Fantastiske Møter: hvordan moderere en møtediskusjon ?
Diskusjoner er kjernefunksjonen i ethvert møte. Når moderert det kan bli et flott verktøy for å holde alle involverte og utveksle ideer på en ryddig måte. Men venstre umoderert kan introdusere kaos, konflikt og demotivere deltakere som kan føle seg uhørt, misforstått eller utelukket. Vi ønsker å vise deg noen prinsipper og teknikker som vil gjøre diskusjonene et produktivt verktøy.
hva er en diskusjon? For enkelhets skyld, la oss anta at enhver aktivitet under et møte som involverer to eller flere høyttalere som snakker, er en diskusjon. Du kommer ikke over det i et oppdateringsmøte, men beslutnings-eller brainstormingmøtene vil i flertall bestå av diskusjoner og ideutveksling.
når diskusjon bør være velkommen? Bare vurderer den kreative og konstruktive karakteren av diskusjonen som en aktivitet, det er synlig en god aktivitet i enhver kreativ og beslutningsbasert sammenheng. Hver deltaker bringer sin unike erfaring og perspektiv, som igjen kan bringes inn i lyset gjennom diskusjon. Når du ønsker å utvide din sinn horisonter, teste ulike ideer, inkludere ting du ikke ville tenke på egen hånd, sette opp et møte diskusjon. Det er også en måte å involvere hver enkelt deltaker og tillate dem å stemme sine egne meninger, slik at de føler seg anerkjent og direkte involvert i prosessen og den endelige løsningen. Det er et veldig viktig poeng for alle som styrer lag og deres motivasjonsnivåer: det er mye lettere å gå ekstra mil når man føler seg nødvendig, anerkjent og involvert!
når diskusjon bør unngås? Det er situasjoner som ikke drar nytte av ulike meninger eller løsninger. Det mest åpenbare stedet hvor diskusjoner ikke kommer til å bli lett omfavnet, er oppdateringsmøtene: mens noen spørsmål kan besvares, er det allerede ingenting som kan gjøres for å endre utfallet. I en slik situasjon er diskusjonen meningsløs og vil være uproduktiv. En stor grunn til å unngå diskusjonen er manglende evne til å moderere det: selv en liten diskusjon kan slå inn i en kaotisk støy når umoderert.
hvordan sette opp en diskusjon? En tommelfingerregel verdt å huske er: med mindre eksplisitt angitt, ingen moderasjon antas – når tilrettelegge et møte, du bør starte det ved å etablere klare og forståelige regler. «I dag skal vi diskutere våre Nye Vårkampanjeideer, vennligst prøv å begrense taletiden til 5 minutter for å tillate alle å stemme sine ideer. Vi vil diskutere dem ideer etter at alle ideer er presentert » er en vennlig og konstruktiv diskusjon åpner. Å vite fremover agendaen vil tillate deltakerne å være forberedt, så det bør også inkludere diskusjonsreglene. Avhengig av deltakerne, kan det være lurt å forberede en godt synlig timer: noen høyttalere liker å snakke og gi dem tilbakemelding på tiden vil sikre at de kommer til det punktet uten risiko for overextending sin tildelte tid.
hvordan moderere diskusjonsprosessen? Tilretteleggeren bør organisere høyttalere, gi dem stemme og observere diskusjonsprosessen. Ting å se opp er:
- deltakere tar lengre tid enn tillatt: bare bruk en timer og informer dem om at deres tid er slutt eller allerede avsluttet, så de bør bryte opp,
- deltakere som kutter inn: hvis du allerede har etablert diskusjonsreglene, minne den rogue deltakeren om at deres mening og argument vil bli hørt etter presentasjonsdelen,
- diskusjon går inn i en syklus, dvs. et argument fører til en annen, fører til en annen (skyll og gjenta), som kommer tilbake til den første: du må gå inn og ta opp den situasjonen, samle alle argumenter og dissekere dem en etter en for å finne en måte å løse konflikten på,
- ingen løsning ,konsensus eller kompromiss kan nås: du må opptre som en upartisk rådgiver (ikke en dommer!), omformulere hver løsning på en annen måte for å endre perspektivet og forandre forståelsen av saken, forenkle den.
mens de to tidligere vanlige problemene er enkle å løse og krever en mild og snill nudge eller vennlig påminnelse, er de to sistnevnte et tegn på konflikt og strategier for å adressere og løse dem vil bli diskutert en annen gang!
hvordan holde deltakerne engasjert og involvert? Du kan sikkert gjette, men den store fordelen med et møte tilrettelegger er deres evne til å lese rommet. Tilrettelegger er ikke bare noen til å ta notater og organisere møtet. Ved å lese ansikter og underliggende følelser av deltakerne bør de være i stand til å legge merke til folk som er frakoblet: ved hjelp av mobiltelefoner, negativt kroppsspråk, strenge eller bekymret ansiktsuttrykk, og koble dem tilbake i diskusjonen. Det er tilretteleggerens rolle å gi stemme i den modererte diskusjonen, og noen ganger må de endre rekkefølgen til høyttalerne eller til og med stille sine egne spørsmål! God tilrettelegger vil ta ukonstruktiv kritikk, og løse dårlig humør det forårsaket.
Diskusjonsmoderering er ikke en lett oppgave og krever mye emosjonell intelligens, mellommenneskelige ferdigheter og mest av alt … tålmodighet. Husk at hver konflikt kan løses ved konstruktiv og pragmatisk kommunikasjon og mye godhet!
Cubitoo tilbyr personlig coaching for oppstart og små bedrifter med fokus på å drive effektive møter og andre kommunikasjonsrelaterte aspekter ved å drive et vellykket selskap. Ta kontakt i dag