryggere.
forutsetningen er enkel, men noen ledere vet ikke hvordan de skal utarbeide en god ledelsesrapport. Hvis du er en av de profesjonelle, ikke bekymre deg. Vi har listet opp alle trinnene for å hjelpe deg å gjøre det. Så, holde lesing!
betydningen av ledelsesrapporten
selv når man står overfor en ustabil økonomi, har entreprenører rundt om i verden en tendens til å være vedvarende. Ifølge Global Entrepreneurship Monitor (GEM) Global Report of 2015, 66% av voksne ser entreprenørskap som en god karriere.
det er 582 millioner entreprenører i verden i de mest varierte segmentene. Men å komme over frykten din og investere i denne drømmen er bare det første skrittet. Du må være strategisk og jobbe hardt for å oppnå maksimal ytelse.
i denne sammenheng tjener en ledelsesrapport som et sentralt instrument for driften av enhver bedrift. Det lar deg se på bedriftens situasjon mer nøyaktig og hjelper deg med å ta sikrere og mer selvsikker beslutninger.
med rapporten kan du analysere de oppnådde resultatene og revurdere handlingene som ikke fungerer. Dette skyldes at det presenterer virksomhetens særegenheter og ytelsen i perioden som vurderes.
de 6 elementene i en god ledelsesrapport
Nå som du forstår betydningen av dette dokumentet, for å lære å lage en komplett og effektiv ledelsesrapport, må du vite elementene som må inkluderes i strukturen.
derfor, siden formålet med dette innlegget er å hjelpe deg med å avklare eventuelle spørsmål du måtte ha om emnet, og ikke møte problemer med denne oppgaven i hverdagen, la oss starte fra det grunnleggende. Ta en titt på de 6 uunnværlige elementene for en god rapport!
Tittel
en ledelsesrapport er bare et dokument i form av en rapport som tjener til å måle bedriftens ytelse og hjelper i beslutningsprosessen. Derfor er det viktig at den har en tittel.
derfor, siden det er rapporter for ulike avdelinger og formål, vil tittelen hjelpe deg med å identifisere emnet raskt og effektivt.
Kontekstualisering
Kontekstualisering er et annet uunnværlig element Og lar mottakeren – du eller en annen ansatt-forstå hva som skal analyseres på de følgende sidene.
denne teksten må være kortfattet og objektiv, og fungerer som en introduksjon for beregningene, statistikken og resultatene som skal presenteres.
Mål
hver ledelsesrapport er utarbeidet av en grunn. Derfor, ikke glem å sette inn dokumentets mål og fokusere på hva som er veldig viktig og nyttig for din bedrift.
rapportene bør være et instrument som er lett å analysere og målet bør være veldig klart. Derfor, selv før du starter prosessen, velg nøye informasjonen som skal presenteres slik at den stemmer overens med målet ditt.
Sammendrag
et sammendrag er en tekst for rask lesing som bare inneholder den mest relevante informasjonen i rapporten. På denne måten kan ledere unngå å måtte lese det i sin helhet hver gang de må ta en beslutning.
et godt utarbeidet sammendrag optimaliserer tiden din og fører til raskere og sikrere beslutninger. Tross alt presenteres informasjonen på en mer objektiv måte, som i et mentalt kart.
Resultater
endelig må ledelsesrapporten din ha et område for presentasjon av resultater.
i dette elementet må vi sette inn alle relevante observasjoner som er gjort, samt statistikk, tabeller, diagrammer og ytelsesmålinger observert.
Konklusjon
konklusjonen er nedleggelsen av rapporten og må vise funnene dine, som vil være basert på informasjonen som presenteres i hele dokumentet.
som du kan se, handler det ikke om personlige meninger. Med Støtte Fra Big Data er konklusjonen bevist i faktisk og oppdatert informasjon som allerede er samlet. Derfor er det så verdifullt for ledelsen av virksomheten.
Fullfør trinnene for hvordan du utarbeider en ledelsesrapport
mange ledere anser utarbeidelsen av ledelsesrapporter virkelig utfordrende. Sannheten er at dette dokumentet har alltid vært en del av en virksomhet ledelse, men har fått enda mer betydning de siste årene.
av denne grunn har vi utarbeidet en komplett liste over trinn slik at du kan ha et nyttig instrument for hånden som kan hjelpe deg med å tjene mer penger, rette feil og dra nytte av markedsmuligheter. Hold lesing!
Trinn 1: Planlegg før du begynner
Planlegging er den beste måten å produsere et komplett dokument som er gunstig for bedriften din. Ellers kan du kaste bort tid på å utarbeide en rapport som er ufullstendig eller har irrelevant informasjon.
før du gjør noe, definer målene og identifiser hvordan informasjonen som presenteres, vil hjelpe virksomheten din til å vokse. For å gjøre dette, start med å svare på spørsmålene beskrevet nedenfor.
- Hvem utarbeides denne rapporten for?
- hva er formålet med rapporten?
- Hvilken informasjon vil bli samlet inn?
- hvordan kan informasjon hjelpe i beslutningsprosessen?
