Hvordan Vurdere Dine Forretningsbehov Før Du Velger En Ny Programvare
Det Er avgjørende Å Velge riktig programvareverktøy for deg og din bedrift. Du vet det. Jeg vet det. Din cash cow sjef vet det.
det er bokstavelig talt hundrevis av alternativer i hver produktkategori.
for de som blir med Oss Fra Søkemotorene, er denne artikkelen en del av en åtte segmentserie for profesjonelle servicefirmaer. Dette kapittelet er imidlertid skrevet for å gjelde for alle selskaper, men fordi vel, plukking av programvare er noe alvorlig skit.
så len deg tilbake og sett deg. Du ble med sent, så det er ikke flere forfriskninger, men vi har noen kunnskapsbomber som kommer din vei.
Tidligere har vi nevnt dette før, men det er viktig at verktøyet du velger for det problemet du har skissert i virksomheten din, er en lik kamp for å løse disse kjernevirksomhetsproblemene.
Du vil vite hva dine problemer er og være sikker på at dette verktøyet vil løse dem. Ikke noe mer. Intet mindre.
Å Kjøpe større programvare for» just in case » – scenariene er hvordan du kaster bort ressurser og får verktøy for store.
et sitat for å understreke vårt poeng
Forfatter Rudolf Melik utdyper;
«den sanne måling av effektiviteten til verktøyet ditt bør være å merke seg om det reduserer kostnadene eller din økende tjenesteinntekter per prosjekt. For å få full nytte av installasjonen, er det sannsynlig at EN PSO må evaluere sine interne prosesser.»
hva dette sitatet sier er at gjennom en eller annen måte, den ultimate bunnlinjen benchmark for suksess for det nye verktøyet bør være et mål på hvor effektivt det kommer til å være på økende lønnsomhet eller redusere kostnader. Sånn ja. Ingen riff raff tull for hva hvis situasjoner.
den beste måten å finne ut om bedriften har rom for forbedring med en av disse to benchmarks er å evaluere prosesser og identifisere svake ledd.
Her er hvordan.
hvordan evaluere interne forretningsprosesser
den beste måten å starte er å kartlegge kommunikasjonsstrukturen i organisasjonen og intervjue viktige medlemmer av teamet.
Store selskaper bør definitivt gjøre dette.
hvis du er en liten bedrift under 10 ansatte, er det vanligvis ikke så komplisert å kartlegge dette, men det er fortsatt verdt å gjøre.
for solo ventures er det fortsatt noen verdi å få fra spørsmålene i denne delen som du kan spørre deg selv. Så du bør også gjøre det.
Ha dette i bakhodet når du kartlegger teamet ditt
-
Begynn med et åpent sinn
-
ved å starte en evaluering med en partisk antagelse om hvor du tror problemene, setter du deg selv til å oppleve ting som problemer som ikke er problemer. Hold et åpent sinn, lytt til ansatte og lytt til deg selv. Noen ganger er problemet noe du aldri engang forestilte deg.
-
-
Begynn med å intervjue laget ditt (eller deg selv hvis du er solo)
-
Bruk medarbeiderintervjuer for å avgjøre hvor godt enkeltpersoner er opplært for jobbene sine. Dette er nøkkelen til å oppdage at kanskje ineffektiviteten ikke er i verktøyene dine, kanskje det er folket. Kanskje det er begge deler. Begge deler må løses. Intervjuene kan også kaste mer lys over hvor godt du utdanner dine ansatte. Som arbeidsgiver er ansattes evner alltid en toveis gate.
-
-
Spørsmål til dine ansatte (eller deg selv)
-
Hva tror du er det viktigste målet for vår virksomhet?
-
Hvilken rolle spiller du for å oppnå dette?
-
Hvor godt forberedt tror du at du er på dette?
-
Hvilke ressurser trenger du mer av?
-
Hva hindrer deg i å gjøre jobben din?
