hvordan gjennomføre en disiplinærforhandling-inkludert gratis skriftlig advarselsmal
Hvis du driver en liten bedrift og har et problem med et medlem av teamet ditt, bør din første anløpshavn alltid være en uformell prat. Mye av tiden, det er alt som trengs for å jevne ut et problem. Men nå og igjen må du ta mer formell handling – det er her en disiplinær prosedyre kommer inn. I dette innlegget skal vi ta deg gjennom en trinnvis veiledning om hele disiplinærprosessen, samt gi noen praktiske skriftlige advarselsmaler.
hva er en disiplinær høring?
en disiplinær høring er en del av den større disiplinære prosessen din bedrift bør følge hvis du noen gang trenger å håndtere uakseptabel oppførsel på jobben.
‘Uakseptabel oppførsel’ kan bety et par ting i denne sammenhengen – enten en ansattes oppførsel på jobben eller deres evne i deres rolle.
‘Oppførsel’ ville bety upassende eller uakseptabel oppførsel.
‘Evne’, derimot, handler mer om arbeidsytelse. Mens noen selskaper velger å håndtere ytelsesproblemer via en disiplinær prosedyre, er det vanligvis mye mer effektivt (for ikke å nevne rettferdig og mer sivilisert) å gå ned ruten til En Ytelsesforbedringsplan i stedet.
Husk – når folk sier ‘en disiplinær’, refererer de vanligvis til disiplinærmøtet selv, men strengt tatt er dette møtet bare en del av en full disiplinær prosedyre.
La oss bryte ned hva det betyr.
disiplinærprosedyren
bedriftens disiplinære prosedyre skal være tydelig lagt ut enten i ansettelseskontraktene eller i bedriftshåndboken.
Å Ha en veldefinert disiplinær prosedyre er veldig viktig for enhver liten bedrift. Hvis du noen gang trenger å la noen gå på grunn av et disiplinært problem, men prosessen ble dårlig håndtert eller dårlig kommunisert, er du igjen åpen for en ansettelsesdomstol hvor arbeidstaker kunne for urettferdig avskedigelse.
Å Sette ut en skikkelig disiplinærpolitikk i bedriftshåndboken din (og deretter holde fast ved det) bidrar til å holde deg på høyre side av STORBRITANNIAS arbeidsrett.
før vi legger ut en full disiplinær prosedyre, er det verdt å merke seg at mange problemer kan sorteres uformelt lenge før en full disiplinær er nødvendig. Det kan bare trenge en rask prat for å sortere ut en misforståelser eller misforståelser – så husk det før du går gjennom en fullverdig disiplinær prosess.
en skikkelig disiplinær prosess bør inneholde noen viktige trinn:
- en disiplinær undersøkelse
- et første disiplinærbrev som beskriver problemene som skal diskuteres
- et møte for å diskutere problemet (disiplinærforhandlingen)
- en disiplinær avgjørelse
- en sjanse til å appellere disiplinærbeslutningen
Noen av disse trinnene virker sannsynligvis enkle nok, men andre trenger litt mer å forklare.
La oss ta en titt.
hvordan gjennomføre en disiplinær undersøkelse
når det er mulig, er det lurt å la undersøkelsen utføres av noen som ikke er direkte involvert i saken – en annen leder, for eksempel, eller et Medlem av Personalavdelingen (hvis bedriften har en). Denne personen kommer til å fungere som ‘disiplinær offiser’.
du må også la den ansatte vite at du har åpnet en undersøkelse mot dem.
en god disiplinær undersøkelse bør oppnå et par ting:
- Finne ut om det er en sak å svare
- Følg en rettferdig prosess som gjør at alles side av historien blir hørt
- Samle detaljer om påstandene og bevis for resten av disiplinær prosedyre
- Hjelpe arbeidsgiver avgjøre om de skal ta ytterligere disiplinære tiltak
når du utfører en undersøkelse, er det viktig å samle så mye informasjon som mulig.om problemet som du kan. Det kan bety en oversikt over relevante e-poster eller uttalelser fra andre ansatte.
hvis – når disiplinæroffiseren har samlet alle bevisene – de føler at det ikke er noen fortjeneste i å fortsette med undersøkelsen, kan de lukke den ned.
Men hvis de tror at det er en disiplinær sak å svare, bør de gå videre til å planlegge disiplinærhøringen. Du må invitere den ansatte til høringen ved brev.
hvordan skrive et disiplinært brev (inkludert disiplinær brevmal)
Når disiplinærundersøkelsen er fullført, er det på tide å sende disiplinærbrevet til den ansatte. Dette brevet er ment å varsle dem om problemene du vil diskutere på disiplinærhøringen, hjelpe dem å forstå hva som skal skje på det møtet og gi dem rimelig tid til å forberede seg. Vi anbefaler å gi den ansatte minst et par virkedager varsel.
