Hvordan Lede En Konferansesamtale / 16 Tips For Å Erobre Ditt Neste Møte
«Hallo? Kan du høre meg?»
» å, beklager, du går først.»
» nei, du går først!»
» Beklager, hvem snakker nå?»
Konferansesamtaler er en utfordring. Når du har flere personer som stoler helt på lyd, går du glipp av de rike visuelle signalene som kan hjelpe et møte til å løpe jevnt.
selv om videokonferanser raskt overgår lyd, er det fortsatt anledninger når den gode ol-telefonsamtalen er et bedre alternativ, for eksempel:
- når du arbeider hjemmefra eller et annet sted hvor du ikke vil at personvernet skal invadere alle som ser bakgrunnen din
- for kortere møter
- for møter med færre personer
- for møter «på farten», for eksempel mens du pendler
- Når Internett-tilkobling/båndbredde er et problem, og deltakernes tilkobling kan ikke støtte video godt
selvfølgelig kommer lydkonferansesamtalen med unike utfordringer, for eksempel:
- det er vanskelig å tyde hvem som snakker.
- Det er vanskelig å vite når man skal snakke.
- du kan være begrenset på de visuelle hjelpemidler du kan bruke for en presentasjon.
på grunn av konferansesamtalens unike utfordringer, er det enda viktigere å komme forberedt. Nedenfor er noen tips om hvordan å lede en telefonkonferanse uten hodepine.
Før Telefonkonferansen
Velg riktig webkonferanseapp.
mens du sikkert kan lede en konferansesamtale som er rent lyd, kan det være nyttig og mer engasjerende å supplere samtalen med en skjermdeling. Det er mange webkonferanser apps som lar deg gjøre dette.
du kan for eksempel være Vert For Et Zoomanrop med bare Lyd, men likevel kunne dele skjermen. Her er hvordan:
- når du planlegger Zoom-møtet, må du kontrollere at vertens video og deltakernes video Er » Av.»Under «Avanserte Innstillinger,» sikre «Aktiver Venterom» er merket.
- når deltakerne ankommer, vil de bli holdt i venterommet. Det betyr at du kan velge når du vil innrømme dem til det faktiske møtet (de kan ikke bli med automatisk). Dette vil sikre at det ikke er noe av det klosset av folk som kommer inn på ulike tidspunkter og introduserer seg selv, kutter andre mennesker av. Du kan innrømme alle til møtet når du er klar og deretter introdusere deg selv og deltakerne på en gang.
- når alle er tatt opp og introduksjonene er over, kan du bruke tavlefunksjonen eller dele det som er på skjermen.
Hente deltakerlisten.
med konferansesamtaler, jo færre deltakere, jo bedre. Med for mange mennesker på en lydanrop, kan det bli forvirrende fordi du må skille mellom så mange stemmer. Hvem du velger å invitere, sørg for at de virkelig trenger å være der. For resten kan du bare sende dem notater fra møtet.
Tilordne en notetaker.
som leder har du hendene fulle med å administrere høyttalere og sørge for at møtet går jevnt. Be om at noen andre tar notater, slik at du kan sende disse møteprotokollene til alle etter samtalen.
Angi en møtetid.
Ingen liker et møte som trekkes unødvendig ut, men det er enda verre når møtet gjøres via lyd fordi, uten stimulering av å se ansikter, har disse en tendens til å bli kjedelig raskt.
hvis du er vert for en telefonkonferanse med bare lyd, må du holde den på 30 minutter og ikke lenger enn en time.
Opprett agendaen.
Skissere hvem som skal snakke, hva de skal snakke om, og i hvilken rekkefølge. Med utfordringene som ligger i lydsamtaler, er det viktig at du temmer kaoset ved å bestemme hvem som skal presentere og når.
når det gjelder formatet, er det bedre å få alle til å gi hele presentasjonen først og deretter åpne gulvet for spørsmål. Dette vil redusere forvirring og redusere antall ganger folk snakker over hverandre.
Del dagsorden og møtedetaljer med alle via e-post.
nå som du har bekreftet deltakerlisten og opprettet agendaen, må du huske å dele den med alle som er til stede i god tid før møtet. Dette vil gi deltakerne tid til å forberede seg hvis de presenterer og gjør seg kjent med presentatørens rekkefølge.
Oppgi all informasjonen de trenger for å bli med i samtalen. Dette inkluderer koblingen, innringingskoden og sikkerhetskoden. Sørg for å sende det til dem i god tid, og kanskje sende det igjen 30 minutter før møtet.
i tillegg til dagsorden og møtetilgang detaljer, dele noen møtepekere de bør følge, for eksempel:
- før du ringer inn, sørg for at du er i et rolig miljø. Bakgrunnsstøy fra flere linjer kan gjøre det svært vanskelig for alle å høre. For å sikre den beste lydkvaliteten, be deltakerne om å installere en støyreduserende app, for eksempel Krisp, på forhånd for å eliminere støyen de ikke kan unngå i rommet sitt.