-
Hvordan vet du når jobben din er ferdig?
-
Kan du beskrive den siste analysen av din kjernevirksomhetsprosess?
-
Hva har du gjort på egen hånd for å forbedre dine normale jobbfunksjoner?
-
hva er kundens krav til en ordre som beveger seg gjennom prosessystemet ditt?
-
Hva er de vanligste problemene du møter med kunder?
-
Hvilken del av jobben skulle du ønske kunne gjøres av noen andre?
-
Hvem kommuniserer du mest med?
-
Hvordan er kommunikasjonen mellom deg og kundene?
-
Hva 20% av daglige aktiviteter gjør du som gir deg mest stress?
-
Hva 20% av dine aktiviteter gir mest avkastning?
-
-
Studere Kritiske Prosesser
-
Basert på disse spørsmålene, vil du sannsynligvis finne noen elementer som vil stikke ut. Dette vil gi deg noe smalt inn på. Deretter anbefaler vi å se langt unna og prøve å bekrefte eventuelle problemer du har oppdaget.
-
for å gjøre dette, start med å bestemme en studie.
-
Identifiser de kritiske forretningsprosessene som må gjennomgås ved å bryte ned og vurdere den oppfattede risikoen i hvert problem. Vurder disse 1-5. Se på de med størst risiko.
-
Bestem tilgjengeligheten av kontinuerlige data for disse risikoområdene.
-
Spør deg selv hvordan vil du måle noe som ineffektivt eller ikke.
-
Spør deg selv hvordan vil du observere det uten å innføre en bias til scenariet.
-
Er det noen spesielle regler eller parametere som er nødvendige for å undersøke dette?
-
-
Ha et lagmøte for å diskutere funnene dine
-
Uansett om du kjøper en ny løsning eller ikke, vil du oppdage mye verdifull informasjon for deg selv fra å studere prosessene dine. La dine funn marinere.
-
Snakk med teamet ditt og diskuter hva du fant.
-
hva er problemene?
-
Hvordan kan de løses?
-
Når du har gjennomgått prosessene dine, hvis en ny programvare virker riktig for deg, er det på tide å evaluere verktøyene som er tilgjengelige.
for våre profesjonelle tjenester folk der ute, hvis du smerter som de som er oppført nedenfor, KAN EN PSA være for deg.
-
Mangel på dyktige ressurser og teknologiske innovasjoner
-
for mye press for å maksimere inntektene
-
Høye prosjektkostnader
-
Problemer med å produsere mer målbare resultater
-
Lav produktivitet
-
økende kundetilfredshet
-
stadig flere administrative oppgaver
-
Økende teknologiproblemer
-
For mye-ikke-administrerte arbeidsbelastninger
-
mangel på beslutningstaking informasjon
husk å vurdere viktige ikke-viktige elementer
Evaluering av en ny programvareløsning bør ikke være fokusert på funksjoner og funksjonalitet alene. Dette vil ikke gi den mest effektive løsningen for noen organisasjon; heller ikke vil velge utelukkende på grunnlag av pris eller ROI.
den mest effektive løsningen vil avhenge av ulike faktorer. Å basere en beslutning på en eller to faktorer vil dermed føre til et mindre enn optimalt resultat.
hva du bør vurdere:
-
Funksjonalitet: Samsvarer funksjonene med dine største behov?
-
Konsistens & integrasjon: Automatisering av forretningsprosesser er ikke nok; alle moduler i en ny løsning må tilpasses og integreres for å møte behovene til organisasjonen ved hjelp av applikasjonen. Vær forsiktig med verktøy som vokser via oppkjøp, da løsningen kan moduleres og integreres dårlig.
-
Kostnader: Kostnader er alltid en vurdering. Riktig bransjeforskning vil avdekke kostnadshensyn, inkludert lisensavgifter, støtte, maskinvare, rådgivning og tilpasningskostnader.
