din guide til å kreve kjørelengde kvote
bruker du et privat kjøretøy for forretningsreiser? Så lenge du gjør en reise i ditt eget kjøretøy, og det er for forretninger som er utenfor din vanlige pendling, kan du kreve en kjørelengde kvote for å refundere deg for pengene du har brukt på bensin og reise etc. Høres ut som gode nyheter, men hvordan hevder du denne kjørelengde kvote?
hva er prosessen? Hva teller som ‘business mileage’? Og hvor mye kan du kreve tilbake for å dekke utgiftene du har pådratt deg på reisen?
i dette blogginnlegget vil vi dekke:
- Hva er kjørelengde kvote?
- hvilke reiser klassifiseres som forretningsreiser?
- hva er AMAP-prisene (approved mileage quote payment)?
- firmabiler og bruk av den rådgivende drivstoffraten
- Spesifikke regler å vurdere
- Krever Mer enn’ godkjent ‘kvote
- Krever mindre enn’ godkjent ‘ kvote
- Krever skattelette
- hvilke poster trenger du å beholde?
- Ta stresset ut av kjørelengde krav
Hva er kjørelengde kvote?
som ansatt vil det være anledninger hvor du må reise et sted som en del av arbeidet ditt. Du kan kjøre for å se en ny klient på kontoret, eller gå til en konferanse på et annet sted enn din vanlige arbeidsplass. I hovedsak gjør du en reise som har et forretningsformål. Og hvis det er tilfelle, kan du kreve kjørelengde for turen, så lenge du bruker ditt eget kjøretøy. Dette kan være din personlige bil, varebil, motorsykkel eller til og med sykkelen din-vi snakker om å bruke en firmabil om kort tid.
Kjørelengde godtgjørelse betaler deg tilbake en viss del av utgiftene dine, for å dekke kostnader som drivstoff, veiavgift, MOTs, reparasjoner og til og med kostnaden for strøm når du kjører et elektrisk kjøretøy.
for å kreve din kjørelengde kvote, må du:
- Registrer kjørelengde og reisedetaljer
- Send inn et krav til arbeidsgiveren
- Vent til arbeidsgiveren godkjenner og betaler kjørelengde-kvoten
hvilke reiser klassifiseres som forretningsreiser?
så, vi vet at du kan kreve kjørelengde kvote for forretningsreiser, men hva som faktisk teller som ‘forretningsformål’ I HENHOLD TIL HMRC?
I et nøtteskall kan du kreve for enhver tur som er utenfor din vanlige reise til jobb. Den daglige ruten fra huset ditt til arbeidsplassen din er klassifisert som vanlig pendling og blir ikke sett på som en forretningsreise.
det DU kan kreve er reiser som har et forretningsformål, men som krever at du reiser til et sted som ikke er din vanlige arbeidsplass eller hjemme.
så dette kan for eksempel bety kjøring til:
- et kontorsted som ikke er din vanlige base
- en kundes arbeidsplass for et møte
- et arrangement, for eksempel en arbeidsrelatert konferanse eller seminar
- et treningssenter for et obligatorisk kurs
- et midlertidig kontor hvis din vanlige arbeidsplass er ute av drift
hva er de godkjente kjørelengde kvote betaling (AMAP) priser?
betalingene du mottar for å dekke dine kjørelengde kostnader kalles Godkjent Kjørelengde Kvote Betalinger (AMAP) og de er betalt til to standard priser – en sats for de første 10.000 miles reist, og en andre sats for noen kjørelengde utover 10.000 miles.
de nåværende amap-prisene er:
| type kjøretøy | Første 10.000 miles | Over 10.000 miles |
|---|---|---|
| Biler og varebiler | 45p | 25p |
| Motorsykler | 24p | 24p |
| Sykler | 20p | 20p |
du kan raskt beregne det godkjente beløpet for en bilreise ved å bryte din totale kjørelengde ned i de første 10.000 miles og kjørelengde over dette, og deretter multiplisere de to resulterende tallene med 45p og 25p-hastigheten.
