Purchase Order Process Steps

Purchase Order Process Steps

Purchase orders (POs) er sentrale i innkjøpsprosessen og spiller en viktig rolle i å kontrollere forretningskjøp. I dette innlegget vil vi definere hva en innkjøpsordre er, beskrive hvilken informasjon den inneholder, markere viktige fordeler ved Å bruke POs, og forklare de viktigste trinnene i innkjøpsordre prosessen. Men først, svare på spørsmålet ‘ hva er en innkjøpsordre?’ville være et godt sted å starte.

Hva er en innkjøpsordre?

en innkjøpsordre er den offisielle bekreftelsen på en bestilling sendt fra en kjøper til en selger av varer eller tjenester. Det er et dokument sendt fra en kjøper til en leverandør som godkjenner et kjøp.

hvilken informasjon inneholder en innkjøpsordre?

selv om noe informasjon kan variere, inkluderer innkjøpsordrer generelt navnet på selskapet som kjøper varene eller tjenestene, bestillingsdato, leveringsdato, beskrivelse og mengde av varene eller tjenestene, priser, leverandørkatalogens varenumre, en postadresse, betalingsbetingelser, fakturaadresse og et bestillingsnummer (ELLER PO-nummer).

hvorfor bruker selskaper innkjøpsordrer?

Innkjøpsordrer brukes av flere grunner:

1. De stiller klare forventninger – Innkjøpsordrer gjør det mulig for kjøpere å avklare deres eksakte behov for leverandører. Ikke bare bidrar dette til å sikre at du går av på høyre fot, men begge parter kan bruke den som en formell sjekk i tilfelle ordrer ikke leveres som forventet.
2. de hjelper med å administrere bestillinger – Mange bedrifter utpeker bestemte personer til å administrere lager, som vanligvis inkluderer behandling av innkommende ordrer. Disse personene er vanligvis i innkjøp, finans, eller operasjoner. Innkjøpsordrer gi disse personene offisiell dokumentasjon av innkommende eller ventende leveranser, slik at de kan spore og administrere bestillinger mer effektivt.
3. de hjelper med forretningsbudsjettering – Når en innkjøpsordre er opprettet, kan innkjøpere umiddelbart faktorere disse kostnadene i bedriftsbudsjetter. Bedrifter drar nytte av å ha klare registreringer av nøyaktig hvor mye penger blir brukt og hvor det går.
4. de er juridisk bindende – vi blir ofte spurt om en innkjøpsordre er en juridisk bindende kontrakt. Svaret er nå offisielt ja, innkjøpsordrer er juridiske dokumenter, per 2014 rettssak, MidAtlantic International Inc. vs. AGC Flat Glass Nord-Amerika Inc. I dette tilfellet, en føderal domstol bestemt at innkjøpsordrer er en rettskraftig kontrakt mellom to parter. I mangel av en formell kontrakt kan en innkjøpsordre kun fungere som et juridisk bindende dokument etter at det er akseptert av leverandøren.
5. De er en viktig del av revisjonsspor – Revisorer er på utkikk etter økonomiske avvik. De vil være spesielt interessert i varer og tjenester som kommer inn og betalinger går ut. Utstedelse, behandling og opptak innkjøpsordrer er en fin måte å holde revisorer fornøyd.

fordelene ovenfor er rettet mot kjøpere, Men POs er også viktige dokumenter for leverandører. Leverandører bruker dem for ordreoppfyllelse og betalingsbehandling.

trenger bedrifter alltid innkjøpsordrer?

om bedrifter trenger innkjøpsordrer, avhenger av flere faktorer, men generelt er det en god forretningspraksis å holde ting i orden i leverandørgjeld.

i dagens verden skjer kommunikasjon med lysets hastighet. Bestillinger er gjort i forbifarten over telefon, via e-post, og selv gjennom texting. Forutgående formell bekreftelse av en ordre betyr at du eller din leverandør kan glemme viktige bestillingsdetaljer.

