En Trinnvis Veiledning For Å Forbedre Forretningsprosesser
Forretningsprosesser spiller en viktig rolle i enhver organisasjon. Effektive prosesser effektiviserer individuelle aktiviteter og forbedrer total effektivitet.
for å bli og forbli vellykket, må det være et kontinuerlig fokus på å forbedre forretningsprosesser for å øke produktiviteten og opprettholde en høy kvalitetsstandard.
Effektivisering av en prosess reduserer arbeidsmengden og effektiviserer leveringen av et produkt eller en tjeneste. Men hvordan forbedrer du en forretningsprosess og hva er trinnene involvert?
i denne artikkelen vil vi dekke de nøyaktige trinnene for å forbedre forretningsprosesser. Vi vil også vise deg hvordan du oppretter automatiserte arbeidsflyter med frevvos programvare for automatisering av forretningsprosesser.
dette er en omfattende guide. Klikk på linkene nedenfor for å navigere til den delen som interesserer deg mest:
- Hva Er Trinnene For Å Forbedre En Forretningsprosess?
- Hvilke Konsekvenser Bør Du Forvente Av Å Forbedre Forretningsprosesser?
- Forbedring Av Forretningsprosesser Bruk Cases
- Hvordan Forbedre Og Automatisere Forretningsprosesser
Hva Er Trinnene For Å Forbedre En Forretningsprosess?
Forbedring Av Forretningsprosesser innebærer å identifisere og forbedre en eksisterende prosess for å effektivisere den totale effektiviteten. Enkelt sagt, du tar en prosess og finne en bedre måte å få det gjort.
bedriften din er sannsynligvis avhengig av utallige prosesser hver dag, fra å administrere innkjøpsordrer til å godkjenne reiseforespørsler og mer. Hver er nødvendig for din bedrift å operere og trives.
men disse prosessene kan bli ineffektive hvis de ikke oppdateres eller hvis de utføres manuelt, noe som igjen kan føre til økonomiske tap og verdifull tid blir bortkastet.
Foretrekker å se og høre det i stedet for å lese om det?
la oss vise deg hvor enkelt det er.
FORSKNING FRA IDC fant at selskaper mister anslagsvis 20-30% av sin årlige inntekt på grunn av ineffektive prosesser. De økonomiske konsekvensene av disse ineffektive prosessene sammensatte jo lenger de fortsetter.
hvis ansatte bruker for mye tid på en prosess, eller hvis de gjør flere feil enn vanlig, er det lurt å gjennomgå de aktuelle prosessene.
Forbedringsprosesser innebærer følgende syv trinn:
- Velg En Prosess For Å Forbedre
- Kartlegg Den Nåværende Prosessen
- Identifiser Flaskehalser & Områder For Forbedring
- Kartlegg Den Potensielle Nye Prosessen
- Test Prosessen & Revidere
- Implementer Den Nye Prosessen
- gjennomgå prosessen
ved å følge disse prosessforbedringstrinnene kan du ta en kompleks prosess som å administrere innkjøpsordrer og bruke prosessautomasjonsprogramvare som frevvo for å forbedre effektiviteten.
før vi hopper inn i hvordan du utfører disse trinnene, la oss se på de positive effektene du kan forvente fra forbedring av forretningsprosesser.
Hvilke Konsekvenser Bør Du Forvente Av Å Forbedre Forretningsprosesser?
i dagens konkurranseutsatte marked har du rett og slett ikke råd til å ha ineffektive prosesser. Her er hvordan forbedre forretningsprosessene kan gi organisasjonen et konkurransefortrinn.
Øk Driftseffektiviteten
Automatisering av forretningsprosesser fører til større effektivitet og reduserer driftskostnadene. En studie fant at organisasjoner kan spare 10-15% av driftskostnadene ved å bruke et verktøy for å automatisere arbeidsflyten.
det tallet er på den nedre enden. Organisasjoner som kan sitere hvor mye penger de har spart ved å bruke programvare for automatisering av arbeidsflyt, anslår at de sparer millioner av dollar i året.
med frevvo kan du opprette en arbeidsflyt og visualisere en hel prosess fra start til slutt.
la oss for eksempel se på en prosess hver organisasjon har-ansatt onboarding. Før du tar på en ansatt, må du fylle ut og sende inn alle nødvendige skjemaer.
