Slik Kasserer Du Gamle Forretningsdokumenter På En Sikker Måte
din bedrift vil samle papirarbeid raskt. Ansattes informasjon, skattepapirer, regnskap, business poster, og mye mer vil fylle ditt arkivsystem raskt. I disse dager valgte mange selskaper å skanne visse papirer, men selv elektronisk informasjon vil samle seg. For å holde dataene dine sikre, er det viktig å vite både hvor lenge du skal beholde forretningsregistre, og hvordan du skal kvitte deg med dem når du trenger det.
Bekymringer For Databeskyttelse Med Gamle Forretningsregistre
når du har sensitiv informasjon, er det bekymringer for databeskyttelse. Hvis du har økonomiske eller andre forretningsdata i et arkivskap eller på harddisken, er det en risiko for at det kan bli kompromittert. Harddisker kan mislykkes, papirkopier kan bli offer for brann eller vannskade, og det er alltid risiko for tyveri. Fordi det er databeskyttelse bekymringer med lagring av gamle poster, er det viktig å bare beholde det du trenger.
Hvor Lenge Du Skal Beholde Gamle Forretningsoppføringer
uansett om forretningsoppføringene dine er papirkopier eller elektroniske filer, må du vurdere hvor lenge du må beholde disse postene. Rådgivning med advokat eller skatt profesjonell er en god måte å vite hva du bør beholde og hva du kan avhende.
Forretnings Selvangivelse Og Saksdokumenter
GENERELT ANBEFALER IRS at du beholder disse dokumentene i 7 år. Dette skyldes at det er en» begrensningsperiode » der en selvangivelse kan endres av DEG eller utfordres AV IRS, og denne perioden er vanligvis seks år fra innlevering. Selv om du kanskje kan avhende støttedokumenter etter 7 år, kan det imidlertid være fornuftig å beholde en endelig kopi av bedriftens selvangivelse og korrespondanse med IRS for å bistå med å forberede fremtidig avkastning.
Sysselsetting Skatt Poster
IRS foreslår at du beholder alle poster knyttet til ansatt skatter i minst 4 år etter datoen disse skattene forfalt eller betalt. Disse inkluderer DIN EIN, lønn, pensjonsutbetalinger, personopplysningene til dine ansatte og alt annet knyttet til ansettelsesskatt.
Forretningseiendom
hvis du ikke lenger eier ressursen, bør du beholde postene til begrensningsperioden avsluttes. Eventuelle gjerninger og titler må holdes til du selger eller avhender eiendommen.
Business Ledgers
DIN CPA vil gi deg råd om hvor lenge du skal holde resultatregnskap, regnskap, sjekk registre, årsrapporter, Styreinformasjon, årsmøteprotokoller, forretningsformasjonsdokumenter, fakturaer og utgiftsrapporter og bedriftsbestemmelser. Minst 7 år er den konservative anbefalingen.
Bankinformasjon
hvis postene brukes til skatteformål, er 7 års anbefaling fornuftig. Men hvis uttalelsene ikke har noen skatteimplikasjoner, kan månedlige kontoutskrifter avhendes etter et år.
Slik Avhender Du Gamle Forretningsposter
når det er på tide å avhende gamle forretningsposter, vil du sørge for at de blir ødelagt og ikke kan hentes og stjålet. Det er anerkjente selskaper som kan hjelpe med makulering av papirkopier mye mer effektivt og sikkert enn kontoret shredder kan, og noen er også i stand til å ødelegge maskinvaren selv når du trenger å kvitte seg med elektroniske data.
Du ønsker ikke å ta en sjanse når det gjelder viktig informasjon om virksomheten din. Å snakke med økonomiske og juridiske eksperter kan hjelpe deg med å bestemme hva du skal beholde og hva du skal ødelegge, og shredding selskaper, som AccuShred, kan sikre at når du er klar til å avhende gamle poster i databeskyttelsens navn, er jobben gjort riktig. Kontakt oss i dag for å lære mer.