Enkelte institusjoner krever ikke en innkjøpsordre for enkelte varer. Vi vil illustrere ved hjelp av kravene til et lite privat universitet som er oppført på sin hjemmeside. POs er ikke nødvendig for følgende utgifter:

• Interdepartementale kostnader (bokhandel, utskriftsrom, etc.). Disse kostnadene faktureres månedlig i stedet.
• refusjon av reiseutgifter. Et sjekkforespørselsskjema brukes i stedet.
• fornyelse av årlige medlemskap og abonnementer. En utgiftsrefusjonsforespørsel kreves i stedet.
• Bestille kontorrekvisita online fra universitetets utpekte leverandør.

i alle andre tilfeller sier universitetet klart at de kan nekte betaling uten autoriserte innkjøpsordrer.

hva er innkjøpsordreprosessen?

følgende er trinnene i bestillingsprosessen. Merk at bestillingsprosessen er en del av en bredere anskaffelsesprosess som inkluderer alt fra å identifisere behovet for en vare eller tjeneste til betaling. Les vårt blogginnlegg om hele innkjøpsprosessen her. Mange selskaper vil implementere et innkjøpsordre system.

• Trinn 1: Kjøper oppretter innkjøpsrekvisisjon-bestillingsprosessen starter med en innkjøpsrekvisisjon, et dokument som er opprettet av kjøperen og sendt til avdelingen som styrer økonomi for godkjenning av innkjøpsordre. Vurder dette delen av prosessen der du får tommelen opp for å kjøpe varene og tjenestene du vil ha. Du bestiller faktisk ikke noe, du får godkjenning til å gjøre det. Godkjennere kan velge å godkjenne, avvise eller flagge forespørselen din for videre diskusjon. Hovedforskjellen mellom innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordre er at en innkjøpsrekvisisjon handler om tillatelse og innkjøpsordre handler om å kjøpe. Les vårt blogginnlegg om innkjøpsrekvisisjoner vs. innkjøpsordrer for en detaljert beskrivelse av disse to dokumentene.
• Trinn 2: Kjøper utsteder innkjøpsordre – når innkjøps-eller innkjøpsavdelingen har godkjent innkjøpsrekvisisjonen, utsteder den en innkjøpsordre til leverandøren. I hovedsak Plasserer POs bestillingen. Innkjøpsordrer opprettes vanligvis ved hjelp av «>innkjøpsordreprogramvare som PLANERGY, som gjør det mulig for bedrifter å spore POs og sende dem elektronisk.
• Trinn 3: Leverandøren godkjenner, avviser ELLER sender PO til diskusjon-leverandøren vil gjennomgå innkjøpsordren grundig og følge nøye med på antall, priser, totalbeløp og vilkår og betingelser. Når leverandøren godkjenner innkjøpsordren (vanligvis via e-post eller ved hjelp av en e-innkjøpsprogramvare), forbereder de varene eller tjenestene som skal leveres. Hvis de ikke har en vare som blir kjøpt, eller hvis det er andre bekymringer med bestillingen, blir den flagget og sendt tilbake til kjøperen for videre diskusjon.
• Trinn 4: Innkjøper registrerer innkjøpsordre – det siste trinnet i innkjøpsordre-prosessen består av kjøperen som registrerer PO. Som nevnt tidligere, filing innkjøpsordrer er en god vane i tilfelle av en revisjon.

når disse trinnene i bestillingsprosessen er fullført, leveres og kontrolleres varene eller tjenestene. Deretter utsteder leverandøren en faktura til kjøperens økonomi team, hvis følgende beste praksis treveis matching av fakturaen mot PO og leveringsdokumenter, betaling er gjort, og transaksjonen er fullført. Dette vil fullføre Hele Anskaffelsesprosessen.

hvordan er en innkjøpsordre forskjellig fra en faktura?

mens de kan virke like, er innkjøpsordrer og fakturaer ganske forskjellige. En faktura ber om betaling for et kjøp og sendes fra leverandøren til kjøperen. De inneholder den samme informasjonen som i innkjøpsordren, samt et fakturanummer, leverandørens kontaktinformasjon, eventuelle kreditter eller rabatter for tidlig betaling, betalingsplan og totalbeløp til leverandøren.

de viktigste forskjellene mellom de to dokumentene er at en bestilling ber om opprettelse av en faktura. En innkjøpsordre sendes fra kjøper til selger, mens en faktura sendes fra selger til kjøper. I tillegg innkjøpsordren offisielt «bestillinger» god eller tjenester fra en leverandør mens fakturaen ber om betaling for ordren.

