Hvordan Organisere En Vellykket Konferansesamtale
Folk i alle typer roller blir bedt om å gjennomføre konferanse-og videosamtaler på en eller annen gang. Ofte må du spørre deg selv: Hvordan kan jeg håndtere folk jeg ikke ser? Til tider kan konferansesamtaler være frustrerende og føles som bortkastet tid(som videoen nedenfor).
jeg administrerer Programmet Certified Professional Yacht Brokers (CPYB) som sertifiserer Yachtmeglere over hele landet. SIDEN CPYB styremedlemmer er lokalisert Over Hele Nord-Amerika, hosting kvartalsvise konferansesamtaler er en penger å spare forsøke i stedet for årlig holdt «ansikt til ansikt» møter. Jeg har lært at effektivt gjennomføre konferanse – og videosamtaler er avgjørende for teamsamarbeid og beslutningstaking. Det kan imidlertid være noen uforutsette og ukontrollable problemer som finner sted under disse samtalene. Nedenfor er noen tips for å øke effektiviteten av konferansesamtaler.
Før Samtalen
-
Forbered og del møteagendaen i forkant av samtalen som skisserer formålet med møtet, når møtet skal finne sted, og hvordan deltakerne får tilgang til møtet. Inkluder målene for samtalen og eventuelle spesifikke diskusjonspunkter. Informere folk før samtalen hjelper dem forberede diskusjonen og gir dem en sjanse til å tenke på hvordan de kan bidra til samtalen.
- hvis du bruker en annen tjeneste enn en telefon for å gjennomføre møtet, sørg for å informere gruppen om å holde en testkjøring slik at tekniske problemer kan identifiseres eller unngås. Arrangørene bør være forberedt med en back-up bør noe gå galt. Sørg for at alle forstår hvordan de skal dempe stemmen og bakgrunnsstøyen.
- Rekruttere en utpekt notat taker. Ingen liker å ta møte minutter, men det er et nødvendig onde (spesielt for folk som ikke kunne delta i samtalen).
Starte Anropet
- hvis du er moderator for anropet, kan du delta i anropet minst fem minutter før planlagt møtetid. Lett samtale mens du venter, hjelper folk til å føle seg mer komfortable. Offisielt starte samtalen bare når de viktigste personene er der, slik at du ikke trenger å gjenta noen informasjon.
- introduser Deg alltid når du starter samtalen for å sikre at alle kan identifisere deg som moderator. Før starten av offisiell virksomhet, ta en rolle samtale for å sikre at alle sentrale aktører er til stede og regnskapsført. Hvis det er hensiktsmessig, ta tid for alle å gjøre introduksjoner (navn, firma, stilling), spesielt hvis de er nye for gruppen. Dette er også en god tid til å gjennomgå administrative elementer(dempe telefon, hvordan å stille spørsmål direkte eller via chat-funksjon, i stand til å vise delt skjerm, etc.).
Gjennomføre Samtalen
- Begynn med et sammendrag av dagsorden og formålet med møtet.
- for å unngå at folk snakker over hverandre, ta opp spørsmål direkte ved navn hvis du vil at noen skal svare. Som tilrettelegger, holde styr på hvem som snakker og spør de som er stille for bidrag. Konferansesamtaler bør tillate en rekke meldinger som skal sendes som: «Vi trenger ideene til alle i denne organisasjonen . «Før du bytter emner, ta en pust i bakken, spør om det er flere spørsmål eller tanker om emnet. Hold øye med målet ditt og samtalen på punkt. Hvis emnet blir oppvarmet eller lengre, foreslår du å planlegge en annen samtale for å diskutere emnet grundigere etter at ytterligere forberedelse og undersøkelse kan fullføres. Gi regelmessige tid sjekker slik at agendaen holder seg på sporet. Start og slutt så tett til de foreslåtte tider som mulig.
Avslutte Samtalen
-
Gi et møte oppsummering på slutten av samtalen. - Bekreft at alle forstår neste trinn, ansvarsområder, handlingselementer og tidsfrister, inkludert når neste planlagte anrop skal avholdes.
- Følg opp med en e-post som inneholder viktige punkter og / eller minutter fra samtalen.
Å Innføre disse tipsene vil forbedre verdien av alle dine kommende konferanse – og videosamtaler.