Ansatte kan overbelastes ned i denne prosessen hvis du gjør alt manuelt. Ved å strømlinjeforme denne prosessen, kan du i stor grad redusere tid til ferdighet for nyansatte.
her er et eksempel på en ansatt onboarding arbeidsflyt du kan opprette i frevvo:
Bruk av programvare som frevvo for å visualisere en prosess kan hjelpe deg med å identifisere og løse operasjonelle mangler.
Forbedre Ansattes Produktivitet
Ineffektive prosesser er repeterende og tidkrevende. De tar også tid vekk fra mer meningsfylt arbeid.
Mer enn 40% av de ansatte sier at de bruker en fjerdedel av arbeidsuken på repeterende oppgaver med manuell dataregistrering som tar mest tid.
med frevvos programvare for automatisering av forretningsprosesser kan du redusere dataregistrering med automatisk utfylte skjemafelt. Dette gjør at ansatte kan bruke mindre tid på manuell dataregistrering og mer tid på andre produktive oppgaver.
her ser du hvordan programvaren dynamisk fyller ut felt for ET po-skjema som er koblet til EN SQL-database:
Forbedring av forretningsprosesser eliminerer også forvirring om hvem som er ansvarlig for bestemte oppgaver. For eksempel kan du bygge en arbeidsflyt i frevvo som automatisk ruter et skjema til rett person.
Ansatte trenger ikke å kaste bort tid på å finne ut hvem de skal sende dokumenter til. Alt de trenger å gjøre er å fylle ut et skjema og sende det.
Reduser Menneskelige Feil
Håndtering av papirarbeid for enhver prosess er ikke bare kjedelig, men også mer utsatt for feil.
Skjemaer kan fylles ut feil eller sendes til feil person. Disse feilene kan føre til økonomiske tap hvis de ikke er fanget.
selv regneark er utsatt for feil. London Olympic Committee oversolgt 10.000 billetter til en svømmehendelse når en medarbeider ved et uhell kom inn i «20.000» i en celle i stedet for » 10.000.»Komiteen endte opp med å oppgradere billettinnehavere til andre store arrangementer med tap.
frevvo har automatiske beregninger innebygd i skjemaene, noe som reduserer manuell dataregistrering og eliminerer menneskelige feil.
La Oss ta en titt på brukstilfeller for å forbedre en arbeidsprosess. Disse kan gi deg en ide om hvordan prosessautomatiseringsprogramvare kan brukes i din egen organisasjon.
Business Process Improvement Use Cases
Startups kan være i stand til å stole på manuelle prosesser for å få arbeidet gjort. Men til slutt, som en bedrift vokser og bringer på flere ansatte, ineffektivitet vil skape flaskehalser.
her er områder i organisasjonen som kan dra nytte av forbedring av forretningsprosesser.
New Hire Onboarding
en sterk onboarding prosess er viktig for enhver organisasjon. Det hjelper ansatte til å tilpasse seg sine nye roller og gir dem et rammeverk for suksess.
men bare 12% av de ansatte sier at deres selskap gjør en god jobb med onboarding.
den gode nyheten er at et godt strukturert onboarding program kan øke engasjementet og redusere tiden til ferdighet for nyansatte.
med frevvos automatiserte onboarding-programvare kan du bygge en arbeidsflyt som effektiviserer papirarbeidet og raskt gjør de ansatte oppdatert. Ansatte kan begynne å bidra på sin aller første dag i stedet for å bli overbelastet av papirarbeid.