Hvorfor skal du automatisere innkjøpsordreprosessen?

innkjøpsordreprosessen er viktig, men i fravær av et e-innkjøpssystem er det utvilsomt manuell og tidkrevende. Bedrifter implementerer ofte et manuelt innkjøpsordresystem for å administrere dette i utgangspunktet – et bestillingsskjema med godkjenning av signering ofte via telefon eller e-post, dette er ofte kombinert med et excel innkjøpsordresporingsark. Det er mange problemer med en manuell anskaffelsesprosess, inkludert å være utsatt for menneskelige feil. MED ET system som PLANERGY, gjennom automatisering hele prosessen blir mer effektiv. Her er hvorfor du bør automatisere denne prosessen:

• alle innkjøpsdokumenter er sentralisert på ett sted, tilgjengelig fra hvor som helst-Henvisning til innkjøpsrekvisisjoner og POs er langt mindre smertefullt med en e-innkjøpsløsning. Du kan få tilgang til alle detaljene du trenger, når du trenger dem-på ett sted.
• Automatiserte leverandørkataloger gjør innkjøpsrekvisisjoner enklere – du kan opprette kjøpsforespørsler ved hjelp av et standardisert skjema på nettet ved hjelp av våre automatiserte leverandørkataloger. Det er ikke nødvendig å bla gjennom utdaterte papirleverandørkatalogbøker for varer eller tjenester. Nettkataloger gjør det enkelt å finne varen du leter etter til riktig pris fra foretrukne leverandører, samtidig som man reduserer manuell dataregistrering. Du kan også lagre varer for større besparelser og gjøre innkjøp mer praktisk.
• Godkjenninger skjer raskere – å få innkjøpsrekvisisjoner godkjent er raskere og enklere med et automatisert system. Du kan sende dem direkte til personen som har ansvaret for å godkjenne dem gjennom systemet som reduserer flaskehalser. Det er like enkelt å sette opp en arbeidsflyt for godkjenning som å klikke på en knapp. Når personen er utpekt som godkjenner, vil de umiddelbart begynne å motta automatiserte godkjenningsforespørsler, som utløser opprettelsen av en innkjøpsordre. Godkjenninger kan administreres på farten-ikke mer å holde opp bestillinger.
• Innkjøpsordrer er enkle å opprette og dele – som innkjøpsrekvisisjoner, er innkjøpsordrer også enkelt administreres gjennom e-innkjøp programvare. Du trenger ikke lenger å bekymre deg for formatet for bestillinger fordi det er alt forhåndsutfylt. På toppen av det, kan du sende dem til leverandører i alle formater.
• mer innsyn i utgifter – med e-innkjøpssystemer kan du administrere Hele Livssyklusen For Innkjøp til Betaling og få tilgang til innsikt og analyser som kan hjelpe deg med å administrere bedriftens utgifter mer effektivt. Relevante teammedlemmer ser virkningen av innkjøpsrekvisisjoner før du godkjenner dem, og budsjetter oppdateres automatisk når en bestilling er sendt.
• se ordrestatus på et øyeblikk-Å kunne se statusen for alle bestillingene dine på ett sted er en stor fordel for å automatisere bestillingsprosessen. Du kan enkelt se viktige øyeblikk i PO-prosessen, som hvilke innkjøpsrekvisisjoner som er godkjent eller avvist, og hvilke innkjøpsordre som er sendt.
• Reduser fakturagodkjenningstider-finansavdelingen kan bruke mindre tid på å jage bekreftelse en faktura skal betales og effektivisere fakturering ved å matche mot godkjent POs med full synlighet på revisjonssporet. Du trenger ikke å tråle gjennom et papirspor når innkjøpsordrehåndtering er digital!

innkjøpsordreprosessen er viktig for bedrifter. Å utvikle og vedlikeholde en profesjonell PO-prosess er flott for å bygge optimale leverandørforhold, holde et revisjonsspor og holde seg til budsjetter, blant annet verdifulle fordeler. Automatisering kan bidra til å effektivisere kommunikasjon og minimere finansiell risiko.