-
Brukervennlighet: et system er bare så godt som det er brukervennlighet. Brukere, ledere og ledere vil vedta programmer som er enkle og intuitive å bruke. Verktøy som krever lite eller ingen opplæring for den gjennomsnittlige brukeren har en fordel. De raskeste kraftigste løsningene vil ikke være effektive hvis de er for tungvint å bruke.
-
Leverandør levedyktighet: vurdere om leverandørene vil være rundt i årene som kommer for å sikre at de alltid støtter og utvikle sin løsning.
-
Andre viktige ting å se opp for:
-
Vurder IT – støttekrav
-
Sørg for at avtaleklausuler oppfyller dine behov og ikke bare programvareleverandørens behov
-
Vurder hvilke exit strategier du har
-
Vet nøyaktig hva du skal betale
-
Vurdere selskapet gjør verktøyet
Vurdere Ikke bare produktet du skal kjøpe, men også vurdere folk du skal jobbe med, de som skal svare på dine støttesamtaler og bistå med fakturering problemer.
dette er ikke å bli glemt som problemer er uunngåelig i enhver bedrift.
Still spørsmål som dette:
-
Hvem er din normale kunde?
-
Hva er deres vurderinger?
-
Når er en tid selskapet ikke levere på hva du lovet? (dette skjer med alle, de er gode hvis de kan eie opp til feil)
-
Hva gjør verktøyet ditt annerledes?
-
Skal jeg kjøpe dette verktøyet?
-
Hvem andre skal jeg se på? (gode selskaper er selvsikker nok til å vise deg hvem andre er der ute)
-
er integrasjoner og tilpasninger effektive og kostnadseffektive?
-
tilbyr selskapet EN SDK / API? (software dev kit / app programmeringsgrensesnitt)
-
hvilke databaser støtter leverandøren?
-
Hvilke nivåer av støtte fra dette laget kan forventes?
-
har DU ET INTERNT IT-personale?
-
hva er gjennomsnittlig tid for rapporterte feil for å motta reparasjoner eller løsning?
-
er du i skyen og hvem er din leverandør?
-
Hva skjer hvis serverne dine går ned? (de vil si at det er sjeldent, dette er ikke et svar på spørsmålet ditt)
-
Hvilken type sikkerhet er innebygd i systemet?
-
vil mine data være trygge?
Hvert verktøy har sine egne styrker og svakheter. Det handler om å vurdere hva som er viktigere for deg når du måler kostnader, fordeler, risiko etc.
Nøye evaluering av teknologi må utføres Før eventuelle investeringer i slike programmer. Mange bedrifter hevder at deres teknologi vil tilfredsstille bedriftens langsiktige behov; det er imidlertid ingen sølvkule.
hvis du har problemer med dette, kan du sikkert nå ut, hvis ikke, la oss gå videre til det siste segmentet av serien vår.
slik implementerer du den nye programvaren i bedriften din.
Klikk for å få HELE PSA-serien I en ebok TO-GO
Dette er en del av vår åtte kapittelserie Om Professional Services Automation.
Se resten nedenfor.
- Kapittel 1: Hva er helvete Er Profesjonelle Tjenester Automatisering Programvare?
- Kapittel 2: Hvor Kom Automatiseringsprogramvaren For Profesjonelle Tjenester fra?
- Kapittel 3: Hvordan Fungerer Automatiseringsprogramvare For Profesjonelle Tjenester?
- Kapittel 4: Kjøperens Guide Sjekkliste For Å Avgjøre om DU Trenger PSA-Programvare
- Kapittel 5: Hvordan Professional Services Automation Software Vil Endre Virksomheten Din
- Kapittel 6: Risikoen Og Fordelene Ved Å Bruke Professional Services Automation Software
- Kapittel 7: Slik Evaluerer Du Forretningsbehovene Dine Før Du Velger En Ny Programvare
- Kapittel 8: Hvordan Implementere Ny Programvare i Virksomheten din