Trinn 2: Investere i automatiserte verktøy
Business management effektivitet er et felles mål for hver entreprenør. Så, hva med å investere i automatiserte styringsverktøy for å lage din ledelsesrapport?
for å gjøre det, er det teknologier som forenkler denne oppgaven, optimaliserer tiden din og sikrer et mye mer tilfredsstillende resultat.
Vårt første forslag Er Google Data Studio, et datavisualiseringsverktøy som kan transformere informasjon til fine, intuitive og enkle å forstå ledelsesrapporter.
Vårt andre forslag Er Primavera, som er en plattform for å hjelpe deg med å enkelt administrere prosjekter og overvåke resultater. Blant funksjonene er dens integrasjon med annen ledelse, dataanalyse og rapportgenerering programvare.
til Slutt, sørg For at du investerer I Business Intelligence (BI) verktøy. De er avgjørende for rask og sikker beslutningstaking. De beste systemene samler, organiserer, klassifiserer og analyserer dataene, noe som gjør arbeidet enklere.
Trinn 3: Bruk klart og objektivt språk
hvis du mener at en ledelsesrapport krever spesifikke termer og komplekst språk, er det på tide at du ombestemmer deg.
Ideelt sett bør dokumentet være lett å lese og tolke. Vær derfor klar og bruk uformelt språk, og hold deg bare til det viktigste.
vær derfor ikke ordlig og husk at en leders travle rutine krever rask lesing og beslutningstaking. Jo lettere rapporten skal tolkes, desto mer nyttig og viktig vil det være for virksomheten.
Trinn 4: Fortell en historie for å engasjere leserne
samlet sett består en ledelsesrapport av mye data og informasjon. Faktisk er dette en av grunnene til at mange ledere synes det er et vanskelig dokument å forberede og forstå.
det vil imidlertid klart avhenge av strategien mens du forbereder den. For å gjøre innholdet attraktivt og ikke overvelde leseren, er det en god ide å kontekstualisere fakta ved å fortelle en historie.
På Denne måten kan du kombinere utstillingen og beskrivelsen av situasjonen som analyseres på en lettere måte som gir mening. Dette gjør at resultatene kan forstås, og skaper engasjement mens det blir lest.
Trinn 5: Definer beregningene og Kpi-Ene som skal brukes
bruker du vanligvis ytelsesmålinger og Kpier til å administrere virksomheten din? Hvis de fortsatt ikke er en del av strategiene dine, bør du definitivt se på det.
Faktisk Er Kpier (key performance indicators) de viktigste beregningene for bedriften din. De er vanligvis knyttet til hovedmålene dine og styrer derfor utarbeidelsen av ledelsesrapporter på en positiv måte.
velg derfor hvilke beregninger som skal brukes, samle inn dataene og sortere informasjonen. Tross alt, ikke alt skal inkluderes i dokumentet.
Trinn 6: Etablere et sammenligningspunkt
når vi ønsker å evaluere ytelsen til strategier, avdelinger, produkter eller ansatte, er det viktig å etablere et sammenligningspunkt.
derfor bør dette være ditt neste trinn. Velg perioden hvor informasjonen skal samles inn og analyseres, og definer mål eller mål for å skissere sammenligninger.
hvis du bruker tabeller, setter du opp kolonner slik at du enkelt kan se sammenligningen. Du kan for eksempel legge til en kolonne med målene dine og en annen med de oppnådde resultatene. Dette vil gjøre det lettere å forstå konklusjonen som vil bli presentert på slutten av dokumentet.
Trinn 7: Sett inn visuelle elementer i dokumentet
som vi nevnte tidligere, må ledelsesrapporten være klar og enkel å tolke. En god strategi er å bruke visuelle elementer.
Tøffe rutiner fulle av forpliktelser krever dynamiske verktøy og handlinger. Å levere et dokument med hundrevis av sider er ikke produktivt i det hele tatt, men bruk av diagrammer, mentale kart og til og med videoer under presentasjonen kan forbedre forståelsen av informasjonen.
Trinn 8: Gjør en endelig gjennomgang
når alt er klart, er det på tide å gjøre en nøye endelig gjennomgang. I denne fasen må du sørge for at den endelige teksten ikke har stavefeil, inkompatible data og usann informasjon.
Husk at dette vil gi troverdighet til dokumentet og sikre at det er virkelig nyttig. Med andre ord oppfyller den sin rolle å gjøre styringen av virksomheten enklere.
Det er enklere å Skrive en ledelsesrapport enn du tror
Har du lært å utarbeide en ledelsesrapport? Etter å ha lest denne artikkelen, har du sannsynligvis kommet til konklusjonen at dette ikke er en umulig oppgave i det hele tatt.
dette dokumentet er avgjørende for driften av enhver bedrift, og det er lettere å skape det enn det ser ut til. Derfor, ikke kast bort mer tid og følg våre tips!
men før du gjør det, hva med å lære litt mer? Lær hvordan Pareto-diagrammet kan hjelpe deg med å utføre oppgaver mer effektivt!