Innkjøpsordrer
Innkjøpsordrer brukes til å dokumentere salg av varer og tjenester. Men å sende ut en ENKELT PO innebærer mange trinn-du må opprette et skjema — få det godkjent, sende det til en leverandør, godkjenne fakturaen og lagre den for journalføring.
her er et eksempel på hvordan en arbeidsflyt for innkjøpsordre kan se ut:
en manuell bestillingsprosess kan redusere driften. Ansatte kan også være forvirret om hvilke skritt å ta neste eller hvem du skal sende dokumenter til.
Bedrifter som bruker automatiseringsprogramvare for bestillinger, har en raskere syklustid (24 timer) sammenlignet med De som er avhengige av en manuell prosess (35 timer). Det kan lett oversette til hundrevis av timer lagret i året, avhengig av hvor mange bestillinger du sender.
her er et eksempel på en arbeidsflyt for betinget bestilling i frevvo:
Når en ansatt sender inn en innkjøpsordre, blir den automatisk rutet til lederen. Du kan til og med legge til betingede regler i arbeidsflytene dine (f. eks., innkjøpsordrer blir bare sendt til EN VP for godkjenning over en viss verdi).
med frevvos forhåndsbygde maler kan du strømlinjeforme innkjøpsordrer og automatisere andre prosesser, inkludert innkjøpsrekvisisjon, fakturagodkjenninger og leverandørstyring.
Reiseforespørsler
reiseforespørsler er avgjørende for organisasjoner hvis ansatte reiser for arbeid. Automatisere denne prosessen eliminerer behovet for ansatte å jage ned en leder for godkjenninger.
hvert selskap har ulike godkjenningsprosesser for reiseforespørsler. Med frevvos reiseforespørselsprogramvare kan du opprette arbeidsflyter og aktivere dynamiske regler for å sikre samsvar med reisepolicyer.
en felles policy for overholdelse av reiser er for eksempel å få en leder til å gjennomgå og godkjenne en ansatts reiseforespørsel før den sendes til finansavdelingen.
her er et eksempel på en arbeidsflyt for reiseforespørsel i frevvo:
Å Bygge en arbeidsflyt for reiseforespørsler effektiviserer prosessen og sikrer at ansatte følger retningslinjene for reiseforpliktelser i organisasjonen.
Salgsordrer
Salgsordrer brukes til å bekrefte salg av varer eller tjenester til kunder. De dekker ting som leveringsdatoer, betalingsmåter og andre viktige detaljer.
ved å forbedre og automatisere denne forretningsprosessen med frevvos salgsordreautomatiseringsløsning, kan du redusere manuell dataregistrering og behandle salgsordrer raskere med færre feil.
her er et eksempel på et salgsordreskjema med SQL database-integrasjon (klikk på bildet for å prøve det):
når en bruker velger et produkt, trekker skjemaet automatisk MSRP og beregner delsummen når et antall er angitt. Skjemaet støtter også digitale signaturer og vedlegg.
Ved Å Koble salgsordreskjemaene til SQL-databasen kan salgsteamet fokusere mer på å inngå avtaler og mindre tid på å bli overbelastet av ineffektive interne prosesser.
dette er bare noen få prosesser som du kan forbedre og automatisere i virksomheten din. Enhver altfor manuell prosess kan være en mulighet for forbedring av forretningsprosesser.
la Oss nå se på de nøyaktige trinnene for å strømlinjeforme disse prosessene.
Hvordan Forbedre Og Automatisere Forretningsprosessene
Følg disse trinnene for å automatisere en prosess i bedriften.
Merk: følgende trinn krever en frevvo-konto. Du kan prøve frevvos prosessautomatiseringsprogramvare gratis i 30 dager.
#1. Velg En Prosess For Å Forbedre
det første trinnet for å forbedre forretningsprosesser er å identifisere områder som må endres. Et godt sted å starte er prosesser som gjentas ofte og følger samme sett med trinn.
her er en kort liste over prosesser som ofte drar nytte av automatisering:
- ny innleie
- innkjøpsrekvisisjoner
- forespørsler om frist
- Kostnadsrefusjoner
- reiseautorisasjoner
- salgsordrer
- Samtykkeskjemaer
- Revisjoner og samsvar
vi ser på å forbedre og automatisere reiseforespørsler I denne veiledningen, men vær så snill å velge din egen.