- Kunngjør deg selv når du blir med i møtet (så lenge du ikke er sen). Dette forslaget avhenger sterkt av hvilken type webkonferanseapp du bruker. Noen, Som GoToMeeting, vil kiming en bjelle når noen kommer inn. Andre, som WebEx, har et alternativ der appen automatisk kunngjør deltakerens navn når de blir med i samtalen. Og fortsatt andre, som Zoom, vil la deg som vert holde deltakere i et venterom, og det vil vise en liste over nåværende deltakere, så det kan ikke være nødvendig å annonsere seg selv.
gjør en tørrkjøring med din valgte konferanseapp.
Ny teknologi har en måte å overraske oss på. Du vil begrense overraskelser så mye som mulig. Når du har valgt en konferanseapp for konferansesamtalen, kan du teste funksjonene. Inviter et par betrodde kolleger til å delta i en testkonferanse, slik at du kan gjøre deg kjent med formatet og funksjonene.
Test ut koblingen og innringingskodene på forhånd. Ingenting ødelegger et møte helt som deltakerne ikke er i stand til å få tilgang til den.
Under Samtalen
Husk ditt ansvar som leder.
som konferansesamtaleleder er det din jobb å introdusere alle, flytte dem fra emne til emne og så videre.
når folk kommer inn, må du enten sørge for at De er i et venterom (Som Zoom har), eller sørg for å anerkjenne dem offentlig ved å si noe som: «Det ser Ut Som Janet har blitt med. Hvordan går Det, Janet?»
hvis det ikke er venterom, vil du sannsynligvis sitte på samtalen med noen mennesker i noen minutter mens du venter på at alle skal ankomme. Slik at folk ikke tror de har mistet forbindelsen, sørg for å si noe sånt, «Vi venter fortsatt på et par flere mennesker. Vi skal vente et minutt til for å gi dem tid til å bli med.»
ikke vær redd for å starte en vennlig samtale før du dykker inn i kjøttet på møtet (så lenge du har ekstra tid!).
når alle har blitt med, kick off møtet ved å annonsere hvem du er, hvem andre er på samtalen, og hva formålet med møtet er. Du kan også gå over noen grunnregler, for eksempel:
- «Etter hver presentasjon vil jeg chime inn og åpne gulvet for spørsmål. Vennligst vent til presentasjonen er over, og jeg har annonsert At Det Er Q & en tid for å si noe. Dette er slik at ingen utilsiktet kutter noen av.»
- » jeg ber alle vennligst dempe dere selv hvis du ikke snakker for øyeblikket. Du kan finne mute-knappen … »
- hvis appen er ny for deltakerne, gi dem en kort oversikt over programvaren, og vis dem hvor de kan finne bestemte funksjoner.
Følg agendaen.
Hold agendaen foran deg hele tiden, slik at du får en bedre ide om hvem som snakker neste og når du skal pakke Opp Noen q & a-økter. Du må også referere til det for å overgå mer jevnt. For eksempel, » Ok, alle, som avslutter spørsmålene om q1-økonomien vår . La oss nå gå videre til markedsføringsplaner for vår kommende produktlansering.»
Demp deg selv etter behov.
hold deg dempet når du ikke snakker, og be andre om å gjøre det samme. Avhengig av konferanseappen din, kan du som vert kanskje dempe folk etter eget ønske.
Vet når du skal chime inn.
- hvis du har et spørsmål eller en kommentar til noen spesielt, må du alltid adressere dem ved navn først slik at de vet at du snakker med dem.
- Hvis en ide eller et spørsmål kommer til deg mens noen presenterer, ta notater og vent på at høyttaleren er ferdig før du ringer inn.
- hvis folk går forbi sin taletid, kan du avbryte når tiden er ute for å flytte møtet sammen.
- hver gang en presentatør er ferdig med å snakke, takk dem, oppsummere hva som ble sagt, og spør om det er noen spørsmål eller kommentarer.
Gi alle en sjanse til å snakke.
Noen mennesker føler seg ikke komfortable med å snakke under en konferansesamtale i forhold til et personlig møte, så prøv å oppmuntre disse personene. Samtidig vil du ikke sette dem på stedet eller skamme dem.
Når samtalen dør ned på slutten av et emne, hvis du merker at noen ikke har sagt et ord, kan du spørre, » er det noe du vil legge til?»Hvis de sier nei, gå raskt videre.
Avslutte Samtalen
- gjennom hele møtet, chime inn for å gi et møte nedtelling, for eksempel, «vi har fem minutter å pakke opp her.»Dette sikrer at ting går i henhold til tidsplanen, og møtet går ikke over tid.
- hvis det er tid igjen, kan du åpne gulvet for eventuelle siste kommentarer eller spørsmål.
- før du avviser alle, oppsummer hva som ble bestemt og skissere eventuelle neste trinn. Vær sikker på å takke alle for å delta.
- når samtalen er ferdig, sender du møteprotokollene og handlingstrinnene via e-post til deltakerne.
Kurere Konferansesamtalen Woes
ja, konferansesamtaler er en utfordring – men de er ingenting du ikke kan håndtere. Med disse tipsene om hvordan du leder en konferansesamtale, vil du erobre ditt neste møte med letthet.