Eksempel:
Hassan er ansatt. Han bruker regelmessig sin egen bil til forretningsformål og i skatteåret 2020/21 klokker opp 16.427 forretningsmiljø. Hassans godkjente beløp er £6,106. 75, beregnet som følger:
(10,000 miles @ 45p per kilometer) + (6,427 miles @ 25p per kilometer)
firmabiler og bruk av den rådgivende drivstoffprisen
for å være kvalifisert for kjørelengde i HENHOLD TIL amap-reglene, må DU bruke ditt eget personlige kjøretøy; for eksempel en bil, varebil, sykkel eller motorsykkel. Men hva skjer hvis du kjører en firmabil for din virksomhet kjørelengde?
SOM firmabil sjåfør kan DU bruke HMRCS Rådgivende Drivstoffpriser, noen ganger også kalt ‘HMRC firmabil kjørelengde priser’. De Rådgivende Drivstoffprisene er firmabil tilsvarende AMAP-prisene for private kjøretøy, og de er de anbefalte refusjonssatsene hvis du vil gjenvinne forretningsreiseutgifter når du kjører et kjøretøy.
du finner detaljer om de spesifikke prisene, basert på motorstørrelse og drivstofftype, i Tripcatcher oversikt Over Rådgivende Drivstoffpriser
Spesifikke regler å vurdere
reglene blir mer komplekse, så det er viktig å merke seg noen spesifikke regler rundt å gjøre et gyldig krav eller krav. For eksempel:
- Krav på mer enn en jobb-10.000 milregelen (og også 10.000 miles totalt) gjelder for hver jobb. Så, hvis du har mer enn en jobb og begge arbeidsgivere IKKE er tilkoblet – for eksempel de ikke kontrollerer de samme bedriftene – kan du bruke den 10.000 milregelen for begge jobbene. Men hvis begge arbeidsgivere er koblet, beregnes kjørelengde alt sammen, og det er bare en 10.000 milgrense.
- Krav på passasjerer – som bileier kan du også kreve krav på passasjerer som er arbeidskollegaer. Du har lov til å kreve 5p per kilometer for hver passasjer, så lenge de er alle ansatt i samme selskap som deg selv, og også at selskapet har avtalt å betale for passasjerer.
- Krav på parkering – når du kjører til et nytt sted, kan du ende opp med å betale for parkering på reisemålet ditt. AMAPs dekker imidlertid ikke kostnadene for parkering eller bompenger, så disse kan kreves separat der de er ekte forretningsreiseutgifter.
Kreve mer enn ‘godkjent’ kvote
det er mulig at din bedrift vil betale DEG MER enn ‘godkjent’ kvote. HVIS de totale kjørelengdebetalingene du mottar er større enn det godkjente beløpet, vil HM Revenue & Customs (HMRC) betrakte dette som et kjørelengdegevinst – og ‘profit’ – elementet er skattepliktig.
Seksjon E i din ansattes p11d-skjema brukes til å rapportere dette overskuddet TIL HMRC, og skatten som forfaller, vil normalt bli samlet inn fra din lønn under PAYE via en justering av skattekoden din, i stedet for at du betaler penger direkte til HMRC.
Eksempel:
Sara er ansatt. Hun bruker sin egen bil for arbeid og kjører 3.750 miles i et skatteår. Saras arbeidsgiver betaler henne en kjørelengde på 50p per kilometer (i stedet for den godkjente 45p). Hun mottar kjørelengdebetalinger på £1,875 (3,750 miles @ 50p) i skatteåret.
det godkjente beløpet er £1,687.50 (3,750 miles @ 45p per mil).
Som Sara er betalt mer enn det godkjente beløpet, ‘overskudd’ av £187.50 (£1,875 – £1,687.50) er skattepliktig og må rapporteres av arbeidsgiveren på p11d-skjemaet.
P11D – arbeidsarket 6 hjelper deg med å beregne skatten som må rapporteres, hvis du trenger hjelp med dette.