#2. Kartlegge Prosessen
det neste trinnet er å dokumentere hvert trinn i en eksisterende prosess. Bruk av et flytskjema er nyttig her for å visualisere hvert trinn i arbeidsflyten.
du kan bygge arbeidsflyten din i frevvo, legge til og konfigurere hvert trinn. Alternativt kan du også installere en forhåndsbygd arbeidsflyt og tilpasse den tilsvarende.
slik ser Vår Arbeidsflyt For Betinget Reiseforespørsel ut:
i visual form designer kan du også vise og redigere reiseforespørselsskjemaene.
akkurat som med selve arbeidsflyten, kan du redigere skjemaet. Du kan dra og slippe elementer fra paletten på venstre side på skjemaet for å tilpasse den.
#3. Identifisere Flaskehalser & Forbedringsområder
det neste trinnet er å gjennomføre en analyse for å identifisere hvilke deler av en prosess som må forbedres. Still disse spørsmålene for å identifisere flaskehalser:
- Hvilke trinn skaper flaskehalser?
- hva blir ansatte frustrert over?
- Hvilke trinn forårsaker de fleste forsinkelser?
Vurder å få tilbakemelding direkte fra de som er involvert i en prosess du jobber med å forbedre. Be om innspill på hvilke endringer de vil gjennomføre.
når du har identifisert flaskehalser, er det på tide å utforme en prosess som fjerner dem.
#4. Kartlegge Potensielle Nye Prosessen
nå kan du bruke det samme verktøyet du bygget din nåværende arbeidsflyt med å bygge forbedret arbeidsflyt.
når du bygger den nye arbeidsflyten, må du huske på smertepunktene du har identifisert i forrige trinn.
en ansatt som for eksempel må spore opp lederen hver gang for å godkjenne en reiseforespørsel, kaster bort verdifull tid. Hvis du vil løse dette, kan du legge til et trinn i arbeidsflyten som automatisk ruter skjemaet til riktig person for godkjenning.
#5. Test Prosessen
når du er ferdig med å bygge din nye arbeidsflyt i frevvo, er Det på tide å teste Den for å sikre at den fungerer.
gå deretter gjennom hvert trinn i arbeidsflyten for å sikre at du ikke går glipp av noe. Du kan alltid gå tilbake til visuell designer for å gjøre endringer om nødvendig.
pass på å teste den nye arbeidsflyten din på mobile enheter, som du kan gjøre rett fra testvinduet.
#6. Implementer Den Nye Prosessen
Når du har testet den nye arbeidsflyten, er det på tide å distribuere den — som du kan gjøre i frevvo med ett klikk.
Forbedring av en forretningsprosess innebærer å endre en eksisterende prosess, så planlegg dette deretter. Tilordne tid til å kommunisere disse endringene og gi veiledning til lag som vil bruke dem.
#7. Gjennomgå Prosessen
det kommer sannsynligvis til å bli hikke underveis når du forbedrer en prosess. Hold øye med hvordan nye prosesser går og be om tilbakemelding fra ansatte. Er de kjører inn i noen problemer? Er noe uklart med et skritt?
Ta opp alle tilbakemeldinger du mottar, og arbeid for å gjøre kontinuerlige forbedringer i prosessene dine. Små endringer over tid kan føre til store besparelser.
Konklusjon
Ved Å forbedre forretningsprosesser kan du strømlinjeforme repetitive oppgaver og forbedre driftseffektiviteten-som begge reduserer de totale kostnadene og øker produktiviteten.
med frevvos programvare for automatisering av forretningsprosesser kan du kartlegge og forbedre en eksisterende prosess i virksomheten din. Systemet inneholder dra-og-slipp-funksjonalitet, slik at du kan lage automatiserte prosesser uten å skrive noen kode.
Registrer deg i dag for en 30-dagers gratis prøveversjon for å se hvor enkelt det er å bruke programvaren til å forbedre forretningsprosessene og måle resultatene.