Det bør også angi når og hvor det skal holdes, hvem andre skal være der og hva de mulige resultatene av det møtet kan være.
arbeidstakeren har rett til å ta med seg en ledsager til disiplinærmøtet – det kan være en medarbeider eller en fagforeningsrepresentant. Dette brevet er en god tid å gi dem beskjed slik at de kan organisere det.
når du er i disiplinærhøringen, er det imidlertid verdt å huske at vennen deres ikke kan svare på spørsmål på vegne av den ansatte. De kan støtte dem og konferere med dem, men kan ikke svare på spørsmål for dem.
Trenger du hjelp til å skrive ditt disiplinære brev? Klikk nedenfor for å laste ned vår gratis disiplinære brev mal.
hvordan gjennomføre en disiplinær høring
Første ting først – hvis du skal gjennomføre en disiplinær høring, prøv å gjøre det et sted privat og utenfor hørevidde av resten av selskapet. Hvis det er mulig, kan det til og med være en ide å gjøre det utenfor vanlig kontortid for litt ekstra personvern.
Dette handler ikke om å holde disiplinærprosedyren hemmelig, men å sørge for at det ikke er en unødvendig stressende eller pinlig opplevelse for den ansatte. Husk-det beste scenariet er at du både kan fortsette å jobbe sammen etter at dette er over.
under disiplinærforhandlingen må du:
- Forklar klagen du har om ansattes oppførsel
- Gå gjennom bevisene du har samlet om den oppførselen
- Gi dem en sjanse til å fortelle sin side av historien
- Bestem deg for neste trinn – og hvilken disiplinær handling du skal ta neste.
at disiplinære tiltak kan bety noe av følgende:
- ingen handling
- Skriftlig advarsel
- Endelig advarsel
- Nedgradering eller oppsigelse
i neste del av dette innlegget tar vi en titt på disse alternativene og bryter ned nøyaktig hva de betyr. Vi vil også gi deg tilgang til noen gratis skriftlig advarsel maler for å holde disiplinære prosessen på solid fotfeste helt fra starten.
når du er i ferd med å bestemme hvilke tiltak du skal ta, bør du også ta hensyn til eventuelle formildende omstendigheter som den ansatte bringer frem.
ingen handling
hvis du er fornøyd med forklaringen din medarbeider gir deg på disiplinærhøringen, kan du godt bestemme at du ikke trenger å gjøre noe videre. I så fall må du bare informere den ansatte om at de ikke har noe mer å bekymre seg for.
Skriftlig advarsel (inkludert skriftlig advarselsmal)
en skriftlig advarsel tjener som en formell melding til den ansatte om at deres oppførsel må endres. En skriftlig advarsel bør inneholde følgende:
- detaljer om oppførselen som har blitt ansett som uakseptabel
- Hvilke endringer som trengs, med en tidsskala for forbedringer
- hva som kan skje hvis disse endringene ikke gjøres
hvis du trenger hjelp til å sette sammen din egen skriftlige advarsel, kan du finne vår gratis skriftlige advarselsmal rett nedenfor.
Endelig advarsel (inkludert endelig advarselsmal)
hvis du allerede har gitt en ansatt en skriftlig advarsel og deres oppførsel ikke har blitt bedre, så er dette hvordan du eskalerer disiplinærprosessen. Den lar den ansatte vet at deres atferd må endre eller mer alvorlig handling skal tas.
hvis du trenger tilgang til en gratis endelig advarselsmal, kan du finne en her.
Nedgradering eller oppsigelse
dersom arbeidstakeren blir funnet å ha begått grov uredelighet, eller atferden ikke har bedret seg etter både skriftlige og endelige advarsler, har arbeidsgiver rett til å avslutte arbeidstakerens kontrakt.
arbeidstakerens rett til å klage
enhver ansatt har rett til å anke avgjørelsen av sin disiplinærforhandling dersom de føler at avgjørelsen er urettferdig eller utfallet for alvorlig.
hvis de velger å anke vedtaket, må du gjennomføre en annen undersøkelse og vurdere saken for andre gang-helst med en annen person som opptrer som ‘disiplinær offiser’.
Trenger du å kjøre en disiplinær prosess og ikke sikker på hvor du skal begynne? VÅR HR-Rådgivningstjeneste kan hjelpe.
våre profesjonelle Rådgivere er CIPD-kvalifiserte og spesialiserer seg på å hjelpe små bedrifter med Å overvinne SINE HR-utfordringer. For å finne UT OM HR Råd er riktig passer din bedrift, bare planlegge en samtale.