Krever mindre enn ‘godkjent’ kvote
det er også mulig at firmaet betaler en kvote som ER LAVERE enn standard godkjent sats.
i dette scenariet vil du ikke ha noen skatt å betale, da du ikke gjør en kjørelengde – faktisk vil du oppleve mangel – og den gode nyheten er at du kan kreve skattelettelser på mangelen.
fritaket som kreves behandles som en utgift, noe som reduserer beløpet du betaler skatt på.
Eksempel:
Oscar bruker sin egen bil til arbeid. I et skatteår kjører han 2000 forretningsmil og selskapet betaler ham en godtgjørelse på 30p per kilometer.
det godkjente beløpet er £900 (2000 miles @ 45p per kilometer), Men Siden Oscar har mottatt kilometerutbetalinger på £600 (2000 miles @ 30p per kilometer), faller dette under det godkjente beløpet. Oscar kan kreve skattelettelser for mangelen på £300 (£900 – £600).
men hvordan krever du skattelettelser?
det er på deg (den ansatte) å kreve lettelse, men de fleste av oss vil være vant til at vår arbeidsgiver håndterer VÅRE LØNNS-og skatteforhold. Snakk med arbeidsgiveren din og be dem om å rapportere mangelen TIL HMRC under Mileage Kvote Relief Optional Reporting Scheme. Hvis du ikke klarer det, gjør du et krav selv ved Hjelp Av Et p87-skjema eller via din egen selvvurderingsavkastning.
Kreve skattelettelser
hvis du betaler reiseutgiftene dine ut av din egen lomme – for eksempel, firmaet refunderer deg ikke for forretningsreiser, eller du er selvstendig næringsdrivende-så kan du kreve tilbake kjørelengde skattelettelser. I stedet for å kreve tilbake kjørelengdekostnadene fra arbeidsgiveren din, krever du bare lettelse og betaler mindre skatt til HMRC.
Vi ser på hele prosedyren for kjørelengde skattelettelser i en fremtidig blogg (nå publisert her), Men Det er en kort oversikt her på HMRC-siden.
Hvilke poster trenger du å beholde?
for å gjøre krav av noe slag, enten DET er VIA AMAP eller AFR, trenger du all relevant informasjon og data knyttet til dine reiser / kjørelengde – og det betyr å holde klare poster.
for bil (varebil, motorsykkel og sykkel) reiser, vil dette vanligvis bety opptak av:
- dato for reisen
- start-og destinasjonssteder
- årsak til turen
- og hvor mange forretnings miles du reiste.
når det gjelder andre forretningsreiseutgifter, for eksempel bompenger, parkering, er det viktig å også beholde en kopi av kvitteringene, samt notere datoer og annen informasjon om turen.
Holde på toppen av denne journalføring kan være vanskelig, spesielt hvis du er på veien mye og prøver å holde styr på kjørelengde, bensin kvitteringer, togbilletter etc. Dette er hvor kjørelengde apps, Som Tripcatcher og utgifter apps, Som Expensify Og Kvittering Bank, kan være sanntid sparere. Å ha de riktige appene på smarttelefonen hjelper deg med å holde oversikt over reisene dine og lagre all informasjon som trengs for et krav om kjørelengde eller et krav om forretningsutgifter.
Å ta bryet ut av kjørelengde krav
som du kan se, reglene rundt kjørelengde kvote krav er ikke overveldende vanskelig. Det virkelige problemet er å holde seg på toppen av kjørelengde admin og sørge for at du logger hver reise riktig, med riktig informasjon om datoer, kjørelengde og forretningsformål for turen.
FOR mer hjelp, ta EN titt PÅ HMRCS manual om Arbeidsinntekt som diskuterer ansatte som bruker egne kjøretøy for arbeid.
Tripcatcher kan hjelpe deg med å registrere bedriftens kjørelengde, og det er en 14-dagers gratis prøveversjon, så hvorfor ikke prøve Tripcatcher i dag.